Sekcja Wymiana danych zawiera pozycje:

• Wyślij dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Wyślij dane dotąd nieeksportowane i zmienione
  • Wyślij wszystkie dane

Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Ich zakres zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch Betterfly są to:

• Kontrahenci,
• Kategorie,
• Faktury za usługi księgowe,
• Płatności do deklaracji,
• Zamknięcie miesiąca.

W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.

• Odbierz dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Odbierz tylko nowe dane
  • Odbierz nowe i zmienione dane

Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).

• Historia wymiany – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informacje dotychczas dostępne na oknie Skrzynka IWD w menu Narzędzia. Okno zawiera zakładki Wysłane i Odebrane:
  

W bazach Klientów Biura rachunkowego w sekcji Wymiana danych dostępna jest pozycja  .

Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej.

Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch Betterfly i jest ona automatycznie wysłana do Klienta.

Zamknięcie miesiąca u klient jest możliwe jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem Betterfly.

 

Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/Aktywacja nie jest zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat:

Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Internetowa Wymiana Dokumentów->Aktywacja. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji?
Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch.

Ustawienia w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja są podzielone na trzy zakładki:

• Konfiguracja – zawierająca ustawienia dotyczące biura rachunkowego lub oddziału oraz datę ważności certyfikatu
• Klienci – tabela z listą baz Klientów. Kolumna Aplikacja, może przyjmować wartości: brak, Betterfly lub Optima.
• Opcje – zakładka jest widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce dostępne są parametry:
  • Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku zaznaczenia tej opcji Klient korzystający z Comarch Betterfly  wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze.
  • Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – parametr jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku jego zaznaczenia Klient korzystający z Comarch Betterfly  może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.
  • Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] – Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch Betterfly , z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca.

Umożliwiono wysyłkę wydruków zaliczek/deklaracji/plików JPK_V7 wraz z zapisami księgowymi/rejestrami VAT, na podstawie których deklaracja została wyliczona. Funkcja ta dotyczy klientów korzystających z aplikacji Comarch Betterfly połączonych Internetową Wymianą Danych z biurem rachunkowym i rozszerza dotychczasową wymianę o możliwość przesyłania również wydruków.

Zamknięcie miesiąca dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch  Betterfly

Dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch Betterfly istnieje możliwość oznaczenia zamknięcia miesiąca, czyli dostarczenia do Biura wszystkich dokumentów za dany miesiąc i przesłania tej informacji do Biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima. Biura rachunkowe mają możliwość zamknąć i otworzyć miesiąc u swoich Klientów oraz przesłać do Klientów informację o dniu zamknięcia, czyli o terminie do którego najpóźniej pozwalają Klientom na wysłanie dokumentów

Funkcjonalność została wprowadzona, aby ułatwić Biurom rachunkowym otrzymanie dokumentów w określonym czasie tak, aby mogły terminowo wyliczać deklaracje. Klient może oznaczyć zamknięcie miesiąca po stronie programu Comarch Betterfly. W ten sposób poinformuje on Biuro rachunkowe, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone. Jeżeli Klient potrzebuje w zamkniętym miesiącu wystawić i dosłać dodatkowe dokumenty, to musi skontaktować się z Biurem rachunkowym, aby Biuro otworzyło mu miesiąc po stronie programu Comarch ERP Optima.

Funkcjonalność zamknięcia miesiąca dostępna jest dla Biur rachunkowych oraz ich Klientów pracujących na Comarch  Betterfly, którzy mają uruchomioną Internetową Wymianę Dokumentów.

Ustawienia w konfiguracji

W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce 1 [Ogólne] dostępny jest przycisk Zmień oddział oraz Zarządzanie oddziałami.

Funkcja zmiany oddziału dostępna jest pod przyciskiem Zmień oddział. Użytkownik może wskazać wyłącznie jeden oddział. Po wyborze innego oddziału wyświetlane jest ostrzeżenie o treści: UWAGA: Zmiana oddziału spowoduje blokadę wymiany danych z klientami. Czy chcesz kontynuować?

Dalsze działanie zależy od wybranej opcji:

1. TAK – następuje zmiana oddziału oraz wygenerowanie nowego certyfikatu.
2. NIE – przywrócony zostaje wcześniej wybrany oddział, a nowy certyfikat nie jest generowany.

Po przejściu w Zarządzanie oddziałami użytkownik ma możliwość:

• dodawania nowych oddziałów,
• edycji istniejących oddziałów,
• aktualizacji danych oddziału (np. zmiany danych adresowych po wybraniu ikony lupy).

Zmiana oddziału w IWD w przypadku zalogowania na moduły programu w wersji dla biura rachunkowego.Zmiana oddziału wykonana z poziomu zakładki [Ogólne] jest automatycznie przesyłana do portalu iKsiegowosc24.pl. Jednocześnie istniejąca konfiguracja IWD dla Klientów Biura (ustawiona w zakładce [Klienci]) nie jest rozpinana.

Po zmianie oddziału Klienci z aktywną wymianą IWD są automatycznie przepinani na nowy oddział.
Po odświeżeniu listy zmiana oddziału jest widoczna z poziomu:

• Kasa/Bank → Klienci Biura
• Kasa/Bank → Preliminarz płatności → Klienci Biura
• Rejestry VAT → Klienci Biura
• Rejestry VAT→ Rejestry VAT

Nowy certyfikat IWD:
Po zmianie oddziału generowany jest nowy certyfikat do wymiany IWD.
Przed zmianą oddziału należy: za pomocą funkcji Odbierz dane (np. z poziomu: Rejestry VAT, Kasa/Bank lub Kasa/Bank/ Preliminarz płatności) zaimportować wszystkie paczki oczekujące na odbiór z serwera.

W przypadku Klientów Biura pracujących na Comarch ERP Optima zmiana oddziału biura rachunkowego wykonana z poziomu Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja/ zakładka 2 Klienci.
powinna zostać samodzielnie wprowadzona na bazie danych Klienta, poprzez wpisanie nowej nazwy oddziału biura.

Klienci korzystający z Comarch Betterfly:
W przypadku Klientów korzystających z Comarch Betterfly:
Przed wysłaniem dokumentów przez Klienta zaleca się odczekać około 15 minut od momentu zmiany oddziału przez Biuro, aby umożliwić pełną synchronizację danych.

Zakładka 2 [Klienci] – Zmiany wprowadzone w tej zakładce przez Biura Rachunkowe nie są przekazywane do systemu iKsiegowosc24.pl. Biura Rachunkowe mogą dodawać lub usuwać Klientów wyłącznie z poziomu listy Klienci Biura, dostępne z poziomu: Rejestry VAT, Kasa/Bank oraz Kasa/Bank/Preliminarz płatności. Dodanie nowego Klienta jest również możliwe bezpośrednio za pośrednictwem portalu iKsiegowosc24.pl.

W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje] znajduje się parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ]. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch Betterfly, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

• Parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ]

Jeżeli w konfiguracji miała miejsce zmiana parametru, czyli jego odznaczenie, zaznaczenie lub zmiana dnia zamknięcia,  to podczas zapisywania zmian w konfiguracji przyciskiem Zapisz wprowadzone zmiany  .

Informacja o tych zmianach zostanie wysłana do poszczególnych Klientów Biura pracujących na Comarch Betterfly, z którymi Biuro ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów  oraz na karcie klienta w bazie Biura jest wskazana baza klienta na zakładce [Księgowe].