Pytanie ID 25158 „Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument?”

Na dokumencie w walucie na zakładce płatności wybrano typ kursu ręczny i ustawiono przelicznik waluty 1:1.




OPT079- Jednolity Plik Kontrolny


1 Wstęp

Od 1 lipca 2016 roku weszły w życie przepisy mówiące o konieczności generowania plików JPK dla dużych firm. Jednolite Pliki Kontrolne mają być wykorzystywane przez Urzędy Skarbowe celem weryfikacji Ksiąg oraz zapisów na podstawie, których powstały.

W przypadku dużych podatników obowiązkiem będzie przygotowywanie tego typu plików, w przypadku małych i średnich przedsiębiorców będzie okres przejściowy (2 lata) do 1 lipca 2018, kiedy będą mogli ale nie będą musieli takich plików przygotowywać. Po tym czasie każdy przedsiębiorca będzie musiał przygotowywać na wezwanie US tego rodzaju pliki.

Obowiązkowe comiesięczne pliki JPK_VAT – w przypadku rejestrów VAT dane przesyłane będą obowiązkowo co miesiąc. Dla dużych podatników obowiązek ten istnieje od 1 lipca 2016 roku, natomiast w przypadku małych i średnich firm od 1 stycznia 2017. Mikroprzedsiębiorstwa muszą spełniać ten obowiązek od 1 stycznia 2018.

Na moment publikacji tego biuletynu zostało przygotowanych i opublikowanych 7 struktur plików dotyczących dokumentów handlowych, kasowo/bankowych oraz księgowych. Struktury plików JPK znajdują się na poniższej stronie: http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-jpk.

W programie Comarch ERP Optima udostępniona została możliwość eksportu wymaganych danych dla każdego Użytkownika bez względu na wielkość firmy.

Prawo eksportu posiadają wyłącznie wybrani operatorzy w programie – ze względu na to aby zabezpieczyć dane przed niepowołanym do nich wglądem przez nieupoważnione osoby.

W przypadku zmiany wymaganej struktury plików JPK istnieje możliwość aktualizacji formatów służących do eksportu poprzez pobranie ich z serwerów Comarch w momencie generowania plików.

Uwaga
Funkcjonalność aktualizacji wzorów dokumentu elektronicznego dla plików JPK jest dostępna tylko dla programów na gwarancji oraz w przypadku pracy na najnowszej dostępnej wersji programu Comarch ERP Optima.

Wskazówka

Zachęcamy do obejrzenia filmów instruktażowych prezentujących jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny:

Jak złożyć obowiązkowy miesięczny plik JPK_VAT

Jak wygenerować plik JPK na wezwanie Urzędu Skarbowego

Jak scalić pliki JPK_VAT wygenerowane w innych programach

Wskazówka
Dostępny jest również film instruktażowy prezentujący jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny w wersji wcześniejszej niż 2017.3.1.

Wskazówka

Wskazówka
Po kliknięciu w menu JPK na pozycję Informacje o JPK otwierana jest strona pomocy dotycząca Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) w Comarch ERP Optima.

2 Konfiguracja ustawień związanych z JPK

Aby móc wyeksportować dane, na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy musi zostać zaznaczony parametr Prawo eksportu plików JPK:

Tylko Operator z uprawnieniami administratora może zaznaczyć ten parametr sobie bądź innym Operatorom. Początkowo jedynie operator ADMIN ma ten parametr zaznaczony.

Poniżej znajduje się parametr Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dok. umożliwiający edycję atrybutów na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej Fakturze Zakupu/Sprzedaży oraz na zaksięgowanym dokumencie w rejestrze VAT. Jest to istotne w związku z przenoszeniem informacji zawartych na atrybutach do plików JPK (dla rejestrów VAT oraz faktur). Parametr może być edytowany tylko przez operatora z uprawnieniami administratora.

Dodatkowo w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny musi zostać wskazany katalog przechowywania plików wymiany, do którego będą zapisywane kopie wysyłanych plików w formacie *.xml:

Przy eksporcie Jednolitego Pliku Kontrolnego w ramach wskazanego katalogu tworzony jest podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm trafiają do własnych katalogów. Nazwy plików określają ich zawartość:

      • dla dokumentów z rejestrów VAT – JPK_VAT_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla Księgi Handlowej – JPK_KR_ Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla Księgi Podatkowej – JPK_PKPIR_ Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla ewidencji ryczałtowej – JPK_EWP_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla wyciągów bankowych –JPK_WB_Waluta_Rachunek_bankowy_Data_otwarcia_Data_zamknięcia_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla dokumentów handlowych – JPK_FA_Waluta_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla dokumentów magazynowych – JPK_MAG_Magazyn_Waluta_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia

3 Przygotowanie i eksport plików JPK – informacje ogólne

Przygotowanie plików JPK i eksport danych odbywa się z poziomu menu JPK/ Pliki JPK . Po wybraniu tej opcji otwierane jest okno Pliki JPK:

W wersjach wcześniejszych niż 2018.1.1 okno to było dostępne z poziomu Narzędzia/ Jednolity Plik Kontrolny.

Na oknie widoczne są pliki wysłane na serwer Ministerstwa Finansów przez program Comarch ERP Optima wersją wcześniejszą niż 2017.3.1 oraz wszystkie pliki wygenerowane od wersji 2017.3.1 i dodane ręcznie przez Użytkownika. Wygenerowane pliki od wersji 2017.3.1 zapisywane są w katalogu do przechowywania plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, jak również w bazie danych programu Comarch ERP Optima.

Na liście prezentowane są takie informacje, jak: operator wysyłający plik JPK, typ pliku, nazwa pliku, numer korekty, data utworzenia, zakres dat danych zawartych w plikach JPK, czy plik został scalony oraz status pliku JPK. Kolumny Okres od i Okres do wyświetlające zakres dat dla danych zawartych w plikach JPK uzupełnione są dla plików JPK wygenerowanych od wersji 2017.3.1. Dla plików wygenerowanych i wysłanych w poprzednich wersjach programu kolumny będą puste. Kolumna Scalony wyświetla dla plików które zostały połączone wartość T, natomiast dla pozostałych wartość N. Istnieje również możliwość dodania domyślnie ukrytej kolumny Czas pokazującej datę i godzinę utworzenia pliku JPK, jak również kolumny JPK_VAT pokazującej czy plik jest obowiązkowy czy na żądanie (po konwersji z wcześniejszych wersji niż 2018.2.1 wszystkie dotychczasowe pliki JPK_VAT otrzymają status Obowiązkowy).

Uwaga
W związku z funkcjonalnością łączenia plików JPK_VAT i możliwością dodania nowych plików JPK, wszystkie pliki wygenerowane w wersjach programu wcześniejszych niż 2017.3.1 ale nie wysłane, po konwersji nie będą widoczne na liście. Istnieje możliwość dodania tych już wygenerowanych plików na listę plików JPK za pomocą ikony .

Możliwe jest filtrowanie plików JPK po typie pliku – służy temu pole Typ pliku. Jako wartość tego pola można wybrać opcję –wszystkie- (wówczas widoczne będą wszystkie pliki JPK bez względu na ich typ) lub wybrać konkretny typ plików (np. JPK_VAT). Domyślnie na liście ustawia się typ plików JPK_VAT. W obszarze filtra znajduje się pole Rok umożliwiające wyfiltrowanie plików JPK dotyczących wybranego roku.

Istnieje możliwość dodania na listę nowych plików JPK (wygenerowanych z poziomu innych baz Comarch ERP Optima lub w programach innych producentów)  – służy do tego ikona Wskaż plik JPK z dysku, aby dodać go na listę . Po kliknięciu ikony pojawia się okno wyboru pliku:

Na otwartym oknie podpowiada się standardowy folder zapisu dla plików JPK dla firmy (określany w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, łącznie z podkatalogiem o nazwie zgodnej z nazwą firmy). Po wskazaniu nowego pliku XML zawierającego plik JPK i kliknięciu Otwórz, plik zapisywany jest do bazy i pojawia się na oknie Pliki JPK.

Na oknie znajduje się również ikona Scal pliki JPK_VAT  omówiona w rozdziale 3.3.

U góry okna Pliki JPK znajdują się odnośniki:

3.1    Przygotowanie plików JPK

Aby dodać w programie plik JPK_VAT należy kliknąć na ikonę  – spowoduje to otwarcie okna Przygotowanie pliku JPK_VAT:

Okno wywoływane jest również z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Dodaj, jak również przy pomocy skrótu <Insert>.

Okno zawiera parametry dotyczące plików JPK_VAT. Dla parametru Składam plik JPK istnieje możliwość wyboru dwóch opcji:

      • obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
      • na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.

Uwaga
Opcja dodania plików JPK na żądanie US powinna być wykorzystywana w sytuacji kiedy urząd skarbowy zwróci się o wygenerowanie plików podczas kontroli podatnika.

W polu Za okres wskazywany jest miesiąc i rok za jaki ma zostać wygenerowany plik JPK_VAT. Pole może zostać rozwinięte celem łatwiejszego wybrania odpowiedniego okresu.

Na oknie można zaznaczyć parametr współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży i określić jego wartość procentową.

Zaznaczenie parametru Korekta powoduje przeniesienie informacji, że generowany plik JPK_VAT jest korektą – pole CelZlozenia w pliku przyjmuje wówczas wartość 2. W przypadku plików JPK_VAT(3) po zaznaczeniu parametru Korekta istnieje możliwość wpisania numeru korekty. Numer korekty jest uzupełniany automatycznie jako numer kolejny, ale może zostać zmodyfikowany przez Użytkownika. W tym polu nie może zostać wpisana wartość mniejsza niż 1. Numer korekty przenoszony jest do pliku JPK_VAT(3).

Uwaga

W polu Korekta należy podać kolejny numer, tj. jeżeli wcześniej w 2017 r. lub w latach poprzednich złożony został tylko plik pierwotny oznaczony cyfrą”1″ (JPK_VAT(1)), a pierwszej korekty dokonuje się w 2018 r. na nowej strukturze, to należy w polu Korekta wpisać cyfrę „2″, a kolejne korekty za ten sam okres oznaczamy 3, 4, 5 itd.

Jeżeli w 2017 r. złożony został JPK_VAT z oznaczeniem celu złożenia „1″ i potem były złożone korekty z oznaczeniem celu złożenia „2″, to składając kolejną korektę za ten okres już według nowej struktury w 2018 r. należy wpisać „3″ (niezależnie od tego ile w 2017 r. złożono korekt JPK_VAT z oznaczeniem „2″). Kolejne korekty za ten sam okres oznaczamy 4, 5 itd

W 2017 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT 1 – dla pierwotnego JPK_VAT 2 – dla każdej kolejnej korekty JPK_VAT

W 2018 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT: 0 – dla pierwotnego JPK_VAT 1, 2, 3, 4…. dla kolejnych korekt JPK_VAT za ten sam okres.

Pod parametrami wyświetlane są podstawowe informacje dotyczące składania pliku JPK_VAT.

Istnieje możliwość wysłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, w zależności od ustawienia parametru Otwieranie wyeksportowanych plików w menu Widok, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (opcja Otwieraj) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.

Uwaga
Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.

Po kliknięciu ikony  Utwórz plik, na liście plików JPK dodany zostanie plik JPK_VAT za podany okres.

Na oknie Pliki JPK istnieje możliwość rozwinięcia ikony plusa – pojawi się wówczas możliwość dodania oprócz pliku JPK_VAT również pozostałych plików JPK:

Po wybraniu drugiej opcji Pozostałe pliki JPK otwierane jest okno:

Okno dodania pozostałych plików JPK może zostać wywołane za pomocą skrótu <Shift>+<Insert>.

Na oknie istnieje możliwość wyboru spośród wszystkich pozostałych (oprócz JPK_VAT) 6 grup danych dla plików JPK:

      • Księgi Handlowe (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Zapisy KPiR (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Ewidencja ryczałtowa (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Wyciągi bankowe (z opcją bądź „poszczególnymi wyciągami” bądź „za okres”),
      • Faktury sprzedaży i zakupu (z możliwością wyboru rodzaju dat na dokumentach dla podanego poniżej zakresu dat),
      • Dokumenty

Na oknie Przygotowanie pliku JPK znajdują się pola, w których należy określić zakres dat za jaki zostaną wyeksportowane dane. Domyślnie po otwarciu okna podpowiada się zakres dat dla poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej, chociaż może on zostać zmieniony przez Użytkownika.

Podany zakres dat nie może być szerszy niż jeden rok kalendarzowy dla zapisów KPiR i ewidencji ryczałtowej. W przypadku wyboru zapisów Księgi Handlowej, zakres dat nie może przekraczać jednego okresu obrachunkowego. Dodatkowo do pliku JPK_KR zostaną wyeksportowane tylko zapisy z bieżącego okresu obrachunkowego.

Na oknie należy wskazać urząd skarbowy, do którego JPK ma zostać skierowany. Domyślnie po wejściu na okno przygotowania plików JPK urząd skarbowy pobierany jest z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje z pola U.S.  (VAT). Jeżeli urząd skarbowy dla deklaracji VAT będzie nieuzupełniony, wówczas US zostanie pobrany z pola U.S. (PIT‑4R, CIT-8). W przypadku kiedy w żadnym z tych 2 pól w Konfiguracji nie został wskazany urząd skarbowy, wówczas przy pierwszym otwarciu okna przygotowania plików JPK pole z urzędem skarbowym będzie puste i Użytkownik przed przygotowaniem pliku JPK będzie musiał wybrać odpowiedni US. Wybrany urząd skarbowy zostanie zapamiętany przy kolejnym otwarciu okna. Na karcie wybranego urzędu skarbowego musi być uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. W przeciwnym razie przygotowanie pliku nie będzie możliwe.

Istnieje możliwość wysłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Pliki JPK znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, w zależności od ustawienia parametru Otwieranie wyeksportowanych plików w menu Widok, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (opcja Otwieraj) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.

Uwaga
Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.

Ikona utworzenia pliku JPK  staje się aktywna po zaznaczeniu co najmniej jednej grupy danych oraz wskazaniu urzędu skarbowego.

Podczas eksportu danych do pliku (zarówno JPK_VAT jak i pozostałych plików JPK) następuje weryfikacja poprawności wysyłanych danych poprzez porównanie ze wzorcem dokumentu elektronicznego. Generowany plik jest również weryfikowany pod kątem uzupełnienia pól obowiązkowych.

Uwaga
Występujący w logu podczas generowania plików JPK komunikat:

Nie można odnaleźć informacji schematu dla elementu…

może wynikać z braku możliwości połączenia się z serwerem http://crd.gov.pl, na którym znajdują się wzorce dokumentu elektronicznego z którymi Comarch ERP Optima porównuje generowany plik JPK. Należy sprawdzić na stanowisku ustawienia programu antywirusowego, zapory sieciowej, a w przypadku korzystania z serwera proxy – dodać wyjątek na ten adres. Komunikat może również wynikać z czasowej niedostępności tego serwera. Należy również zweryfikować możliwość nawiązania komunikacji z adresem www.mf.gov.pl.

Możliwe jest wyłączenie sprawdzania poprawności generowanych plików JPK poprzez odznaczenie parametru Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, znajdującego się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e‑deklaracje/JPK.

