Zakupy i Zamówienia

Co znajduje się na formularzu Faktury Zakupu?

Formularz Faktury zakupu to okno pozwalające na wprowadzenie do programu niezbędnych danych w celu wystawienia dokumentu kosztowego (Faktury zakupu). Formularz ten podzielony jest na zakładki [Dane podstawowe] oraz [Dane księgowe / JPK], a także [Dokumenty] oraz [KSeF]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta grupuje kluczowe informacje logistyczne i handlowe dotyczące transakcji. Została ona podzielona na cztery główne sekcje:
  • Dane podstawowe: Znajdują się tu informacje identyfikujące dokument i dostawcę, takie jak: schemat numeracji, Dostawca (Kontrahent), nazwa dostawcy, kod kraju i NIP. Jednym z najważniejszych elementów jest tutaj pole Numer obcy, które służy do wprowadzenia oryginalnego numeru faktury (dokumentu źródłowego) nadanego i otrzymanego od dostawcy. Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu  dokumentu? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola:
    • Data wystawienia / Data zakupu: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę zakupu. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych. Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?
    • Data wpływu: Kluczowa data dla celów podatkowych, określająca moment otrzymania dokumentu przez firmę. W przeciwieństwie do daty wystawienia, modyfikacja daty wpływu nie aktualizuje automatycznie daty zakupu.
    • Forma płatności: Pole wyboru z listą zdefiniowanych w programie płatności. Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta wskazanego na dokumencie. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem kasowo-bankowym. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na dokumencie?
    • Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta). Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu? Jak system wylicza ilość dni do zapłaty?
    • Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Wprowadzenie nowej wartości na dokumencie posiadającym już pozycje wywołuje komunikat z pytaniem o przeliczenie rabatów dla istniejących elementów. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
    • Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
    • Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN).
  • Pozycje: Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto). Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza Faktury zakupu. Dodaną pozycję można edytować lub usunąć wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) dostępnego w wierszu przy pozycji. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?
  • Dodatkowe: Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument:
    • Nazwisko osoby wystawiającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego na jego karcie jako domyślny. Użytkownik może również wybrać inną osobę z listy przypisanych przedstawicieli lub wpisać imię i nazwisko bezpośrednio w pole (maksymalnie do 40 znaków). Dane te zostaną zapamiętane na dokumencie i przeniesione na wydruk. Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą lub wystawiającą fakturę?
    • Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu (do 1024 znaków), który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu. Domyślnie, w przypadku dokumentów powiązanych (np. na Korekcie Ilości), wartość tego pola jest przenoszona z dokumentu korygowanego. Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu?
Zakładka [Dane księgowe / JPK] Zakładka ta służy do obsługi informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dokumentu w systemie księgowym. Składa się z czterech sekcji:
  • VAT: Tabela podsumowująca wyliczone podatki, domyślnie filtrowana po stawkach (rosnąco). Zawiera kolumny: Stawka, Netto, VAT, Brutto, Waluta. Należy pamiętać, że dane w tej sekcji są wyliczane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych pozycji i nie podlegają bezpośredniej, ręcznej edycji. Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?
  • Kody JPK_V7 i Atrybuty JPK_FA: Dwie sekcje służące do opisywania dokumentu znacznikami wymaganymi przy generowaniu plików JPK. Kody JPK_V7 (np. kody towarowe) mogą pojawiać się tu automatycznie, jeśli zostały wcześniej przypisane na karcie kontrahenta lub produktu. Z kolei w sekcji Atrybuty JPK_FA tabela wyświetla atrybuty dla pliku JPK_FA. Zobacz także: W jaki sposób dodać atrybut JPK_FA do dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu ?
Zakładka [Dokumenty]
  • Dokumenty powiązane: Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Faktura zakupu została przekształcona (np. korekty, Zamówienie u dostawcy lub Przyjęcie zewnętrzne).
  • Biblioteka dokumentów: Sekcja umożliwia powiązanie Faktury zakupu z dowolnym dokumentem z modułu Obieg dokumentów (widoczność sekcji zależy od zalogowania do modułu Obieg dokumentów).
  • Zadania i kontakty CRM: Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność sekcji zależy od zalogowania do modułu CRM lub CRM Plus).
Zakładka [KSeF] Zakładka agregująca kluczowe parametry związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Pojawiają się tam dane (m.in. Numer KSeF, Data przyjęcia w KSeF, Środowisko, Link weryfikacyjny) zwracane bezpośrednio z KSeF po otrzymaniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Zobacz także: Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych? Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto, Zapłacono oraz Pozostaje. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
Zapisz i zatwierdź – opcja dostępna dodatkowo dla faktury zakupu, powoduje zapisanie oraz trwałe zatwierdzenie dokumentu.

