Zamówienie u dostawcy

Jakie informacje znajdują się na formularzu Zamówienia u dostawcy?

Formularz Zamówienia u dostawcy to okno pozwalające na wprowadzenie do programu danych niezbędnych do wystawienia tego rodzaju dokumentu. Formularz ten składa się z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta grupuje kluczowe informacje logistyczne oraz transakcyjne i i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe -  zawiera następujące pola:
  • Schemat numeracji: Pole pozwalające na wybór schematu, według którego dokument zostanie ponumerowany. W zależności od konfiguracji wybranego schematu, z prawej strony automatycznie pojawi się numer dokumentu (składający się np. z numeru porządkowego, serii, magazynu i roku).
  • Nabywca (Kontrahent): Pole wyboru pozwalające na wskazanie z listy kontrahentów podmiotu, do którego kierowane jest zapotrzebowanie. Wpisanie w tym polu numeru NIP podmiotu, którego nie ma w bazie, spowoduje automatyczne wywołanie usługi pobierania danych z GUS.
  • Nazwa nabywcy: Pole tekstowe, które jest automatycznie wypełniane pełną nazwą na podstawie wybranej karty kontrahenta.
  • Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.
Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Dane transakcyjne -  zawiera następujące pola i parametry:
  • Data wystawienia: Pole określające datę wprowadzenia zamówienia do systemu. Domyślnie ustawione jest na datę bieżącą, z możliwością ręcznej edycji przez użytkownika.
  • Termin dostawy: pole określa przewidywaną datę pojawienia się zamówionego towaru na magazynie. Data może być wprowadzona ręcznie lub wyliczana automatycznie, jeśli w konfiguracji zdefiniowano domyślny czas realizacji zamówienia (liczba dni doliczana do daty wystawienia).
  • Rabat: Pole pozwalające na wprowadzenie ogólnego rabatu procentowego w nagłówku. Wprowadzona tu wartość będzie miała zastosowanie dla wszystkich pozycji dodanych na dokumencie. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
  • Forma płatności: Pole wyboru pozwalające na wskazanie formy płatności zdefiniowanej w programie. Domyślnie informacja ta jest przenoszona z karty wybranego dostawcy. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży?
  • Termin płatności: Pole określające ostateczny termin rozliczenia za zamówienie. Termin ten jest wyliczany na podstawie ustawień na karcie dostawcy lub powiązanej formy płatności. Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
  • Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN).
Pozycje - Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto). Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza zamówienia u dostawcy. Dodaną pozycję można edytować lub usunąć wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) dostępnego w wierszu przy pozycji. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury? Dodatkowe - Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Zakładka [Dokumenty] Dokumenty powiązane - Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których i do których Zamówienie u dostawcy zostało przekształcone (np. wygenerowane na podstawie Rezerwacji odbiorcy lub przekształcone do Faktury zakupu). Biblioteka dokumentów - Sekcja zawiera informacje o dokumentach znajdujących się w Bibliotece dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu Obieg dokumentów). Zadania i kontakty CRM - Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od posiadanego modułu CRM / CRM Plus). W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
  • Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Zamówienie u dostawcy (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega edycji).
Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Jakie informacje znajdują się na liście Zamówień u dostawcy?

