Zatwierdzanie dokumentów

Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Formularze w programie posiadają dwie główne metody zapisu: Zapisz (do bufora) i Zapisz i zatwierdź (na stałe). Od tego wyboru zależy, czy dokument pozostanie w wersji roboczej (edytowalnej), czy zostanie trwale zatwierdzony w systemie.
Zapisz – wybór tego przycisku powoduje zapisanie dokumentu w stanie Wersja robocza (często określanym jako bufor). Dokumenty w tym stanie:
  • są w pełni edytowalne i mogą zostać usunięte,
  • na listach są wyróżnione kolorem zielonym,
  • nie generują skutków księgowych (nie podlegają księgowaniu),
  • nie mogą być przekształcane do innych dokumentów,
  • nie mogą zostać skorygowane (nie wystawia się do nich korekt).
  Zapisz i zatwierdź – wybór tego przycisku powoduje trwałe zatwierdzenie dokumentu i zmianę jego stanu na Zatwierdzony. Dokumenty w tym stanie:
  • nie podlegają modyfikacji w zakresie kluczowych danych (np. ilość, cena, stawka VAT), co zapewnia integralność transakcji,
  • w zależności od formy płatności tworzony jest odpowiedni zapis w preliminarzu (w przypadku gotówki może pojawić się okno Potwierdzenie wpłaty),
  • system przeprowadza weryfikację m.in. limitów kredytowych kontrahenta, stanów magazynowych oraz poprawności danych formalnych,
    • tylko takie dokumenty mogą zostać wysłane do KSeF, zafiskalizowane, przekształcone do dokumentów magazynowych, korygowane lub zaksięgowane,
    • mimo zatwierdzenia możliwa jest edycja wybranych informacji (jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia) takich jak: Opis, Kategoria, Atrybuty, Nazwisko osoby odbierającej dokument czy dane kuriera.
Zobacz także: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?

Jak wykonać seryjne zatwierdzanie Faktur sprzedaży z listy?

Funkcja seryjnego zatwierdzania umożliwia jednoczesną zmianę statusu wielu dokumentów z Wersji roboczej (bufor) na Zatwierdzony. Operacja ta dotyczy wyłącznie dokumentów oznaczonych kolorem zielonym.   Na liście dokumentów należy zaznaczyć wybrane pozycje, które mają zostać zatwierdzone. Po zaznaczeniu dokumentów na dole ekranu pojawi się pasek operacji seryjnych, na którym należy wybrać przycisk Zatwierdź. Następnie w wyświetlonym oknie komunikatu: Czy chcesz rozliczyć płatności dla wybranych dokumentów (liczba dokumentów)? - należy potwierdzić chęć wykonania operacji przyciskiem: Rozlicz (dokumenty zostaną automatycznie rozliczone przy zatwierdzaniu) bądź Nie rozliczaj (dokumenty zostaną zatwierdzone, ale pozostaną nierozliczone). Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu? W sytuacjach, gdy dokument nie spełnia warunków niezbędnych do zatwierdzenia (np. z powodu przekroczenia limitu kredytowego kontrahenta, braku stanów magazynowych lub ujemnej marży), pozostanie on w buforze. Szczegółowa informacja o przyczynie braku zmiany statusu zostanie wyświetlona w oknie raportu z przebiegu operacji. Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Jak działa okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty?

Okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty pojawia się automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu: Faktury sprzedaży, Paragonu, Faktury zakupu lub Wydania zewnętrznego (z płatnością), na którym wybrano formę płatności o typie gotówka lub karta (z terminem płatności 0 dni). Funkcja ta ma na celu usprawnienie obsługi kasowej poprzez szybkie wyliczenie reszty oraz automatyczne wygenerowanie zapisu w raporcie kasowym.
Ważne: Okno Potwierdzenie obciążenia karty pojawi się podczas zatwierdzania dokumentu wyłącznie wtedy, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową. Wprowadzanie wpłaty i wyliczanie reszty
  • Gotówka do zapłaty/ Do zapłaty: Program wyświetla pełną kwotę dokumentu.
  • Klient wpłaca: W tym polu należy wprowadzić faktyczną kwotę otrzymaną od kontrahenta.
  • Reszta do wydania/ Pozostaje do zapłaty: Program automatycznie wylicza różnicę, którą należy zwrócić klientowi.
Obsługa płatności częściowych Zachowanie programu w sytuacji, gdy wpisana kwota wpłaty jest mniejsza niż wartość dokumentu, zależy od uprawnień danego operatora:
  • Operator z uprawnieniami: Jeżeli użytkownik posiada zaznaczony parametr Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów, program pozwoli na wprowadzenie mniejszej kwoty w oknie potwierdzenia wpłaty. Dokument zostanie trwale zatwierdzony, ale jego status płatności będzie widoczny jako Częściowo rozliczony.
  • Operator bez uprawnień: Jeżeli użytkownik nie posiada tego prawa, przy próbie wpisania kwoty niższej niż wymagana, pole podświetli się na czerwono. Program wyświetli komunikat Podana kwota jest niższa niż suma do zapłaty/wypłaty i zablokuje możliwość zatwierdzenia dokumentu do momentu wpisania pełnej kwoty.
Finalizacja transakcji
  • Potwierdź: Naciśnięcie przycisku spowoduje, że system automatycznie wygeneruje zapis kasowo-bankowy (rozliczenie) i zmieni status dokumentu na Zatwierdzony.
  • Anuluj: Przycisk zamyka okno bez dokonywania rozliczenia. Proces zatwierdzania zostaje przerwany, a użytkownik powraca do formularza dokumentu.
  Ważne: Aby okno zadziałało poprawnie i dokument został zatwierdzony, w systemie musi istnieć otwarty raport kasowy na dany dzień. W przeciwnym razie system wyświetli komunikat o braku otwartego raportu i zablokuje operację. Zobacz także: Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Dlaczego nie można zatwierdzić dokumentu?

Zatwierdzenie dokumentu (zmiana statusu z Wersji roboczej na Zatwierdzony)  to moment, w którym system dokonuje ostatecznej weryfikacji poprawności danych. Jeżeli program blokuje tę operację, oznacza to, że dokument nie spełnia określonych wymogów księgowych, magazynowych lub handlowych. Poniżej znajduje się lista najczęstszych przyczyn blokady oraz wskazówki dotyczące ich rozwiązania:
  Wymogi dotyczące płatności i raportów kasowych  
  • Brak otwartego raportu kasowego: W przypadku, gdy jako formę płatności wybrano „gotówkę”, system wymaga, aby w module Kasa/Bank istniał otwarty raport kasowy na dzień wystawienia dokumentu. Brak raportu lub jego zamknięcie uniemożliwia zatwierdzenie dokumentu. Rozwiązanie: Należy utworzyć nowy raport kasowy z datą zgodną z datą dokumentu.
 
  • Limit płatności gotówkowych: W sytuacji próby zatwierdzenia faktury między przedsiębiorcami (B2B) płatnej gotówką, której wartość brutto przekracza 15 000 PLN, program wyświetli komunikat ostrzegawczy. Informuje on, że wydatku opłaconego w ten sposób nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Rozwiązanie: Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia dokumentu mimo ostrzeżenia lub powrotu do edycji formularza w celu zmiany formy płatności (np. na przelew).
 
