Faktury Sprzedaży i Paragony

Lista paragonów prezentuje zestawienie dokumentów handlowych potwierdzających dokonanie sprzedaży detalicznej towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jest dostępna z poziomu bocznego panelu nawigacyjnego: zakładka [Handel / Paragony]. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikalny numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu. Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:

• Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
• Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
• Predekretowany (kolor czarny): stan związany z dodaniem predekretacji na dokument. Stan ten występuje w przypadku księgowości kontowej.
• Zaksięgowany (kolor granatowy): Dokument przeniesiony do Rejestru VAT lub zaksięgowany, nie podlega edycji, może być przekształcany do innych dokumentów.
• Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.

Status: Określa szczegółowy status powiązania paragonu z innymi dokumentami. Pole to może przyjmować następujące wartości:

• – status oznacza, że dokument nie jest powiązany z żadnym innym dokumentem,
• FS – paragon został przekształcony do faktury,
• V –  oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
• F – oznacza, że dokument został zafiskalizowany,
• #F –  status informujący o niepowodzeniu fiskalizacji.

Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:

• WZ – informuje o powiązaniu paragonu z wydaniem zewnętrznym,
• RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy,
• X – dokument jest przekształcony do dokumentu Tax Free.

Data wystawienia: informacja o dacie wystawienia paragonu w systemie. Nabywca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Kody JPK_V7: kolumna zawierająca kody JPK_V7 przypisane do dokumentu. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście  W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:

• Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista paragonów (sPrint), Ewidencja zwrotów/ reklamacji (sPrint), Ewidencja pomyłek dla kasy rejestrującej (sPrint).

• Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku w formacie Microsoft Excel.

Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?  

Lista faktur sprzedaży prezentuje zestawienie dokumentów handlowych potwierdzających dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jest dostępna z poziomu bocznego panelu nawigacyjnego: zakładka [Handel/ Faktury sprzedaży]. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikalny numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu. Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:

• Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
• Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
• Predekretowany (kolor czarny): stan związany z dodaniem predekretacji na dokument. Stan ten występuje w przypadku księgowości kontowej.
• Zaksięgowany (kolor granatowy): Dokument przeniesiony do Rejestru VAT lub zaksięgowany, nie podlega edycji, może być przekształcany do innych dokumentów.
• Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.

Status: Określa szczegółowy status powiązania faktury z innymi dokumentami. Pole to może przyjmować następujące wartości:

• – status oznacza, że dokument nie jest powiązany z żadnym innym dokumentem,
• PA – faktura została utworzona z paragonu,
• V –  oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
• F – oznacza, że dokument został zafiskalizowany,
• #F –  status informujący o niepowodzeniu fiskalizacji,
• PF – dokument powiązany z fakturą proforma,
• ZL – faktura zaliczkowa,
• RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy,
• E – dokument został wyeksportowany.

Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:

• WZ - informuje o powiązaniu faktury z wydaniem zewnętrznym,
• RW - informuje o wygenerowaniu rozchodu wewnętrznego dla faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/ PA,
• DD - wskazuje fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD),
• In -  status związany z deklaracją Intrastat,
• SN - status związany z SENT,
• WKA - status związany z wydaniem kaucyjnym.

Data wystawienia: informacja o dacie wystawienia faktury w systemie. Nabywca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Numer KSeF: numer faktury pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO. Status KSeF: status wysyłki KSeF.   Zobacz także: Statusy KSeF na liście faktur – jak szybko sprawdzić stan dokumentów?      Kody JPK_V7: kolumna zawierająca kody JPK_V7 przypisane na dokument. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście  W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:

• Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista faktur sprzedaży (sPrint).

• Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku w formacie Microsoft Excel.

Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?  

Formularz Paragonu, który pojawia się po wciśnięciu na liście paragonów przycisku Dodaj, składa się z następujących zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe/JPK], [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] została podzielona na kluczowe sekcje, które ułatwiają wprowadzanie i zarządzanie informacjami dotyczącymi paragonu.

• Dane podstawowe: W tej sekcji wprowadza się kluczowe dane dokumentu, takie jak numer faktury oraz schemat numeracji. Podaje się tu również dane nabywcy, w tym kod kraju i numer NIP. Istotne są również daty wystawienia i sprzedaży, które mają wpływ na księgowość oraz terminy płatności. Dodatkowo można wpisać rabaty, formę oraz termin płatności, co ułatwia kontrolę finansową i planowanie zobowiązań. W razie potrzeby użytkownik ma też możliwość dodania nowego kontrahenta bezpośrednio z poziomu formularza paragonu. Dostępne funkcje zostały opisane poniżej:
  • W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury?
  • Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?
  • Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na dokumencie handlowym?
  • Jak zmienić formę płatności na dokumencie handlowym?
  • Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
• Pozycje:Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość.Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza paragonu (edycja na liście).Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
  • Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
  • Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
  Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.
  • Czy można ustawić różne rabaty dla poszczególnych pozycji?
  • Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu handlowego?
• Dodatkowe: W tym miejscu można wskazać nazwisko osoby odbierającej dokument, co zwiększa kontrolę nad obiegiem faktur w firmie. Numer listu przewozowego i rodzaj kuriera to pola, które usprawniają logistykę i pozwalają na szybsze śledzenie przesyłek. Opis faktury daje możliwość dodania indywidualnych uwag czy informacji, które nie mieszczą się w standardowych polach, a mogą mieć znaczenie operacyjne lub księgowe.
  • W jaki sposób dodać opis dokumentu?
  • W jaki sposób wskazać osobę odbierającą dokument handlowy?
  • W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?