Lista Zamówień u dostawcy ułatwia codzienne zarządzanie firmowym zaopatrzeniem oraz zapewnia pełną kontrolę nad zamówieniami wysyłanymi do kontrahentów. Lista ta jest dostępna z poziomu menu bocznego, wybierając Handel/ Zamówienia u dostawcy.  Wygląd listy i domyślne kolumny W domyślnym widoku na liście prezentowane są kolumny zawierające kluczowe informacje, takie jak: Numer dokumentu, Stan dokumentu, Status, Termin dostawy, Dostawca, NIP, Wartość netto oraz Wartość brutto. Na szczególną uwagę zasługują dwie kolumny określające bieżącą sytuację dokumentu:
  • Stan dokumentu: Określa możliwość edycji i ogólny stan zapisu. 
    • Dokument w stanie Wersja robocza (oznaczony na zielono) może być dowolnie modyfikowany lub usunięty. 
    • Dokument Zatwierdzony (w kolorze czarnym) blokuje swobodną edycję, ale to właśnie dla niego można generować kolejne dokumenty handlowe i magazynowe. 
    • Istnieją jeszcze stany Zamknięty (oznaczony kolorem czarnym)  oraz Anulowany  (kolor szary), dla których nie można tworzyć dokumentów powiązanych).
  • Status: Precyzyjnie informuje o stopniu realizacji zamówienia. W kolumnie tej mogą pojawić się wartości takie jak:
    • Puste pole – oznacza, że dane zamówienie nie jest jeszcze powiązane z żadnym innym dokumentem w programie.
    • W realizacji – ten status informuje, że do zamówienia utworzono już dokument handlowy lub magazynowy (np. Fakturę Zakupu, Fakturę Zaliczkową), ale dotyczy on tylko części pozycji. Oznacza to, że reszta towarów wciąż oczekuje na dostarczenie.
    • Zrealizowano – zamówienie zostało całkowicie sfinalizowane. Status ten pojawia się, gdy do dokumentu utworzono dokument handlowy lub magazynowy na jego całość.
Oprócz opisów etapów realizacji zamówienia, w kolumnie tej wyświetlane są również konkretne symbole. Informują one użytkownika o tym, jaki dokładnie typ dokumentu wynikowego został wygenerowany dla danego zamówienia. Należą do nich:
  • PZ – informuje, że do zamówienia utworzono dokument magazynowy w postaci Przyjęcia Zewnętrznego.
  • FZ – oznacza, że wygenerowano Fakturę Zakupu.
  • ZL – informuje, że w związku z danym zamówieniem wystawiona została Faktura Zaliczkowa.
  • RO – wskazuje, że została wygenerowana Rezerwacja Odbiorcy, która jest powiązana z tym zamówieniem.
Zobacz także: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach? Użytkownik może dopasować listę do swoich potrzeb, klikając ikonę trzech kropek (w prawym, górnym rogu nagłówka tabeli). Dostępna tam opcja Zarządzaj kolumnami pozwala na ukrywanie, dodawanie oraz zmienianie kolejności kolumn (np. wyciągnięcie kolumny z datą wystawienia, miastem, adresem, walutą lub uwagami i opisem dokumentu). Zobacz także: Jak dostosować widok i układ kolumn na listach? Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów W górnej części okna umieszczono rozbudowany panel filtrów, który ułatwia codzienne przeszukiwanie listy:
  • Szukaj po: To główne pole wyszukiwarki tekstowej. Pozwala na błyskawiczne odnalezienie zamówienia po jego numerze, NIP-ie lub fragmencie nazwy dostawcy.
  • Dostawca (Kontrahent): pole pozwala na zawężenie widoku tylko do dokumentów konkretnego dostawcy. Jeśli użytkownik filtruje listę po wybranym kontrahencie, a następnie wybierz przycisk Dodaj, nowe zamówienie u dostawcy od razu uzupełni się jego danymi.
  • Data wystawienia / Termin dostawy: Filtry z predefiniowanymi okresami np. Dzisiaj, Bieżący miesiąc, Poprzedni rok oraz możliwością wskazania dowolnego, niestandardowego zakresu dat. Domyślnie lista filtrowana jest po dacie wystawienia z bieżącego miesiąca.
  • Stan dokumentu: pole określa ogólny stan zapisu dokumentu: Wersja robocza, Zatwierdzony. Zamknięty, Anulowany.
  • Więcej filtrów: Opcja ta otwiera panel boczny z możliwością wejścia w szczegóły dotyczące filtrów. Użytkownik może tutaj odfiltrować listę np. wyłącznie do dokumentów w określonym przedziale wartości (Wartość netto od / do) lub w przedziale numeracji (Numer od:/ do:)
Zobacz także: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Zarządzanie i akcje dostępne z poziomu listy Nad listą w prawym, górnym rogu dostępne są następujące opcje:
  • Dodaj – przycisk generujący nowy formularz Zamówienia u dostawcy.
  • Drukuj / Eksportuj – z tego poziomu można wydrukować listę zamówień u dostawcy lub wyeksportować ją do pliku Microsoft Excel.
Dla pojedynczych zamówień kliknięcie w ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza pozwala na wywołanie opcji Usuń (przycisk dostępny i aktywny wyłącznie dla dokumentów mających status Wersja robocza) Zobacz także: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?