Lista faktur

Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?

Na listach dokumentów handlowych i magazynowych kluczowe informacje o etapie przetwarzania dokumentu prezentowane są w dwóch odrębnych kolumnach: Stan dokumentu oraz Status. Dla Faktur Sprzedaży dostępna jest ponadto dedykowana kolumna Status KSeF. Stan dokumentu Kolumna ta informuje o bieżącym etapie dokumentu oraz możliwości jego edycji. Zastosowana kolorystyka pozwala na szybką identyfikację statusu:
  • Wersja robocza (kolor zielony) – Dokument w trakcie edycji. Można go dowolnie modyfikować lub usunąć. Dokument w tym stanie nie generuje płatności, nie pomniejsza stanów magazynowych (nie może być przekształcony do dokumentów magazynowych) i nie jest księgowany.
  • Zatwierdzony (kolor czarny) – Dokument sfinalizowany, zablokowany do edycji (z wyjątkami, np. zmiana opisu czy kategorii, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia). Dokument ten tworzy płatność w preliminarzu i może generować ruch towarów (np. WZ). Można go przekształcać do innych dokumentów.
  • Zaksięgowany (kolor granatowy) – Dokument przeniesiony do Rejestru VAT i zaksięgowany. Nie podlega edycji. Zmiany są możliwe jedynie poprzez wystawienie korekty.
  • Anulowany (kolor szary) – Dokument unieważniony. Nie tworzy płatności, nie wpływa na magazyn i nie jest uwzględniany w deklaracjach.
  • Zamknięty (kolor czarny) – Stan specyficzny dla dokumentów takich jak Rezerwacja Odbiorcy czy Faktura Proforma. Oznacza zakończenie procesu obsługi dokumentu, nie można już do niego generować kolejnych dokumentów handlowych ani magazynowych.
  • Predekretowany (kolor czarny) – Stan występujący w przypadku księgowości kontowej, oznaczający dodanie predekretacji.
Status Kolumna ta zawiera kody literowe informujące o powiązaniach z innymi dokumentami, fiskalizacji lub statusie księgowym. Pełny opis kodu wyświetla się w formie podpowiedzi po najechaniu na niego kursorem myszy. Najczęściej spotykane oznaczenia:
  • V – Dokument przeniesiony do rejestru VAT.
  • F – Dokument zafiskalizowany (dotyczy Faktur i Paragonów).
  • #F – Błąd fiskalizacji (fiskalizacja nie powiodła się).
  • WZ – Do dokumentu handlowego wygenerowano Wydanie Zewnętrzne.
  • FS – Dokument powiązany z Fakturą Sprzedaży (np. Paragon przekształcony do Faktury).
  • PA – Dokument powstał na podstawie Paragonu.
  • RO – Dokument powiązany z Rezerwacją Odbiorcy.
  • PF – Dokument powiązany z Fakturą Proforma.
  • ZL – Dokument powiązany z Fakturą Zaliczkową.
  • ZD – Wygenerowano Zamówienie do Dostawcy (dotyczy Faktur Proforma i Rezerwacji odbiorcy).
  • PWP -  Wygenerowano Przyjęcie Wewnętrzne Produktu.
  • E – Dokument wyeksportowany (np. pracą rozproszoną).
  • W realizacji – Utworzono dokumenty realizujące tylko na część pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
  • Zrealizowano – Utworzono dokumenty realizujące na całość pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
  • Zrealizowano AW/ W realizacji AW – Do dokumentu utworzono awizo (dokument dla aplikacji Comarch EDI) (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
Status KSeF Kolumna ta zawiera aktualną informację o etapie przetwarzania dokumentu w Krajowym Systemie  e-Faktur. Może przyjmować następujące wartości:
  • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu.
  • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo.
  • Wysłano/ odebrano UPO – proces zakończony sukcesem, faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, otrzymano numer KSeF, dokument można anulować tylko w środowisku demo.   
  • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować na środowisku demo.
  • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, ma tym samym zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawienia dokumentu na zakładce [KSeF].
  • Nie dotyczy – dokument wyłączony z obsługi KSeF.
Zobacz także: Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych?

Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Na liście faktur sprzedaży dostępny jest pasek narzędziowy . Umożliwia on szybki dostęp do najważniejszych opcji obsługi dokumentów, w tym drukowania i eksportowania. Opcja Drukuj: Po ustawieniu kursora na przycisku pojawi się podpowiedź Drukuj, a po jego rozwinięciu użytkownik zobaczy podzieloną na kategorie listę dostępnych wydruków. Wydruk ustawiony jako domyślny jest oznaczony symbolem potwierdzenia , a kliknięcie ikony drukarki na pasku narzędzi spowoduje szybkie wywołanie domyślnego wydruku. Opcja Eksportuj: W obecnej wersji opcja eksportu dostępna pod przyciskiem Eksportuj jest ograniczona wyłącznie do eksportu listy dokumentów. Po rozwinięciu menu użytkownik będzie mógł wybrać opcję eksportu listy do pliku Microsoft Excel, co umożliwia szybkie przeniesienie danych do arkusza.

Jak dostosować widok i układ kolumn na listach?

Użytkownik ma możliwość dostosowania widoku na listach m.in. na liście faktur sprzedaży poprzez personalizację kolumn.  Podobnie jak w przypadku filtrów użytkownik może wybrać widoczne kolumny na liście oraz zmieniać ich kolejność. Personalizacja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzaj kolumnami, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku trzech kropek znajdującego się w prawym górnym rogu listy. Ponadto będzie mógł tworzyć własne widoki, które będą dostępne jako dodatkowe opcje wyboru obok widoku domyślnego. Dostosowanie widoku będzie możliwe z poziomu nagłówka listy, poprzez wskazanie jednego ze zdefiniowanych widoków dostępnych na liście rozwijanej. Dodanie nowego widoku możliwe jest za pomocą opcji Dodaj. Utworzony przez użytkownika widok można usunąć, zmienić mu nazwę lub zaktualizować go. Aby usunąć dodany widok lub zmienić mu nazwę, należy na liście widoków wybrać opcję Zarządzaj, a następnie na oknie Zarządzania widokami użytkownika poprzez rozwinięcie listy rozwijanej za pomocą ikony trzech kropek wybrać opcję Usuń lub Zmień nazwę. Jeżeli aktualnie wybrany widok na liście zostanie zmieniony, na przykład przez dodanie lub usunięcie kolumny albo zastosowanie nowego filtra, przy jego nazwie w polu wyboru pojawi się symbol gwiazdki , sygnalizujący wprowadzenie zmian w tym widoku. Aby dokonać aktualizacji danego widoku należy rozwinąć listę widoków i kliknąć w przycisk Aktualizuj.

Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście?