W przypadku braku danych za okres podany podczas eksportu, pliki JPK nie są tworzone a w logu z przebiegu operacji pojawia się stosowny komunikat.  Wyjątkiem jest plik JPK_VAT, który jest tworzony nawet jeśli za dany okres nie ma zapisów w rejestrze VAT, a Użytkownik jest zobligowany do złożenia pustej deklaracji VAT-7.

Jeżeli w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi, wówczas podczas próby przygotowania pliku JPK pojawia się okno z odpowiednim komunikatem.

Podczas eksportu danych do nagłówka pliku JPK_VAT(3) przenoszone są następujące informacje:

      • Zakres dat dla eksportowanych danych
      • Dane identyfikacyjne podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – NIP oraz Pełna nazwa
      • Adres E-mail (pole opcjonalne) pobierany w pierwszej kolejności z deklaracji VAT-7(18); jeżeli nie jest uzupełniony na deklaracji, zostanie pobrany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, a jeżeli tam również nie będzie uzupełniony – wówczas z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy
      • Nazwa programu z którego wygenerowano plik JPK_VAT(3) (w pliku widnieje nazwa „Comarch ERP Optima” wraz numerem wersji)

Podczas eksportu danych do nagłówka pozostałych plików JPK przenoszone są następujące informacje (wyjątek: JPK_PKPiR(2) – uwaga poniżej):

      • Kod urzędu skarbowego (uzupełniany z poziomu Ogólne/ Inne/ Urzędy)
      • Zakres dat dla eksportowanych danych
      • Dane identyfikacyjne oraz adres podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy (NIP, Pełna nazwa, REGON, Kod Kraju, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta)

Uwaga
W przypadku plików JPK_PKPiR(2) (generowanych za okres od stycznia 2017) pola adresowe podatnika oprócz kodu kraju i miasta nie są już obowiązkowe. W związku z tym podczas generowania pliku JPK_PKPiR(2) nie jest sprawdzane uzupełnienie województwa, powiatu, gminy, nr domu, kodu pocztowego i poczty w Pieczątce firmy (w przypadku pozostałych struktur plików JPK te pola nadal są obowiązkowe i powinny zostać uzupełnione).

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy numer NIP podatnika jest uzupełniony łącznie z kodem kraju (PL), do plików JPK przenoszone są tylko cyfry z numeru NIP.

3.2 Wysyłka plików JPK

Po rozwinięciu na oknie Pliki JPK ikony Wyślij istnieje możliwość wyboru dwóch sposobów podpisania wysyłanych plików JPK:

      • Wyślij podpisem kwalifikowanym,
      • Wyślij Profilem Zaufanym ePUAP/eGO.

Wybranie pierwszej opcji powoduje wywołanie listy zainstalowanych w systemie Windows certyfikatów służących do elektronicznego podpisywania wysyłanych deklaracji oraz plików JPK.

Uwaga
Jeżeli Użytkownik korzysta z podpisu kwalifikowanego (np. Szafir) podpisując nim w programie Comarch ERP Optima deklaracje np. VAT, a pomimo to podczas wysyłania pliku JPK na liście certyfikatów podpis nie jest widoczny, wówczas należy zaktualizować ze strony producenta aplikację do obsługi karty kryptograficznej i zrestartować komputer.

Warunkiem widoczności certyfikatu jest jego zainstalowanie w systemie operacyjnym. Certyfikat musi być prawidłowy (zaufany). W celu weryfikacji poprawności certyfikatu należy uruchomić program certmgr.msc. W grupie certyfikatów osobistych należy sprawdzić, czy jest widoczny certyfikat, który ma być wykorzystany do podpisu. Jeżeli go nie ma w tym miejscu, oznacza to że certyfikat nie został zainstalowany w systemie Windows.

Po wyświetleniu szczegółów certyfikatu należy na zakładce [Ogólne] upewnić się czy jest on aktualny oraz czy widoczna jest informacja: Masz klucz prywatny, który odpowiada temu certyfikatowi. Dodatkowo na zakładce [Ścieżka certyfikacji] musi być widoczny stan certyfikatu: Ten certyfikat jest prawidłowy – tak jak na poniższych zrzutach ekranu:

Po wybraniu drugiej opcji dla plików o statusie Nie wysłano otwierane jest okno z kreatorem procesu podpisywania pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO:

Plik JPK przeznaczony do podpisu za pomocą Profilu Zaufanego tworzony jest w katalogu wskazanym w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny w katalogu zgodnym z nazwą firmy w podkatalogu E-PUAP. Informacja o dokładnej ścieżce do pliku znajduje się na oknie Podpisywanie pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO w pierwszym kroku kreatora. Tam również dostępny jest przycisk Skopiuj link do schowka, którego użycie ułatwia wklejenie ścieżki do katalogu, w którym znajduje się przygotowany plik JPK na stronie ePUAP.

W drugim kroku należy przejść  na stronę www.epuap.gov.pl/wps/portal W górnej części okna widoczny będzie tekst: Masz firmę? Podpisz JPK_VAT profilem zaufanym. Należy wybrać: Podpisz Profilem Zaufanym.

Należy kliknąć na przycisk Podpisz JPK_VAT:

Następnie należy wybrać opcję Zaloguj się:

Należy zalogować się za pomocą hasła lub wskazać odpowiedni bank:

Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk Wybierz plik z dysku.

Skopiowany w Kroku 1 link należy wkleić w polu Nazwa pliku (np. za pomocą skrótu <CTRL> + <V>).

Po wskazaniu pliku z wybranego katalogu rozpocznie się wczytywanie i sprawdzanie pliku. Ze względu na obciążenie serwerów może to potrwać nawet kilka minut.

Po prawidłowym wczytaniu pliku JPK_VAT, należy kliknąć na przycisk Podpisz profilem zaufanym.

W zależności od wybranej formy weryfikacji, na ekranie pojawi się okno na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który jest wysyłany SMS-em bądź na adres mailowy.

W sytuacji, gdy Profil Zaufany zakładany był za pomocą aplikacji bankowej, proces podpisywania pliku wygląda nieco inaczej. Użytkownik po wyborze opcji Podpisz profilem zaufanym zobaczy swoje dane i ponownie wybiera Podpisz profilem zaufanym.

Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.

Po wykonaniu tych czynności można zapisać na dysku plik JPK_VAT za pomocą opcji Zapisz.

W ostatnim kroku kreatora podpisywania pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO w Comarch ERP Optima należy zaimportować podpisany plik JPK klikając na przycisk Wybierz podpisany plik JPK. Po wskazaniu pliku pojawia się komunikat: Czy chcesz teraz wysłać podpisany plik?

Wybór opcji Tak powoduje wysłanie pliku JPK i zamknięcie okna z kreatorem podpisywania pliku JPK. Plik na liście otrzymuje status Wysłano/Nie odebrano UPO.

Wybór opcji Nie zamyka okno kreatora podpisywania pliku JPK. Plik na liście otrzymuje status Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano. Usunięcie z listy pliku o tym statusie usuwa plik również z podkatalogu EPUAP. Pliku już podpisanego nie można ponownie podpisać. Po wybraniu opcji Wyślij Profilem Zaufanym ePUAP/eGO na pliku o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano, następuje automatyczna wysyłka pliku bez konieczności ponownego przechodzenia kreatora podpisywania pliku JPK.

Pliku JPK o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano nie można wysłać za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przy próbie takiej wysyłki pojawia się stosowny komunikat.

Plik JPK podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/eGO może zostać wysłany wyłącznie z komputera, na którym został skierowany do podpisu i podpisany.

Równoczesna opcja podpisu i wysyłki pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO możliwa jest dla pojedynczego pliku. Jeżeli zaznaczono kilka plików JPK o statusie Podpisany profilem zaufanym ePUAP/Nie wysłano możliwa jest ich zbiorcza wysyłka za pomocą opcji podpisu Profilem Zaufanym ePUAP/eGO.

Wysyłka pliku JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO nie jest dostępna z programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Na oknie Pliki JPK znajduje się również przycisk  Odbierz służący do odbioru UPO. Aby uniemożliwić nadpisywanie daty odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla plików JPK, nie ma możliwości ponownego pobrania UPO dla plików JPK ze statusem Wysłano/ odebrano UPO.

Z poziomu tego okna możliwe jest również podejrzenie pobranego Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą ikony  Podgląd UPO lub za pomocą funkcji Zmień dostępnej w menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na pliku JPK. Wydruk UPO dostępny jest z poziomu listy plików JPK.

Wybór opcji  Podgląd pliku powoduje otwarcie arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane znajdujące się w podświetlonym na liście pliku JPK celem ich weryfikacji. Otwarcie arkusza MS Excel możliwe jest również po wywołaniu funkcji Podgląd dokumentu w menu kontekstowym. Jeżeli w katalogu jest zapisany arkusz kalkulacyjny to on jest otwierany, jeśli go nie ma wówczas arkusz jest tworzony. Wygenerowanie bądź dodanie na listę pliku JPK powoduje zapisanie go do bazy firmowej, więc podgląd pliku będzie zawsze możliwy bez względu na stanowisko na którym wygenerowano bądź dodano plik JPK.

Możliwe jest również usuwanie zaznaczonych plików JPK za pomocą ikony  Usuń. Aby usunięcie pliku JPK było możliwe, musi on mieć inny status niż Wysłano/nie odebrano UPO lub Wysłano/ odebrano UPO. Usunięcie pliku powoduje usunięcie go z listy plików, z bazy danych oraz z katalogu do przechowywania plików JPK.

3.3 Scalanie plików JPK

Istnieje możliwość łączenia plików JPK_VAT w programie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wskazać pliki które mają zostać połączone i na podstawie tych plików zostanie utworzony nowy plik zawierający dane z tych wskazanych plików.

Proces łączenia plików JPK_VAT wygląda następująco: Użytkownik powinien zaznaczyć wybrane przez siebie pliki na liście plików JPK i kliknąć ikonę Scal pliki JPK_VAT . Funkcja może zostać również uruchomiona z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na plikach JPK i wybraniu opcji Scal pliki JPK_VAT. Zarówno ikona jak i funkcja w menu kontekstowym jest aktywna po wyfiltrowaniu plików JPK do typu JPK_VAT(wybór w polu Typ pliku wartości JPK_VAT) i zaznaczeniu co najmniej 2 plików.

Na oknie Łączenie plików JPK_VAT można wskazać czy plik ma być złożony jako korekta (parametr Oznacz plik JPK_VAT jako korektę). Podczas scalania plików JPK_VAT(3) po oznaczeniu scalonego pliku jako korekty można wpisać numer tej korekty. Scalane pliki JPK_VAT muszą być w tej samej wersji. Na oknie można również zaznaczyć czy po wygenerowaniu pliku JPK_VAT ma zostać również wygenerowany arkusz kalkulacyjny zawierający dane przeniesione do połączonego pliku.

Na oknie dostępny jest parametr Składam plik JPK z dwiema opcjami:

      • obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
      • na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.

Generowanie pliku rozpoczynane jest po kliknięciu ikony Wykonaj połączenie  . Funkcja może zostać również wywołana poprzez naciśnięcie <F8>.

Warunkiem połączenia plików jest to, aby były to pliki JPK_VAT wygenerowane w  tym samym wzorcu dokumentu elektronicznego – wszystkie pliki we wzorcu JPK_VAT(2) bądź wszystkie we wzorcu JPK_VAT(3) i zawierające dokumenty za ten sam zakres dat (z tym samym rokiem i miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT).

Dane dotyczące podatnika składającego połączony plik JPK_VAT pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). Pozostałe dane zostaną odpowiednio połączone – wszystkie dokumenty sprzedaży ze wszystkich plików zostaną umieszczone w sekcji dotyczącej Rejestrów sprzedaży. Analogicznie dla rejestrów VAT zakupu. Sekcje zawierające zagregowane dane będą zawierały informacje dotyczące wszystkich pozycji z wszystkich plików. Tak więc suma ilości pozycji z wszystkich łączonych plików będzie zgodna z ilością w pliku zbiorczym. Nowy połączony plik zbiorczy otrzymuje nazwę JPK_VAT_SCALONY_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia.

Po utworzeniu zbiorczego pliku JPK_VAT, pliki cząstkowe które podlegały połączeniu zmieniają status z Nie wysłano na Nie podlega. Dopiero w przypadku usunięcia pliku zbiorczego takie pliki otrzymają z powrotem status Nie wysłano. Nie ma możliwości wysłania plików, które uległy połączeniu  – w takim przypadku należy wysłać plik zbiorczy. Nie jest również możliwe usunięcie pliku cząstkowego – należy w pierwszej kolejności usunąć plik wynikowy.

Nie jest możliwe ponowne połączenie plików, które już zostały poddane łączeniu. Wysłane pliki JPK_VAT również nie podlegają połączeniu – łączenie  plików JPK_VAT możliwe jest tylko dla plików o statusie Nie wysłano.

Domyślnie pliki JPK_VAT które zostały połączone są ukrywane, ale można je wywołać na listę plików JPK. Służy temu parametr Pokaż scalone. Pliki cząstkowe, które zostały  połączone, wyświetlane są na liście plików w kolorze szarym.

W kolejnych rozdziałach biuletynu opisane zostały szczegółowe informacje dotyczące eksportu poszczególnych grup danych do plików JPK.

4 Rejestry VAT – JPK_VAT

Uwaga
Znajdujący się na dokumentach w Rejestrze VAT parametr JPK_FA opisany został w rozdziale dotyczącym faktur. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Należy zaznaczyć go w przypadku, gdy na żądanie US podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA), które wprowadzone zostały ręcznie do rejestru VAT z pominięciem modułu Handel.

Podczas eksportu Rejestrów VAT istnieje możliwość zaznaczenia parametru współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Wówczas w polu obok parametru program wylicza wartość współczynnika na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży za rok poprzedni w stosunku do roku określonego w polu Zakres dat od: na oknie przygotowania plików JPK. Do wyliczenia wartości współczynnika brane są pod uwagę dokumenty, które na pozycji w kolumnie Uwz. w proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko w mianowniku. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku znajduje się roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. z subwencjami). Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży służy do przemnożenia wartości z pozycji dokumentów z Rejestru VAT Zakupu, które w kolumnie Odliczenia mają ustawione Warunkowo.

Po zaznaczeniu parametru pole z wartością współczynnika jest odblokowywane i Użytkownik może wpisać wartość inną niż wyliczona przez program. Możliwe jest wpisanie wartości współczynnika szacunkowego struktury

sprzedaży z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ma to zastosowanie w związku z centralizacją jednostek budżetowych kiedy jednostki podległe mają obowiązek przesyłania plików JPK do jednostek nadrzędnych (gmin) z niezaokrąglonymi wartościami współczynników i prewspółczynników.

Wpisywana wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży zapamiętywana jest dla operatora w kontekście każdej firmy osobno. Dzięki temu po zalogowaniu tego operatora do konkretnej bazy i przygotowywania kolejnego pliku JPK_VAT, wpisana poprzednio wartość współczynnika dla tej firmy jest podpowiadana przez program.