Jakie informacje znajdują się na formularzu Zamówienia u dostawcy?

Formularz Zamówienia u dostawcy to okno pozwalające na wprowadzenie do programu danych niezbędnych do wystawienia tego rodzaju dokumentu. Formularz ten składa się z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane księgowe] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta grupuje kluczowe informacje logistyczne oraz transakcyjne i i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe -  zawiera następujące pola:
  • Schemat numeracji: Pole pozwalające na wybór schematu, według którego dokument zostanie ponumerowany. W zależności od konfiguracji wybranego schematu, z prawej strony automatycznie pojawi się numer dokumentu (składający się np. z numeru porządkowego, serii, magazynu i roku).
  • Nabywca (Kontrahent): Pole wyboru pozwalające na wskazanie z listy kontrahentów podmiotu, do którego kierowane jest zapotrzebowanie. Wpisanie w tym polu numeru NIP podmiotu, którego nie ma w bazie, spowoduje automatyczne wywołanie usługi pobierania danych z GUS.
  • Nazwa nabywcy: Pole tekstowe, które jest automatycznie wypełniane pełną nazwą na podstawie wybranej karty kontrahenta.
  • Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.
Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży? Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży? Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji? Dane transakcyjne -  zawiera następujące pola i parametry:
  • Data wystawienia: Pole określające datę wprowadzenia zamówienia do systemu. Domyślnie ustawione jest na datę bieżącą, z możliwością ręcznej edycji przez użytkownika.
  • Termin dostawy: pole określa przewidywaną datę pojawienia się zamówionego towaru na magazynie. Data może być wprowadzona ręcznie lub wyliczana automatycznie, jeśli w konfiguracji zdefiniowano domyślny czas realizacji zamówienia (liczba dni doliczana do daty wystawienia).
  • Rabat: Pole pozwalające na wprowadzenie ogólnego rabatu procentowego w nagłówku. Wprowadzona tu wartość będzie miała zastosowanie dla wszystkich pozycji dodanych na dokumencie. Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
  • Forma płatności: Pole wyboru pozwalające na wskazanie formy płatności zdefiniowanej w programie. Domyślnie informacja ta jest przenoszona z karty wybranego dostawcy. Zobacz także: Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży?
  • Termin płatności: Pole określające ostateczny termin rozliczenia za zamówienie. Termin ten jest wyliczany na podstawie ustawień na karcie dostawcy lub powiązanej formy płatności. Zobacz także: Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?
  • Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
  • Wartość podlegająca MPP: Jeśli na dokumencie znajdzie się towar objęty obowiązkowym Mechanizmem podzielonej płatności (został zaznaczony odpowiedni parametr na karcie produktu), a kwota brutto całego dokumentu przekracza 15 000 PLN, system w tym polu wyświetli zsumowaną dla całego dokumentu wartość podlegającą MPP (w PLN).
Pozycje - Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto). Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza zamówienia u dostawcy. Dodaną pozycję można edytować lub usunąć wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) dostępnego w wierszu przy pozycji. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury? Dodatkowe - Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Zakładka [Dokumenty] Dokumenty powiązane - Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których i do których Zamówienie u dostawcy zostało przekształcone (np. wygenerowane na podstawie Rezerwacji odbiorcy lub przekształcone do Faktury zakupu). Biblioteka dokumentów - Sekcja zawiera informacje o dokumentach znajdujących się w Bibliotece dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu Obieg dokumentów). Zadania i kontakty CRM - Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od posiadanego modułu CRM / CRM Plus). W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
  • Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
  • Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
  • Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza Zamówienie u dostawcy (dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega edycji).
Zobacz także:  Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Jakie informacje znajdują się na liście Zamówień u dostawcy?