Kolejna zakładka [Dane księgowe/JPK] umożliwia wprowadzenie oraz podgląd informacji podatkowych i księgowych, w tym stawek VAT, kategorii sprzedaży oraz odpowiednich kodów i atrybutów JPK niezbędnych do raportowania podatkowego i księgowego. Te dane są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatków oraz spełnienia wymogów sprawozdawczych wobec organów skarbowych. W wersji roboczej dokumentu możliwa jest edycja Kategorii sprzedaży (co pozwala na dostosowanie klasyfikacji sprzedaży przed zatwierdzeniem faktury). Natomiast pola dotyczące kodów JPK_V7 oraz atrybutów JPK_FA są tylko do podglądu.

• • Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie handlowym?
  • Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?

W zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane, pliki z biblioteki dokumentów oraz powiązania z zadaniami i kontaktami z CRM. Użytkownik ma dostęp do sekcji takich jak Dokumenty powiązane, Biblioteka dokumentów Zadania i kontakty CRM wyłącznie w trybie podglądu. W tych sekcjach można zobaczyć ogólne informacje, bez możliwości dodawania, edytowania czy przeglądania szczegółów powiązanych dokumentów, zadań lub kontaktów. Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:

• Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
• Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
• Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Paragon (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji).

Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Usuwanie dokumentów jest możliwe jedynie dla paragonów znajdujących się w stanie Wersja robocza (na liście paragonów są one widoczne w kolorze zielonym). Dokumenty w innym stanie np. Zatwierdzony, Zaksięgowany nie podlegają kasowaniu. Jeśli podjęta zostanie próba usunięcia takiego dokumentu pojawi się komunikat: "[Numer dokumentu] - Nie wolno kasować dokumentów nie będących w buforze". Dokumenty można usuwać pojedynczo lub seryjnie (zbiorczo):

• usuwanie pojedynczego dokumentu Opcja Usuń jest dostępna pod ikoną trzech kropek, która pojawia się po wskazaniu konkretnego dokumentu z listy. Po jej wybraniu system wyświetla komunikat: Czy na pewno chcesz usunąć dokument [numer dokumentu]?". Wybranie opcji Usuń zamyka komunikat i trwale usuwa dokument z listy.
• usuwanie seryjne (zbiorcze): Operacja jest możliwa dla większej liczby zaznaczonych dokumentów. Na pasku podsumowań, który jest widoczny na dole listy. Po zaznaczeniu wybranych paragonów pojawi się opcja Usuń. System także wyświetli komunikat informujący użytkownika o trwałym usunięciu wybranych dokumentów. Po potwierdzeniu paragony zostaną nieodwracalnie usunięte.

Opcja dodania Faktury sprzedaży dostępna jest w menu [Handel/ Faktury sprzedaży]. Aby otworzyć formularz należy wybrać przycisk Dodaj. Formularz zawiera zakładki: [Dane podstawowe], [Dane księgowe / JPK], [Dokumenty] oraz [KSeF]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe.

• Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:

Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji. Zobacz także:  W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym? W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola  Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych? Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen FS, WZ, WKA na karcie operatora. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym? Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta, natomiast użytkownik posiada możliwość jej zmiany bezpośrednio na formularzu.  Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży? Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu? Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto. MPP - parametr dotyczący Mechanizmu podzielonej płatności. Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN). Zobacz także: Mechanizm podzielonej płatności (MPP) na dokumentach

• Pozycje 

Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::

• Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
• Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).

Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?

• Dodatkowe 

Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę? Numer listu przewozowego: informacja o numerze listu przewozowego. Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy.  Zobacz także: W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru? Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu? Zakładka [Dane księgowe/ JPK] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje

• VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.

Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?

• Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.

Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze?

• Kody JPK_V7: Tabela umożliwiająca przypisanie kodów towarowych i proceduralnych wymaganych do prawidłowego raportowania w deklaracjach JPK_V7.

• Atrybuty JPK_FA: Tabela przeznaczona do oznaczania dokumentu atrybutami, które są niezbędne na potrzeby wygenerowania struktury pliku JPK_FA.

Zakładka [Dokumenty]

• Dokumenty powiązane

Sekcja zawiera informacje o dokumentach, do których Faktura została przekształcona (np. Wydanie zewnętrzne).

• Biblioteka dokumentów

Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).

• Zadania i kontakty CRM

Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). Zakładka [KSeF] Zakładka [KSeF] gromadzi wszystkie kluczowe informacje dotyczące statusu wysyłki dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, dane zwrotne (takie jak numer KSeF i UPO) oraz parametry określające tryb wysyłki. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule:  Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych? W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto, Zapłacono oraz Pozostaje. Z tego poziomu dostępne są również przyciski: Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Fakturę, dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji. Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?