Pliki JPK_VAT generowane za okres od stycznia 2018 roku, jak również korekty plików  JPK_VAT za okresy wcześniejsze, tworzone są wzorcem dokumentu elektronicznego JPK_VAT(3). Dla plików JPK_VAT(3) zastosowanie ma znajdujący się na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT parametr Korekta, którego zaznaczenie powoduje oznaczenie składanego pliku jako korekty.

Podczas eksportu Rejestrów VAT do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

W przypadku plików JPK_VAT(3):

Dla Rejestru VAT zakupu:

      • Nazwa i identyfikator (NIP w przypadku podmiotu gospodarczego, w przypadku osób fizycznych wstawiana jest wartość BRAK) podmiotu z zapisu w rejestrze VAT ‑ pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK
      • Dane adresowe podmiotu z zapisu w rejestrze VAT (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy, Poczta (jeżeli jest inna niż Miasto)) – pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK
      • Data wpływu
      • Data wystawienia
      • Numer dokumentu
      • Kwoty podzielone według kwalifikacji na deklaracji VAT-7

Dla Rejestru VAT sprzedaży:

      • Nazwa i identyfikator (NIP w przypadku podmiotu gospodarczego, w przypadku osób fizycznych wstawiana jest wartość BRAK) podmiotu z zapisu w rejestrze VAT ‑ pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK; jeżeli dokument jest Paragonem przeniesionym bezpośrednio do rejestru VAT z modułu Handel/Faktury lub ma powiązanie z Paragonem, wówczas w polu określającym nazwę odbiorcy pojawia się opis SPRZEDAŻ PARAGONOWA
      • Dane adresowe podmiotu z zapisu w rejestrze VAT (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy, Poczta (jeżeli jest inna niż Miasto)) – pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK; jeżeli dokument jest Paragonem przeniesionym bezpośrednio do rejestru VAT z modułu Handel/Faktury lub ma powiązanie z Paragonem, wówczas w polu określającym adres odbiorcy pojawia się opis SPRZEDAŻ PARAGONOWA
      • Data wystawienia i data sprzedaży (o ile różni się od daty wystawienia)
      • Numer dokumentu
      • Kwoty podzielone według kwalifikacji na deklaracji VAT-7

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

W logu z procesu generowania pliku JPK_VAT(3) pojawia się informacja/ostrzeżenie dla jakich dokumentów i do jakich pól wstawiono do pliku wartość BRAK/SPRZEDAŻ PARAGONOWA wraz z sugestią, aby Użytkownik zweryfikował poprawność tych dokumentów. W przypadku raportu dobowego lub faktury dla osoby fizycznej brak

numeru NIP nie jest błędem, natomiast w przypadku np. faktury sprzedaży dla podmiotu gospodarczego dane takie jak numer NIP, nazwa i adres odbiorcy powinny zostać uzupełnione na dokumencie a plik JPK_VAT ponownie wygenerowany.

W przypadku dokumentów wewnętrznych sprzedaży i zakupu rozliczających transakcje (m.in. nabycia wewnątrzunijnego, importu usług, zakupu z odwrotnym obciążeniem) do pliku JPK_VAT jako numer dokumentu przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego z rejestru zakupu. Warunkiem jest powiązanie dokumentów wewnętrznych z dokumentem źródłowym. W związku z tym kiedy takiego powiązania nie ma (dokumenty wewnętrzne dodane ręcznie do rejestru VAT bądź zaimportowane mechanizmem pracy rozproszonej), dokumenty wewnętrzne do pliku JPK_VAT zostaną przeniesione z własnym numerem dokumentu.

Dokumenty wewnętrzne będące korektą paragonów przekształconych do faktur przenoszone są do pliku JPK_VAT z numerem dokumentu wewnętrznego.

Wykonanie korekty danych z poziomu korekt faktury w module Handel / Faktury nie spowoduje zmiany na dokumencie w Rejestrze VAT – zmiany danych na dokumencie należy dokonać ręcznie. Dokument Faktura korygująca dane nie jest przenoszony do Rejestrów VAT.

Do plików JPK_VAT(3) przenoszone są wszystkie zapisy korekcyjne wygenerowane z załącznika VAT-ZD za wskazany okres. Pozycje na tych zapisach z odliczeniami warunkowymi są przeliczane przez określony na oknie przygotowania plików JPK współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.

W celu wykazywania wartości w odpowiednich polach w plikach JPK dla Rejestrów VAT, wprowadzone zostały następujące atrybuty dokumentów:

      • KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych),
      • KOREKTA POZ. NABYĆ (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć),
      • VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ (Korekta podatku naliczonego, zgodnie z Art. 89b ust. 1),
      • VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. (Korekta podatku naliczonego, zgodnie z Art. 89b ust. 4),
      • PODATEK OD SPISU (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury),
      • ZWROT ZA KASĘ FISKAL (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących),
      • NAB.PALIW SILN. (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych); atrybut ten będzie wykorzystany po pojawieniu się wzoru dokumentu elektronicznego dla pliku JPK_VAT zgodnego z deklaracją VAT-7(17),
      • NABYCIE ŚR.TRAN (Wewnątrzwspólnotowe nabycie środków transportu).

Pierwsze 4 atrybuty powinny być wybierane na dokumentach w rejestrze zakupu VAT, natomiast kolejne 4 na dokumentach w rejestrze sprzedaży VAT.

Uwaga
W przypadku kiedy w programie utworzony został załącznik VAT-ZD o typie zakup i wygenerowany/e z niego zapis/y korekcyjny/e, atrybutów VAT‑ZD ZAKUP NIEZAPŁ oraz VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. nie należy dodawać na dokumentach w rejestrze VAT ponieważ spowoduje to duplikację kwot w pliku JPK_VAT. Zapisy korekcyjne z VAT-ZD o typie zakup są wykazywane w pliku JPK_VAT jako korekta zgodnie z Art. 89b, odpowiednio ust. 1 lub 4.

Podobnie w przypadku atrybutu WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN – jeżeli na przeliczanej w programie Comarch ERP Optima deklaracji VAT-7pole Podatek od wewnątrzwsolnotowego nabycia środków transportu jest uzupełniane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych dokumentów, atrybutu nie należy stosować.

Wspomniane atrybuty należy wykorzystywać tylko pod warunkiem, że odpowiadające im pola na deklaracji VAT-7 Użytkownik uzupełnia ręcznie.

Jest to związane z tym, że sumy dla dokumentów z rejestrów VAT w plikach JPK powinny być zgodne z deklaracją VAT-7 za ten sam okres, natomiast m.in. pola 47 Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych oraz 48 Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć (numeracja wg deklaracji VAT-7 wersja 17) mogą być wyliczane na podstawie dokumentów z poprzednich okresów bądź uzupełniane ręcznie. W związku z tym jeżeli na deklaracji VAT-7 pojawiły się wartości w polach 36, 37, 39, 47 lub 48, należy do rejestru VAT zakupu dodać odpowiedni dokument techniczny. Dokument taki nie musi posiadać żadnej pozycji, natomiast należy wybrać na nim odpowiedni wskazany powyżej atrybut (jeden bądź więcej) uzupełniając jego wartość kwotą z odpowiadających im pól na deklaracji. W celu spełnienia wymagań wzorca dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić numer dokumentu (np.: Dokument techniczny do deklaracji VAT-7 pod plik JPK_VAT). Zalecamy kontakt z Urzędem Skarbowym celem uzgodnienia jakie dane powinny się na tego typu dokumentach znaleźć.

W przypadku korzystania z atrybutów VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ lub VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC należy na wprowadzonych dokumentach nie dodawać pozycji, natomiast uzupełnić numer dokumentu oraz wskazać kontrahenta jaki występował fakturze która ma zostać skorygowana.

Wymienione atrybuty należy w razie potrzeby dodać na dokumencie w Rejestrze VAT na zakładce [Atrybuty] w sekcji JPK_VAT. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_VAT.

Atrybut z zaznaczonym parametrem JPK_VAT oraz dodatkowo zaznaczonym parametrem przenosić na transakcje zostanie automatycznie dodany na każdym nowo dodawanym dokumencie w rejestrze VAT.

Podczas eksportu Rejestrów VAT do plików JPK wysyłane są dokumenty mające określony miesiąc kwalifikacji na deklaracji VAT-7 (parametr Rozliczać w deklaracji VAT na dokumencie) zgodny z określonym podczas eksportu danych. W przypadku Rejestru VAT zakupu, eksportowane są tylko dokumenty mające na pozycjach w kolumnie Odliczenia ustawione Tak lub Warunkowo oraz stawkę VAT inną niż ZW i NP. Dodatkowo wpływ na eksportowane dane mają ustawienia parametrów w Konfiguracji Programu/ Księgowość/ Deklaracje. Porównując eksportowane dokumenty należy więc korzystać z drugiej zakładki na rejestrze VAT: [Do deklaracji VAT-7]. Dodatkowo w plikach JPK_VAT wykazywane są dokumenty z rejestru sprzedaży VAT zawierające pozycje ze stawką 4% (faktury taksówkarzy). Pozycje wykazywane są w pliku JPK_VAT polach K_17 (wartość netto) oraz K_18 (wartość VAT), natomiast te dokumenty nie są wykazywane w deklaracji VAT-7.

W przypadku dokumentów mających dodany atrybut o typie JPK_VAT oraz zapisów korekcyjnych wygenerowanych z załącznika VAT-ZD, do pliku JPK_VAT tego typu dokumenty przenoszone są bez względu na to czy parametr Rozliczać w deklaracji VAT jest na nich zaznaczony czy nie.

W przypadku braku zapisów w rejestrze zakupów bądź rejestrze sprzedaży za podany podczas eksportu okres, tworzony plik JPK będzie zawierał informacje tylko o tym typie rejestru, w którym były zapisy. Jeżeli w określonym podczas przygotowania plików JPK okresie czasu nie ma zapisów w rejestrze VAT zakupu ani sprzedaży, wówczas jest generowany plik JPK_VAT zawierający tylko dane nagłówkowe i dane podatnika.

5 Księgi Handlowe – JPK_KR

W przypadku zaznaczenia opcji Księgi Handlowe na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony. W pliku JPK zapisy księgowe znajdujące się w buforze rozróżnione są od zapisów zatwierdzonych poprzez oznaczenie numeru dziennika znacznikiem (b).

Podczas eksportu zapisów z Ksiąg Handlowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Dane dotyczące kont księgowych (Numer konta, Typ, Nazwa, Bilans otwarcia dla konta, Obroty konta za podany okres, Obroty narastająco, Saldo konta)
      • Dane dotyczące nagłówków zapisów księgowych:
        • Nr dziennika cząstkowego
        • Nazwa dziennika
        • Numer dokumentu
        • Data księgowania
        • Data Operacji
        • Data wystawienia
        • Akronim operatora (z pola Zmodyfikował)
        • Opis operacji (wartość wymagana)
      • Dane dotyczące pozycji zapisów księgowych:
        • Numery kont Wn i Ma
        • Symbol waluty na pozycji dekretu
        • Kwota w PLN i w walucie
        • Opis na pozycji dekretu (niewymagany, może być nieuzupełniony)

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Dane dotyczące kont pozabilansowych nie są wysyłane do pliku JPK.

W przypadku braku zapisów mających daty księgowania za podany podczas eksportu okres, pliki JPK nie są tworzone.

6 Zapisy KPiR – JPK_PKPIR

W przypadku zaznaczenia opcji Zapisy KPiR na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony.

Pliki JPK_PKPiR dla zapisów z księgi podatkowej generowane za okres od stycznia 2017 roku tworzone są nowym wzorcem dokumentu elektronicznego – JPK_PKPiR(2). Zapisy za wcześniejsze okresy są wysyłane poprzednią wersją wzorca.

Podczas eksportu zapisów KPiR do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Wartość spisu z natury na początek roku podatkowego (wartość z kolumny 15 spisu za miesiąc styczeń roku, z którego dane są eksportowane)
      • Wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego (wartość z kolumny 15 spisu za miesiąc grudzień roku, z którego dane są eksportowane)
      • Liczba porządkowa zapisu KPiR
      • Data operacji gospodarczej
      • Numer dowodu
      • Nazwa podmiotu z zapisu KPiR – pole obowiązkowe
      • Dane adresowe podmiotu z zapisu KPiR (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy) – pola obowiązkowe
      • Opis z zapisu KPiR – pole obowiązkowe
      • Kwoty dla poszczególnych kolumn od 7 do 16 na zapisie KPiR
      • Wartość z kolumny Uwagi na zapisie KPiR (pole opcjonalne)

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Zaznaczenie parametru Korekta nie ma wpływu na generowanie pliku JPK_PKPiR – plik zawsze wysyłany jest jako pierwotnie złożony.

Zapisy skreślone nie są eksportowane do plików JPK.

W przypadku braku zapisów mających datę księgowania za podany podczas przygotowania plików okres, pliki JPK nie są tworzone.

Uwaga
W związku z wymaganiami wzoru dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić spis z natury na koniec roku (nawet jeśli spis na koniec roku jest równy spisowi na początek roku). Jest to niezbędne aby został prawidłowo wyliczony dochód w pliku JPK podczas eksportu danych za cały rok.

7 Ewidencja ryczałtowa – JPK_EWP

W przypadku zaznaczenia opcji Ewidencja ryczałtowa na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony.

Podczas eksportu ewidencji ryczałtowej do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Liczba porządkowa zapisu w ewidencji
      • Data wpisu do ewidencji
      • Data uzyskania przychodu
      • Numer dokumentu
      • Kwoty dla poszczególnych stawek

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Zapisy skreślone nie są eksportowane do plików JPK. Nie są również przesyłane zapisy związane z ewidencją produktów rolnych (2%).

W przypadku braku zapisów mających daty wpisu do ewidencji za podany podczas eksportu okres, pliki JPK nie są tworzone.

8 Wyciągi bankowe – JPK_WB

W przypadku wybrania opcji Wyciągi bankowe na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość określenia w jaki sposób mają być wysyłane dane.

Domyślnie zaznaczona opcja poszczególnymi wyciągami spowoduje wygenerowanie tyle plików JPK ile było raportów bankowych w podanym zakresie dat. Dla każdego rejestru bankowego będą generowane oddzielne pliki dla każdego wyciągu. W przypadku kiedy wyciągi będą za inny okres niż miesięczny i ten okres nie będzie się pokrywał z zakresem dat wskazanym przed eksportem, wówczas wyeksportowane zostaną wszystkie wyciągi, które będą miały daty otwarcia bądź zamknięcia zawierające się w tym zakresie dat, nawet jeżeli tylko część dni z wyciągu będzie zawierać się w podanym zakresie dat.

Wybór opcji za okres spowoduje wygenerowanie tyle plików ile jest rejestrów o typie Konto bankowe. Dla każdego rejestru bankowego zostanie utworzony jeden plik za cały zakres dat.

Na oknie generowania plików JPK dla wyciągów bankowych istnieje możliwość wyboru rejestru bankowego, z którego będą eksportowane operacje do pliku JPK. W polu Rachunek bankowy można wybrać czy mają być eksportowane zapisy z wszystkich, czy z jednego wybranego rejestru bankowego.

Eksportowane są tylko wyciągi zawierające zapisy (nie są eksportowane puste raporty). Eksportowane są również otwarte raporty.

