Lista faktur

Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?

Na listach dokumentów handlowych i magazynowych kluczowe informacje o etapie przetwarzania dokumentu prezentowane są w dwóch odrębnych kolumnach: Stan dokumentu oraz Status. Dla Faktur Sprzedaży dostępna jest ponadto dedykowana kolumna Status KSeF. Stan dokumentu Kolumna ta informuje o bieżącym etapie dokumentu oraz możliwości jego edycji. Zastosowana kolorystyka pozwala na szybką identyfikację statusu:
  • Wersja robocza (kolor zielony) – Dokument w trakcie edycji. Można go dowolnie modyfikować lub usunąć. Dokument w tym stanie nie generuje płatności, nie pomniejsza stanów magazynowych (nie może być przekształcony do dokumentów magazynowych) i nie jest księgowany.
  • Zatwierdzony (kolor czarny) – Dokument sfinalizowany, zablokowany do edycji (z wyjątkami, np. zmiana opisu czy kategorii, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia). Dokument ten tworzy płatność w preliminarzu i może generować ruch towarów (np. WZ). Można go przekształcać do innych dokumentów.
  • Zaksięgowany (kolor granatowy) – Dokument przeniesiony do Rejestru VAT i zaksięgowany. Nie podlega edycji. Zmiany są możliwe jedynie poprzez wystawienie korekty.
  • Anulowany (kolor szary) – Dokument unieważniony. Nie tworzy płatności, nie wpływa na magazyn i nie jest uwzględniany w deklaracjach.
  • Zamknięty (kolor czarny) – Stan specyficzny dla dokumentów takich jak Rezerwacja Odbiorcy czy Faktura Proforma. Oznacza zakończenie procesu obsługi dokumentu, nie można już do niego generować kolejnych dokumentów handlowych ani magazynowych.
  • Predekretowany (kolor czarny) – Stan występujący w przypadku księgowości kontowej, oznaczający dodanie predekretacji.
Status Kolumna ta zawiera kody literowe informujące o powiązaniach z innymi dokumentami, fiskalizacji lub statusie księgowym. Pełny opis kodu wyświetla się w formie podpowiedzi po najechaniu na niego kursorem myszy. Najczęściej spotykane oznaczenia:
  • V – Dokument przeniesiony do rejestru VAT.
  • F – Dokument zafiskalizowany (dotyczy Faktur i Paragonów).
  • #F – Błąd fiskalizacji (fiskalizacja nie powiodła się).
  • WZ – Do dokumentu handlowego wygenerowano Wydanie Zewnętrzne.
  • FS – Dokument powiązany z Fakturą Sprzedaży (np. Paragon przekształcony do Faktury).
  • PA – Dokument powstał na podstawie Paragonu.
  • RO – Dokument powiązany z Rezerwacją Odbiorcy.
  • PF – Dokument powiązany z Fakturą Proforma.
  • ZL – Dokument powiązany z Fakturą Zaliczkową.
  • ZD – Wygenerowano Zamówienie do Dostawcy (dotyczy Faktur Proforma i Rezerwacji odbiorcy).
  • PWP -  Wygenerowano Przyjęcie Wewnętrzne Produktu.
  • E – Dokument wyeksportowany (np. pracą rozproszoną).
  • W realizacji – Utworzono dokumenty realizujące tylko na część pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
  • Zrealizowano – Utworzono dokumenty realizujące na całość pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
  • Zrealizowano AW/ W realizacji AW – Do dokumentu utworzono awizo (dokument dla aplikacji Comarch EDI) (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
Status KSeF Kolumna ta zawiera aktualną informację o etapie przetwarzania dokumentu w Krajowym Systemie  e-Faktur. Może przyjmować następujące wartości:
  • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu.
  • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo.
  • Wysłano/ odebrano UPO – proces zakończony sukcesem, faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, otrzymano numer KSeF, dokument można anulować tylko w środowisku demo.   
  • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować na środowisku demo.
  • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, ma tym samym zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawienia dokumentu na zakładce [KSeF].
  • Nie dotyczy – dokument wyłączony z obsługi KSeF.
Zobacz także: Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych?

Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Na liście faktur sprzedaży dostępny jest pasek narzędziowy . Umożliwia on szybki dostęp do najważniejszych opcji obsługi dokumentów, w tym drukowania i eksportowania. Opcja Drukuj: Po ustawieniu kursora na przycisku pojawi się podpowiedź Drukuj, a po jego rozwinięciu użytkownik zobaczy podzieloną na kategorie listę dostępnych wydruków. Wydruk ustawiony jako domyślny jest oznaczony symbolem potwierdzenia , a kliknięcie ikony drukarki na pasku narzędzi spowoduje szybkie wywołanie domyślnego wydruku. Opcja Eksportuj: W obecnej wersji opcja eksportu dostępna pod przyciskiem Eksportuj jest ograniczona wyłącznie do eksportu listy dokumentów. Po rozwinięciu menu użytkownik będzie mógł wybrać opcję eksportu listy do pliku Microsoft Excel, co umożliwia szybkie przeniesienie danych do arkusza.

Jak dostosować widok i układ kolumn na listach?

Użytkownik ma możliwość dostosowania widoku na listach m.in. na liście faktur sprzedaży poprzez personalizację kolumn.  Podobnie jak w przypadku filtrów użytkownik może wybrać widoczne kolumny na liście oraz zmieniać ich kolejność. Personalizacja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzaj kolumnami, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku trzech kropek znajdującego się w prawym górnym rogu listy. Ponadto będzie mógł tworzyć własne widoki, które będą dostępne jako dodatkowe opcje wyboru obok widoku domyślnego. Dostosowanie widoku będzie możliwe z poziomu nagłówka listy, poprzez wskazanie jednego ze zdefiniowanych widoków dostępnych na liście rozwijanej. Dodanie nowego widoku możliwe jest za pomocą opcji Dodaj. Utworzony przez użytkownika widok można usunąć, zmienić mu nazwę lub zaktualizować go. Aby usunąć dodany widok lub zmienić mu nazwę, należy na liście widoków wybrać opcję Zarządzaj, a następnie na oknie Zarządzania widokami użytkownika poprzez rozwinięcie listy rozwijanej za pomocą ikony trzech kropek wybrać opcję Usuń lub Zmień nazwę. Jeżeli aktualnie wybrany widok na liście zostanie zmieniony, na przykład przez dodanie lub usunięcie kolumny albo zastosowanie nowego filtra, przy jego nazwie w polu wyboru pojawi się symbol gwiazdki , sygnalizujący wprowadzenie zmian w tym widoku. Aby dokonać aktualizacji danego widoku należy rozwinąć listę widoków i kliknąć w przycisk Aktualizuj.

Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście?

Użytkownik ma możliwość korzystania z następujących filtrów:
    • Szukaj po: numer dokumentu, NIP, Nabywca – pozwala ograniczyć listę do pozycji pasujących do wprowadzonej frazy.
    • Nabywca (Kontrahent) – umożliwia wyświetlenie dokumentów wystawionych na wskazanego kontrahenta.
    • Data sprzedaży / Data wystawienia – pozwala filtrować dokumenty według daty sprzedaży lub daty wystawienia.
    • Stan dokumentu – pozwala wybrać stan dokumentu: Wersja robocza, Predekretowany Zatwierdzony, Zaksięgowany, Anulowany.
    • Rodzaj dokumentu – umożliwia wybór typu dokumentu, np. faktura sprzedaży, korekty, faktura zaliczkowa, faktura VAT marża, dokumenty pierwotne, faktura z paragonem, faktura przeniesiona do rejestru VAT, faktura fiskalizacji.
    • Wartość netto od / Wartość netto do – pozwalają określić zakres wartości netto dokumentów.
    • Numer od / Numer do – pozwalają wskazać zakres numerów dokumentów do wyfiltrowania.
    • Status KSeF –  przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/ nie odebrano UPO, Wysłano/ odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy, Poza systemem
Użytkownik będzie miał możliwość zarządzania filtrami na liście faktur sprzedaży poprzez wybranie opcji Więcej filtrów znajdującej się w prawym górnym rogu okna. Po wybraniu tej opcji po prawej stronie pojawi się boczne menu z dodatkowymi filtrami. W bocznym menu użytkownik ma możliwość użycia dodatkowych filtrów, a także ich personalizacji. Personalizacja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzanie filtrami. W przypadku zastosowania dodatkowych filtrów, w domyślnym widoku listy pojawiają się elementy informacyjne :
  • Liczba aktywnych filtrów – w nawiasie obok etykiety wyświetlana jest liczba, która wskazuje, ile filtrów zostało użytych na liście.
  • Wskaźnik zastosowania filtrów dodatkowych – obok liczby aktywnych filtrów pojawia się zielony znacznik sygnalizujący, że na liście zostały użyte dodatkowe filtry spoza podstawowego zestawu.
Takie rozwiązanie umożliwia szybkie rozpoznanie, czy oraz ile dodatkowych filtrów zostało aktywowanych, co zwiększa przejrzystość pracy z listą dokumentów. Filtry na kolumnach Użytkownik ma możliwość zastosowanie filtrów w kolumnach. Funkcja dostępna jest po wybraniu opcji Pokaż/Ukryj filtry w kolumnach, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu listy. Tym sposobem użytkownik również w łatwy sposób może wyfiltrować interesujące go dokumenty. Filtrowanie z poziomu nagłówka wiersza na liście faktur sprzedaży działa wyłącznie na dokumentach prezentowanych na bieżącej stronie. Jeśli lista jest podzielona na strony (paginację), zastosowane filtry obejmują tylko rekordy widoczne aktualnie na wyświetlanej stronie. Dokumenty znajdujące się na pozostałych stronach nie będą objęte filtrowaniem, dopóki nie zostaną wyświetlone.

Jakie statusy są wyświetlane na liście faktury i co oznaczają?

Na liście faktur sprzedaży użytkownik może w szybki sposób sprawdzić stan danego dokumentu oraz jego powiązanie z innymi dokumentami. W kolumnie Status prezentowane są skrócone oznaczenia, które informują, czy dana faktura została np. utworzona z paragonu, przeniesiona do rejestru VAT, zafiskalizowana, wyeksportowana lub powiązana z dokumentami magazynowymi. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • Puste pole – statusu oznacza, że faktura nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
  • PA – oznacza, że faktura sprzedaży została utworzona z paragonu,
  • V – oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
  • F – wskazuje na zafiskalizowanie faktury sprzedaży. W przypadku, gdy fiskalizacja nie powiodła się status przyjmie wartość #F.
  • PF – faktura utworzona na podstawie faktury proforma,
  • ZL – faktura zaliczkowa,
  • RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy.
  • E – dokument został wyeksportowany.
  Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ – informuje o powiązaniu FS z wydaniem zewnętrznym,
  • RW – informuje o wygenerowaniu rozchodu wewnętrznego dla faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • DD – wskazuje fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
  • In – status związany z deklaracją Intrastat.
  • SN – status związany z SENT
  Wystarczy, że użytkownik najedzie kursorem na pole statusu, aby zobaczyć szczegółowy opis w formie podpowiedzi np. Faktura z paragonem, Faktura przeniesiona do rejestru VAT czy Faktura z wydaniem zewnętrznym. Dzięki temu użytkownik może natychmiast zorientować się, na jakim etapie znajduje się dokument oraz jakie operacje zostały na nim wykonane lub z jakimi innymi dokumentami jest powiązany.

Faktura sprzedaży

Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?