Użytkownik ma możliwość korzystania z następujących filtrów:
    • Szukaj po: numer dokumentu, NIP, Nabywca – pozwala ograniczyć listę do pozycji pasujących do wprowadzonej frazy.
    • Nabywca (Kontrahent) – umożliwia wyświetlenie dokumentów wystawionych na wskazanego kontrahenta.
    • Data sprzedaży / Data wystawienia – pozwala filtrować dokumenty według daty sprzedaży lub daty wystawienia.
    • Stan dokumentu – pozwala wybrać stan dokumentu: Wersja robocza, Predekretowany Zatwierdzony, Zaksięgowany, Anulowany.
    • Rodzaj dokumentu – umożliwia wybór typu dokumentu, np. faktura sprzedaży, korekty, faktura zaliczkowa, faktura VAT marża, dokumenty pierwotne, faktura z paragonem, faktura przeniesiona do rejestru VAT, faktura fiskalizacji.
    • Wartość netto od / Wartość netto do – pozwalają określić zakres wartości netto dokumentów.
    • Numer od / Numer do – pozwalają wskazać zakres numerów dokumentów do wyfiltrowania.
    • Status KSeF –  przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/ nie odebrano UPO, Wysłano/ odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy, Poza systemem
Użytkownik będzie miał możliwość zarządzania filtrami na liście faktur sprzedaży poprzez wybranie opcji Więcej filtrów znajdującej się w prawym górnym rogu okna. Po wybraniu tej opcji po prawej stronie pojawi się boczne menu z dodatkowymi filtrami. W bocznym menu użytkownik ma możliwość użycia dodatkowych filtrów, a także ich personalizacji. Personalizacja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzanie filtrami. W przypadku zastosowania dodatkowych filtrów, w domyślnym widoku listy pojawiają się elementy informacyjne :
  • Liczba aktywnych filtrów – w nawiasie obok etykiety wyświetlana jest liczba, która wskazuje, ile filtrów zostało użytych na liście.
  • Wskaźnik zastosowania filtrów dodatkowych – obok liczby aktywnych filtrów pojawia się zielony znacznik sygnalizujący, że na liście zostały użyte dodatkowe filtry spoza podstawowego zestawu.
Takie rozwiązanie umożliwia szybkie rozpoznanie, czy oraz ile dodatkowych filtrów zostało aktywowanych, co zwiększa przejrzystość pracy z listą dokumentów. Filtry na kolumnach Użytkownik ma możliwość zastosowanie filtrów w kolumnach. Funkcja dostępna jest po wybraniu opcji Pokaż/Ukryj filtry w kolumnach, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu listy. Tym sposobem użytkownik również w łatwy sposób może wyfiltrować interesujące go dokumenty. Filtrowanie z poziomu nagłówka wiersza na liście faktur sprzedaży działa wyłącznie na dokumentach prezentowanych na bieżącej stronie. Jeśli lista jest podzielona na strony (paginację), zastosowane filtry obejmują tylko rekordy widoczne aktualnie na wyświetlanej stronie. Dokumenty znajdujące się na pozostałych stronach nie będą objęte filtrowaniem, dopóki nie zostaną wyświetlone.

Jakie statusy są wyświetlane na liście faktury i co oznaczają?

Na liście faktur sprzedaży użytkownik może w szybki sposób sprawdzić stan danego dokumentu oraz jego powiązanie z innymi dokumentami. W kolumnie Status prezentowane są skrócone oznaczenia, które informują, czy dana faktura została np. utworzona z paragonu, przeniesiona do rejestru VAT, zafiskalizowana, wyeksportowana lub powiązana z dokumentami magazynowymi. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • Puste pole – statusu oznacza, że faktura nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
  • PA – oznacza, że faktura sprzedaży została utworzona z paragonu,
  • V – oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
  • F – wskazuje na zafiskalizowanie faktury sprzedaży. W przypadku, gdy fiskalizacja nie powiodła się status przyjmie wartość #F.
  • PF – faktura utworzona na podstawie faktury proforma,
  • ZL – faktura zaliczkowa,
  • RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy.
  • E – dokument został wyeksportowany.
  Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ – informuje o powiązaniu FS z wydaniem zewnętrznym,
  • RW – informuje o wygenerowaniu rozchodu wewnętrznego dla faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • DD – wskazuje fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
  • In – status związany z deklaracją Intrastat.
  • SN – status związany z SENT
  Wystarczy, że użytkownik najedzie kursorem na pole statusu, aby zobaczyć szczegółowy opis w formie podpowiedzi np. Faktura z paragonem, Faktura przeniesiona do rejestru VAT czy Faktura z wydaniem zewnętrznym. Dzięki temu użytkownik może natychmiast zorientować się, na jakim etapie znajduje się dokument oraz jakie operacje zostały na nim wykonane lub z jakimi innymi dokumentami jest powiązany.