Podczas eksportu wyciągów bankowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Numer rachunku wpisany na formularzu rejestru kasowego/bankowego
      • Symbol waluty rachunku bankowego
      • Liczba porządkowa zapisu K/B
      • Data zapisu K/B
      • Nazwa podmiotu z zapisu K/B
      • Opis z zapisu K/B (przenoszonych jest pierwszych 256 znaków)
      • Kwota operacji

Numer rachunku bankowego określany na formularzu rejestru bankowego musi być w formacie IBAN. Zgodnie wymaganiami Ministerstwa Finansów, tylko takie rachunki zostaną wyeksportowane za pomocą pliku JPK_WB. W sytuacji kiedy w systemie numer rachunku zapisany jest jako numer w standardzie IBAN jednak bez kodu kraju PL, kod ten jest automatycznie dodawany podczas wysyłki do pliku.

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

9 Faktury – JPK_FA

Dla każdej waluty, w jakiej zostały wystawione dokumenty w danym okresie, podczas przygotowania pliku tworzony jest osobny plik JPK_FA. Na dokumentach walutowych wartość netto wykazywana jest w walucie dokumentu, natomiast kwota VAT w PLN. Podczas generowania plików JPK_FA istnieje możliwość wyboru waluty. Jeśli w bazie istnieją waluty nieaktywne, wówczas na liście takie waluty widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów we wszystkich walutach. Po wyborze konkretnej waluty tworzony jest plik zawierający tylko dokumenty w tej walucie.

      • JPK_FA nie musi zawierać faktur zakupowych, natomiast struktura JPK_ VAT zawiera faktury zakupowe, z których podatnikowi przysługuje prawo do zmniejszenia podatku należnego,
      • Faktury, na których oprócz standardowych stawek pojawiają się też stawki NP. lub zw dla zakupów będą trafiały do pliku JPK_FA w całości, a na deklarację VAT-7 (w tym do pliku JPK_VAT) bez pozycji w tych stawkach,
      • JPK_FA nie zawiera sprzedaży detalicznej (paragonów), transakcje te natomiast wykazywane są w pliku JPK_VAT,
      • Korekta faktury in minus, której potwierdzenia odbioru od kupującego nie uzyskał podatnik – w pliku JPK_FA zostanie wykazana, natomiast w strukturze JPK_VAT pojawi się wówczas, gdy spełnione zostaną dodatkowe przesłanki dające podatnikowi prawo do obniżenia podstawy opodatkowania,
      • Faktura z oznaczeniem „metoda kasowa” jest wykazana w pliku JPK_VAT w okresie, w którym została ona zapłacona w całości lub części (odliczenie VAT dotyczy wyłącznie tej części). Dokument ten natomiast w pliku JPK_FA będzie wykazywany w całości niezależnie od terminu zapłaty.

Podczas eksportu Faktur do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Dane dotyczące nagłówków faktur:
        • Data wystawienia dokumentu
        • Numer dokumentu (dla Faktur Zakupu numer obcy)
        • Nazwa i dane adresowe Nabywcy (dla Faktur Zakupu dane Nabywcy pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy
        • Nazwa i dane adresowe sprzedawcy (dla Faktur Zakupu dane Dostawcy)
        • Numer NIP sprzedawcy
        • Numer NIP nabywcy (do pliku przysyłany jest wyłącznie dziesięcioznakowy NIP Nabywcy. W przypadku NIP-u o innej długości, wartość w pliku JPK_FA.xml nie jest uzupełniana)
        • Data zakończenia transakcji (dla Faktur Sprzedaży – data sprzedaży, dla Faktur Zakupu – data zakupu, dla Faktur Zaliczkowych – data wystawienia, dokumenty korygujące – data korekty)
        • Suma kwot netto sprzedaży w danej stawce
        • Kwota podatku VAT w danej stawce
        • Wartość brutto (kwota netto + wartość podatku VAT) w walucie dokumentu
        • Rodzaj dokumentu (dla Faktur – VAT, dla Faktur Zaliczkowych – ZAL, dla dokumentów korygujących – KOREKTA, dla innych dokumentów – POZ)
      • W przypadku Faktur VAT Marża uzupełniane jest pole dotyczące procedury marży
      • W przypadku dokumentów korygujących przenoszone są również następujące dane:
        • Cena (jako różnica pomiędzy ceną pierwotną i korektą), wartości oraz ilości zgodnie z danymi na korekcie. Korekty (wartości) do Faktur Zaliczkowych są uwzględniane w pliku w analogicznej formie jak korekty wartości wystawione do zwykłej Faktury Sprzedaży.
        • Przyczyna korekty. Na potrzeby generowania pliku JPK, dla dokumentów korygujących wprowadzono możliwość zmiany przyczyny korekty na zatwierdzonych dokumentach w module Handel / Faktury. Operator może dokonywać takich zmian, jeśli na jego karcie w Konfiguracji/Program/Użytkowe/Operatorzy na zakładce [Parametry] zostanie zaznaczony parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.
        • Numer faktury korygowanej (dla Faktur Zakupu numer obcy korygowanego dokumentu)
        • Dla dokumentu Korekta Zbiorcza/Rabat przenoszona jest data sprzedaży od – do, czyli okres, do którego odnosi się udzielony rabat (data od – najniższa data sprzedaży, data do – najwyższa data sprzedaży Faktury, której dotyczy korekta). W przypadku pozostałych rodzajów korekt w polu wskazana jest data korekty od – do.
        • Na dokumencie Korekta Zbiorcza/Rabat nie jest ujęta lista towarów, ale wartość sprzedaży za dany okres w poszczególnych stawkach VAT. W związku z tym, w pliku JPK w części dotyczącej szczegółów pozycji z faktur, wartość korekty dla każdej stawki VAT będzie uwzględniona jako osobna pozycja. Ponadto, nie będzie tutaj uzupełniana nazwa towaru / usługi, a pola dotyczące jednostki miary oraz ilości będą uzupełniane wartościami „szt” oraz „1”.
        • W przypadku korekty stawki VAT, jeżeli korekta liczona jest od wartości brutto, cena jednostkowa netto ani wartość netto nie są uzupełniane w pliku, natomiast w polach dotyczących ceny i wartości brutto wpisywane jest 0. Gdy korekta stawki VAT liczona jest od wartości netto, pola dotyczące ceny i wartości brutto nie są uzupełniane, natomiast w polach dotyczące ceny i wartości netto wpisywane jest 0.
      • W przypadku Faktur Zaliczkowych przenoszone są również następujące dane:
        • Otrzymana kwota zapłaty
        • Kwota podatku od tej zapłaty
      • Dane podsumowujące listę faktur – sumy kontrolne, gdzie uwzględnione są dane:
        • Liczba faktur w pliku
        • Łączna wartość kwot brutto faktur w pliku
      • Zestawienie stawek podatku VAT:
        • Stawka1 – stawka podstawowa 23% lub 22% (domyślnie 23%)
        • Stawka2 – stawka obniżona 8% lub 7% (domyślnie 8%)
        • Stawka3 – stawka obniżona 5% (domyślnie 5%)
        • Stawka4 – stawka obniżona trzecia (domyślnie 0%) – tutaj przenoszone są wartości faktur, które oznaczone są jako odwrotne obciążenie
        • Stawka5 – stawka obniżona czwarta (domyślnie 0%) – tutaj przenoszone są wartości faktur, które nie podlegają opodatkowaniu
      • Szczegółowe zestawienie pozycji faktur w pliku
        • Numer dokumentu (dla Faktur Zakupu numer obcy)
        • Nazwa towaru lub usługi
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Ilość produktu w jednostce z dokumentu
        • Cena jednostkowa netto towaru w walucie dokumentu
        • Cena jednostkowa brutto towaru w walucie dokumentu
        • Wartość sprzedaży netto
        • Wartość sprzedaży brutto
        • Stawka podatku
      • Dane podsumowujące listę wierszy faktur – sumy kontrolne, gdzie uwzględnione są dane:
        • Suma wszystkich wierszy – elementów z faktur w pliku
        • Łączna wartość brutto wszystkich wierszy – elementów z faktur w pliku

W przypadku, gdy w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa został zaznaczony parametr Jednostka podlega pod, wówczas do pliku JPK_FA dla faktur sprzedaży jako dane sprzedawcy, a dla zakupu jako dane nabywcy przenoszone są dane z Pieczątki firmy – jednostka samorządowa. Dotyczy zarówno dokumentów wystawianych w module Handel/Faktury jak i w rejestrze VAT.

Numer NIP kontrahenta z dokumentu jest przenoszony do pliku JPK_FA tylko dla transakcji o statusie KrajowaKrajowa – podatnikiem jest nabywca.

W pliku JPK_FA nie są uwzględniane informacje o kaucjach. Jeżeli zatem na dokumentach FA lub FZ, pobranych do pliku występowały pozycje związane z opakowaniami kaucjonowanymi, dane dotyczące kwot kaucji nie będą zaczytane do pliku JPK.

Dla Faktur Zaliczkowych pozycje dokumentu są przenoszone z Faktury Pro Forma. FPF będą zatem przeniesione dane o ilości, jednostce miary, cenie netto i wartości netto pozycji. W polu zawierającym informację o wartości brutto dokumentu, jest  wstawiana wartość wpłaconej zaliczki. Niezależnie od algorytmu liczenia Faktury Pro Forma (od wartości netto, bądź od wartości brutto), wartości z Faktury Zaliczkowej ujęte w szczegółach pozycji w pliku, są zawsze wartościami netto.

Dla faktur finalnych, do pliku JPK przenoszone są dane zgodnie z wartościami na fakturze finalnej. Wartości w poszczególnych stawkach VAT oraz wartość brutto dokumentu ogółem (wartość z faktury pomniejszona o kwotę użytych zaliczek), sąięc przeniesione z faktury finalnej. Również w części dotyczącej poszczególnych pozycji z dokumentu, w pliku uwzględniane są kwoty i ilości zgodne z fakturą finalną.

W celu wykazywania wartości w odpowiednich polach w plikach JPK, dla faktur wprowadzone zostały następujące atrybuty dla dokumentów handlowych:

      • SAMOFAKTUROWANIE (faktury wystawiane metodą samofakturowania) – atrybut o typie tekst bez domyślnej wartości, atrybut należy dodać na dokument wystawiony metodą samofakturowania, aby taki dokument został poprawnie zarejestrowany w pliku JPK
      • POLSKA USTAWA (przyczyna zastosowania zwolnienia na podstawie Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) – atrybut o typie lista, przed użyciem atrybutu należy ręcznie uzupełnić wartości listy, wpisując który punkt z ustawy daje podstawę do zwolnienia
      • DYREKTYWA UNIJNA (przyczyna zastosowania zwolnienia na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE) – atrybut o typie lista, przyjmuje wartość: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE
      • INNE ZWOLNIENIA (inna przyczyna zastosowania zwolnienia)
      • FA NA RZECZ DŁUŻNIKA (faktura wystawiona w imieniu, na rzecz dłużnika; jako wartość atrybutu należy wprowadzić kod kontrahenta, który jest organem egzekucyjnym lub komornikiem) – w bazie danych należy założyć kartę kontrahenta dla komornika lub dla organu egzekucyjnego, który będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dłużnika. Na karcie kontrahenta należy uzupełnić pola Kod, Nazwa oraz dane adresowe. Dane te są wymagane, ponieważ są one przenoszone do pliku JPK. Kod takiego kontrahenta należy następnie wprowadzić na listę wartości atrybutu. Jego dane zostaną wówczas automatycznie przeniesione do pliku JPK. Jeśli na listę zostanie wprowadzony niepoprawny kod kontrahenta, np. kod kontrahenta, którego nie ma w bazie, pola w pliku dotyczące organu egzekucyjnego lub komornika nie zostaną uzupełnione.
      • PRZEDSTAWICIEL PODAT (faktura wystawiona w imieniu, na rzecz podatnika; jako wartość atrybutu należy wprowadzić kod kontrahenta, który jest przedstawicielem podatkowym) – w bazie danych należy założyć kartę kontrahenta dla przedstawiciela podatkowego, który będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz podatnika. Na karcie kontrahenta należy uzupełnić pola Kod, Nazwa, dane adresowe oraz numer NIP. Dane te są wymagane, ponieważ są one przenoszone do pliku JPK. Kod takiego kontrahenta należy następnie wprowadzić na listę wartości atrybutu. Jego dane zostaną wówczas automatycznie przeniesione do pliku JPK. Jeśli na listę zostanie wprowadzony niepoprawny kod kontrahenta, np. kod kontrahenta, którego nie ma w bazie, pola w pliku dotyczące przedstawiciela podatkowego nie zostaną uzupełnione.
      • DATA DOPUSZCZ. POJ (data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku) – atrybut o typie data, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku.
      • PRZEBIEG POJAZDU (przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych) – atrybut o typie liczba, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych
      • LICZBA GODZ. UŻYW (liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych) – atrybut o typie liczba, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu.

Wymienione atrybuty należy w razie potrzeby dodać na dokumencie handlowym na zakładce [Atrybuty] w sekcji JPK. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_FA: FA.

Atrybut z zaznaczonym parametrem JPK_FA: FA oraz dodatkowo z parametrem przenosić na transakcje zostanie automatycznie dodany na każdym nowo dodawanym dokumencie handlowym.

Na liście Faktur Sprzedaży możliwy jest wybór dodatkowych kolumn odpowiadających atrybutom wykorzystywanym w Jednolitym Pliku Kontrolnym.

Podczas księgowania faktur z modułu Handel/Faktury z wybranymi atrybutami JPK do rejestrów VAT, zostaną one przeniesione na dokument w rejestrze VAT do grupy atrybutów JPK_FA pod warunkiem, że będą mieć zaznaczony parametr kopiować przy księgowaniu do rejestru VAT. Przeniesione w ten sposób atrybuty typu JPK_FA będą widoczne na dokumentach w rejestrze VAT nawet jeśli parametr JPK_FA na dokumencie w rejestrze VAT nie będzie zaznaczony.

Powyższe atrybuty mogą być również wykorzystywane na dokumentach w rejestrach VAT dla np. faktur kosztowych. Warunkiem, aby dokumenty wprowadzone bezpośrednio do Rejestrów VAT zostały wyeksportowane do plików JPK, jest zaznaczenie na nich parametru JPK_FA. Parametr ten został dodany na dokumentach w Rejestrach VAT Zakupu i Sprzedaży w prawej górnej części okna.

W szczególności dotyczy on dokumentów kosztowych, które nie mają odzwierciedlenia w module Handel. Podczas ręcznego dodawania dokumentów do Rejestrów VAT sprzedaży parametr jest automatycznie zaznaczany. Wyjątek stanowią dokumenty wewnętrzne, dla których parametr nie zaznacza się samoczynnie. Od wersji Comarch ERP Optima 2017.1.1. na ręcznie dodawanych dokumentach w rejestrze VAT zakupu parametr JPK_FA nie jest automatycznie zaznaczany ponieważ do pliku JPK_FA nie ma obowiązku eksportu faktur zakupowych.