Powyższy komunikat pojawia się, gdy na formularzu dokumentu, na którym znajdują się już pozycje z Cennika została zmieniona data transakcji. Program wyświetla to pytanie, ponieważ warunki handlowe – w tym ceny i rabaty – mogą być zależne od daty wystawienia dokumentu, zgodnie z obowiązującymi cennikami lub prowadzoną polityką cenową. Wybór opcji Tak, aktualizuj spowoduje zamknięcie komunikatu oraz aktualizację cen, rabatów dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Z kolei wybór opcji Nie pozostawia formularz dokumentu bez zmian.   Podobny mechanizm aktualizacji jest stosowany w przypadku zmiany rabatu domyślnego w nagłówku dokumentu. W takim przypadku system wyświetla pytanie: Został zmieniony rabat domyślny. Czy wykonać aktualizację rabatu dla pozycji?. Wybór opcji Tak, aktualizuj spowoduje naliczenie nowego rabatu dla wszystkich już istniejących pozycji na dokumencie. W obu przypadkach (zmiana daty lub zmiana rabatu nagłówka) program dąży do zapewnienia spójności i poprawności danych transakcyjnych

W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu?

Po wybraniu nabywcy na formularzu dokumentu użytkownik ma możliwość edycji jego danych poprzez opcję Pokaż dane nabywcy/Pokaż dane dostawcy. Opcja umożliwia otwarcie uproszczonego formularza kontrahenta, który można edytować (z wyjątkiem pola Kod). Po zapisaniu zmian na formularzu, wprowadzone dane zostaną nadpisane i zaktualizowane wyłącznie w obrębie aktualnie edytowanego formularza dokumentu. Natomiast dane zapisane na karcie kontrahenta w programie pozostaną bez zmian i nie zostaną zmodyfikowane.

W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu dokumentu?

Użytkownik z poziomu formularza dokumentu ma możliwość dodawania nowego kontrahenta bezpośrednio w trakcie jego wystawiania. Po wybraniu opcji Dodaj otworzy się formularz, w którym można uzupełnić podstawowe dane, takie jak: kod, nazwa oraz dane teleadresowe. Program umożliwia również import danych kontrahenta z bazy GUS po wpisaniu numeru NIP.

Jak obsługiwać wiele oddziałów firmy pod jednym numerem NIP?

Po wprowadzeniu numeru NIP, który jest powiązany z wieloma jednostkami (np. podmiotem głównym oraz jednostkami lokalnymi/oddziałami o różnych adresach), system wyświetli okno umożliwiające użytkownikowi wybór konkretnej jednostki, na którą ma zostać wystawiony dokument. Użytkownik może wskazać właściwy podmiot dla danej transakcji, eliminując konieczność wyszukiwania i weryfikacji danych. Po dokonaniu wyboru konkretnego podmiotu z listy system automatycznie otwiera formularz kontrahenta wypełniony danymi wybranej jednostki. Dzięki temu użytkownik ma kontrolę nad tym, która jednostka powiązana z danym NIP jest wykorzystywana na dokumencie.

Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?

W sytuacji braku danych w rejestrze GUS lub wystąpienia nieprawidłowości podczas pobierania informacji system umożliwia użytkownikowi ręczne wprowadzenie informacji, aby zapewnić ciągłość pracy. Po wpisaniu poprawnego numeru NIP na formularzu dokumentu, jeśli pobranie danych z GUS nie powiedzie się (np. podmiot nie figuruje w rejestrze, wystąpił błąd po stronie usługi GUS lub brak odpowiedzi), system automatycznie otwiera formularz kontrahenta, umożliwiając ręczne wprowadzenie danych takich jak nazwa, adres – pozostają puste z możliwością edycji. Dzięki temu użytkownik może ręcznie uzupełnić niezbędne dane kontrahenta, kontynuując wystawianie dokumentu bez zbędnych opóźnień.

Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na dokumencie handlowym?

Mechanizm pobierania danych z GUS na formularzu dokumentu handlowego uruchamia się wyłącznie wtedy, gdy kontrahent na formularzu został wybrany „Nieokreślony” oraz w polu NIP zostanie wpisany poprawny numer identyfikacji podatkowej. Po spełnieniu tych warunków system automatycznie wysyła zapytanie do rejestru GUS w celu pobrania danych. W przypadku, gdy dane dla tego NIP są dostępne w rejestrze GUS, aplikacja automatycznie uzupełnia formularz kontrahenta informacjami takimi jak nazwa firmy, NIP, oraz adres siedziby. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać podstawowych informacji, co usprawnia i przyspiesza proces wystawiania dokumentów handlowych. Formularz umożliwia również ręczną modyfikację danych przez użytkownika. W sytuacji braku danych w rejestrze GUS lub wystąpienia nieprawidłowości podczas pobierania informacji system umożliwia użytkownikowi ręczne wprowadzenie informacji, aby zapewnić ciągłość pracy. Więcej informacji znajduje się w artykule: Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?

W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?

Podczas wystawiania dokumentu istnieje możliwość określenia rabatu indywidualnie dla każdej pozycji lub zastosowania rabatu globalnego dla całego dokumentu:
  • Rabat pozycji – można go wprowadzić ręcznie lub poprzez zmianę ceny sprzedaży. Program automatycznie przelicza procent rabatu porównując ceny z karty produktu z ceną po rabacie. Dla każdej pozycji na dokumencie dostępne jest pole Rabat, które jest edytowalne. Oznacza to, że podczas wystawiania dokumentu handlowego można indywidualnie określić rabat dla każdej pozycji – niezależnie od rabatu proponowanego przez system (np. wynikającego z ustawień kontrahenta).
  • Rabat dokumentu – po wprowadzeniu wszystkich pozycji można zdefiniować wspólny rabat w nagłówku dokumentu. System przeliczy ceny sprzedaży dla wszystkich pozycji, przyjmując jako punkt odniesienia ceny z kart towarów. Po ustaleniu rabatu, przed zatwierdzeniem dokumentu zostanie wyświetlony komunikat “Zmieniono rabat domyślny. Czy wykonać aktualizację rabatu dla pozycji?” Po wybraniu opcji Tak, aktualizuj, pozycje na dokumencie zostaną odpowiednio przeliczone.
 

Jak zmienić formę płatności na dokumencie?

Pole Forma płatności na formularzu dokumentu handlowego umożliwia użytkownikowi wybór jednej ze zdefiniowanych w programie form płatności. Domyślnie forma płatności jest przenoszona z karty kontrahenta wskazanego na dokumencie. W przypadku, gdy wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem oznaczonym jako nieaktywny, wówczas podczas próby zapisu takiego dokumentu pojawi się komunikat: Błąd podczas zapisywania dokumentu.

Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu?

Na formularzu dokumentu handlowego użytkownik może dodawać pozycje na dokument za pomocą przycisku Dodaj pozycję. Po kliknięciu przycisku Dodaj pozycję, w sekcji Pozycje zostaje utworzony nowy wiersz, w którym należy wybrać produkt z listy oraz uzupełnić wymagane dane, takie jak: kod, nazwa, ilość, rabat czy cena. Po wskazaniu produktu w polu Kod, pozostałe kolumny zostaną automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty produktu, ale nadal będą one dostępne do edycji po naciśnięciu ikony ołówka. W zależności od ustawień w konfiguracji operator korzysta z wybranej metody dodawania towaru na dokument. Jeśli w konfiguracji wybrano w sekcji Dodawanie pozycji na dokument opcję: podniesienie formularza, to podczas dodawania nowej pozycji na dokumencie, zostanie podniesione okno Nowa pozycja na fakturze. Po otworzeniu się okna należy uzupełnić na nim wymagane dane.

W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?

Przewoźnika wybiera się z rozwijanej listy w polu Kurier. Użytkownik ma do dyspozycji 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec. Lista przewoźników jest stała i nie można jej zmieniać.

W jaki sposób wskazać osobę odbierającą lub wystawiającą fakturę?

W programie Comarch ERP Optima na formularzach dokumentów, w sekcji Dodatkowe dostępne są pola określające przedstawicieli stron transakcji:
  • Dokumenty sprzedażowe (np. Faktura sprzedaży, Paragon): pole Nazwisko osoby odbierającej dokument.
  • Dokumenty zakupowe (np. Faktura zakupu): pole Nazwisko osoby wystawiającej dokument.
Powyższe dane domyślnie pobierane są z karty wskazanego kontrahenta. Podczas wystawiania dokumentu można je zmodyfikować:
  • Wybierając inną osobę z rozwijanej listy powiązanych przedstawicieli.
  • Wpisując dane ręcznie (maksymalnie 40 znaków). Wprowadzone informacje są zapisywane na dokumencie i automatycznie przenoszone na wydruk.
Pola dotyczące przedstawiciela transakcji oraz Opisu dokumentu można swobodnie edytować, gdy dokument znajduje się w stanie Wersja robocza. W przypadku dokumentów o statusie Zatwierdzony, edycja jest możliwa wyłącznie po nadaniu odpowiednich uprawnień. Na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie. Brak tego uprawnienia skutkuje całkowitą blokadą edycji tych pól na zatwierdzonych dokumentach. Zobacz również: Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź?

Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie?

Aby dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie, należy przejść do zakładki [Dane księgowe/JPK]. W polu Kategoria można wybrać jedną z dostępnych w systemie kategorii – domyślnie jest ona kopiowana z karty kontrahenta, ale użytkownik może ją zmienić, klikając przycisk Kategoria i wybierając inną z listy. W polu Opis kategorii pojawi się opis wybranej kategorii, który użytkownik może edytować, dopóki dokument jest w wersji roboczej.

Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?

Sekcja VAT na dokumencie nie jest edytowalna. Wszystkie dane w tej sekcji – czyli stawki VAT, wartości netto, kwoty VAT, wartości brutto oraz waluta (PLN) – są wyliczane automatycznie przez system na podstawie pozycji dodanych do dokumentu. Użytkownik nie ma możliwości ręcznej zmiany tych wartości bezpośrednio w sekcji VAT. Lista pełni charakter informacyjny i nie podlega edycji.

Jakie informacje znajdują się na formularzu faktury sprzedaży?

Opcja dodania Faktury sprzedaży dostępna jest w menu [Handel/ Faktury sprzedaży]. Aby otworzyć formularz należy wybrać przycisk Dodaj. Formularz zawiera zakładki: [Dane podstawowe], [Dane księgowe / JPK], [Dokumenty] oraz [KSeF]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe.
  • Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:
Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Zobacz także:  W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola  Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen FS, WZ, WKA na karcie operatora. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta, natomiast użytkownik posiada możliwość jej zmiany bezpośrednio na formularzu.  Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu? Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto. MPP - parametr dotyczący Mechanizmu podzielonej płatności. Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN). Zobacz także: Mechanizm podzielonej płatności (MPP) na dokumentach
  • Pozycje 
Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?
  • Dodatkowe 
Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Numer listu przewozowego: informacja o numerze listu przewozowego. Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy.  Zobacz także: W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe/ JPK] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje
  • VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.
Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.
Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze?
  • Kody JPK_V7: Tabela umożliwiająca przypisanie kodów towarowych i proceduralnych wymaganych do prawidłowego raportowania w deklaracjach JPK_V7.
  • Atrybuty JPK_FA: Tabela przeznaczona do oznaczania dokumentu atrybutami, które są niezbędne na potrzeby wygenerowania struktury pliku JPK_FA.
Zakładka [Dokumenty]
  • Dokumenty powiązane
Sekcja zawiera informacje o dokumentach, do których Faktura została przekształcona (np. Wydanie zewnętrzne).
  • Biblioteka dokumentów
Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).
  • Zadania i kontakty CRM
Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Zakładka [KSeF] Zakładka [KSeF] gromadzi wszystkie kluczowe informacje dotyczące statusu wysyłki dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, dane zwrotne (takie jak numer KSeF i UPO) oraz parametry określające tryb wysyłki. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule:  Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych? W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto, Zapłacono oraz Pozostaje. Z tego poziomu dostępne są również przyciski: Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Fakturę, dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji. Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?

Na formularzu dokumentu handlowego takiego jak faktura sprzedaży czy paragon istnieje możliwość określenia terminu płatności. Domyślnie wartość tego pola jest pobierana z karty kontrahenta wskazanego na dokumencie. Jeśli kontrahent nie ma zdefiniowanego terminu płatności, system automatycznie wylicza termin na podstawie ustawień przypisanych do wybranej formy płatności w konfiguracji programu (Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności). Edycja terminu płatności jest możliwa wyłącznie podczas pracy w trybie wersji roboczej dokumentu. Dodatkowo, w nazwie pola wyświetlana jest liczba dni jaka występuje pomiędzy datą sprzedaży, a terminem płatności, co ułatwia kontrolę warunków rozliczenia.

