Zapisy KPiR

W celu dodania zapisu w Księdze Przychodów i Rozchodów należy w prawym górnym rogu kliknąć przycisk Dodaj. Po otwarciu formularza należy uzupełnić dane w dwóch głównych sekcjach: Dane podstawowe oraz Kolumny KPiR. Dane podstawowe W tej części formularza należy uzupełnić kluczowe informacje identyfikujące zapis oraz podstawowe dane dotyczące dowodu. Obejmuje ona zarówno pola uzupełniane automatycznie, takie jak numer Lp oraz daty księgowania i operacji, jak i dane wymagające ręcznego wprowadzenia, w tym numer dowodu. Daty są domyślnie ustawione na bieżący dzień, z możliwością ich modyfikacji przez użytkownika. W przypadku konfiguracji wielozakładowej konieczne jest również wskazanie właściwego zakładu. Numer KSeF jest pobierany automatycznie, jeśli dokument pochodzi z rejestru VAT. W innych przypadkach pozostaje dostępny do edycji ręcznej. Po wyborze kontrahenta program automatycznie uzupełnia jego nazwę, kod kraju oraz NIP, co umożliwia jego jednoznaczną identyfikację. Sekcja obejmuje również informacje uzupełniające, takie jak kategoria zapisu, opis, uwagi oraz oznaczenia dotyczące kosztów B+R.   Kolumny KPiR Sekcja służy do przypisywania wartości liczbowych do odpowiednich kolumn Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W tabeli widoczne są numery i nazwy kolumn oraz przypisane wartości. Aby wprowadzić lub zmodyfikować wartości, należy:

• wybrać odpowiedni wiersz i kliknąć ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza,
• wybrać opcję Edytuj,
• wprowadzić wartość w polu Kwota,

zatwierdzić wprowadzoną kwotę przyciskiem Wartości w polach 11. Razem przychód oraz 16. Razem wydatki są aktualizowane automatycznie przez program na podstawie sumy kwot wprowadzonych w kolumnach składowych. Wprowadzone zmiany są uwzględniane po zapisaniu formularza przyciskiem Zapisz w buforze.

Edycja danych na zapisie księgowym w KPiR jest możliwa wyłącznie w przypadku zapisów znajdujących się w buforze. W tym stanie zapis pozostaje edytowalny, a użytkownik może modyfikować większość jego pól. Wyjątek stanowi numer KSeF, który podlega odrębnej zasadzie. W przypadku zapisów pochodzących z rejestru VAT pole to jest zablokowane i nie podlega edycji. Natomiast dla zapisów wprowadzonych ręcznie do KPiR numer KSeF pozostaje edytowalny. Zapis zaksięgowany lub skreślony ma charakter tylko do odczytu, co oznacza brak możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian - dostępny jest wyłącznie podgląd danych. Aby edytować zapis znajdujący się w buforze, należy kliknąć jego numer na liście zapisów. Spowoduje to otwarcie formularza w trybie edycji, w którym pola są aktywne i dostępne do modyfikacji. Po wprowadzeniu odpowiednich zmian należy zapisać formularz przyciskiem Zapisz w buforze  w prawym dolnym rogu okna, aby modyfikacje zostały uwzględnione.

Użytkownik na liście zapisów KPiR ma możliwość korzystania z następujących filtrów:

• Szukaj po: numer dokumentu, opis - pozwala ograniczyć listę do pozycji pasujących do wprowadzonej frazy

• Stan zapisu księgowego- pozwala ograniczyć listę do zapisów księgowych o określonym stanie: W buforze, Zaksięgowany lub Skreślony

• Data- pozwala ograniczyć listę zapisów księgowych do wskazanego zakresu dat. Dostępne opcje to: Bieżący miesiąc, Poprzedni miesiąc, Bieżący rok, Poprzedni rok, Niestandardowy zakres dat.

• Podmiot (Kontrahent)- umożliwia wyświetlanie zapisów księgowych powiązanych ze wskazanym kontrahentem.