Dokumenty przeniesione z modułu Handel /Faktury, jak również zaimportowane z pliku VAT_R lub za pomocą Comarch ERP Migrator nie będą miały tego parametru zaznaczonego. Parametr nie będzie również zaznaczany dla istniejących dokumentów podczas konwersji baz danych z poprzednich wersji. Parametr JPK_FA jest przenoszony dla dokumentów zaimportowanych pracą rozproszoną pod warunkiem, eksport odbywa się z rejestrów VAT i na dokumentach w rejestrze VAT w bazie źródłowej parametr JPK_FA jest zaznaczony.

Parametr JPK_FA możliwy jest do zaznaczenia również w przypadku dokumentów zaksięgowanych lub posiadających predekretację.

Dodatkowo dla dokumentów wprowadzanych bezpośrednio w Rejestrze VAT, z racji braku odpowiednich informacji na dokumencie, wprowadzone zostały poniższe atrybuty:

      • FAVAT MARŻA (wybór odpowiedniej procedury marży – wybierany w przypadku rozliczenia marży) ‑ atrybut typu lista. W programie dostępne są następujące pozycje listy (z możliwością edycji): 1 – Procedura marży dla biur podróży, 2 – Procedura marży – towary używane, 3 – Procedura marży – dzieła sztuki, 4 – Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
      • FA ZALICZKOWA (czy dokument jest fakturą zaliczkową – wybierany w przypadku faktur zaliczkowych) ‑ atrybut o typie lista, z domyślną wartością TAK
      • PRZYCZYNA KOREKTY (wybierany w przypadku faktury korygującej) – atrybut o typie lista. W programie dostępne są następujące pozycje listy (z możliwością edycji): 1 – korekta ilości, 2 – korekta wartości/ceny, 3 – korekta stawki VAT, 4 – korekta zbiorcza
      • OKRES KOREKTY OD (korekta za okres: od) – atrybut o typie data
      • OKRES KOREKTY DO (korekta za okres: do) – atrybut o typie data

Wymienione powyżej atrybuty należy dodać na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Atrybuty] w sekcji JPK_FA. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_FA: VAT. Warunkiem jest, aby na dokumencie w rejestrze VAT był zaznaczony parametr JPK_FA. W przeciwnym wypadku jeśli parametr jest nie zaznaczony, na zakładce [Atrybuty] w sekcji JPK_FA nie będzie możliwości wybrania tego typu atrybutów.

Dla dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT i eksportowanych do pliku JPK_FA,  nazwa towaru pobierana jest z pola Opis na pozycji dokumentu, a w przypadku jego nie uzupełnienia, z kolumny Rodzaj. Jeżeli chodzi o ilość towaru/usługi oraz jednostkę miary – w takim przypadku w pliku JPK_FA przyjmowane są wartości domyślne, czyli 1 szt.

W przypadku wprowadzania do Rejestru VAT dokumentu korygującego, oprócz zaznaczenia na zakładce [Ogólne] parametru Korekta i wprowadzeniu numeru dokumentu korygowanego, należy dodać atrybut PRZYCZYNA KOREKTY. Daty okresu korekty pobierane są z atrybutów OKRES KOREKTY OD oraz OKRES KOREKTY DO, a w przypadku ich braku – z pola Data wystawienia.

Uwaga
Dodanie na dokumentach odpowiednich atrybutów i uzupełnienie ich wartości, jest konieczne aby w pliku JPK zarejestrować dodatkowe informacje dotyczące szczególnych warunków transakcji.

10 Dokumenty magazynowe – JPK_MAG

Do pliku JPK_MAG wysyłane są Przyjęcia Zewnętrzne, Wydania Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne oraz Przesunięcia Międzymagazynowe, a także wygenerowane do tych dokumentów korekty. Aby dokumenty zostały zaczytane do pliku, muszą być wcześniej zatwierdzone. Do pliku nie są przenoszone dokumenty anulowane ani WZKK.

Pliki JPK_MAG generowane są osobno dla każdego magazynu w bazie i każdej waluty. Wartości w tych plikach wykazywane są w walucie, w jakiej zostały wystawione dokumenty.

Na oknie generowania plików JPK dla dokumentów magazynowych istnieje możliwość wyboru waluty. Jeśli w bazie istnieją waluty nieaktywne, wówczas na liście takie waluty widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów we wszystkich walutach. Po wyborze konkretnej waluty tworzony jest plik zawierający tylko dokumenty w tej walucie.

Na oknie generowania plików JPK istnieje również możliwość wyboru magazynu. Jeśli w bazie istnieją magazyny nieaktywne, wówczas na liście wyboru magazynu widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów ze wszystkich magazynów.  Po wyborze konkretnego magazynu tworzony będzie plik tylko z dokumentami z tego magazynu.

Podczas eksportu dokumentów magazynowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

Następnie dla każdego typu dokumentu przenoszone są dane dotyczące wartości całego dokumentu, szczegóły pozycji oraz wiersz sumy kontrolnej ilości dokumentów danego typu i ich łącznej wartości.

Dla dokumentów PZ:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer obcy
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data zakupu
        • Dostawca towaru
        • Numer obcy dokumentu handlowego
        • Data wystawienia Faktury Zakupu powiązanej z PZ
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer obcy
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość przyjęta w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów PZ w pliku
        • Wartość netto dokumentów PZ w pliku

Dla dokumentów WZ:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania WZ
        • Nazwa odbiorcy towaru
        • Numer faktury do WZ
        • Data wystawienia Faktury Sprzedaży powiązanej z WZ
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu WZ
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów WZ w pliku
        • Wartość netto dokumentów WZ w pliku

Dla dokumentów RW:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu RW
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania towaru na RW
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu RW
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi w jednostce z dokumentu
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów RW w pliku
        • Wartość netto dokumentów RW w pliku

Dla dokumentów MM:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania MM
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu MM
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów MM w pliku
        • Wartość netto dokumentów MM w pliku

11 Import plików JPK_VAT do rejestrów VAT

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.1 Użytkownicy mogą skorzystać z funkcji importu plików JPK_VAT do rejestrów VAT. Opcja dostępna jest z menu głównego po wyborze JPK/ Import do rej.VAT  :

Na oknie po kliknięciu ikony  Wybór pliku należy wskazać źródłowy plik XML, z którego mają zostać importowane dane. Warunkiem powodzenia importu jest aby struktura wskazanego pliku była zgodna z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą JPK_VAT(2) lub JPK_VAT(3). W przypadku wybrania niewłaściwego typu pliku pojawia się stosowne ostrzeżenie i import danych nie jest możliwy.

Parametr Za okres domyślnie jest nieaktywny. Takie ustawienie powoduje, że wszystkie dokumenty z pliku zostaną zaimportowane bez względu na ich daty. Po wskazaniu pliku JPK_VAT zakres dat zostaje uzupełniony na podstawie danych w pliku. Po zaznaczeniu parametru Za okres Użytkownik może wpisać inny zakres dat (zawęzić okres) za jaki zostaną zaimportowane dokumenty ze wskazanego pliku. Dla dokumentów sprzedażowych wskazywane dla parametru daty dotyczą daty wystawienia, natomiast dla dokumentów zakupowych – daty wpływu. Jeżeli w pliku JPK_VAT dla dokumentu importowanego do rejestru zakupu VAT nieuzupełniona jest data wpływu, jest ona uzupełniona jako zgodna z datą zakupu.

Na oknie istnieje możliwość wskazania rejestrów sprzedaży i zakupów VAT, do których mają zostać zaimportowane dokumenty z pliku. Odznaczenie jednego z typów rejestru VAT (zakupów lub sprzedaży) powoduje,

że tego typu dokumenty nie zostaną zaimportowane z pliku. Jeżeli w pliku JPK_VAT występują tylko dokumenty jednego typu (np. tylko rejestr sprzedaży VAT) i ten typ rejestrów został odznaczony przez Użytkownika, przy próbie importu pojawi się informacja o braku danych do zaimportowania.

Podczas importu dokumentów, jeśli w pliku JPK_VAT uzupełniony jest numer NIP kontrahenta i w bazie istnieje już kontrahent z takim numerem NIP, wówczas po zaimportowaniu dokument przypisywany jest do tego kontrahenta (podstawiany jest jego akronim). Jeżeli istniejący w bazie kontrahent oznaczony został jako zduplikowany podczas operacji łączenia kart kontrahentów, na zaimportowanym dokumencie podstawiony zostanie kontrahent główny. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są zawsze z pliku. Rodzaj transakcji, rodzaj na pozycji dokumentu oraz status kontrahenta na zaimportowanym dokumencie uzupełniane są zgodnie z domyślnymi ustawieniami kwalifikującymi do deklaracji VAT-7 dla pola, do którego dany dokument w pliku JPK_VAT został zakwalifikowany.

Na dokument podstawiana jest kategoria sprzedaży lub zakupu z istniejącej karty kontrahenta (jeżeli domyślne kategorie dla kontrahenta są uzupełnione).

W przypadku nie zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie (lub jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas na zaimportowanym dokumencie podstawiany jest kontrahent Nieokreślony. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są z pliku. W przypadku importu dokumentów do rejestru VAT bez zakładania kart kontrahentów, jeżeli na dokumencie w pliku JPK_VAT uzupełniony jest numer NIP kontrahenta, na zaimportowanym dokumencie zaznaczony zostaje parametr Podmiot gospodarczy. Jeżeli w pliku JPK_VAT nie ma numeru NIP dla transakcji (pole z numerem NIP jest puste lub znajduje się w nim znak „-”), w rejestrze VAT na dokumencie zaznaczony zostaje parametr Finalny. Po przeprowadzonym imporcie zaleca się wykonanie dla zaimportowanych dokumentów operacji seryjnej Zweryfikuj status VAT.

W przypadku zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie, wówczas zostanie założona jego karta na podstawie danych w pliku i zostanie on podstawiony na zaimportowanym dokumencie. Jako akronim nowego kontrahenta wstawiany jest numer NIP. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu, wówczas akronim zakładanego kontrahenta nadawany jest według wskazanego w Konfiguracji schematu numeracji.

Jeżeli na dokumencie w pliku kontrahent nie ma uzupełnionego numeru NIP (lub w bazie jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas karta kontrahenta nie jest zakładana. Na takim dokumencie po imporcie podstawia się kontrahent Nieokreślony z danymi adresowymi takimi, jakie są w pliku JPK_VAT. W przypadku braku numeru NIP kontrahenta w pliku JPK_VAT, na dokumencie jako rodzaj transakcji podpowie się Krajowa.

Jeżeli numer NIP kontrahenta krajowego w pliku JPK_VAT jest niepoprawny, nie jest zakładana karta takiego kontrahenta i nie są importowane jego dokumenty do rejestru VAT.

Na oknie importu istnieje możliwość wyboru formy płatności na zaimportowanych dokumentach. Po wybraniu opcji domyślną Użytkownik może wskazać jedną z aktywnych form płatności występujących w bazie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma ustawiony na swojej karcie indywidualny termin płatności, taki termin zostanie wyliczony na zaimportowanym dokumencie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent nie ma określonego terminu płatności, wówczas termin płatności na zaimportowanym dokumencie wyliczony zostanie na podstawie terminu ustawionego na wybranej formie płatności.

W przypadku wybrania opcji z karty kontrahenta, na dokumencie podstawiana jest forma płatności wskazana na karcie istniejącego kontrahenta. Jeżeli w bazie nie istnieje kontrahent o podanym numerze NIP, na zaimportowanym dokumencie podstawiana jest forma płatności gotówka. Ta forma płatności zostanie również ustawiona jako domyślna forma płatności dla założonego kontrahenta. Jeżeli forma płatności gotówka jest zablokowana, podstawi się kolejna (według kolejności wprowadzania) forma płatności.

Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma zaznaczony parametr Nie rozliczaj płatności, płatność z zaimportowanego dokumentu zostanie dodana do preliminarza ze statusem Nie podlega.

Jeżeli Użytkownik wybierze dla opcji domyślną formę płatności gotówka (lub kontrahent ma wybraną tę formę płatności jako domyślną), po zaimportowaniu nie będą tworzone automatycznie zapisy K/B rozliczające płatności do importowanych dokumentów.

Zaznaczenie na oknie importu parametru Ustaw status płatności na Nie podlega powoduje, że wszystkie płatności z zaimportowanych dokumentów otrzymają status Nie podlega.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu, podczas importu następuje weryfikacja czy w bazie nie występuje już dokument o parametrach określonych dla kontroli duplikacji. Jeżeli taki dokument już istnieje, dokument z pliku JPK_VAT nie zostanie zaimportowany, a w logu z przebiegu importu pojawi się stosowna informacja.

Kliknięcie ikony  Uruchom import powoduje zaczytanie danych z pliku JPK_VAT do bazy. Ikona jest aktywna po wskazaniu poprawnego pliku JPK_VAT oraz zaznaczeniu rejestru sprzedaży i/lub rejestru zakupu do importu.

Wybranie opcji  Zamknij okno powoduje rezygnację z importu i zamknięcie okna.

Uwaga
Pliki JPK_VAT nie posiadają wszystkich potrzebnych informacji występujących na dokumentach w rejestrze VAT, dlatego też przy imporcie przyjmowane są pewne uproszczenia np. co do formy płatności, rodzaju transakcji, waluty, stawki VAT, opisu, kolumny KPiR, stanu dokumentu zwykły/wewnętrzny itp. W związku z tym po zaimportowaniu dokumentów należy zweryfikować ich poprawność.

W razie potrzeby należy skorzystać z operacji seryjnych dostępnych bezpośrednio w rejestrach VAT.

Na zaimportowanych dokumentach do rejestru zakupu VAT domyślnie ustawiane są odliczenia na TAK.

Uwaga
W pliku JPK_VAT znajdują się tylko wartości z odliczeniami na TAK lub Warunkowo (przeliczone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży). Jeżeli więc na dokumencie przed eksportem do pliku JPK_VAT znajdowały się pozycje z odliczeniami na NIE oraz na TAK, wówczas do pliku zostaną wyeksportowane (a tym samym zaimportowane z niego) tylko te pozycje mające odliczenia na TAK. W przypadku odliczeń WARUNKOWO, po eksporcie do pliku te pozycje są mnożone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży. W związku z tym wartość brutto na zaimportowanym dokumencie w rejestrze zakupu VAT nie zawsze będzie się zgadzać z wartością brutto dokumentu sprzed eksportu do pliku JPK_VAT. Należy więc po imporcie zweryfikować poprawność kwot brutto dokumentów.

W przypadku rejestrów sprzedaży VAT w kolumnie Uwzględniaj w proporcji ustawiane są domyślne wartości dla poszczególnych stawek VAT:

      • Uwzględniaj – dla stawek: 23%, 8%, 5%, 0%
      • Tylko w mianowniku – dla stawki ZW
      • Nie uwzględniaj – dla stawki NP

W przypadku ustawionego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzaju księgowości księga podatkowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest kolumna KPiR 7.Sprzedaż, natomiast na dokumentach w rejestrze zakupu VAT kolumna 10.Towary.

Jeżeli ustawiony jest rodzaj księgowości ewidencja ryczałtowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest stawka dla ryczałtu 3,00%.