Lista Zamówień u dostawcy ułatwia codzienne zarządzanie firmowym zaopatrzeniem oraz zapewnia pełną kontrolę nad zamówieniami wysyłanymi do kontrahentów. Lista ta jest dostępna z poziomu menu bocznego, wybierając Handel/ Zamówienia u dostawcy.  Wygląd listy i domyślne kolumny W domyślnym widoku na liście prezentowane są kolumny zawierające kluczowe informacje, takie jak: Numer dokumentu, Stan dokumentu, Status, Termin dostawy, Dostawca, NIP, Wartość netto oraz Wartość brutto. Na szczególną uwagę zasługują dwie kolumny określające bieżącą sytuację dokumentu:
  • Stan dokumentu: Określa możliwość edycji i ogólny stan zapisu. 
    • Dokument w stanie Wersja robocza (oznaczony na zielono) może być dowolnie modyfikowany lub usunięty. 
    • Dokument Zatwierdzony (w kolorze czarnym) blokuje swobodną edycję, ale to właśnie dla niego można generować kolejne dokumenty handlowe i magazynowe. 
    • Istnieją jeszcze stany Zamknięty (oznaczony kolorem czarnym)  oraz Anulowany  (kolor szary), dla których nie można tworzyć dokumentów powiązanych).
  • Status: Precyzyjnie informuje o stopniu realizacji zamówienia. W kolumnie tej mogą pojawić się wartości takie jak:
    • Puste pole – oznacza, że dane zamówienie nie jest jeszcze powiązane z żadnym innym dokumentem w programie.
    • W realizacji – ten status informuje, że do zamówienia utworzono już dokument handlowy lub magazynowy (np. Fakturę Zakupu, Fakturę Zaliczkową), ale dotyczy on tylko części pozycji. Oznacza to, że reszta towarów wciąż oczekuje na dostarczenie.
    • Zrealizowano – zamówienie zostało całkowicie sfinalizowane. Status ten pojawia się, gdy do dokumentu utworzono dokument handlowy lub magazynowy na jego całość.
Oprócz opisów etapów realizacji zamówienia, w kolumnie tej wyświetlane są również konkretne symbole. Informują one użytkownika o tym, jaki dokładnie typ dokumentu wynikowego został wygenerowany dla danego zamówienia. Należą do nich:
  • PZ – informuje, że do zamówienia utworzono dokument magazynowy w postaci Przyjęcia Zewnętrznego.
  • FZ – oznacza, że wygenerowano Fakturę Zakupu.
  • ZL – informuje, że w związku z danym zamówieniem wystawiona została Faktura Zaliczkowa.
  • RO – wskazuje, że została wygenerowana Rezerwacja Odbiorcy, która jest powiązana z tym zamówieniem.
Zobacz także: Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach? Użytkownik może dopasować listę do swoich potrzeb, klikając ikonę trzech kropek (w prawym, górnym rogu nagłówka tabeli). Dostępna tam opcja Zarządzaj kolumnami pozwala na ukrywanie, dodawanie oraz zmienianie kolejności kolumn (np. wyciągnięcie kolumny z datą wystawienia, miastem, adresem, walutą lub uwagami i opisem dokumentu). Zobacz także: Jak dostosować widok i układ kolumn na listach? Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów W górnej części okna umieszczono rozbudowany panel filtrów, który ułatwia codzienne przeszukiwanie listy:
  • Szukaj po: To główne pole wyszukiwarki tekstowej. Pozwala na błyskawiczne odnalezienie zamówienia po jego numerze, NIP-ie lub fragmencie nazwy dostawcy.
  • Dostawca (Kontrahent): pole pozwala na zawężenie widoku tylko do dokumentów konkretnego dostawcy. Jeśli użytkownik filtruje listę po wybranym kontrahencie, a następnie wybierz przycisk Dodaj, nowe zamówienie u dostawcy od razu uzupełni się jego danymi.
  • Data wystawienia / Termin dostawy: Filtry z predefiniowanymi okresami np. Dzisiaj, Bieżący miesiąc, Poprzedni rok oraz możliwością wskazania dowolnego, niestandardowego zakresu dat. Domyślnie lista filtrowana jest po dacie wystawienia z bieżącego miesiąca.
  • Stan dokumentu: pole określa ogólny stan zapisu dokumentu: Wersja robocza, Zatwierdzony. Zamknięty, Anulowany.
  • Więcej filtrów: Opcja ta otwiera panel boczny z możliwością wejścia w szczegóły dotyczące filtrów. Użytkownik może tutaj odfiltrować listę np. wyłącznie do dokumentów w określonym przedziale wartości (Wartość netto od / do) lub w przedziale numeracji (Numer od:/ do:)
Zobacz także: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Zarządzanie i akcje dostępne z poziomu listy Nad listą w prawym, górnym rogu dostępne są następujące opcje:
  • Dodaj – przycisk generujący nowy formularz Zamówienia u dostawcy.
  • Drukuj / Eksportuj – z tego poziomu można wydrukować listę zamówień u dostawcy lub wyeksportować ją do pliku Microsoft Excel.
Dla pojedynczych zamówień kliknięcie w ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza pozwala na wywołanie opcji Usuń (przycisk dostępny i aktywny wyłącznie dla dokumentów mających status Wersja robocza) Zobacz także: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?