W jaki sposób dodać opis dokumentu?

Użytkownik ma możliwość dodania opisu do dokumentu. W dolnej części formularza, w sekcji Dodatkowe znajduje się pole tekstowe Opis dokumentu. W tym miejscu można wpisać dowolne uwagi, instrukcje lub inne dodatkowe informacje dotyczące dokumentu. Pole umożliwia wprowadzenie do 1024 znaków. Wprowadzony opis zostaje zapisany razem z dokumentem i pojawia się na wydruku faktury.

Lista paragonów

Jakie informacje znajdują się na formularzu paragonu?

Formularz Paragonu, który pojawia się po wciśnięciu na liście paragonów przycisku Dodaj, składa się z następujących zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe/JPK], [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] została podzielona na kluczowe sekcje, które ułatwiają wprowadzanie i zarządzanie informacjami dotyczącymi paragonu. Kolejna zakładka [Dane księgowe/JPK] umożliwia wprowadzenie oraz podgląd informacji podatkowych i księgowych, w tym stawek VAT, kategorii sprzedaży oraz odpowiednich kodów i atrybutów JPK niezbędnych do raportowania podatkowego i księgowego. Te dane są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatków oraz spełnienia wymogów sprawozdawczych wobec organów skarbowych. W wersji roboczej dokumentu możliwa jest edycja Kategorii sprzedaży (co pozwala na dostosowanie klasyfikacji sprzedaży przed zatwierdzeniem faktury). Natomiast pola dotyczące kodów JPK_V7 oraz atrybutów JPK_FA są tylko do podglądu. W zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane, pliki z biblioteki dokumentów oraz powiązania z zadaniami i kontaktami z CRM. Użytkownik ma dostęp do sekcji takich jak Dokumenty powiązane, Biblioteka dokumentów Zadania i kontakty CRM wyłącznie w trybie podglądu. W tych sekcjach można zobaczyć ogólne informacje, bez możliwości dodawania, edytowania czy przeglądania szczegółów powiązanych dokumentów, zadań lub kontaktów. Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
  • Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Paragon (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji).
Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Co oznaczają poszczególne statusy paragonów?

Kolumna Status na liście paragonów w Comarch ERP Optima określa szczegółowy status powiązania danego dokumentu z innymi procesami lub dokumentami w systemie. Pole może przyjmować następujące wartości: Puste pole – oznacza, że paragon nie jest powiązany z żadnym innym dokumentem, FS – paragon został przekształcony do faktury, V – oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT, F – paragon został zafiskalizowany, #F – oznacza, że fiskalizacja nie powiodła się. Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus: WZ – paragon powiązany z wydaniem zewnętrznym, RO – oznacza że paragon powstał z dokumentu rezerwacji odbiorcy, X – paragon jest przekształcony do dokumentu Tax Free. Wystarczy, że użytkownik najedzie kursorem na pole statusu, aby zobaczyć szczegółowy opis w formie podpowiedzi np. Utworzono fakturę, Paragon z wydaniem zewnętrznym. Dzięki temu może natychmiast zorientować się, na jakim etapie znajduje się dokument oraz jakie operacje zostały na nim wykonane lub z jakimi innymi dokumentami jest powiązany.

Kiedy i w jaki sposób można usunąć paragony z systemu?

Usuwanie dokumentów jest możliwe jedynie dla paragonów znajdujących się w stanie Wersja robocza (na liście paragonów są one widoczne w kolorze zielonym). Dokumenty w innym stanie np. Zatwierdzony, Zaksięgowany nie podlegają kasowaniu. Jeśli podjęta zostanie próba usunięcia takiego dokumentu pojawi się komunikat: "[Numer dokumentu] - Nie wolno kasować dokumentów nie będących w buforze". Dokumenty można usuwać pojedynczo lub seryjnie (zbiorczo):
  • usuwanie pojedynczego dokumentu Opcja Usuń jest dostępna pod ikoną trzech kropek, która pojawia się po wskazaniu konkretnego dokumentu z listy. Po jej wybraniu system wyświetla komunikat: Czy na pewno chcesz usunąć dokument [numer dokumentu]?". Wybranie opcji Usuń zamyka komunikat i trwale usuwa dokument z listy.
  • usuwanie seryjne (zbiorcze): Operacja jest możliwa dla większej liczby zaznaczonych dokumentów. Na pasku podsumowań, który jest widoczny na dole listy. Po zaznaczeniu wybranych paragonów pojawi się opcja Usuń. System także wyświetli komunikat informujący użytkownika o trwałym usunięciu wybranych dokumentów. Po potwierdzeniu paragony zostaną nieodwracalnie usunięte.

Lista produktów

Jak poprawnie przypisać Kategorię sprzedaży, Domyślny kod GTU oraz Procedurę dla KSeF?

Aby poprawnie przypisać Kategorię sprzedaży, Domyślny kod GTU oraz Procedurę przewidzianą w strukturze e-faktur, należy przejść do zakładki [Podatki i deklaracje] na Formularzu Karty Produktu. Ta zakładka zawiera sekcję Księgowe, która jest dedykowana definiowaniu wspomnianych parametrów.  
  • Przypisanie Kategorii Sprzedaży i zakupu.Pole Kategoria sprzedaży służy do przypisania kategorii księgowej, która będzie stosowana podczas sprzedaży danego produktu np. Przychody. W tej samej sekcji znajduje się również pole Kategoria zakupu, które umożliwia przypisanie zdefiniowanej kategorii księgowej dla zakupu produktu np. Dział handlowy.
 
  • Przypisanie Domyślnego kodu GTU. Pole Kod GTU jest listą rozwijaną, umożliwiającą wybór kodu zgodnego z obowiązującym schematem (np. GTU_06). Po dokonaniu wyboru program automatycznie wyświetla jego opis.
 
  • Przypisanie Procedury. Pole umożliwiające wybór z listy rozwijanej i przypisanie do produktu odpowiedniej procedury, wymaganej w strukturze e-faktur.

Jak zarządzać produktem?

Przycisk Dodaj znajduje się w prawym, górnym rogu ekranu Listy Produktów. Wybór tego przycisku spowoduje podniesienie formularza nowego produktu.   Formularz składa się z czterech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Podatki i deklaracje], [Jednostki] oraz [Atrybuty]. Zakładka [Dane podstawowe] to najważniejsza część, w której należy dokładnie opisać produkt. To właśnie tutaj wpisuje się kluczowe informacje, które pomagają systemowi rozpoznać i właściwie sklasyfikować dany produkt. Zakładka została podzielona na trzy części: W sekcji Dane podstawowe formularza produktu znajdują się najważniejsze informacje o produkcie: unikalny kod (może być generowany automatycznie), nazwa, grupa asortymentowa, typ produktu, a także kody identyfikacyjne: EAN, PKWiU i Kod CN. Operator ma również kontrolę nad widocznością nazwy produktu na dokumentach.  Jeśli typ produktu zostanie ustawiony jako Usługa, pole ceny zakupu zostanie ukryte, pojawi się zaś możliwość definicji typu kosztu usługi. Użytkownik może wybrać jeden z dwóch wariantów:
  • Koszt procentowy – wymaga podania wartości procentowej.
  • Koszt kwotowy – wymaga wprowadzenia kwoty i waluty (system automatycznie przeliczy wartość na walutę PLN).
Aby zapisać nową kartę produktu, należy wypełnić obowiązkowe pola oznaczone gwiazdką (*) na zakładce [Dane podstawowe], w tym pole Nazwa oraz pole Grupa, które przypisuje produkt do jednej z istniejących grup asortymentowych (w przypadku braku przypisania, system automatycznie zalicza produkt do Grupy głównej). W sekcji Ceny można zarządzać wariantami cen produktu: ustawić marżę, zdecydować, czy cena sprzedaży ma się automatycznie aktualizować po zmianie ceny zakupu, edytować cenę netto lub brutto oraz konfigurować zaokrąglenia, offset, cenę domyślną i precyzję cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Sekcja Opis pozwala dodać szczegółowy opis produktu (do 20 000 znaków) oraz kontrolować za pomocą przełączników, czy ma być on kopiowany na faktury lub edytowany bezpośrednio na dokumentach. Na zakładce [Podatki i deklaracje] można przypisać produkt do odpowiednich kategorii księgowych dla sprzedaży i zakupu, co ułatwia rozliczanie. Umożliwia ona również wybór domyślnego kodu GTU z listy rozwijanej (program automatycznie wyświetli jego opis) oraz wskazanie odpowiedniej procedury wymaganej w strukturze e-faktur. Zakładka [Jednostki] umożliwia podgląd: jednostek miary, wymiarów produktu oraz weryfikację kodów EAN. Zakładka [Atrybuty] umożliwia podgląd istniejących atrybutów produktu.

Jak usunąć produkt z listy i kiedy ta operacja jest niemożliwa?

W celu usunięcia produktów należy zaznaczyć wybrane pozycje na liście. Następnie, na dole listy pojawi się granatowy pasek podsumowań z widoczną liczbą zaznaczonych elementów oraz przyciskiem Usuń. Po jego kliknięciu wyświetlony zostanie komunikat: Czy na pewno chcesz usunąć wybrane produkty ? Danej akcji nie będzie można cofnąć. Po wybraniu opcji Usuń program przejdzie do usuwania zaznaczonych kartotek, a po zakończeniu operacji seryjnej wyświetli się okno podsumowania wykonanych operacji. Kiedy operacja usuwania jest niemożliwa? Usunięcie produktu jest niemożliwe w sytuacjach, gdy towar został już użyty na dokumentach)  lub został wyeksportowany do współpracujących aplikacji. W takich przypadkach program wyświetli stosowne komunikaty z wyjaśnieniem dlaczego operacja usuwania produktu nie może zostać zrealizowana.

Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na liście produktów?

Użytkownik ma możliwość dostosowania widoku listy produktów/ paragonów poprzez personalizację kolumn. Podobnie jak w przypadku filtrów użytkownik może wybrać widoczne kolumny na liście oraz zmieniać ich kolejność. Personalizacja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzaj kolumnami, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku trzech kropek znajdującego się w prawym, górnym rogu listy. Program umożliwia tworzyć własne widoki, które będą dostępne jako dodatkowe opcje wyboru obok widoku domyślnego. Dostosowanie widoku będzie możliwe z poziomu nagłówka listy, poprzez wskazanie jednego ze zdefiniowanych widoków dostępnych na liście rozwijanej. Dodanie nowego widoku możliwe jest za pomocą opcji Dodaj. Utworzony przez użytkownika widok można usunąć, zmienić mu nazwę lub zaktualizować go. Aby usunąć dodany widok lub zmienić mu nazwę, należy na liście widoków wybrać opcję Zarządzaj, a następnie na oknie Zarządzanie widokami użytkownika poprzez rozwinięcie listy rozwijanej za pomocą ikony trzech kropek wybrać opcję Usuń lub Zmień nazwę. Jeżeli aktualnie wybrany widok na liście produktów/ paragonów zostanie zmieniony, na przykład przez dodanie lub usunięcie kolumny albo zastosowanie nowego filtra, przy jego nazwie w polu wyboru pojawi się symbol gwiazdki  , sygnalizujący wprowadzenie zmian w tym widoku. Aby dokonać aktualizacji danego widoku należy rozwinąć listę widoków i kliknąć w przycisk Aktualizuj.    

Jak wygenerować plik eksportu dla produktów z listy?

Opcja eksportu dostępna pod przyciskiem Eksportuj będzie ograniczona wyłącznie do eksportu listy produktów. Po rozwinięciu menu użytkownik będzie mógł wybrać opcję eksportu listy do pliku Microsoft Excel, co umożliwia szybkie przenoszenie danych do arkusza.