Jeżeli w pliku JPK_VAT znajdowały się dokumenty z pozycjami wykazywanymi w deklaracji VAT-7 w polach:

      • 36 – Podatek należny od towarów objętych spisem z natury,
      • 37 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących,
      • 38 – Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
      • 39 – Kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych,
      • 47 – Kwota podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,
      • 48 – Kwota podatku naliczonego od pozostałych nabyć,
      • 49 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 1 ustawy,
      • 50 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 4 ustawy,

a więc wynikające z zastosowania na dokumentach atrybutów JPK_VAT, pozycje te nie zostaną zaimportowane do rejestru VAT z pliku JPK_VAT.

Uwaga
Na zaimportowanych z pliku JPK_VAT do rejestru VAT dokumentach, w polu Rozliczać w deklaracji VAT ustawiany jest rok i miesiąc zgodny z okresem za jaki wygenerowany został plik JPK_VAT. Dotyczy to metody zwykłej rozliczenia podatku VAT.

Na zaimportowanych dokumentach zostanie prawidłowo ustawiona data rozliczenia w deklaracji VAT-7 jedynie w bazach, które za dany okres czasu rozliczają VAT metodą zwykłą. Jeśli w bazie docelowej wybrana jest metoda kasowa, wówczas należy ponownie zweryfikować datę uwzględnienia w deklaracji na poszczególnych dokumentach.

 




OPT035- Rozliczenie czasu pracy w modułach płacowych

Wstęp

Dokument jest przeznaczony dla Użytkowników systemu Comarch ERP Optima – modułów: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus – jako pomoc w skonfigurowaniu dostępnych w programie parametrów w celu rozliczenia czasu pracy pracowników, a szczególnie naliczenia nadgodzin.
Ze względu na to, że przepisy dotyczące nadgodzin są bardzo rozbudowane i skomplikowane, to duża część dokumentu została poświęcona ich interpretacji. Opisy sposobów konfiguracji oraz rozliczania czasu pracy zostały przedstawione na przykładach praktycznych.

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Pojęcie normy czasu pracy (art. 129 k.p.)

Normy to maksymalne liczby godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, które określa art.129 kodeksu pracy.

Art. 129. § 1. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144.
§ 2. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

W pozakodeksowych ustawach spotkać można inne, obniżone normy czasu pracy dla pewnych grup pracowniczych. Jest to np. norma dobowa – 7h i średniotygodniowa – 35h dla osób niepełnosprawnych.

Pojęcie wymiaru czasu pracy (art. 130 k.p.)

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w przyjętym okresie rozliczeniowym, wyliczana zgodnie art.130 kodeksu pracy.

Art. 130. § 1. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1, oblicza się:
1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
§ 2. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Poniżej przykłady wyliczenia wymiaru czas pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2018 r.

Przyklad

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca stycznia 2018 r.
– liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h,
– liczba dni wystających, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 29, 30, 31, czyli 3 dni * 8h = 24h,
– pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela: 1 (Nowy Rok), 6 (Trzech Króli), czyli 2 dni * 8h = 16h,
– wyliczenie wymiaru: 160h + 24h – 16h = 168h
Za święto przypadające w sobotę (Trzech Króli) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny.

Przyklad

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca maja 2018 r.
– liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h,
– pozostała liczba dni: 29, 30, 31, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku, czyli 3 dni * 8h = 24h,
– pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela: 1, 3, 31 czyli 3 dni * 8h = 24h,
– wyliczenie wymiaru: 160h + 24h – 24h = 160h

2018 - MiesiąceLiczba dniNorma dobowaWYMIAR
Styczeń218168
Luty208160
Marzec228176
Kwiecień208160
Maj208160
Czerwiec218168
Lipiec228176
Sierpień228176
Wrzesień208160
Październik238184
Listopad218168
Grudzień198152
SUMA251-2008
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2018 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca

Pracownik zatrudniony na część etatu powinien mieć obniżony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Praca może być przez takiego pracownika świadczona przeciętnie 5 dni w tygodniu, we wszystkie dni robocze w mniejszym wymiarze dobowym, bądź w niektóre dni tygodnia przez większą liczbę godzin.

Przyklad

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, dla 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego (10-12 2018 r.).
– suma wymiarów z 3 miesięcy: 184 + 168 + 152 = 504h
– wyliczenie wymiaru: mnożymy przez wymiar etatu: 488h* ¾ = 378h

Pracodawca powinien pamiętać o ustaleniu dla zatrudnionego na część etatu tzw. limitu godzin. Stosownie, bowiem do art. 151 § 5 K.p., strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1.

Ustalenie limitu zależy od okoliczności faktycznych, a zwłaszcza od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Sposoby jego ustalenia w umowach o pracę są różne, a mianowicie można go określić przez wskazanie wymiaru dobowego – np. „praca powyżej 5 godzin na dobę” albo wielkości etatu – np. „praca przekraczająca wymiar 3/4 etatu”.

W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca poprzez jako wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu).

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Harmonogram czasu pracy jest sprecyzowanym planem pracy pracownika (lub grupy pracowników), który powinien być zdefiniowany zgodnie z przepisami.
Powinnością pracodawcy jest ustalenie wymiaru czasu pracy (proporcjonalnie do jego wymiaru etatu) przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego i jego „rozłożenie” na poszczególne dni tego okresu z uwzględnieniem:

  • obowiązujących pracownika norm czasu pracy,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
  • zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).

Kontrola zgodności tworzonego harmonogramu czasu pracy z przepisami należy do Użytkownika programu.

Harmonogramy czasu pracy definiujemy w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze. Z tego poziomu można dodać dowolną ilość kalendarzy, zgodnie z zapotrzebowanie firmy.
Standardowo w programie podczas kreowania nowej bazy tworzony jest kalendarz o nazwie STANDARD z dniami pracy od poniedziałku do piątku (w godzinach od 7:00 do 15:00) z wyznaczonymi świętami w aktualnym i kolejnym roku.
Symbol na poszczególnych dniach kalendarza oznacza, że nie były one jeszcze definiowane i przyjmują domyślne ustawienia.
Sposób tworzenia i definiowania kalendarzy opisany jest szczegółowo w podręczniku do konfiguracji programu.

Rys 1. W konfiguracji – kalendarz Standard – zakładka Kalendarz (z naniesionymi standardowymi świętami)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze – na karcie danego kalendarza normatywnego (harmonogramu) występują pola:

  • Uwzględniaj wymiar etatu – powinien być zaznaczony dla kalendarzy pracowników zatrudnionych na niepełny etat, którzy mają obowiązek pracować w te same dni, co pracownicy pełnoetatowi, lecz w skróconym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracownik zatrudniony na ½ etatu ma pracować np. co drugi dzień po 8 godzin, to definiujemy dla niego osobny kalendarz i odznaczamy ten parametr.
  • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.

Rys 2. W konfiguracji – definicja kalendarza Standard – zakładka Ogólne (fragment)

W obszarze Nadgodziny / godziny nocne dostępne są parametry:

  • Rozliczaj nadgodziny – zaznaczenie parametru umożliwia rozliczaniem nadgodzin przez program.
  • Licz standardowe dopłaty do nadgodzin – zaznaczony parametr powoduje, że program będzie generował standardowe dopłaty do nadgodzin (50%, 100%).
  • Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy – decyduje, czy program będzie naliczał wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (standardowo w wynagrodzeniu zasadniczym lub w innych dodatkach). Jeśli to wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być liczone jako osobny element wypłaty (poza wynagrodzeniem zasadniczym), to należy dodatkowo zaznaczać parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry.
  • Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych – zaznaczony parametr powoduje, że będą naliczane dopłaty do godzin nocnych.
  • Norma zgodna z planem pracy – zaznaczony parametr oznacza, że norma do wyliczenia nadgodzin będzie przyjmowana z planu pracy.
  • Jeśli nadgodziny mają być rozliczane zgodnie z normami kodeksowymi: dobową i średniotygodniową, to wyłączamy opcję [ ] Norma zgodna z planem pracy i wpisujemy odpowiednie wartości w pola:
    Norma dobowa: standardowo 8h
    Norma średniotygodniowa: standardowo 40h
  • Parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) ma zastosowanie np. w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) jednego dnia, które powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w innym dniu lub udzieleniem dnia wolnego od pracy. Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:
    W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza w konfiguracji, również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (harmonogramie) pracownika.
    -W dniach wolnych od pracy / świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza.
  • Parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt – ma wpływ na wyliczenie normy do nadgodzin uwzględnianej przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Gdy parametr jest:
    -Zaznaczony – to norma do nadgodzin (liczona jako pełne tygodnie * 40h + brzegowe dni * 8h) jest pomniejszona o ustawowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
    -Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana o święta wpisane na planie pracy w innych dniach niż niedziela.
  • Parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – ma wpływ na wyliczenie dopłat do nadgodzin. Gdy parametr jest:
    -Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%. (Dla okresu 1 miesięcznego też występuje podział na dopłaty dobowe i średniotygodniowe).
    -Niezaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.
  • Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe i gdy ten parametr jest:
    Zaznaczony – to dostępne są opcje:
    Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nigdy nie są bilansowane, a na koniec okresu rozliczeniowego nadgodziny średniotygodniowe są bilansowane niedogodzinami oraz nieobecnościami nieusprawiedliwionymi z całego okresu rozliczeniowego.
    Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny będą na bieżąco bilansować nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
    Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność bilansowania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.
    Niezaznaczony – to dostępne są opcje:
    Nie bilansuj – w przypadku rozliczania nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej ale bez podziału niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą nadgodziny dobowych, natomiast pomniejszają nadgodziny średniotygodniowe. A w przypadku rozliczania nadgodzin wg „Norma zgodna z planem pracy” – niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą żadnych nadgodziny.
    100%, 50% – niedogodziny oraz nieobecności nieusprawiedliwione (NN-ki) w pierwszej kolejności pomniejszają nadgodziny wynagradzane dopłatami 100%, potem 50%.
    50%, 100% – działąnie jak powyżej, tylko kolejność odwrotna – najpierw pomniejszane są nadgodziny wynagradzane dopłatami 50%, potem 100% (odwrotnie niż algorytm: 100%, 50%).

Rys 3. Definicja kalendarza – obszar dot. nadgodzin

  • Rozliczenie dopłat do nadgodzin w wielomiesięcznych okresach rozliczeniowych (funkcjonalność wykorzystywana tylko w module Płace i Kadry Plus):
  • Co – określa długość okresu rozliczeniowego – przykładowo:
    1 (domyślnie) – oznacza okres 1 miesięczny, czyli wszystkie dopłaty do nadgodzin naliczane są w miesiącu, w którym wystąpiły,
    3 – oznacza okres 3 miesięczny i dopłaty do nadgodzin wypłacane są zależnie od ustawień parametru „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe” – tzn. gdy będzie:
    -Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych wypłacane będą na bieżąco (co miesiąc) a dopłaty średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego (co 3 mc).
    -Niezaznaczony – to wszystkie dopłat do nadgodzin zostaną wypłacone na koniec okresu rozliczeniowego (w 3 miesiącu).
  • Z przesunięciem – oznacza przesunięcie początku okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku (dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych) – przykładowo:
    0 – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu,
    1 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia),
    2 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia).
  • Z opóźnieniem – opcja możliwa do ewentualnego użycia tylko, gdy nie ma włączonego podziału dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – oznacza przesunięcie wypłat dopłat do nadgodzin względem ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego– przykładowo:
    0 – dopłaty do nadgodzin zostaną wypłacone w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego,
    1 – wypłata dopłat do nadgodzin nastąpi w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).

Uwaga

Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin.

W obszarze Parametry dotyczące dopłat występuje podział na:

Dopłaty do godzin nocnych – poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza.

    • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do godzin nocnych naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłata do godzin nocnych naliczana jest według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy.
      Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.
    • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.
      Od godziny – Do godziny – w tych polach należy ustawić porę nocną obowiązującą pracowników rozliczanych wg tego kalendarza.
      Limit godzin nocnych – maksymalna liczba godzin przypadających dla każdego dnia w porze nocnej, za którą pracownikowi przysługuje dopłata za pracę w nocy.
      Dopłata do godzin nocnych liczona od i Procent wynagrodzenia za pracę w nocy – dla dopłat do godzin nocnych należy określić procent i wskazać, czy ma być liczona od minimalnej płacy, czy od stawki zaszeregowania pracownika.
      Dopłata do godzin nocnych liczona zgodnie z normą k.p. art.130 – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłata do godzin nocnych naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający
      z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.

Rys 4. Definicja kalendarza – obszar dot. dopłat do godzin nocnych

Dopłaty do nadgodzin – poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do nadgodzin i odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza.

  • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do nadgodzin naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłaty naliczane są według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy.
    Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do nadgodzin. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.
    Procent dopłat ‘50’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 50%,
    Procent dopłat ‘100’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 100%,
    Dopłaty do nadgodzin liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 – zaznaczenie parametru powoduje, że stawka dopłaty za jedną nadgodzinę liczona jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający
    z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.

Rys 5. Definicja kalendarza – obszar dot. dopłat do nadgodzin

Dodatkowo w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia w części Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić sposób zaokrąglania dopłat. Domyślnie ustawienie to: Wartość końcowa z precyzją 0.01 (do 1 grosza). Można zmienić zaokrąglenie na: Kwota za 1h oraz ewentualnie precyzję.

Rys 6. Zaokrąglenia dot. dopłat do godzin nocnych i nadgodzin

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy ustawiamy wspólne elementy dla wszystkich zdefiniowanych w bazie kalendarzy.

Rys7.Konfiguracja kalendarzy

W obszarze Godziny nocne występują parametry:

    • Od godziny / do godziny – zakres godzin, pomiędzy którymi praca będzie traktowana jako praca w nocy,
    • Limit godzin nocnych – dzienny limit godzin nocnych – 8 godzin (zgodne z przepisami)
    • Procent dopłat do godzin nocnych – 20% (zgodnie z przepisami)
    • Dopłata do godzin nocnych liczona od – określamy podstawę, od której będzie naliczana dopłata do godzin nocnych (minimalne wynagrodzenie lub stawka zaszeregowania).

Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia powyższych parametrów.

W obszarze Nadgodziny 100% dostępne są ustawienia:

    • Godziny nocne – parametr domyślnie zaznaczony, nadgodziny w porze nocnej powinny być wynagradzane dopłatą w wysokości 100%.
    • Niedziele i święta – parametr domyślnie zaznaczony, każda nadgodzina pracy w niedzielę i święto, w które nie było zaplanowanej pracy, powinna być wynagradzana dopłatą w wysokości 100%.
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nieprzekraczających normy dobowej w dniach wolnych pracownika. Parametr domyślnie zaznaczony, nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej powinny być wynagradzane dodatkiem w wysokości 100%.

Uwaga

Powyższe parametry dostępne są tylko przy rozliczaniu nadgodzin „wg planu pracy”. Dla rozliczeń wg norm: dobowa i średniotygodniowej – nie podlegają zmianie.

    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – zaznaczenie jest równoznaczne z wypłatą 100% dopłat do nadgodzin w dni wolne po przekroczeniu normy dobowej. Program umożliwia ustawienie warunków wynagradzania korzystniejszych dla pracownika niż przewidują to przepisy.
    • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – ściśle związany jest z innym parametrem ‘Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy’. Parametr zaznaczony powoduje, że praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu będzie płatna dopłatą 50%, a nadgodziny powyżej limitu – dopłatą 100%. Dawniej dwie pierwsze nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%. Obecnie ten przepis już nie obowiązuje, jednak w wewnętrznych regulaminach firmy mogą być zachowane poprzednie zasady, dlatego nadal można korzystać z tych ustawień.