Użytkownik ma możliwość zarządzania filtrami na liście zapisów KPiR poprzez wybranie opcji Więcej filtrów znajdującej się w prawym górnym rogu okna. Po wybraniu tej opcji po pojawi się boczne menu z dodatkowymi filtrami. W bocznym menu użytkownik ma możliwość użycia dodatkowych filtrów. Funkcja dostępna jest przy użyciu opcji Zarządzanie filtrami. W przypadku zastosowania dodatkowych filtrów, w domyślnym widoku listy pojawiają się elementy informacyjne

• Liczba aktywnych filtrów – w nawiasie obok etykiety wyświetlana jest liczba, która wskazuje, ile dodatkowych filtrów zostało użytych na liście.
• Wskaźnik zastosowania filtrów dodatkowych – obok liczby aktywnych filtrów pojawia się zielony znacznik sygnalizujący, że na liście zostały użyte dodatkowe filtry spoza podstawowego zestawu.

Takie rozwiązanie umożliwia szybkie rozpoznanie, czy oraz ile dodatkowych filtrów zostało aktywowanych, co zwiększa przejrzystość pracy z listą zapisów. Filtry w kolumnach Użytkownik ma możliwość zastosowania filtrów w kolumnach. Funkcja dostępna jest po wybraniu opcji Pokaż/Ukryj filtry w kolumnach, która jest dostępna po naciśnięciu przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu listy. Tym sposobem użytkownik również w łatwy sposób może wyfiltrować interesujące go dokumenty.

Aby wyeksportować listę zapisów KPiR, należy z poziomu Księgowość > Zapisy KPiR w prawym górnym rogu kliknąć ikonę Eksportuj. Operacja ta eksportuje wszystkie dane z bieżącego widoku do pliku Excel w formie tabeli. W pliku uwzględnione zostaną wszystkie widoczne dane wraz z zastosowanymi filtrami.

Aby otworzyć podgląd zapisu księgowego, należy kliknąć jego numer na liście zapisów KPiR.

Na liście zapisów KPiR, prezentowane są następujące dane:

• Lp – numer porządkowy zapisu na liście
• Data księgowania - data, pod jaką dany zapis został ujęty w zapisach KPiR
• Numer dokumentu - numer zapisu księgowego. Kliknięcie w numer dokumentu powoduje otwarcie podglądu formularza danego zapisu księgowego.
• Kontrahent - nazwa kontrahenta, którego dotyczy zapis księgowy
• Przychód - wartość przychodu wyrażona w walucie PLN
• Rozchód - wartość rozchodu wyrażona w walucie PLN
• Kolumna KPiR - numer kolumny, w której znajduje się kwota danego zapisu. Jeśli na jednym zapisie księgowym występują wartości w co najmniej dwóch różnych kolumnach, wówczas kolumna KPiR przyjmuje wartość: Różne. Gdy na zapisie księgowym nie ma określonej kwoty, w kolumnie wyświetlany jest znak „ - ”.
• Stan zapisu księgowego - określa aktualny status zapisu księgowego i może przyjmować wartości: W buforze, Zaksięgowany lub Skreślony
• Opis - dodatkowa informacja opisowa dotycząca zapisu księgowego
• Kategoria - kategoria przypisana do zapisu księgowego

Na górze listy znajduje się pole wyszukiwania, które umożliwia filtrowanie listy zapisów KPiR według numeru dokumentu lub opisu. Obok pola wyszukiwania znajduje się filtr Stan zapisu księgowego, który pozwala wyświetlić zapisy o określonym stanie: W buforze, Zaksięgowany lub Skreślony. Dodatkowo listę zapisów można zawęzić, wskazując zakres dat oraz podmiot (kontrahenta). Informacje na temat filtrowania na liście zapisów KPiR znajdują się w artykule Jak filtrować i wyszukiwać zapisy KPiR na liście? Ponadto, istnieje możliwość sortowania listy zapisów KPiR według wybranej kolumny, co pozwala na uporządkowanie listy zgodnie z potrzebami użytkownika.