Faktury proforma

Co znajduje się na formularzu Faktury proforma?

Faktury proforma dostępne są w menu [Handel / Faktura proforma]. Dokument ten służy do przedstawienia oferty, przy czym nie generuje on płatności ani nie pomniejsza stanów magazynowych. Nowy formularz dodaje się z poziomu listy przyciskiem Dodaj. Składa się on z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane Księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe,.
  • Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:
Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Dodatkowe dane o nabywcy: Na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje takie jak: Po terminie (kwota przeterminowanych płatności - w kolorze czerwonym), Zadłużenie (pomniejszone o nierozliczone wpłaty) oraz Informacje o nabywcy (informacja na temat sprzedaży z ostatnich 3 miesięcy oraz notatka z karty kontrahenta). Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola  Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Pozycje 
Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza faktury (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?
  • Dodatkowe 
Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie  przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe/ JPK] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje
  • VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.
Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.
Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze? Zakładka [Dokumenty]
  • Dokumenty powiązane
Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Faktura proforma została przekształcona (np. Faktura sprzedaży, Rezerwacja odbiorcy).
  • Biblioteka dokumentów
Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).
  • Zadania i kontakty CRM
Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza fakturę (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji). Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Co znajduje się na liście faktur proforma?

Lista faktur proforma jest dostępna z poziomu menu bocznego, na zakładce [Handel] i zawiera zestawienie wszystkich wystawionych Faktur proforma. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikatowy numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu.  Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:
  • Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
  • Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
  • Zamknięty (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji; nie można utworzyć do niego żadnego dokumentu magazynowego ani handlowego.
  • Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.
Status: Określa szczegółowy status powiązania Faktury proforma z innymi dokumentami. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • – status oznacza, że faktura proforma nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
  • FS – oznacza, że do dokumentu została utworzona faktura sprzedaży,
  • ZL – do faktury proforma została utworzona zaliczka,
  • RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ – do faktury proforma zostało utworzone wydanie zewnętrzne,
  • ZD – informuje o wygenerowaniu zamówienia u dostawcy dla faktury proforma.   
Data wystawienia: Informacja o dacie wystawienia faktury proforma w systemie. Nabywca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście  W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:
  • Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista faktur proforma (sPrint).
  • Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku w formacie Microsoft Excel.
Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Formularz Faktura VAT Marża

Jakie informacje znajdują się na Fakturze VAT Marża?

Opcja dodania Faktury VAT marża dostępna jest w menu [Handel/ Faktury sprzedaży]. Aby otworzyć formularz, należy rozwinąć menu strzałką, przy przycisku Dodaj i wybrać właściwy typ dokumentu. Formularz zawiera zakładki: [Dane podstawowe], [Dane księgowe / JPK] [Dokumenty] oraz [KSeF]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe,.
  • Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:
Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola  Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen FS, WZ, WKA na karcie operatora. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta, natomiast użytkownik posiada możliwość jej zmiany bezpośrednio na formularzu.  Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu? Procedura marży: Pole pozwalające na wybór podstawy stosowania procedury marży spośród czterech dostępnych opcji: Procedura marży dla biur podróży, Procedura marży – towary używane, Procedura marży – dzieła sztuki, Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki. Po wskazaniu konkretnej procedury z listy i zapisaniu dokumentu, w sekcji JPK_V7 automatycznie dodawany jest kod MR_UZ.
  • Pozycje 
Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza faktury (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?
  • Dodatkowe 
Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Numer listu przewozowego: informacja o numerze listu przewozowego. Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy.  Zobacz także: W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie  przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe/ JPK] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje
  • VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.
Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.
Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze?
  • Kody JPK_V7: Sekcja ta umożliwia podgląd kodów JPK_V7 przypisanych do dokumentu. W przypadku Faktury VAT Marża zawartość tej sekcji jest ściśle powiązana z wyborem dokonanym w polu Procedura marży na zakładce [Dane podstawowe]. Wybór konkretnej procedury powoduje automatyczne uzupełnienie sekcji odpowiednim kodem,:
  • MR_T – przypisywany automatycznie w przypadku wyboru opcji: Procedura marży dla biur podróży.
  • MR_UZ – przypisywany automatycznie w przypadku wyboru opcji: Procedura marży dla towary używane, dzieła sztuki lub przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
  • Atrybuty JPK_FA: Tabela z atrybutami wymaganymi dla struktury pliku JPK_FA.
Zakładka [Dokumenty]
  • Dokumenty powiązane
Sekcja zawiera informacje o dokumentach do których Faktura VAT Marża została przekształcona (np. Wydanie zewnętrzne).
  • Biblioteka dokumentów
Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).
  • Zadania i kontakty CRM
Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Zakładka [KSeF] Zakładka [KSeF] gromadzi wszystkie kluczowe informacje dotyczące statusu wysyłki dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, dane zwrotne (takie jak numer KSeF i UPO) oraz parametry określające tryb wysyłki. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych? Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto, Zapłacono oraz Pozostaje. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:: Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza fakturę (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji). Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?  

Zasady wystawiania Faktury VAT Marża 

Na formularzu Faktury VAT Marża, w zakładce [Dane podstawowe], w podsekcji Dane transakcyjne znajduje się pole [Procedura marży] pozwalające na wybór z listy rozwijanej podstawy prawnej stosowania procedury marży dla wystawianego dokumentu. Użytkownik ma do wyboru cztery opcje:
  • Procedura marży dla biur podróży,
  • Procedura marży – towary używane,
  • Procedura marży – dzieła sztuki,
  • Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Wybrana informacja jest następnie przenoszona na wydruk faktury. Automatyczna stawka VAT "NP" Specyfiką dokumentu Faktura VAT Marża jest sposób naliczania podatku dla pozycji. Po dodaniu towaru lub usługi do sekcji Pozycje, system automatycznie ustawia dla nich stawkę VAT NP (nie podlega), bez względu na status kontrahenta. Kod MR_UZ w sekcji JPK_V7 Wskazanie procedury marży na dokumencie ma bezpośredni wpływ na sekcję Kody JPK_V7 znajdującą się na zakładce [Dane księgowe/ JPK]. Po wybraniu odpowiedniej procedury marży i zapisaniu dokumentu, system automatycznie doda w tej sekcji właściwy kod,:
  • MR_T – przypisywany automatycznie w przypadku wyboru opcji: Procedura marży dla biur podróży.
• MR_UZ – przypisywany automatycznie w przypadku wyboru opcji: Procedura marży dla towary używane, dzieła sztuki lub przedmioty kolekcjonerskie i antyki

KSEF

Gdzie mogę odnaleźć listę faktur sprzedaży / zakupu pobranych z KSeF?

Po rozwinięciu w menu bocznym opcji KSeF pojawiają się do wyboru pozycje KSeF – faktury sprzedaży oraz KSeF – faktury zakupu: Dostęp list faktur sprzedaży i/lub zakupu pobranych z KSeF mają operatorzy, którzy na swojej karcie w aplikacji Comarch ERP Optima w Chmurze Standard w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy mają zaznaczony parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz wskazaną opcję Zakupu i/lub Sprzedaży. Lista faktur pobranych z KSeF wyświetlana jest dla firm, które w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF mają zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF. Jeżeli powyższe warunki są spełnione, po wyborze jednej z tych opcji w menu wyświetlana jest lista faktur sprzedaży / zakupu pobranych z KSeF: Na liście faktur z KSeF znajdują się kolumny:
  •         Numer dokumentu,
  •         Data wystawienia (data przyjęcia do KSeF),
  •         Kontrahent,
  •         NIP,
  •         Numer KSeF,
  •         Netto (w walucie dokumentu),
  •         VAT (w walucie dokumentu),
  •         Brutto (w walucie dokumentu),
  •         Waluta,
  •         Kwalifikacja (Niezakwalifikowany, Rejestr VAT zakupu, Rejestr VAT sprzedaży, Lista faktur zakupu, Archiwum).
  •         Status (V - jeżeli dokument został przeniesiony do rejestru VAT, FZ - jeżeli dokument został przeniesiony na listę faktur zakupu, A - jeżeli dokument został zakwalifikowany do archiwum),
  •         Kategoria - kolumna domyślnie ukryta,
  •         Notatka - kolumna domyślnie ukryta,
  •         Opis - kolumna domyślnie ukryta,
  •         Rejestr  - kolumna domyślnie ukryta (symbol rejestru wybranego przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT).
Nad listą jest dostępne pole Szukaj po służące filtrowania (możliwość wyszukiwania po polach NIP, kontrahent, numer dokumentu, numer KSeF). Dostępny jest przycisk Pobierz faktury z KSeF umożliwiający Pobranie nowych dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak wysłać Fakturę Sprzedaży do KSeF i odebrać UPO?

Proces wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) został zoptymalizowany tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę użytkownika. Wysyłka dokumentów oraz odbiór Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) może odbywać się na trzy sposoby: bezpośrednio z formularza podczas zatwierdzania, z menu kontekstowego dla pojedynczego dokumentu oraz seryjnie dla zaznaczonej grupy faktur. Ścieżka 1: Automatyczna wysyłka przy zatwierdzaniu dokumentu Jest to najszybsza metoda, która maksymalnie upraszcza pracę. Aby z niej skorzystać, niezbędna jest odpowiednia konfiguracja na karcie operatora. W menu Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, na zakładce [Parametry], w podzakładce [Wspólne], w sekcji dotyczącej KSeF należy zaznaczyć:
  • Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – nadaje operatorowi odpowiednie uprawnienia.
  • Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – opcja ta staje się aktywna po nadaniu powyższego prawa.
Po zaznaczeniu tych parametrów oraz skonfigurowaniu uwierzytelnienia (za pomocą certyfikatu KSeF lub tokenu), Faktura sprzedaży jest automatycznie wysyłana do systemu KSeF bezpośrednio w momencie użycia przycisku zatwierdzania dokumentu. Ścieżka 2: Wysyłka pojedynczego dokumentu i pobieranie UPO z listy faktur Wysyłka do KSeF z poziomu listy faktur jest dostępna dla dokumentów zatwierdzonych, zaksięgowanych i predekretowanych. Opcja ta znajduje się w menu kontekstowym (pod ikoną trzech kropek). Program sam podpowiada odpowiednią akcję do wyboru dostosowując się do aktualnego statusu KSeF dokumentu:
  • Wyślij fakturę do KSeF – opcja pojawia się, gdy Faktura posiada status Nie wysłano.
  • Odbierz dane z KSeF – opcja pojawia się, gdy Faktura została wcześniej wysłana i posiada status Wysłano/nie odebrano UPO.
Po wybraniu odpowiedniej opcji na ekranie pojawia się okno z paskiem postępu, które na bieżąco informuje użytkownika o statusie wysyłki lub ewentualnych błędach. Ścieżka 3: Operacje seryjne z poziomu paska podsumowań Trzecia ścieżka pozwala na jednoczesną wysyłkę do KSeF lub pobranie UPO dla wielu dokumentów jednocześnie. Po zaznaczeniu wybranych Faktur na liście faktur Sprzedaży, u dołu ekranu wywołany zostaje pasek podsumowań. Znajdują się na nim przyciski: Wyślij do KSeF/ Odbierz UPO z KSeF. Wybór danej akcji działa dla całej zaznaczonej grupy dokumentów:
  • Automatycznie wysyła dokumenty oczekujące (posiadające status Nie wysłano).
  • Jednocześnie pobiera i weryfikuje UPO dla dokumentów, które już wcześniej zostały przesłane do KSeF (posiadające status Wysłano/ nie odebrano UPO lub Oczekuje na odbiór UPO).
Podobnie jak w przypadku wysyłki pojedynczej, system wyświetla okno informujące o szczegółowych postępach dla każdego przetwarzanego dokumentu.
Uwaga
Aby którakolwiek z powyższych akcji powiodła się, operator musi dysponować odpowiednimi uprawnieniami. Jeśli operator wywoła operację z listy, a nie ma na swojej karcie zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO, program zablokuje tę operację i wyświetli komunikat w prawym, dolnym rogu ekranu: Operator nie posiada uprawnień do wysyłania e-Faktur do KSeF. Ponadto konieczne jest uprzednie skonfigurowanie metody uwierzytelniania w KSeF w postaci tokenu lub certyfikatu KSeF.