Jakie informacje znajdują się na liście Faktur zakupu?

Lista Faktur zakupu jest dostępna z poziomu menu bocznego, na zakładce [Handel] i zawiera zestawienie wszystkich wystawionych Faktur zakupu. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikatowy numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu. Dokument źródłowy: Numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy). uzupełniony w polu Numer obcy na formularzu Faktury zakupu. Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:
  • Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
  • Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
  • Predekretowany (kolor czarny): Dokument został objęty predekretacją. Status ten występuje w przypadku księgowości kontowej.
  • Zaksięgowany (kolor granatowy): Dokument przeniesiony do Rejestru VAT lub zaksięgowany, nie podlega edycji, może być rozliczany oraz przekształcany do dokumentów magazynowych.
  • Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.
  Status: Określa szczegółowy status powiązania Faktury zakupu z innymi dokumentami. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • – status oznacza, że Faktura zakupu nie jest związana z żadnym innym dokumentem,
  • V – oznacza przeniesienie dokumentu do Rejestru VAT
  • ZL – do Faktury zakupu została utworzona Faktura zaliczkowa,
  • W – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
  • RR – Faktura jest powiązana z Fakturą zakupu od rolnika ryczałtowego,
  • E – dokument został wyeksportowany Pracą Rozproszoną.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • PZ – do Faktury zakupu zostało utworzone Przyjęcie zewnętrzne,
  • ZD – informuje o wygenerowaniu Zamówienia u dostawcy dla Faktury zakupu,
  • In – dokument związany z deklaracją Intrastat,
  • SN – dokument związany z systemem SENT,
  • PKA – Faktura zakupu powiązana z Przyjęciem kaucji.
  Data wpływu: Informacja o dacie wpływu Faktury zakupu w systemie. Data zakupu: Informacja o dacie zakupu. Dostawca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:
  • Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista faktur zakupu (sPrint).
  • Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku, w formacie Microsoft Excel.
Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?