W obszarze Dopłaty do nadgodzin można określić:

  • Limit roczny – 150:00 (standardowo) z opcją:
    -Przerwanie naliczania – w wypłacie zostaną rozliczone tylko nadgodziny do limitu, powyżej limitu nie zostaną naliczone,
    -Brak – nie ma kontroli limitu nadgodzin.

Dla każdego pracownika, na formularzu etatu, można ustalić indywidualny limit. Wówczas wartość limitu będzie pobierana z formularza pracownika a nie z konfiguracji.

  • Procent dopłat ‘50’ / Procent dopłat ‘100’ – w sytuacjach, gdy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wyższą kwotę dopłat do nadgodzin, mamy możliwość ustawienia własnych procentów dopłat (np. 60% i 120%). Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia indywidualnych procentów dopłat do nadgodzin.

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Plan pracy

Na formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Kalendarz wskazujemy plan (harmonogram) czasu pracy zgodnie, z którym pracownik ma pracować. Domyślnie podpowiada się kalendarz Standard. (Oczywiście można wybrać inny harmonogram, jeżeli został wcześniej zdefiniowany w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze).

Rys 8. Formularz pracownika – zakładka Etat – określenie Kalendarza (harmonogramu).

Plan pracy (harmonogram) pracownika dostępny jest z formularza pracownika lub listy pracowników (dla podświetlonego pracownika) po rozwinięciu menu przy ikonie

Z poziomu planu pracy danego pracownika istnieje możliwość modyfikowania harmonogramu poprzez wprowadzenie tzw. „wyjątków”. W celu zmian wystarczy edytować dany dzień i ustawić odpowiedni typ dnia, godziny pracy (od do) oraz strefę czasu pracy (np. „Czas pracy podstawowy” – skrót PP).

Uwaga

W planie pracy pracownika powinien być ustalony wymiar czasu pracy zgodnie z art. 130 k.p. Nie należy planować pracy w nadgodzinach.

Rys 9. Plan pracy pracownika z naniesionymi modyfikacjami („wyjątkami”)

Sposoby odnotowywania czasu przepracowanego

W formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Rozliczenie czasu pracy określamy sposób odnotowywania czasu rzeczywiście przepracowanego przez pracownika, do wyboru mamy 3 sposoby:

  • Według kalendarza (domyślna opcja) – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu jest automatycznie przepisany z planu pracy. Użytkownik odnotowuje ewentualne zmiany w stosunku do planu na konkretnym dniu, np. nadgodziny. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza pracę zgodną z planem pracy).
  • Według obecności – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym), na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu nie jest automatycznie przepisywany z planu pracy (jest zerowy). Użytkownik musi każdy dzień pracy edytować i wprowadzić czas pracy (podpowiadany jest czas z planu pracy). W przypadku posiadania modułu Kadry i Płace PLUS możliwe jest zaimportowanie czasu pracy z pliku RCP. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza dzień z zerowym czasem pracy, czyli niedgogodziny).
  • Według zestawienia – dla tego sposobu brak jest informacji o czasie pracy w danym dniu, jest tylko łączny czas pracy za odpowiedni okres. W kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce [Zestawienia], użytkownik musi dodać zestawienie wpisując łączny czas przepracowany w godzinach (wraz z nadgodzinami) i w dniach, dodatkowo odnotowuje ilość godzin nocnych oraz nadgodzin 50% i 100%, za które program powinien naliczyć dopłaty. Zestawienie obejmuje maksymalnie okres miesiąca. Krótszy okres powinien być wpisany w przypadku aktualizacji danych pracownika w trakcie miesiąca lub zatrudnienia czy zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca.

Rys 10. Formularz pracownika – zakładka Etat – określenie sposobu rozliczania czasu rzeczywistego

Uwaga

Bez względu na sposób wprowadzania czasu przepracowanego, pracownik powinien mieć poprawnie zdefiniowany plan pracy (zgodnie z przepisami). Ma to istotne znaczenie przy wprowadzaniu nieobecności dla pracownika, ponieważ program pomniejsza czas pracy o daną nieobecność pobierając ilość godzin zaplanowaną w tym dniu w planie pracy.

Nadgodziny

Pojęcie pracy w nadgodzinach (art. 151 k.p.)

Pojęcie pracy w nadgodzinach wyjaśnia art. 151 kodeksu pracy:

Art. 151. § 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
2) szczególnych potrzeb pracodawcy.
§ 2. Przepisu § 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.
§ 21. Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Wynagradzanie za nadgodziny (art. 1511 k.p.)

Za pracę w godzinach nadliczbowych (zgodnie z art. 1511 k.p.) należy wypłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatki w wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    – w nocy,
    – niedziele i święta,
    – w dni wolne od pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
    – w dni pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    – w dni wolne od pracy, powyżej normy dobowej (z wyłączeniem godzin nocnych),
    – w dni pracy powyżej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru (z wyłączeniem godzin nocnych).

W programie wynagrodzenie za godzinę nadliczbową składa się z 2 elementów:

    • Wynagrodzenie powyżej normy („wynagrodzenie normalne”) – standardowo generuje się wraz z wynagrodzeniem zasadniczym (zwiększa jego wartość) oraz może być generowane w innych elementach np. dodatku funkcyjnym – pod warunkiem, że w definicji danego typu wypłaty (na zakładce [Ogólne]) jest zaznaczona opcja Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu i odchyłki od normy.

Rys 11. Definicja typu wypłaty – zakładka Ogólne – fragment dotyczący wyliczenia odchyłek (powyżej/poniżej normy)

    • Dopłaty do nadgodzin 50% lub 100% – standardowo liczone są tylko od stawki zaszeregowania. Jeżeli inne elementy mają być ujmowane w tych dopłatach, to należy w definicji odpowiednich typów wypłat (na zakładce [Szczegółowe]) zaznaczyć pole Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny.

Rys 12. Definicja typu wypłaty – zakładka Szczegółowe – fragment dotyczący uwzględniani dodatku w dopłatach do nadgodzin

W programie istnieje możliwość generowania wynagrodzenia powyżej normy jako odrębny element wypłaty (nie w wynagrodzeniu zasadniczym). W tym celu z poziomu: Konfiguracja firmy/ Płace/ Parametry należy zaznaczyć parametr Wynagrodzenie powyżej/poniżej liczone jako oddzielny element wypłaty. Dotyczy to tylko wynagrodzenia zasadniczego, nie dodatków.

Dodatkowo można zadecydować, czy oddzielnie wypłacone wynagrodzenie zasadnicze powyżej/poniżej normy ma być wliczane do podstawy urlopu / ekwiwalentu – poprzez zaznaczenie parametrów:

  • Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
  • Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu

Rys 13. Konfiguracja / Płace / Parametry – fragment dotyczący wynagrodzenia powyżej /poniżej normy

Uwaga

Dla pracownika zatrudnionego na stawkę miesięczną bardzo istotne jest liczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy jako odrębnego elementu wypłaty, ponieważ gdy „powyżej normy” jest częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego, to nie jest wliczany do podstawy urlopowej. Natomiast, gdy jest odrębnym elementem wypłaty, to może być wliczany do podstawy urlopowej, jako średnia z 3 miesięcy.

Wynagrodzenie powyżej normy może być bilansowane wynagrodzeniem poniżej normy – w tym celu należy zaznaczyć parametr Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy).

Bilansowanie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy jest wykonywane w obrębie danej strefy czasu pracy i dotyczy pozycji generowanych jako odrębne elementy wypłaty, jak i również, gdy są częścią wynagrodzenia zasadniczego (w danej strefie).

Bilansowanie powyżej i poniżej normy (bez względu na strefy czasu pracy) dotyczy innych typów wypłat, które w konfiguracji mają zaznaczone automatyczne korygowanie z tytułu odchyłek od normy.

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

Nadgodziny dzielimy na:

  • dobowe, które występują:- w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatna jako 50% lub 100% jeżeli przypadają w nocy
    – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatna jako 50%
    – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatna jako 100%
    – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%
    – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%

Uwaga

W przypadku, gdyby pracownik miał zaplanowany wymiar czasu pracy poniżej 8h, np. 6h (równoważny system czasu pracy), a przepracuje np. 12h, to nadgodziny dobowe występują powyżej normy 8h, czyli w tym przypadku od 8h do 12h, czyli 4h. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe – od 6h do 8 h, czyli 2h.

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Parametry w konfiguracji

Rozliczanie nadgodzin wg parametru Norma zgodna z planem pracy polega na porównaniu dla każdego dnia ilości godzin rzeczywiście przepracowanych z kalendarza (Nie)obecności z ilością godzin z planu pracy. W tej sytuacji każda godzina przepracowana ponad zaplanowany wymiar czasu pracy jest traktowana jako nadgodzina.

Rys 14. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin jako „Norma zgodna z planem pracy”

Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) naliczane wg „norma zgodna z planem pracy” zależą od parametrów znajdujących się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy – są to Nadgodziny 100% w:

  • Godziny nocne – zaznaczony (domyślnie)
  • Niedziele i święta – zaznaczony (domyślnie)
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h

Uwaga

Dla dni wolnych od pracy norma dobowa odczytywana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie – pole ‘Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu’ (standardowo 8h).

  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – zgodnie z archiwalnymi przepisami dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.

Rys 15. Konfiguracja kalendarzy – nadgodziny 100% wg planu pracy (wartości domyślne)

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin „wg norma zgodna z planem pracy” (ustawienie w definicji kalendarza) – przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy, czyli przy zaznaczonych parametrach dla: Nadgodziny 100%: Godziny nocne, Niedziele i święta, Dni wolne (poniżej normy dobowej).

Podstawowy system czasu pracy – pełny etat

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w styczniu 2018 powinien pracować 168h (od poniedziałku do piątku po 8h), a przepracował 184h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:0012:0008:0008:0008:0010:0002:0056h
Powyżej planu+4:00+10:00 +2:00+16h

Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
50% -> 6h = 4h (wtorek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 2h (sobota, praca powyżej normy 8h – odczytana z pola „Norma dobowa dla urlopu” z formularza pracownika)
100% -> 10h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 2h (niedziela, praca do normy 8h)

Suma nadgodzin = 6h (50%) +10h (100%) = 16h
Pracownik będzie miał wypłacane:
– wynagrodzenie powyżej normy za 16h – godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (168h)
– dopłaty do nadgodzin 50% za 6h
– dopłaty do nadgodzin 100% za 10h

Podstawowy system czasu pracy – niepełny etat

Przyklad

Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2018 powinien pracować 80h (od poniedziałku do piątku po 4h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:0004:0004:0004:0004:0000:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy10:0004:0004:0004:0004:0009:0006:0041h
Powyżej planu+6:00+9:00 +6:00+21h

Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
50% -> 7h = 6h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 1h (sobota, praca powyżej normy 8h)
100% -> 14h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 6h (niedziela, praca do normy 8h)

Suma nadgodzin = 7h (50%) +14h (100%) = 21h
Pracownik będzie miał wypłacane:
– wynagrodzenie powyżej normy za 21h – godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (88h)
– dopłaty do nadgodzin 50% za 7h
– dopłaty do nadgodzin 100% za 14h

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Nadgodziny (praca ponad zaplanowany wymiar) są pomniejszane przez odnotowane niedogodziny (praca poniżej zaplanowanego dobowego wymiaru) i nieobecności nieusprawiedliwione (NN) – decyduje o tym parametr Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie (w definicji kalendarza), dla którego są dostępne następujące opcje:

1. Nie bilansuj – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) nie pomniejszają nadgodzin,
2. 100%, 50% (domyślnie) – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) pomniejszają w pierwszej kolejności nadgodziny wynagradzane dopłatą 100%, a następnie dopłatą 50%,
3. 50%, 100% – analogicznie jak powyżej, tylko odwrotna kolejność pomniejszania.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na ¾ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 6h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2018 powinien pracować 120h (od poniedziałku do piątku po 6h), a przepracował 123h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy06:0006:0006:0006:0006:0000:0000:0030h
Rzeczywisty czas pracy08:0003:0006:0006:0006:0004:0000:0033h
Powyżej planu+2:00+4:00 +6h
Poniżej planu-3:00-3h

Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
50% -> 2h = 2h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar)
100% -> 4h = 4h (sobota, praca do normy 8h)
Suma nadgodzin = 2h (50%) +4h (100%) = 6h

Bilansowanie nadgodzin (o niedogodziny 3h) dla poszczególnych opcji:
1. Nie bilansuj (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 50% = 2h
Nadgodziny 100% = 4h
2. 100%, 50% (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 100% = 4h – 3h = 1h
Nadgodziny 50% = 2h
3. 50%, 100% (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 50% = 2h – 2h = 0h
Nadgodziny 100% = 4h – 1h = 3h
Bez względu na ustawienia opcji bilansowania nadgodzin program naliczy:
– wynagrodzenie powyżej normy za +6h
– wynagrodzenie poniżej normy za -3h
W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” w Konfiguracja > Firma > Płace > Parmetry będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za +3h (6h – 3h).

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Parametry w konfiguracji

W definicji kalendarza (w konfiguracji) możliwe jest określenie norm:

  • dobowej (standardowo 8h),
  • średniotygodniowej (standardowo 40h).

Powyższe pola uaktywniają się po wyłączeniu parametru Norma zgodna z planem pracy.

Rys 16. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej

W rozliczaniu nadgodzin wg norm (dobowej i średniotygodniowej) istotne jest przekroczenie w obrębie dnia – normy dobowej (8h) w obrębie okresu rozliczeniowego – normy średniotygodniowej (40h).
W algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej, ważne jest wyliczenie normy do nadgodzin dla rozliczanego okresu wg poniższego wzoru:

NORMA DO NADGODZIN = liczba pełnych tygodni * norma średniotygodniowa (standardowo 40h) + liczba dni pracy w niepełnych tygodniach (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) – liczba dni świątecznych w innych dniach niż niedziela * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5)

Dla wyliczenia tej normy istotny jest parametr w definicji kalendarza Z uwzględnieniem standardowych świąt, jeżeli jest:

  • Zaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszona o standardowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
  • Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana tylko o święta wpisane na planie pracy w innych dniach niż niedziela.

W Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy dostępne są parametry dotyczące wyliczenia nadgodzin 100%, standardowe ustawienia to:

  • Godziny nocne – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
  • Niedziele i święta – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h
  • Uwaga

    Dla dni wolnych od pracy /świątecznych norma dobowa odczytywana jest z definicji kalendarza (standardowo 8h).

  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – dawniej dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.

Rys 17. Konfiguracja kalendarzy – algorytmy rozliczania nadgodzin wg normy tygodniowej

Wyliczenie nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej następuje w 2 krokach:

I krok – wyliczenie nadgodzin dobowych
II krok – wyliczenie nadgodzin średniotygodniowych (sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej) – w tym celu należy porównać czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności, a pomniejszony o nadgodziny „dobowe” z obowiązującym wymiarem czasu pracy (normą do nadgodzin).
Poniżej wzór sprawdzający, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej:

X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA DO NADGODZIN
i gdy:
X większe od 0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
X mniejsze lub równe 0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.