Statusy KSeF na liście faktur – jak szybko sprawdzić stan dokumentów?

Monitorowanie wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur odbywa się bezpośrednio na liście faktur sprzedaży. Dzięki dostępnym kolumnom oraz filtrom można w każdej chwili zweryfikować, co dzieje się z wystawionym dokumentem i czy proces jego wysyłki zakończył się sukcesem. Dostępne kolumny na liście faktur Na liście faktur znajdują się kolumny pozwalające na weryfikację informacji zwracanych bezpośrednio z KSeF:
  • Numer KSeF – wyświetla unikalny numer Faktury nadany przez system KSeF po jej poprawnym przetworzeniu.
  • Data przyjęcia w KSeF – prezentuje datę odczytaną z Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), jest to oficjalny moment uznania Faktury za wystawioną w systemie KSeF.
  • Status KSeF – kolumna, która pokazuje aktualny etap i status wysyłki danego dokumentu (np. Nie wysłano, Awaria czy Odebrano UPO).
Szybkie filtrowanie dokumentów W celu ułatwienia pracy z dużą ilością dokumentów, nad listą faktur dostępny jest filtr Status KSeF. Pole to  pozwala na szybkie zawężenie wyświetlanej listy dokumentów tylko do tych, które posiadają określony stan w komunikacji z KSeF. Z rozwijanej listy można wybrać jeden lub kilka statusów jednocześnie, takich jak m.in.: Nie wysłano, Oczekuje na odbiór UPO, Odebrano UPO, Awaria, Nie dotyczy, Odrzucono przez KSeF oraz Poza systemem. Co oznaczają poszczególne statusy KSeF? Status prezentowany w kolumnach oraz uwzględniany w filtrach precyzyjnie opisuje, w jakiej sytuacji znajduje się dokument:
  • Nie wysłano – dokument jest zapisany w programie, ale nie została jeszcze podjęta próba przekazania go do KSeF.
  • Wysłano/ nie odebrano UPO – Faktura została wysłana do KSeF, a program aktualnie oczekuje na przetworzenie i potwierdzenie jej przyjęcia (odbiór UPO).
  • Wysłano/ odebrano UPO – jest to ostateczny stan prawidłowej wysyłki; Faktura została skutecznie wysłana, a program odebrał potwierdzenie w postaci UPO.
  • Awaria – informuje, że wystąpiła awaria podczas próby wysyłki lub użytkownik celowo oznaczył ten dokument jako wystawiony w trybie awaryjnym w momencie niedostępności usługi.
  • Odrzucono – Faktura została wysłana, ale ze względu na błędy (np. w samej strukturze pliku XML) została odrzucona przez weryfikatory bramki KSeF.
  • Nie dotyczy – ten status informuje, że dany dokument został celowo wyłączony z obowiązku raportowania w KSeF. Program nadaje go automatycznie, jeśli na karcie kontrahenta lub bezpośrednio w sekcji KSeF, na formularzu Faktury zaznaczono parametr "Nie wysyłaj dokumentu do KSeF".

Wybór sposobu uwierzytelniania dla systemu KSeF

Brak wcześniejszej konfiguracji sposobu uwierzytelniania lub wybór metody innej niż certyfikat KSeF lub token w wersji chmurowej (formy wspierane przez wersję przeglądarkową) spowoduje zablokowanie wysyłki do KSeF oraz wyświetlenie stosownego komunikatu. Aby przejść dalej, na wyświetlonym komunikacie należy wybrać przycisk Zmień sposób uwierzytelniania (lub Skonfiguruj sposób uwierzytelniania). W następnym kroku zostanie otwarte okno Wybór sposobu uwierzytelniania KSeF, na którym użytkownik musi wskazać jedną z dwóch metod: Certyfikat KSeF – opcja przeznaczona dla posiadaczy plików z certyfikatami. Proces wymaga:
  • Wgrania pliku certyfikatu publicznego (format .crt lub .pem).
  • Wgrania pliku klucza prywatnego (format .key).
  • Wprowadzenia hasła nadanego podczas tworzenia certyfikatu.
Hasło do certyfikatu jest szyfrowane i przechowywane w wydzielonej, chronionej pamięci, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych i eliminuje konieczność jego wprowadzania przy każdej wymianie danych z KSeF. Token – druga metoda logowania, polegająca na:
  • Wklejeniu w polu Token unikalnego ciągu znaków wygenerowanego wcześniej w aplikacji KSeF (na stronie Ministerstwa Finansów).
  • Automatycznej weryfikacji poprawności kodu przez program.
  • Kliknięciu przycisku Wybierz w celu aktywacji połączenia.
Po dokonaniu wyboru i zapisaniu ustawień proces wysyłki zostanie automatycznie wznowiony.
Uwaga
Wersja przeglądarkowa programu obsługuje wyłącznie Token oraz Certyfikat KSeF.

Jak mogę podejrzeć fakturę pobraną z KSeF?

Po kliknięciu na liście faktur sprzedaży / zakupu z KSeF na numer dokumentu otwierany jest formularz faktury. Po lewej stronie znajduje się podgląd wizualizacji dokumentu a po prawej dane z dokumentu: Formularz zawiera 2 zakładki: [Ogólne] i [Atrybuty]. Zakładka [Ogólne] Sekcja Kwalifikacja dokumentu – możliwość ustawienia jednej z opcji:
  • Rejestr VAT sprzedaży / zakupu (po wybraniu należy wskazać konkretny symbol rejestru),
  • Lista faktur zakupu (dostępne tylko dla faktur zakupu),
  • Archiwum,
  • Niezakwalifikowany (domyślnie ustawiona opcja dla nowo zaczytanych dokumentów).
Sekcja KSeF – zawiera następujące informacje:Numer faktury, Numer KSeF, Kontrahent, NIP/PESEL, Data wystawienia, Forma płatności, Termin płatności. Sekcja Dane podstawowe – zawiera następujące informacje:
  • Istniejący kontrahent / Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu – jeżeli kontrahent o określonym numerze NIP występuje już w bazie kontrahentów, na dokumencie będzie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent a poniżej będzie wskazany jego kod. Przypisanego automatycznie kontrahenta można zmienić przed przeniesieniem dokumentu do rejestru VAT / faktur zakupu. Jeżeli kontrahent o określonym numerze NIP nie występuje w bazie kontrahentów, na dokumencie będzie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu.
  • Kategoria – jeżeli wybrany jest istniejący kontrahent, podpowiadana jest jego domyślna kategoria sprzedaży / zakupu. Proponowaną kategorię, jak również widoczny obok opis kategorii, można zmienić przed przeniesieniem dokumentu do rejestru VAT / faktur zakupu.
  • Forma płatności i Termin płatności – pola uzupełnione na podstawie danych z dokumentu, możliwe do zmiany przed przeniesieniem dokumentu do rejestru VAT / faktur zakupu.
  • Notatka – pole umożliwiające wpisanie informacji przez osobę weryfikującą dokument.
Zakładka [Atrybuty] Na zakładce możliwe jest przypisanie do faktury pobranej z KSeF atrybutów, które zostaną przeniesione wraz z dokumentem do rejestru VAT / faktur zakupu. Po kliknięciu na przycisk Dodaj atrybuty możliwe jest wskazanie jednego bądź większej ilości atrybutów. Na dodanym już atrybucie po kliknięciu na ikonę z trzema kropkami dostępne są opcje Edytuj oraz Usuń. Na dole okna dostępny jest przycisk Zapisz umożliwiający zapisanie wprowadzonych zmian.

Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych?

Na formularzu dokumentów takich jak Faktura sprzedaży czy Faktura zakupu widnieje zakładka [KSeF]. widnieje zakładka [KSeF]. Zawiera ona informacje o statusie wysyłki e-faktury oraz dane zwrotne z Krajowego Systemu e-Faktur.. W jej skład wchodzą niżej opisane elementy:
    • Numer KSeF – jest to unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. Numer ten jest zwracany bezpośrednio z systemu rządowego wraz z pobraniem UPO.
    • Numer referencyjny – numer zgłoszenia (sesji) nadany przez KSeF w momencie wysyłki dokumentu.
    • Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane po otrzymaniu UPO. Data ta jest kluczowa, ponieważ decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu prawnego i od tego momentu jest dostępna do pobrania dla nabywcy.
  • Link weryfikacyjny - link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO. Obok tego pola znajduje się przycisk Otwórz stronę www (ikona strzałki). Jego użycie pozwala na podgląd danych weryfikacyjnych dokumentu na serwerze rządowym w nowej karcie przeglądarki. Przycisk jest aktywny wyłącznie po wypełnieniu pola z linkiem.
Zakładka prezentuje również dwa rodzaje informacji o statusie przetwarzania dokumentu:
  • Status – pole, w którym wyświetlana jest szczegółowa informacja zwrotna z systemu KSeF o aktualnym stanie dokumentu, w tym komunikaty o ewentualnych błędach weryfikacji lub odrzuceniu faktury.
  • Status dokumentu – wewnętrzny status systemowy
Dodatkowo na zakładce [KSeF] użytkownik może zweryfikować:
  • Środowisko – informacja, czy dokument został wysłany na środowisko Produkcyjne czy Demo.
  • Dane operatorów – system rejestruje, który operator i kiedy wysłał dokument (pola: Operator wysyłający, Data wysłania) oraz kto i kiedy odebrał UPO (pola: Operator odbierający, Data odebrania).
  • Formę płatności –wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
  • Tryb pracy systemu - jest to pole edytowalne, umożliwiające użytkownikowi zmianę trybu bezpośrednio na wystawianym dokumencie. Wybrana informacja jest zapisywana wraz z dokumentem.Dostępne wartości w liście rozwijanej:
    • Online (Domyślny): Standardowa praca i wysyłka do KSeF.
    • Offline24: Świadoma decyzja użytkownika o wystawieniu faktury w trybie offline.
    • Offline (Niedostępność KSeF): Stosowany przy komunikatach MF o planowanych pracach serwisowych.
    • Awaria KSeF: Stosowany w przypadku ogłoszenia awarii przez MF.
    • Awaria całkowita: Tryb dla sytuacji kryzysowych.
    • Puste pole: Ustawiane dla dokumentów niewysyłanych do KSeF (zaznaczone 
opcje: Nie wysyłaj, Poza systemem lub Comarch EDI KSeF). Wybór trybu Offline (Niedostępność) lub Awaria KSeF powoduje pojawienie się pól Data od i Data do, służących do ewidencji czasu trwania problemów technicznych. Na dole zakładki znajdują się przełączniki wpływające na proces obsługi e-faktury:
  • Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – wyłącza fakturę z procesu wysyłki (status zmienia się na Nie dotyczy).
  • Poza systemem – umożliwia ręczną edycję wszystkich pól na zakładce KSeF (np. w celu uzupełnienia danych dla faktur historycznych). Zaznaczenie tego parametru ustawia status na Poza systemem i blokuje automatyczną wysyłkę.

Lista rezerwacji odbiorcy

Jak kontrolować stopień realizacji zamówienia na dokumencie Rezerwacji odbiorcy?

