Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych?

Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury VAT marża widnieje zakładka [KSeF]. Zawiera ona informacje o statusie wysyłki e-faktury oraz dane zwrotne z Krajowego Systemu e-Faktur.. W jej skład wchodzą niżej opisane elementy:
    • Numer KSeF – jest to unikalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. Numer ten jest zwracany bezpośrednio z systemu rządowego wraz z pobraniem UPO.
    • Numer referencyjny – numer zgłoszenia (sesji) nadany przez KSeF w momencie wysyłki dokumentu.
    • Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane po otrzymaniu UPO. Data ta jest kluczowa, ponieważ decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu prawnego i od tego momentu jest dostępna do pobrania dla nabywcy.
  • Link weryfikacyjny - link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO. Obok tego pola znajduje się przycisk Otwórz stronę www (ikona strzałki). Jego użycie pozwala na podgląd danych weryfikacyjnych dokumentu na serwerze rządowym w nowej karcie przeglądarki. Przycisk jest aktywny wyłącznie po wypełnieniu pola z linkiem.
Zakładka prezentuje również dwa rodzaje informacji o statusie przetwarzania dokumentu:
  • Status – pole, w którym wyświetlana jest szczegółowa informacja zwrotna z systemu KSeF o aktualnym stanie dokumentu, w tym komunikaty o ewentualnych błędach weryfikacji lub odrzuceniu faktury.
  • Status dokumentu – wewnętrzny status systemowy
Dodatkowo na zakładce [KSeF] użytkownik może zweryfikować:
  • Środowisko – informacja, czy dokument został wysłany na środowisko Produkcyjne czy Demo.
  • Dane operatorów – system rejestruje, który operator i kiedy wysłał dokument (pola: Operator wysyłający, Data wysłania) oraz kto i kiedy odebrał UPO (pola: Operator odbierający, Data odebrania).
  • Formę płatności –wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
  • Tryb pracy systemu - jest to pole edytowalne, umożliwiające użytkownikowi zmianę trybu bezpośrednio na wystawianym dokumencie. Wybrana informacja jest zapisywana wraz z dokumentem.Dostępne wartości w liście rozwijanej:
    • Online (Domyślny): Standardowa praca i wysyłka do KSeF.
    • Offline24: Świadoma decyzja użytkownika o wystawieniu faktury w trybie offline.
    • Offline (Niedostępność KSeF): Stosowany przy komunikatach MF o planowanych pracach serwisowych.
    • Awaria KSeF: Stosowany w przypadku ogłoszenia awarii przez MF.
    • Awaria całkowita: Tryb dla sytuacji kryzysowych.
    • Puste pole: Ustawiane dla dokumentów niewysyłanych do KSeF (zaznaczone 
opcje: Nie wysyłaj, Poza systemem lub Comarch EDI KSeF). Wybór trybu Offline (Niedostępność) lub Awaria KSeF powoduje pojawienie się pól Data od i Data do, służących do ewidencji czasu trwania problemów technicznych. Na dole zakładki znajdują się przełączniki wpływające na proces obsługi e-faktury:
  • Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – wyłącza fakturę z procesu wysyłki (status zmienia się na Nie dotyczy).
  • Poza systemem – umożliwia ręczną edycję wszystkich pól na zakładce KSeF (np. w celu uzupełnienia danych dla faktur historycznych). Zaznaczenie tego parametru ustawia status na Poza systemem i blokuje automatyczną wysyłkę.