  • Nieaktywny rejestr kasowo/ bankowy: Wybrana na dokumencie forma płatności (np. „przelew_mBank”) jest powiązana z rejestrem, który został oznaczony w konfiguracji jako nieaktywny.
Rozwiązanie: Należy wybrać formę płatności powiązaną z aktywnym rejestrem bankowym. Jeśli obecna forma jest poprawna, należy upewnić się, że w menu Kasa/Bank dany rejestr nie ma zaznaczonego parametru Nieaktywny.   Blokady handlowe i limity kontrahenta  
  • Przekroczenie limitu kredytowego: Blokada występuje, gdy kontrahent posiada przeterminowane płatności lub przekroczył przyznany mu limit kredytowy (kwotowy). Jeśli konfiguracja operatora zabrania sprzedaży w takiej sytuacji, zatwierdzenie dokumentu jest niemożliwe.
Rozwiązanie: Konieczne jest zwiększenie limitu kredytowego na karcie kontrahenta lub zatwierdzenie dokumentu przez operatora posiadającego odpowiednie uprawnienia (opcja Ostrzegaj dla parametru Zapis dokumentów do bufora/na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności).  
  • Blokada na karcie kontrahenta: Na karcie nabywcy (zakładka [Handlowe]) zaznaczono opcję Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.
Rozwiązanie: Weryfikacja i odznaczenie parametru Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.   Weryfikacja pozycji i stanów magazynowych  
  • Brak towaru na stanie lub konkretnej partii: Przy włączonej kontroli stanów magazynowych nie można zatwierdzić dokumentu wydającego towar, którego brakuje na stanie. Blokada wystąpi również, jeśli towar wymaga wskazania konkretnej partii (cechy), a nie została ona wybrana na dokumencie..
Rozwiązanie: Weryfikacja stanów magazynowych, partii lub historii towaru.  
  • Wartości zerowe lub brak pozycji: Dokument nie może zostać zatwierdzony, jeśli nie zawiera żadnych pozycji lub ich wartość wynosi 0.
Rozwiązanie: Uzupełnienie pozycji oraz ich cen.  
  • Naruszenie minimalnej marży/ maksymalnego rabatu: Operator nie posiadający odpowiednich uprawnień nie zatwierdzi dokumentu, na którym cena sprzedaży jest niższa od minimalnej marży lub udzielony rabat jest zbyt wysoki.
Rozwiązanie: Weryfikacja parametru Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu na karcie operatora.   Braki formalne i konfiguracyjne  
  • Kwestie numeracji: Problem z wygenerowaniem numeru dokumentu z powodu braku wymaganych składników w definicji serii.
Rozwiązanie: Uzupełnienie niekompletnej numeracji.  

Jak działa automatyczne rozliczanie płatności przy zatwierdzaniu dokumentu?

Program umożliwia automatyczne utworzenie dokumentu kasowego lub bankowego (rozliczenie) w momencie zmiany statusu dokumentu handlowego na Zatwierdzony. Zachowanie programu zależy od wybranej formy płatności oraz trybu zatwierdzania. Płatności natychmiastowe (gotówka, karta) - W przypadku zatwierdzania pojedynczego dokumentu (np. Faktury Sprzedaży, Paragonu) z formą płatności o typie gotówka lub karta (z terminem 0 dni), system automatycznie wyświetli okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty.
Zobacz także: Jak działa okno Potwierdzenie wpłaty gotówki/ obciążenia karty? Płatności odroczone (np. przelew) –  Jeśli na dokumencie wybrano formę płatności odroczonej (np. Przelew 7 dni), automatyczne rozliczenie nie następuje. Dokument zmienia status na Zatwierdzony, ale pozostaje w Preliminarzu jako Nierozliczony. Nie pojawiają się wówczas dodatkowe okna z potwierdzeniem wpłaty. Zatwierdzanie seryjne z listy –  Podczas zatwierdzania wielu dokumentów jednocześnie z poziomu listy, program wyświetli pytanie: Czy chcesz rozliczyć płatności dla wybranych dokumentów (liczba dokumentów). Użytkownik ma do wyboru opcje:
  • Rozlicz: System automatycznie generuje zapisy kasowe dla dokumentów gotówkowych/ opłacanych kartą.
  • Nie rozliczaj: Dokumenty zostaną zatwierdzone, ale pozostaną nierozliczone.
    • Anuluj: Operacja zostanie przerwana.
Uwaga: Jeśli na karcie kontrahenta, który został wskazany na dokumencie, na zakładce [Płatności] zaznaczono parametr Nie rozliczaj płatności, system nie wygeneruje zapisu kasowego, a płatność otrzyma status Nie podlega.