Dokument Rezerwacji Odbiorcy umożliwia monitorowanie postępów oraz kontrolę etapu realizacji zamówień od klientów. Kluczowe dla tego procesu są dwie kolumny widoczne na formularzu zatwierdzonego dokumentu: Zrealizowano oraz Pozostaje.
  • Zrealizowano: W kolumnie tej prezentowana jest ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana w wyniku przekształcenia dokumentu Rezerwacji odbiorcy do dokumentów wynikowych (np.: Wydania zewnętrznego, Faktury sprzedaży, Paragonu). Wartość ta stanowi sumę ilości pobranych na wszystkie dokumenty powiązane, utworzone do danej rezerwacji, niezależnie od tego, czy dokumenty te wpływają bezpośrednio na stany magazynowe, czy jedynie kontynuują rezerwację towaru. Ilość wyliczana jest automatycznie dla jednostki miary, która została pierwotnie wprowadzona na dokumencie Rezerwacji odbiorcy.
  • Pozostaje: W kolumnie tej prezentowana jest ilość towaru z danej pozycji rezerwacji, która nie została jeszcze przekształcona do dokumentów wynikowych (np.: Wydania zewnętrznego, Faktury sprzedaży, Paragonu). Wartość ta jest wyliczana automatycznie jako różnica między ilością pierwotną zadeklarowaną na dokumencie Rezerwacji odbiorcy, a ilością wykazaną w kolumnie Zrealizowano. Informacja ta pozwala na szybką identyfikację pozostałej części zamówienia, która oczekuje na realizację.
Oprócz wyżej wymienionych kolumn na formularzu Rezerwacji odbiorcy, ogólny postęp realizacji można śledzić bezpośrednio na liście Rezerwacji Odbiorcy, korzystając z kolumny Status. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Jakie informacje widoczne są na liście rezerwacji odbiorcy?

Jakie informacje znajdują się na formularzu Rezerwacji odbiorcy?

Rezerwacje odbiorcy znajdują się w menu [Handel / Rezerwacje odbiorcy]. Dokument ten służy do zarezerwowania towaru dla wybranego klienta. Nowy formularz dodaje się z poziomu listy przyciskiem Dodaj. Składa się on z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe]
Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe,.
  • Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:
Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola Data wystawienia: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje termin realizacji. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Termin rezerwacji: pole to zastępuje Datę sprzedaży występującą na fakturach. Określa datę, do której towar jest zarezerwowany dla klienta. Po upływie tego terminu, jeśli rezerwacja nie zostanie zrealizowana, towar zostanie automatycznie odblokowany i wróci do wolnych zasobów magazynowych. Zobacz także: Jak kontrolować stopień realizacji zamówienia na dokumencie Rezerwacji odbiorcy? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen RO na karcie operatora. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Pozycje
Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza rezerwacji (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury? Jak kontrolować stopień realizacji zamówienia na dokumencie Rezerwacji odbiorcy?
  • Dodatkowe
Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Numer listu przewozowego: Pole umożliwiające wprowadzenie informacji o numerze listu przewozowego. Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy. Zobacz także: W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie  przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje
  • VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.
Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentów handlowych w Rejestrze VAT.
Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze? Zakładka [Dokumenty]
  •  Dokumenty powiązane
Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Rezerwacja odbiorcy została przekształcona (np. Faktura sprzedaży, Paragon).
  • Biblioteka dokumentów
Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).
  • Zadania i kontakty CRM
Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski: Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – trwale zapisuje i zatwierdza dokument, blokując możliwość jego dalszej edycji. Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza rezerwację (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji). Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Jak rozpoznać zamówienia pochodzące z e-Sklepu lub e-Sale?

Do identyfikacji pochodzenia zamówień na liście Rezerwacji Odbiorcy służy kolumna Źródło zamówienia. Pozwala ona natychmiast oddzielić zamówienia spływające ze sklepu internetowego od tych wprowadzonych bezpośrednio przez operatora. Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie ERP czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale. Oprócz źródła zamówienia na liście Rezerwacji odbiorcy dostępne są dodatkowe kolumny wspierające obsługę zamówień internetowych, które pobierają dane bezpośrednio z zakładki Realizacja/ e-Sklep/e-Sale:
  • Status dostawy – informuje o etapie realizacji przesyłki dla zamówienia e-commerce,.
  • Status płatności – prezentuje aktualny stan opłacenia zamówienia w systemie zewnętrznym.
  • Nr zamówienia – w tej kolumnie często prezentowany jest numer zewnętrzny rezerwacji (np. numer zamówienia nadany przez platformę sklepową lub Allegro).
Zobacz również: Jakie informacje widoczne są na liście rezerwacji odbiorcy?  

Jakie informacje widoczne są na liście rezerwacji odbiorcy?

Lista Rezerwacji Odbiorcy prezentuje zestawienie wszystkich zamówień od klientów wprowadzonych do systemu. Dostępna jest z poziomu menu Handel / Rezerwacje odbiorcy. Widok ten różni się od innych list dokumentów kolumnami dotyczącymi terminów rezerwacji oraz pochodzenia zamówień (np. ze sklepu internetowego). Każda pozycja listy zawiera:  Numer dokumentu – unikalny numer nadany przez program. Jest wyświetlany w kolorze niebieskim oraz podlinkowany,  kliknięcie otwiera formularz dokumentu. Stan dokumentu – określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:
  • Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany. nie rezerwuje trwale zasobów.
  • Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia). Można go przekształcić do innych dokumentów.
  • Zamknięty (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji; nie można utworzyć do niego żadnego dokumentu magazynowego ani handlowego, realizacja zamówienia została zakończona, nawet jeśli nie wydano całego towaru. 
  • Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych i nie wpływa na rezerwacje towarów.
Status – określa szczegółowy status powiązania Rezerwacji odbiorcy z innymi dokumentami. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • – status oznacza, że Rezerwacja odbiorcy nie jest powiązana z żadnym innym dokumentem.
  • Zrealizowano – dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych np. Faktury sprzedaży, Paragonu.
  • W realizacji – dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.
  • PF – dla niezrealizowanych Rezerwacji odbiorcy powiązanych z Fakturą proforma.
  • ZD – na podstawie Rezerwacji odbiorcy wygenerowano Zamówienie do Dostawcy.
  • PWP – do Rezerwacji odbiorcy wygenerowano Przyjęcie Wewnętrzne Produktu.
  • W realizacji AW/ Zrealizowano AW – dotyczą współpracy z aplikacją Comarch EDI i oznaczają wygenerowanie Awiza wysyłkowego.
Termin rezerwacji – jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Nabywca – nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji. NIP – numer identyfikacji podatkowej nabywcy. Wartość netto/ Wartość brutto – sumaryczne kwoty wynikające z Rezerwacji. Użytkownik może dostosować widok listy Rezerwacji odbiorcy (opcja pod ikoną trzech kropek -> Zarządzaj kolumnami), dodając kolumny specyficzne dla e-commerce i logistyki. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Jak dostosować widok i układ kolumn na listach? Zobacz również: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?

Czym różni się termin rezerwacji od daty sprzedaży?

Różnica wynika z funkcji dokumentu oraz jego wpływu na stan magazynowy:
  • Data sprzedaży (na dokumentach handlowych, np. Fakturach sprzedaży) wskazuje moment faktycznej transakcji, co skutkuje zmniejszeniem stanu magazynowego (wydaniem towaru z magazynu).
  • Termin rezerwacji (na dokumentach Rezerwacji Odbiorcy) określa jedynie datę ważności zamówienia, do której towar pozostaje zarezerwowany dla klienta, ale fizycznie nie opuszcza magazynu. Po upływie daty uzupełnionej w polu Termin rezerwacji system działa automatycznie – jeśli zamówienie nie zostało zrealizowane, blokada jest zdejmowana, a towar wraca do puli wolnych zasobów.
Program pozwala na automatyczne wyliczanie Terminu rezerwacji. W menu Start/ Konfiguracja/ Firma / Handel/ Parametry można określić domyślny czas trwania rezerwacji (liczbę dni). Wówczas podczas wystawiania nowej Rezerwacji Odbiorcy, Termin rezerwacji zostanie wyliczony automatycznie względem Daty wystawienia dokumentu.

Lista faktur zakupu

Jakie informacje znajdują się na liście Faktur zakupu?

Lista Faktur zakupu jest dostępna z poziomu menu bocznego, na zakładce [Handel] i zawiera zestawienie wszystkich wystawionych Faktur zakupu. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikatowy numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu. Dokument źródłowy: Numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy). uzupełniony w polu Numer obcy na formularzu Faktury zakupu. Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:
  • Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
  • Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
  • Predekretowany (kolor czarny): Dokument został objęty predekretacją. Status ten występuje w przypadku księgowości kontowej.
  • Zaksięgowany (kolor granatowy): Dokument przeniesiony do Rejestru VAT lub zaksięgowany, nie podlega edycji, może być rozliczany oraz przekształcany do dokumentów magazynowych.
  • Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.
  Status: Określa szczegółowy status powiązania Faktury zakupu z innymi dokumentami. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • – status oznacza, że Faktura zakupu nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
  • V – oznacza przeniesienie dokumentu do Rejestru VAT
  • ZL – do Faktury zakupu została utworzona Faktura zaliczkowa,
  • W – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
  • RR – Faktura jest powiązana z Fakturą zakupu od rolnika ryczałtowego,
  • E – dokument został wyeksportowany Pracą Rozproszoną.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • PZ – do Faktury zakupu zostało utworzone Przyjęcie zewnętrzne,
  • ZD – informuje o wygenerowaniu Zamówienia u dostawcy dla Faktury zakupu,
  • In – dokument związany z deklaracją Intrastat,
  • SN – dokument związany z systemem SENT,
  • PKA – Faktura zakupu powiązana z Przyjęciem kaucji.
  Data wpływu: Informacja o dacie wpływu Faktury zakupu w systemie. Data zakupu: Informacja o dacie zakupu. Dostawca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:
  • Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista faktur zakupu (sPrint).
  • Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku, w formacie Microsoft Excel.
Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Zatwierdzanie dokumentów

Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Formularze w programie posiadają dwie główne metody zapisu: Zapisz (do bufora) i Zapisz i zatwierdź (na stałe). Od tego wyboru zależy, czy dokument pozostanie w wersji roboczej (edytowalnej), czy zostanie trwale zatwierdzony w systemie.
Zapisz – wybór tego przycisku powoduje zapisanie dokumentu w stanie Wersja robocza (często określanym jako bufor). Dokumenty w tym stanie:
  • są w pełni edytowalne i mogą zostać usunięte,
  • na listach są wyróżnione kolorem zielonym,
  • nie generują skutków księgowych (nie podlegają księgowaniu),
  • nie mogą być przekształcane do innych dokumentów,
  • nie mogą zostać skorygowane (nie wystawia się do nich korekt).
  Zapisz i zatwierdź – wybór tego przycisku powoduje trwałe zatwierdzenie dokumentu i zmianę jego stanu na Zatwierdzony. Dokumenty w tym stanie:
  • nie podlegają modyfikacji w zakresie kluczowych danych (np. ilość, cena, stawka VAT), co zapewnia integralność transakcji,
  • w zależności od formy płatności tworzony jest odpowiedni zapis w preliminarzu (w przypadku gotówki może pojawić się okno Potwierdzenie wpłaty),
  • system przeprowadza weryfikację m.in. limitów kredytowych kontrahenta, stanów magazynowych oraz poprawności danych formalnych,
    • tylko takie dokumenty mogą zostać wysłane do KSeF, zafiskalizowane, przekształcone do dokumentów magazynowych, korygowane lub zaksięgowane,
    • mimo zatwierdzenia możliwa jest edycja wybranych informacji (jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia) takich jak: Opis, Kategoria, Atrybuty, Nazwisko osoby odbierającej dokument czy dane kuriera.
Zobacz także: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?

Jak wykonać seryjne zatwierdzanie dokumentów z listy?

Funkcja seryjnego zatwierdzania umożliwia jednoczesną zmianę statusu wielu dokumentów z Wersji roboczej (bufor) na Zatwierdzony. Operacja ta dotyczy wyłącznie dokumentów oznaczonych kolorem zielonym.   Na liście dokumentów należy zaznaczyć wybrane pozycje, które mają zostać zatwierdzone. Po zaznaczeniu dokumentów na dole ekranu pojawi się pasek operacji seryjnych, na którym należy wybrać przycisk Zatwierdź. Następnie w wyświetlonym oknie komunikatu: Czy chcesz rozliczyć płatności dla wybranych dokumentów (liczba dokumentów)? - należy potwierdzić chęć wykonania operacji przyciskiem: Rozlicz (dokumenty zostaną automatycznie rozliczone przy zatwierdzaniu) bądź Nie rozliczaj (dokumenty zostaną zatwierdzone, ale pozostaną nierozliczone). Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu? W sytuacjach, gdy dokument nie spełnia warunków niezbędnych do zatwierdzenia (np. z powodu przekroczenia limitu kredytowego kontrahenta, braku stanów magazynowych lub ujemnej marży), pozostanie on w buforze. Szczegółowa informacja o przyczynie braku zmiany statusu zostanie wyświetlona w oknie raportu z przebiegu operacji. Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Jak działa okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty?

Okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty pojawia się automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu: Faktury sprzedaży, Paragonu, Faktury zakupu lub Wydania zewnętrznego (z płatnością), na którym wybrano formę płatności o typie gotówka lub karta (z terminem płatności 0 dni). Funkcja ta ma na celu usprawnienie obsługi kasowej poprzez szybkie wyliczenie reszty oraz automatyczne wygenerowanie zapisu w raporcie kasowym.
Ważne: Okno Potwierdzenie obciążenia karty pojawi się podczas zatwierdzania dokumentu wyłącznie wtedy, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową. Wprowadzanie wpłaty i wyliczanie reszty
  • Gotówka do zapłaty/ Do zapłaty: Program wyświetla pełną kwotę dokumentu.
  • Klient wpłaca: W tym polu należy wprowadzić faktyczną kwotę otrzymaną od kontrahenta.
  • Reszta do wydania/ Pozostaje do zapłaty: Program automatycznie wylicza różnicę, którą należy zwrócić klientowi.
Obsługa płatności częściowych Zachowanie programu w sytuacji, gdy wpisana kwota wpłaty jest mniejsza niż wartość dokumentu, zależy od uprawnień danego operatora:
  • Operator z uprawnieniami: Jeżeli użytkownik posiada zaznaczony parametr Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów, program pozwoli na wprowadzenie mniejszej kwoty w oknie potwierdzenia wpłaty. Dokument zostanie trwale zatwierdzony, ale jego status płatności będzie widoczny jako Częściowo rozliczony.
  • Operator bez uprawnień: Jeżeli użytkownik nie posiada tego prawa, przy próbie wpisania kwoty niższej niż wymagana, pole podświetli się na czerwono. Program wyświetli komunikat Podana kwota jest niższa niż suma do zapłaty/wypłaty i zablokuje możliwość zatwierdzenia dokumentu do momentu wpisania pełnej kwoty.
Finalizacja transakcji
  • Potwierdź: Naciśnięcie przycisku spowoduje, że system automatycznie wygeneruje zapis kasowo-bankowy (rozliczenie) i zmieni status dokumentu na Zatwierdzony.
  • Anuluj: Przycisk zamyka okno bez dokonywania rozliczenia. Proces zatwierdzania zostaje przerwany, a użytkownik powraca do formularza dokumentu.
  Ważne: Aby okno zadziałało poprawnie i dokument został zatwierdzony, w systemie musi istnieć otwarty raport kasowy na dany dzień. W przeciwnym razie system wyświetli komunikat o braku otwartego raportu i zablokuje operację. Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Dlaczego nie można zatwierdzić dokumentu?

Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu z Wersji roboczej na Zatwierdzony)  to moment, w którym system dokonuje ostatecznej weryfikacji poprawności danych. Jeżeli program blokuje tę operację, oznacza to, że dokument nie spełnia określonych wymogów księgowych, magazynowych lub handlowych. Poniżej znajduje się lista najczęstszych przyczyn blokady oraz wskazówki dotyczące ich rozwiązania:
  Wymogi dotyczące płatności i raportów kasowych  
  • Brak otwartego raportu kasowego: W przypadku, gdy jako formę płatności wybrano „gotówkę”, system wymaga, aby w module Kasa/Bank istniał otwarty raport kasowy na dzień wystawienia dokumentu. Brak raportu lub jego zamknięcie uniemożliwia zatwierdzenie dokumentu. Rozwiązanie: Należy utworzyć nowy raport kasowy z datą zgodną z datą dokumentu.
 
  • Limit płatności gotówkowych: W sytuacji próby zatwierdzenia faktury między przedsiębiorcami (B2B) płatnej gotówką, której wartość brutto przekracza 15 000 PLN, program wyświetli komunikat ostrzegawczy. Informuje on, że wydatku opłaconego w ten sposób nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Rozwiązanie: Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia dokumentu mimo ostrzeżenia lub powrotu do edycji formularza w celu zmiany formy płatności (np. na przelew).
 
  • Nieaktywny rejestr kasowo/ bankowy: Wybrana na dokumencie forma płatności (np. „przelew_mBank”) jest powiązana z rejestrem, który został oznaczony w konfiguracji jako nieaktywny.
Rozwiązanie: Należy wybrać formę płatności powiązaną z aktywnym rejestrem bankowym. Jeśli obecna forma jest poprawna, należy upewnić się, że w menu Kasa/Bank dany rejestr nie ma zaznaczonego parametru Nieaktywny.   Blokady handlowe i limity kontrahenta  
  • Przekroczenie limitu kredytowego: Blokada występuje, gdy kontrahent posiada przeterminowane płatności lub przekroczył przyznany mu limit kredytowy (kwotowy). Jeśli konfiguracja operatora zabrania sprzedaży w takiej sytuacji, zatwierdzenie dokumentu jest niemożliwe.
Rozwiązanie: Konieczne jest zwiększenie limitu kredytowego na karcie kontrahenta lub zatwierdzenie dokumentu przez operatora posiadającego odpowiednie uprawnienia (opcja Ostrzegaj dla parametru Zapis dokumentów do bufora/na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności).  
  • Blokada na karcie kontrahenta: Na karcie nabywcy (zakładka [Handlowe]) zaznaczono opcję Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.
Rozwiązanie: Weryfikacja i odznaczenie parametru Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.   Weryfikacja pozycji i stanów magazynowych  
  • Brak towaru na stanie lub konkretnej partii: Przy włączonej kontroli stanów magazynowych nie można zatwierdzić dokumentu wydającego towar, którego brakuje na stanie. Blokada wystąpi również, jeśli towar wymaga wskazania konkretnej partii (cechy), a nie została ona wybrana na dokumencie..
Rozwiązanie: Weryfikacja stanów magazynowych, partii lub historii towaru.  
  • Wartości zerowe lub brak pozycji: Dokument nie może zostać zatwierdzony, jeśli nie zawiera żadnych pozycji lub ich wartość wynosi 0.
Rozwiązanie: Uzupełnienie pozycji oraz ich cen.  
  • Naruszenie minimalnej marży/ maksymalnego rabatu: Operator nie posiadający odpowiednich uprawnień nie zatwierdzi dokumentu, na którym cena sprzedaży jest niższa od minimalnej marży lub udzielony rabat jest zbyt wysoki.
Rozwiązanie: Weryfikacja parametru Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu na karcie operatora.   Braki formalne i konfiguracyjne  
  • Kwestie numeracji: Problem z wygenerowaniem numeru dokumentu z powodu braku wymaganych składników w definicji serii.
Rozwiązanie: Uzupełnienie niekompletnej numeracji.  

Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Program umożliwia automatyczne utworzenie dokumentu kasowego lub bankowego (rozliczenie) w momencie zmiany statusu dokumentu handlowego na Zatwierdzony. Zachowanie programu zależy od wybranej formy płatności oraz trybu zatwierdzania. Płatności natychmiastowe (gotówka, karta) - W przypadku zatwierdzania pojedynczego dokumentu (np. Faktury Sprzedaży, Paragonu) z formą płatności o typie gotówka lub karta (z terminem 0 dni), system automatycznie wyświetli okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty.
Zobacz także: Jak działa okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty? Płatności odroczone (np. przelew) –  Jeśli na dokumencie wybrano formę płatności odroczonej (np. Przelew 7 dni), automatyczne rozliczenie nie następuje. Dokument zmienia status na Zatwierdzony, ale pozostaje w Preliminarzu jako Nierozliczony. Nie pojawiają się wówczas dodatkowe okna z potwierdzeniem wpłaty. Zatwierdzanie seryjne z listy –  Podczas zatwierdzania wielu dokumentów jednocześnie z poziomu listy, program wyświetli pytanie: Czy chcesz rozliczyć płatności dla wybranych dokumentów (liczba dokumentów). Użytkownik ma do wyboru opcje:
  • Rozlicz: System automatycznie generuje zapisy kasowe dla dokumentów gotówkowych/ opłacanych kartą.
  • Nie rozliczaj: Dokumenty zostaną zatwierdzone, ale pozostaną nierozliczone.
    • Anuluj: Operacja zostanie przerwana.
Uwaga: Jeśli na karcie kontrahenta, który został wskazany na dokumencie, na zakładce [Płatności] zaznaczono parametr Nie rozliczaj płatności, system nie wygeneruje zapisu kasowego, a płatność otrzyma status Nie podlega.

Faktura zakupu

Co znajduje się na formularzu Faktury Zakupu?

Formularz Faktury zakupu to okno pozwalające na wprowadzenie do programu niezbędnych danych w celu wystawienia dokumentu kosztowego (Faktury zakupu). Formularz ten podzielony jest na zakładki [Dane podstawowe] oraz [Dane księgowe / JPK], a także [Dokumenty] oraz [KSeF]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta grupuje kluczowe informacje logistyczne i handlowe dotyczące transakcji. Została ona podzielona na cztery główne sekcje:
  • Dane podstawowe: Znajdują się tu informacje identyfikujące dokument i dostawcę, takie jak: schemat numeracji, Dostawca (Kontrahent), nazwa dostawcy, kod kraju i NIP. Jednym z najważniejszych elementów jest tutaj pole Numer obcy, które służy do wprowadzenia oryginalnego numeru faktury (dokumentu źródłowego) nadanego i otrzymanego od dostawcy. Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu  dokumentu? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola:
    • Data wystawienia / Data zakupu: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę zakupu. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?
    • Data wpływu: Kluczowa data dla celów podatkowych, określająca moment otrzymania dokumentu przez firmę. W przeciwieństwie do daty wystawienia, modyfikacja daty wpływu nie aktualizuje automatycznie daty zakupu.
    • Forma płatności: Pole wyboru z listą zdefiniowanych w programie płatności. Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta wskazanego na dokumencie. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem kasowo-bankowym. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na dokumencie?
    • Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu? Jak system wylicza ilość dni do zapłaty?
    • Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Wprowadzenie nowej wartości na dokumencie posiadającym już pozycje wywołuje komunikat z pytaniem o przeliczenie rabatów dla istniejących elementów. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
    • Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
    • Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN).
  • Pozycje: Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto). Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza Faktury zakupu. Dodaną pozycję można edytować lub usunąć wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) dostępnego w wierszu przy pozycji. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?
  • Dodatkowe: Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument:
    • Nazwisko osoby wystawiającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego na jego karcie jako domyślny. Użytkownik może również wybrać inną osobę z listy przypisanych przedstawicieli lub wpisać imię i nazwisko bezpośrednio w pole (maksymalnie do 40 znaków). Dane te zostaną zapamiętane na dokumencie i przeniesione na wydruk. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą lub wystawiającą fakturę?
    • Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu (do 1024 znaków), który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu. Domyślnie, w przypadku dokumentów powiązanych (np. na Korekcie Ilości), wartość tego pola jest przenoszona z dokumentu korygowanego. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu?
Zakładka [Dane księgowe / JPK] Zakładka ta służy do obsługi informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dokumentu w systemie księgowym. Składa się z czterech sekcji:
  • VAT: Tabela podsumowująca wyliczone podatki, domyślnie filtrowana po stawkach (rosnąco). Zawiera kolumny: Stawka, Netto, VAT, Brutto, Waluta. Należy pamiętać, że dane w tej sekcji są wyliczane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych pozycji i nie podlegają bezpośredniej, ręcznej edycji. Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kody JPK_V7 i Atrybuty JPK_FA: Dwie sekcje służące do opisywania dokumentu znacznikami wymaganymi przy generowaniu plików JPK. Kody JPK_V7 (np. kody towarowe) mogą pojawiać się tu automatycznie, jeśli zostały wcześniej przypisane na karcie kontrahenta lub produktu. Z kolei w sekcji Atrybuty JPK_FA tabela wyświetla atrybuty dla pliku JPK_FA. Zobacz także: W jaki sposób dodać atrybut JPK_FA do dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu ?
Zakładka [Dokumenty]
  • Dokumenty powiązane: Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Faktura zakupu została przekształcona (np. korekty, Zamówienie u dostawcy lub Przyjęcie zewnętrzne).
  • Biblioteka dokumentów: Sekcja umożliwia powiązanie Faktury zakupu z dowolnym dokumentem z modułu Obieg dokumentów (widoczność sekcji zależy od zalogowania do modułu Obieg dokumentów).
  • Zadania i kontakty CRM: Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność sekcji zależy od zalogowania do modułu CRM lub CRM Plus).
Zakładka [KSeF] Zakładka agregująca kluczowe parametry związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Pojawiają się tam dane (m.in. Numer KSeF, Data przyjęcia w KSeF, Środowisko, Link weryfikacyjny) zwracane bezpośrednio z KSeF po otrzymaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Zobacz także: Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych? Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto, Zapłacono oraz Pozostaje. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
Zapisz i zatwierdź – opcja dostępna dodatkowo dla faktury zakupu, powoduje zapisanie oraz trwałe zatwierdzenie dokumentu.

