Faktury proforma

Faktury proforma dostępne są w menu [Handel / Faktura proforma]. Dokument ten służy do przedstawienia oferty, przy czym nie generuje on płatności ani nie pomniejsza stanów magazynowych. Nowy formularz dodaje się z poziomu listy przyciskiem Dodaj. Składa się on z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane Księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe,.

• Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:

Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Dodatkowe dane o nabywcy: Na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje takie jak: Po terminie (kwota przeterminowanych płatności - w kolorze czerwonym), Zadłużenie (pomniejszone o nierozliczone wpłaty) oraz Informacje o nabywcy (informacja na temat sprzedaży z ostatnich 3 miesięcy oraz notatka z karty kontrahenta). Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola  Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?

• Pozycje 

Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto) .Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza Faktury proforma. Dodaną pozycję można edytować wybierając ikonę ołówka lub usunąć za pomocą ikony kosza. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.  Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?

• Dodatkowe 

Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie  przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe/ JPK] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje

• VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.

Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?

• Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.

Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze? Zakładka [Dokumenty]

• Dokumenty powiązane

Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Faktura proforma została przekształcona (np. Faktura sprzedaży, Rezerwacja odbiorcy).

• Biblioteka dokumentów

Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).

• Zadania i kontakty CRM

Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).

Lista faktur proforma jest dostępna z poziomu menu bocznego, na zakładce [Handel] i zawiera zestawienie wszystkich wystawionych Faktur proforma. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikatowy numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu.  Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:

• Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
• Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
• Zamknięty (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji; nie można utworzyć do niego żadnego dokumentu magazynowego ani handlowego.
• Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.

Status: Określa szczegółowy status powiązania Faktury proforma z innymi dokumentami. Pole może przyjmować następujące wartości:

• – status oznacza, że faktura proforma nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
• FS – oznacza, że do dokumentu została utworzona faktura sprzedaży,
• ZL – do faktury proforma została utworzona zaliczka,
• RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy.

Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:

• WZ – do faktury proforma zostało utworzone wydanie zewnętrzne,
• ZD – informuje o wygenerowaniu zamówienia u dostawcy dla faktury proforma.   

Data wystawienia: Informacja o dacie wystawienia faktury proforma w systemie. Nabywca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście  W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:

• Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista faktur proforma (sPrint).

• Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku w formacie Microsoft Excel.

Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?