Lista paragonów

Formularz Paragonu, który pojawia się po wciśnięciu na liście paragonów przycisku Dodaj, składa się z następujących zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe/JPK], [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] została podzielona na kluczowe sekcje, które ułatwiają wprowadzanie i zarządzanie informacjami dotyczącymi paragonu.

• Dane podstawowe: W tej sekcji wprowadza się kluczowe dane dokumentu, takie jak numer faktury oraz schemat numeracji. Podaje się tu również dane nabywcy, w tym kod kraju i numer NIP. Istotne są również daty wystawienia i sprzedaży, które mają wpływ na księgowość oraz terminy płatności. Dodatkowo można wpisać rabaty, formę oraz termin płatności, co ułatwia kontrolę finansową i planowanie zobowiązań. W razie potrzeby użytkownik ma też możliwość dodania nowego kontrahenta bezpośrednio z poziomu formularza paragonu. Dostępne funkcje zostały opisane poniżej:
  • W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury?
  • Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?
  • Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na dokumencie handlowym?
  • Jak zmienić formę płatności na dokumencie handlowym?
  • Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
• Pozycje: W tej sekcji dodaje się towary i usługi zawarte na paragonie. Można je wybierać z dostępnej listy produktów lub uzupełnić ręcznie. Każda pozycja wymaga uzupełnienia danych takich jak: ilość, cena jednostkowa, rabat oraz wartość.
  • Czy można ustawić różne rabaty dla poszczególnych pozycji?
  • Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu handlowego?
• Dodatkowe: W tym miejscu można wskazać nazwisko osoby odbierającej dokument, co zwiększa kontrolę nad obiegiem faktur w firmie. Numer listu przewozowego i rodzaj kuriera to pola, które usprawniają logistykę i pozwalają na szybsze śledzenie przesyłek. Opis faktury daje możliwość dodania indywidualnych uwag czy informacji, które nie mieszczą się w standardowych polach, a mogą mieć znaczenie operacyjne lub księgowe.
  • W jaki sposób dodać opis dokumentu?
  • W jaki sposób wskazać osobę odbierającą dokument handlowy?
  • W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?

Kolejna zakładka [Dane księgowe/JPK] umożliwia wprowadzenie oraz podgląd informacji podatkowych i księgowych, w tym stawek VAT, kategorii sprzedaży oraz odpowiednich kodów i atrybutów JPK niezbędnych do raportowania podatkowego i księgowego. Te dane są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatków oraz spełnienia wymogów sprawozdawczych wobec organów skarbowych. W wersji roboczej dokumentu możliwa jest edycja Kategorii sprzedaży (co pozwala na dostosowanie klasyfikacji sprzedaży przed zatwierdzeniem faktury). Natomiast pola dotyczące kodów JPK_V7 oraz atrybutów JPK_FA są tylko do podglądu.

• • Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie handlowym?
  • Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?

W zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane, pliki z biblioteki dokumentów oraz powiązania z zadaniami i kontaktami z CRM. Użytkownik ma dostęp do sekcji takich jak Dokumenty powiązane, Biblioteka dokumentów Zadania i kontakty CRM wyłącznie w trybie podglądu. W tych sekcjach można zobaczyć ogólne informacje, bez możliwości dodawania, edytowania czy przeglądania szczegółów powiązanych dokumentów, zadań lub kontaktów.

Kolumna Status na liście paragonów w Comarch ERP Optima określa szczegółowy status powiązania danego dokumentu z innymi procesami lub dokumentami w systemie. Pole może przyjmować następujące wartości: Puste pole – oznacza, że paragon nie jest powiązany z żadnym innym dokumentem, FS – paragon został przekształcony do faktury, V – oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT, F – paragon został zafiskalizowany, #F – oznacza, że fiskalizacja nie powiodła się. Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus: WZ – paragon powiązany z wydaniem zewnętrznym, RO – oznacza że paragon powstał z dokumentu rezerwacji odbiorcy, X – paragon jest przekształcony do dokumentu Tax Free. Wystarczy, że użytkownik najedzie kursorem na pole statusu, aby zobaczyć szczegółowy opis w formie podpowiedzi np. Utworzono fakturę, Paragon z wydaniem zewnętrznym. Dzięki temu może natychmiast zorientować się, na jakim etapie znajduje się dokument oraz jakie operacje zostały na nim wykonane lub z jakimi innymi dokumentami jest powiązany.

Usuwanie dokumentów jest możliwe jedynie dla paragonów znajdujących się w stanie Wersja robocza (na liście paragonów są one widoczne w kolorze zielonym). Dokumenty w innym stanie np. Zatwierdzony, Zaksięgowany nie podlegają kasowaniu. Jeśli podjęta zostanie próba usunięcia takiego dokumentu pojawi się komunikat: "[Numer dokumentu] - Nie wolno kasować dokumentów nie będących w buforze". Dokumenty można usuwać pojedynczo lub seryjnie (zbiorczo):

• usuwanie pojedynczego dokumentu Opcja Usuń jest dostępna pod ikoną trzech kropek, która pojawia się po wskazaniu konkretnego dokumentu z listy. Po jej wybraniu system wyświetla komunikat: Czy na pewno chcesz usunąć dokument [numer dokumentu]?". Wybranie opcji Usuń zamyka komunikat i trwale usuwa dokument z listy.
• usuwanie seryjne (zbiorcze): Operacja jest możliwa dla większej liczby zaznaczonych dokumentów. Na pasku podsumowań, który jest widoczny na dole listy. Po zaznaczeniu wybranych paragonów pojawi się opcja Usuń. System także wyświetli komunikat informujący użytkownika o trwałym usunięciu wybranych dokumentów. Po potwierdzeniu paragony zostaną nieodwracalnie usunięte.