Zamówienie u dostawcy

Jakie informacje znajdują się na formularzu Zamówienia u dostawcy?

Formularz Zamówienia u dostawcy to okno pozwalające na wprowadzenie do programu danych niezbędnych do wystawienia tego rodzaju dokumentu. Formularz ten składa się z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta grupuje kluczowe informacje logistyczne oraz transakcyjne i i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe -  zawiera następujące pola:
  • Schemat numeracji: Pole pozwalające na wybór schematu, według którego dokument zostanie ponumerowany. W zależności od konfiguracji wybranego schematu, z prawej strony automatycznie pojawi się numer dokumentu (składający się np. z numeru porządkowego, serii, magazynu i roku).
  • Nabywca (Kontrahent): Pole wyboru pozwalające na wskazanie z listy kontrahentów podmiotu, do którego kierowane jest zapotrzebowanie. Wpisanie w tym polu numeru NIP podmiotu, którego nie ma w bazie, spowoduje automatyczne wywołanie usługi pobierania danych z GUS.
  • Nazwa nabywcy: Pole tekstowe, które jest automatycznie wypełniane pełną nazwą na podstawie wybranej karty kontrahenta.
  • Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.
Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Dane transakcyjne -  zawiera następujące pola i parametry:
  • Data wystawienia: Pole określające datę wprowadzenia zamówienia do systemu. Domyślnie ustawione jest na datę bieżącą, z możliwością ręcznej edycji przez użytkownika.
  • Termin dostawy: pole określa przewidywaną datę pojawienia się zamówionego towaru na magazynie. Data może być wprowadzona ręcznie lub wyliczana automatycznie, jeśli w konfiguracji zdefiniowano domyślny czas realizacji zamówienia (liczba dni doliczana do daty wystawienia).
  • Rabat: Pole pozwalające na wprowadzenie ogólnego rabatu procentowego w nagłówku. Wprowadzona tu wartość będzie miała zastosowanie dla wszystkich pozycji dodanych na dokumencie. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
  • Forma płatności: Pole wyboru pozwalające na wskazanie formy płatności zdefiniowanej w programie. Domyślnie informacja ta jest przenoszona z karty wybranego dostawcy. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży?
  • Termin płatności: Pole określające ostateczny termin rozliczenia za zamówienie. Termin ten jest wyliczany na podstawie ustawień na karcie dostawcy lub powiązanej formy płatności. Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
  • Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN).
Pozycje - Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto). Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza zamówienia u dostawcy. Dodaną pozycję można edytować lub usunąć wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) dostępnego w wierszu przy pozycji. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury? Dodatkowe - Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Zakładka [Dokumenty] Dokumenty powiązane - Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których i do których Zamówienie u dostawcy zostało przekształcone (np. wygenerowane na podstawie Rezerwacji odbiorcy lub przekształcone do Faktury zakupu). Biblioteka dokumentów - Sekcja zawiera informacje o dokumentach znajdujących się w Bibliotece dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu Obieg dokumentów). Zadania i kontakty CRM - Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od posiadanego modułu CRM / CRM Plus). W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
  • Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Zamówienie u dostawcy (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega edycji).
Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Jakie informacje znajdują się na liście Zamówień u dostawcy?

Lista Zamówień u dostawcy ułatwia codzienne zarządzanie firmowym zaopatrzeniem oraz zapewnia pełną kontrolę nad zamówieniami wysyłanymi do kontrahentów. Lista ta jest dostępna z poziomu menu bocznego, wybierając Handel/ Zamówienia u dostawcy.  Wygląd listy i domyślne kolumny W domyślnym widoku na liście prezentowane są kolumny zawierające kluczowe informacje, takie jak: Numer dokumentu, Stan dokumentu, Status, Termin dostawy, Dostawca, NIP, Wartość netto oraz Wartość brutto. Na szczególną uwagę zasługują dwie kolumny określające bieżącą sytuację dokumentu:
  • Stan dokumentu: Określa możliwość edycji i ogólny stan zapisu. 
    • Dokument w stanie Wersja robocza (oznaczony na zielono) może być dowolnie modyfikowany lub usunięty. 
    • Dokument Zatwierdzony (w kolorze czarnym) blokuje swobodną edycję, ale to właśnie dla niego można generować kolejne dokumenty handlowe i magazynowe. 
    • Istnieją jeszcze stany Zamknięty (oznaczony kolorem czarnym)  oraz Anulowany  (kolor szary), dla których nie można tworzyć dokumentów powiązanych).
  • Status: Precyzyjnie informuje o stopniu realizacji zamówienia. W kolumnie tej mogą pojawić się wartości takie jak:
    • Puste pole – oznacza, że dane zamówienie nie jest jeszcze powiązane z żadnym innym dokumentem w programie.
    • W realizacji – ten status informuje, że do zamówienia utworzono już dokument handlowy lub magazynowy (np. Fakturę Zakupu, Fakturę Zaliczkową), ale dotyczy on tylko części pozycji. Oznacza to, że reszta towarów wciąż oczekuje na dostarczenie.
    • Zrealizowano – zamówienie zostało całkowicie sfinalizowane. Status ten pojawia się, gdy do dokumentu utworzono dokument handlowy lub magazynowy na jego całość.
Oprócz opisów etapów realizacji zamówienia, w kolumnie tej wyświetlane są również konkretne symbole. Informują one użytkownika o tym, jaki dokładnie typ dokumentu wynikowego został wygenerowany dla danego zamówienia. Należą do nich:
  • PZ – informuje, że do zamówienia utworzono dokument magazynowy w postaci Przyjęcia Zewnętrznego.
  • FZ – oznacza, że wygenerowano Fakturę Zakupu.
  • ZL – informuje, że w związku z danym zamówieniem wystawiona została Faktura Zaliczkowa.
  • RO – wskazuje, że została wygenerowana Rezerwacja Odbiorcy, która jest powiązana z tym zamówieniem.
Zobacz także: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach? Użytkownik może dopasować listę do swoich potrzeb, klikając ikonę trzech kropek (w prawym, górnym rogu nagłówka tabeli). Dostępna tam opcja Zarządzaj kolumnami pozwala na ukrywanie, dodawanie oraz zmienianie kolejności kolumn (np. wyciągnięcie kolumny z datą wystawienia, miastem, adresem, walutą lub uwagami i opisem dokumentu). Zobacz także: Jak dostosować widok i układ kolumn na listach? Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów W górnej części okna umieszczono rozbudowany panel filtrów, który ułatwia codzienne przeszukiwanie listy:
  • Szukaj po: To główne pole wyszukiwarki tekstowej. Pozwala na błyskawiczne odnalezienie zamówienia po jego numerze, NIP-ie lub fragmencie nazwy dostawcy.
  • Dostawca (Kontrahent): pole pozwala na zawężenie widoku tylko do dokumentów konkretnego dostawcy. Jeśli użytkownik filtruje listę po wybranym kontrahencie, a następnie wybierz przycisk Dodaj, nowe zamówienie u dostawcy od razu uzupełni się jego danymi.
  • Data wystawienia / Termin dostawy: Filtry z predefiniowanymi okresami np. Dzisiaj, Bieżący miesiąc, Poprzedni rok oraz możliwością wskazania dowolnego, niestandardowego zakresu dat. Domyślnie lista filtrowana jest po dacie wystawienia z bieżącego miesiąca.
  • Stan dokumentu: pole określa ogólny stan zapisu dokumentu: Wersja robocza, Zatwierdzony. Zamknięty, Anulowany.
  • Więcej filtrów: Opcja ta otwiera panel boczny z możliwością wejścia w szczegóły dotyczące filtrów. Użytkownik może tutaj odfiltrować listę np. wyłącznie do dokumentów w określonym przedziale wartości (Wartość netto od / do) lub w przedziale numeracji (Numer od:/ do:)
Zobacz także: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Zarządzanie i akcje dostępne z poziomu listy Nad listą w prawym, górnym rogu dostępne są następujące opcje:
  • Dodaj – przycisk generujący nowy formularz Zamówienia u dostawcy.
  • Drukuj / Eksportuj – z tego poziomu można wydrukować listę zamówień u dostawcy lub wyeksportować ją do pliku Microsoft Excel.
Dla pojedynczych zamówień kliknięcie w ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza pozwala na wywołanie opcji Usuń (przycisk dostępny i aktywny wyłącznie dla dokumentów mających status Wersja robocza) Zobacz także: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Dane transakcyjne

Zmiana algorytmu Netto/Brutto – jak program przelicza ceny na pozycjach?

Na formularzu dokumentu dostępne są parametry określające sposób jego wyliczania: od netto lub od brutto. Pełnią one funkcję informacyjną, wskazując, jaki algorytm obliczeniowy został zastosowany dla danej transakcji. Sposób wyliczania dokumentu jest automatycznie pobierany i przenoszony z ustawień zdefiniowanych na karcie wybranego kontrahenta.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) na dokumentach

Mechanizm podzielonej płatności (MPP, z ang. split payment) to rozwiązanie polegające na rozdzieleniu zapłaty za nabyty towar lub usługę. W ramach tej procedury kwota netto trafia na standardowy rachunek bankowy sprzedawcy, natomiast równowartość podatku VAT jest przelewana na dedykowany rachunek VAT. Program Comarch ERP Optima automatycznie weryfikuje, czy transakcja podlega pod obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności. Kontrola ta odbywa się podczas zapisywania następujących dokumentów handlowych:
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Faktury proforma.
Parametr MPP jest automatycznie zaznaczony na dokumentach, które łącznie spełniają poniższe warunki:
  • wszystkie daty na dokumencie są późniejsze niż 31.10.2019 r.,
  • przynajmniej jeden produkt dodany do dokumentu ma zaznaczony parametr MPP na swojej karcie (zakładka Dane podstawowe),
  • wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN,
  • kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie Krajowy lub Podatnikiem jest nabywca.
Parametr MPP zostanie zawsze zaznaczony na dokumencie – niezależnie od spełnienia powyższych warunków – jeżeli opcja ta została wcześniej zaznaczona na karcie wybranego kontrahenta (zakładka [Płatności]). Jeżeli dokument kwalifikuje się do mechanizmu MPP, a wybrana forma płatności nie jest powiązana z rachunkiem bankowym (np. gotówka), system wyświetli komunikat ostrzegawczy. W celu zatwierdzenia dokumentu wymagane jest wskazanie formy płatności typu przelew, powiązanej z odpowiednim rejestrem bankowym.