Przed zaksięgowaniem program sprawdza dokument. Dokument, który nie przejdzie kontroli, nie zostaje zaksięgowany – w podsumowaniu pojawia się wpis z pogrubionym nagłówkiem „Nie można zaksięgować dokumentu [numer dokumentu]” i przyczyną w drugiej linii. Pozostałe dokumenty księgują się dalej.
Najczęstsze przyczyny:
| Komunikat (przyczyna) | Kiedy się pojawia | Co należy zrobić |
| Dokument posiada zapisy księgowe. | dokument jest już zaksięgowany | usunąć zapis księgowy, jeśli dokument ma być zaksięgowany ponownie |
| Okres obrachunkowy [symbol okresu] został zamknięty. | okres jest zamknięty – blokada dotyczy także zapisu do bufora | zaksięgować dokument w okresie, który nie jest zamknięty |
| Księgowanie poza bieżącym okresem obrachunkowym. | dokument nie mieści się w bieżącym okresie obrachunkowym | zmienić bieżący okres obrachunkowy |
| Dokument nie posiada predekretacji. Przed rozpoczęciem księgowania należy wygenerować predekretację. | dokument bez predekretacji księgowany jako zadekretowany | uzupełnić zakładkę [Predekretacja] albo księgować schematem |
| Dokument niezbilansowany. Kwota niezbilansowana [kwota] | sumy stron Winien i Ma się różnią (ostrzeżenie) | sprawdzić pozycje predekretacji |
| Nie można księgować na konto syntetyczne [numer konta]. | schemat wskazuje konto syntetyczne | wskazać konto analityczne |
| Brak dziennika księgowego o symbolu [nazwa dziennika] | dziennika nie ma w okresie obrachunkowym | dodać dziennik lub wskazać dziennik istniejący w okresie obrachunkowym |
| W bieżącym okresie obrachunkowym brak konta księgowego o numerze [numer konta] | konta ze schematu nie ma w planie kont okresu | dodać konto lub wskazać konto istniejące w okresie obrachunkowym |
| Nie ustawiono automatycznego zakładania kont. | konto słownikowe nie istnieje, a automatyczne zakładanie kont jest wyłączone | założyć konto słownikowe w planie kont lub włączyć automatyczne zakładanie kont słownikowych w konfiguracji firmy |
| Niezamknięty krąg kosztów [symbol] na kwotę [kwota]. | włączona kontrola kręgu kosztów | poprawić dekret tak, aby krąg kosztów się domknął — strony Wn i Ma w obrębie kręgu muszą się równoważyć |
| Waluta dokumentu [PLN] nie zgadza się z walutą konta [numer konta] [EUR]. | waluta konta inna niż waluta dokumentu | wybrać konto w walucie dokumentu lub poprawić konto w schemacie księgowym |
| Brak notowania podanego kursu waluty [kod waluty] na [dzień] | dokument walutowy bez kursu na dzień | dodać notowanie kursu waluty na ten dzień – ręcznie albo pobierając kurs z NBP |
| Dekret nie posiada żadnych pozycji. | dokument bez kwot | uzupełnić kwoty na dokumencie lub sprawdzić, czy schemat księgowy ma pozycje dla tego dokumentu |
| Nie można księgować z datą wcześniejszą niż ostatni zapis wprowadzony „na czysto” | w dzienniku jest późniejszy zapis zatwierdzony | zaksięgować dokument z datą nie wcześniejszą niż ostatni zatwierdzony zapis w dzienniku |
| Istnieje zapis o takim identyfikatorze księgowym. | włączona kontrola duplikacji | sprawdzić, czy dokument nie został już zaksięgowany, jeśli nie, zmienić identyfikator księgowy na unikalny |
| Operator nie ma prawa do dodawania dekretów w dzienniku [symbol dziennika] | zakaz operatora do dziennika | zaksięgować dokument do innego dziennika albo poprosić administratora o zdjęcie zakazu dla tego dziennika |
| Dokument należy zaksięgować z listy faktur sprzedaży | wyłączony parametr „Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT” | zaksięgować dokument z listy faktur sprzedaży lub włączyć parametr |
| Zapis jest dokumentem technicznym służącym prawidłowemu rozliczeniu JPK_V7 | dokument techniczny powstały przy przenoszeniu faktury zafiskalizowanej | nie podejmować akcji, dokument jest zapisem technicznym, niepodlegającym księgowaniu |
| Błąd księgowania dokumentu. Przekroczono okres dwóch miesięcy dla zapisów w buforze | włączony parametr Wymuszaj zatwierdzenia zapisów księgowych | zatwierdzić zapisy z bufora |
| Błąd księgowania dokumentu. W zapisie wymagane jest bilansowanie cząstkowe | włączony parametr Wymuszaj bilansowanie cząstkowe zapisów księgowych | poprawić schemat księgowy lub dekret tak, aby strony Wn i Ma bilansowały się w każdej części zapisu, nie tylko w całym zapisie lub wyłączyć parametr, jeśli nie jest wymagany |