Ogólnie nadgodziny dzielimy na:

  • dobowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatna jako 50% lub 100% jeżeli przypada w nocy
    – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatna jako 50%
    – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatna jako 100%
    – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%
    – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatna jako 100%

Uwaga

Praca powyżej 8h jest zaliczana do nadgodzin dobowych, natomiast praca do 8h jest uwzględniania przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 1 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonym parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt w definicji kalendarza – przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy dotyczących 100% dopłat do nadgodzin, czyli:

  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w styczniu 2018 powinien przepracować 168h, a przepracował 184h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop13:0008:0008:0008:0010:0009:0056h
Powyżej planu+5:00+10:00 +9:00+24h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem Z uwzględnieniem standardowych świąt.

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h):
Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 7h = 5h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 2h (sobota, praca ponad normę 8h)
100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h)
Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) + 1h (100%) = 8h

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej
Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 3 dni brzegowe (29, 30, 31) * 8h – 2 dni świąt * 8h = 160h + 24h – 16h = 168h

Czas przepracowany (184h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (8h) – norma (168h) = 184 + 8 – 8 – 168 = 16 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

Podsumowanie nadgodzin:
– Dobowe 50% = 7h
– Dobowe 100% = 1h
– Średniotygodniowe 100% = 16h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
    – Dopłata do nadgodzin 100% za 17h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h
    – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 16h


Równoważny system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

W równoważnym systemie czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h, które powinno być rekompensowane dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach. W takiej sytuacji w definicji kalendarza przy rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej powinien być zaznaczony parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).

Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:

  • W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika. W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h). Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
  • W dniach wolnych od pracy/ świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy, czyli pracuje głównie po 12h w dni: poniedziałki, środy, piątki, jednak czasem wyznaczane są inne dni – z różną ilością godzin (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2018 wymiar czasu pracy powinien wynieść 160h.
W tym miesiącu przypadają: 4 poniedziałki, 4 środy, 4 piątki, czli 12 dni * 12h =144h, czyli w celu uzupełnienia planu do 160h wyznaczono dodatkowo 2 soboty po 8h.
W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem). Sumarczynie przepracował 172h.

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy12:0000:00
12:0000:00
12:00
00:00
00:00
36h
Rzeczywisty czas pracy12:00
00:00
14:00

10:0012:00
00:00
00:00
48h
Powyżej planu+2:00+10:00+12h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonymi parametrami:

  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h) lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (np. 12h)

Nadgodziny dobowe:

50% -> 4h = 2h (środa, praca ponad przedłużony wymiar czasu pracy, czyli 12h) + 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej
Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h +0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (172h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h urlopu) – nadgodziny dobowe (4h) – norma (160h) = 172 + 0 – 4 – 160 = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h – dopłata do nadgodzin 100%).

Podsumowanie nadgodzin:
– Dobowe 50% = 4h
– Dobowe 100% = 0h
– Średniotygodniowe 100% = 8h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 4h
    – Dopłata do nadgodzin 100% a 8h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h
    – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 8h


Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu pracodawca powinien ustalić tzw. limit godzin. Wynika to z art. 151 § 5 k.p., który informuje, że: Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 (dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową).

W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca tylko poprzez jako wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu), np. dla osoby zatrudnionej na ½ wymiaru etatu – normę dobowa 6h, średniotygodniową 30h.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w sierpniu 2018 powinien przepracować 88h (1/2*176h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:00
04:00
04:00
04:00
04:00
00:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy09:00

06:00


04:00
urlop04:00
10:0000:0033h
Powyżej planu+5:00+2:00+10:00 +17h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 6h, norma tygodniowa = 30h z zaznaczonym parametrem Z uwzględnieniem standardowych świąt.

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (6h).
Nadgodziny dobowe:
50% -> 7h = 3h (poniedziałek, praca ponad normę 6h) + 4h (sobota, praca ponad normę 6h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%)

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej
Norma: 4 pełne tygodnie * 30h + 3 dni brzegowe (29,30,31) * 6h (1/5 z normy średniotygodniowej 30h) – 1 święto * 6h = 120h + 18h – 6h = 132h

Czas przepracowany (101h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (4h urlopu) – nadgodziny dobowe (7h) – norma 132h = 101 + 4 – 7 – 132 = -34<0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

Podsumowanie nadgodzin:

– Dobowe 50% = 7h
– Dobowe 100% = 0h
– Średniotygodniowe 100% = 0h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h


Podstawowy system czasu pracy (3 miesięczny) – pełny etat

W module Płace i Kady Plus istnieje możliwość stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc (np. 3 miesięcznego). W tym celu w definicji kalendarza w obszarze Rozliczenie w polu: Co – należy wpisać 3 (miesiące).

Rys 18. Konfiguracja kalendarza – ustawienie okresu rozliczeniowego

Dla okresu rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc istotny jest parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, ponieważ gdy parametr jest:

  • Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.
  • Niezaznaczony – to dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego.

Uwaga

Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin/niedogodzin.

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 3 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonymi parametrami:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt,
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.

W Konfiguracji kalendarzy – standardowe ustawienia, czyli:

  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec 2018 wymiar czasu pracy 504h (168h+160h+176h), a przepracował 518h (174h+171h+173h), praca nie przypadała w porze nocnej.

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h

Rozliczenie Co: 3 miesiące
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony


W styczniu 2018 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:0008:00
08:00
08:00
12:0000:0046h
Powyżej planu+2:00+12:00 +14h

W styczniu 2018 – wymiar czasu pracy 168h, przepracował 174h – sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h).
Nadgodziny dobowe:
50% -> 6h = 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 4h (sobota, praca ponad normę 8h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 6h (50%)

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– Wynagrodzenie powyżej normy za 14h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 6h

*****************
W lutym 2018 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
08:0010:0000:00
09:0051h
Powyżej planu+2:00+9:00+11h

W lutym 2018 – wymiar czasu pracy 160h, przepracował 171h – sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h).
Nadgodziny dobowe:
50% -> 2h (piątek, praca ponad normę 8h)
100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h)
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) + 1h (100%) = 3h

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– Wynagrodzenie powyżej normy za 11h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h

*****************
W marcu 2018 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 176h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00

00:00

40h
Rzeczywisty czas pracyurlopurlop08:00
12:00

08:00
09:00

00:00

37h
Powyżej planu+4:00+9:00+13h

W marcu 2018 (ostatni miesiąc rozliczeniowy) – wymiar czasu pracy 176h, przepracował 173h – sprawdzamy nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe.

Nadgodziny dobowe:

50% -> 5h = 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) + 1h (sobota, praca ponad normę 8h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 5h (50%)

Nadgodziny średniotygodniowe:
Pomocnicze wyliczenia:
Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (26, 27, 28, 29, 30.03) * 8h – 2 dni świątecznych (1 i 6.01) * 8h = 480h + 40h – 16h = 504h
Czas przepracowany = 518h (174h styczeń + 171h luty +173h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności (urlop) = 24h (8h styczeń +16h marzec)
Nadgodziny dobowe = 14h (6h styczeń + 3h luty + 5h marzec)

Czas przepracowany (518h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (24h urlopu) – nadgodziny dobowe (14h) – norma (504h) = 518 + 24 – 14 – 504 = 24 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
Wynagrodzenie powyżej normy za 13h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 5h
– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 24h

Gdyby parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe byłby niezaznaczony, to w wypłatach za okres: styczeń i luty 2018 policzy się tylko wynagrodzenie powyżej normy, a za okres marzec 2018 – wynagrodzenie powyżej normy oraz dopłaty:
– Dopłata do nadgodzin 50% za 13h (6h dobowe w styczniu + 2h dobowe w lutym +5h dobowe w marcu)
– Dopłata do nadgodzin 100% za 25h (1h dobowe w lutym + 24h średniotyg.)

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Przy rozliczaniu nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej – Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.

1. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest niezaznaczony – to do wyboru mamy opcje:

  • Nie bilansuj – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru:
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • 100%, 50% – najpierw liczone są nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (bez pomniejszenia o niedogodziny), a następnie wyliczone ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana – w pierwszej kolejności nadgodziny 100%, a potem 50%.
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS NIEDOGODZIN + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.
  • 50%, 100% – analogicznie j.w., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny, najpierw nadgodziny 50%, potem 100%.


2. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest zaznaczony – to dostępne są opcje:

  • Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru:
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin z całego okresu rozliczeniowego. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie pomniejszają nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
  • Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność pomniejszania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 1 miesięczny)

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2018 powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował 153h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie
z harmonogramem):

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:00
08:00
06:00
06:00
03:00
00:0033h
Powyżej planu+2:00+3:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2:00-4h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h

Rozliczenie Co: 1 miesiąc
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony

1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe – przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Liczymy nadgodziny dobowe:
50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) – nie są bilansowane

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe:
Czas przepracowany = 153h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe = 2h (50%)
Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (153h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (2h) – norma (160h) = 153 + 8 – 2 – 160 = -1 <0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– Wynagrodzenie powyżej normy za +5h
– Wynagrodzenie poniżej normy za -4h
W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” – w Konfiguracja > Firma > Płace > Parmetry – będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za 1h (5h – 4h).
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h

2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.

Liczymy nadgodziny dobowe:
50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h)
100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe bez uwzględnienia niedogodzin i NN, a następnie wyliczona ilość nadgodzin będzie pomniejszena o czas niegodzin.

Czas przepracowany = 153h
Czas niedogodzin = 4h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe 50% = 2h
Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (153h) + czas niedgodzin (4h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) – nadgodziny dobowe (2h) – norma do nadgodzin (160h) = 153 + 4 + 8 – 2 – 160 = 3 >0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej o 3h.

Następnie następuje bilansowanie o niedogodziny (4h) w kolejności:
Nadgodziny średniotygodniowe = 3h – 3h niedogodziny = 0h
Nadgodziny dobowe 50% = 2h – 1h niedogodzina = 1h

W wypłacie zostaną naliczone elementy:
– Wynagrodzenie powyżej normy za +5h
– Wynagrodzenie poniżej normy za -4h
W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” – w Konfiguracja > Firma > Płace > Parmetry – będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za 1h (5h – 4h).
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h
– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 0h (po zapisie wypłaty ten zerowy element zostanie usunięty).

3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – bilansowanie jak powyżej, tylko nadgodziny dobowe pomniejszane w kolejności 50%, a następnie 100%.

W tym przypadku wyliczenia będą takie same jak dla opcji bilansowania Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50%, ponieważ nie wystąpiły nadgodziny dobowe 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 3 miesięczny)

Przyklad

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec 2018 wymiar czasu pracy wynosi 504h (168h+ 160h+176h), a przepracował 505h (163h+161h+181h), praca nie przypadała w porze nocnej.

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h
Rozliczenie Co: 3 miesiące
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony

W styczniu 2018 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 163h.

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
08:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop09:00
08:00
08:00
06:00
04:00
08:00
43h
Powyżej planu+1:00+4:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2h

W lutym 2018 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 161h.

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
12:00
05:00
00:00
00:00
41h
Powyżej planu+4:00+4h
Poniżej planu-3:00-3h

W marcu 2018 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 176h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 181h.

 Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
10:00
07:00
00:0004:00
45h
Powyżej planu+2:00+4:00+6h
Poniżej planu-1:00-1h

1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe – przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Styczeń 2018 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) – liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy.

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%)

W wypłacie zostanie naliczona dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h.

Luty 2018 (drugi miesiąc rozliczeniowy) – liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy.

Liczymy nadgodziny dobowe
– 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

W wypłacie zostanie naliczona dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h.

Marzec 2018 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – liczymy najpierw nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy, a następnie nadgodziny średniotygodniowe, które są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Liczymy nadgodziny dobowe
– 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe:

Czas przepracowany = 505h (163h styczeń + 161h luty +181h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe (z całego okresu rozliczeniowego) = 7h (1h styczeń + 4h luty + 2h marzec)
Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (26, 27, 28, 29, 30.03) * 8h – 2 dni świąteczne (1 i 6.01) * 8h = 480h + 40h – 16h = 504h

Czas przepracowany (505h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (7h) – norma (504h) = 505 + 8 – 7 – 504 = 2 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie zostaną naliczone:
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h
– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 2h

2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.

Styczeń 2018 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 1 mc (1.2018) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 163h
Czas niedogodzin i NN= 2h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%)
Norma do nadgodzin =4 pełne tygodni * 40h + 3 dni brzegowe (29, 30, 31.01) * 8h – 2 dni świąteczne (1 i 6.01) * 8h = 160h + 24h – 16h = 168h

Czas przepracowany (163h) + czas niedogodzin i NN (2h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (1h) – norma (168h) = 163 + 2 + 8 – 1 – 168 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 4h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin i w przypadku, gdy:
– ilość nagodzin średniotygodniowych jest większa lub równa ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe nie są pomniejszane.
– W przeciwnym przypadku, gdy ilość nagodzin średniotygodniowych jest mniejsza niż ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe z bieżacego miesiąca są pomniejszane.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest większa niż niedogodzin (2h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane.

W wypłacie zostanie naliczona dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h.

Luty 2018 (drugi miesiąc rozliczeniowy)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 2 mc (1-2.2018) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 324h (163h styczeń + 161h luty)
Czas niedogodzin i NN= 5h (2h styczeń + 3h luty)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 1h
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 4h (50%)
Norma do nadgodzin = 8 pełnych tygodni * 40h + 3 dni brzegowe (26, 27, 28.02) * 8h – 2 dni świąteczne (1 i 6.01) * 8h = 320h + 24h – 16h = 328h

Czas przepracowany (324h) + czas niedogodzin i NN (5h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe wypłacone (1h) – nadgodziny z bieżącego mc (4h) – norma (328h) = 324 + 5 + 8 – 1 – 4 – 328 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 4h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest mniejsza niż wszystkich niedogodzin (5h), więc nadgodziny dobowe z bieżacego miesiąca są pomniejszane o brakującą ilość nadgodzin średniotygodniowych zgodnie z wyliczeniem:
Potencjalne nadgodziny średniotygodniowe (4h) – niedogodziny (5h) = – 1h – o tyle należy pomniejszyć nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca.

Nadgodziny dobowe z bieżacego miesiaca = 4h (50%) – 1h (niedogodzina) = 3h.

W wypłacie zostanie naliczona dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 3h.

Marzec 2018 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2018) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 505h (163h styczeń + 161h luty +181h marzec)
Czas niedogodzin i NN= 6h (2h styczeń + 3h luty + 1h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty)
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%)
Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 2 dni świąteczne (1 i 6.01) * 8h = 480h + 40h – 16h = 504h

Czas przepracowany (505h) + czas niedogodzin i NN (6h + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu)) – nadgodziny dobowe wypłacone (4h) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (504h) = 505 + 6 + 8 – 4 – 2 – 504 = 9 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 9h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (9h) jest większa niż wszystkich niedogodzin (6h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane.

Nadgodziny dobowe z bieżacego miesiaca = 2h (50%)

Na koniec wyliczamy ostateczną ilość nadgodzin średniotygodniowych od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2018).

Czas przepracowany = 505h (163h styczeń + 161h luty +181h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty)
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%)
Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 2 dni świąteczne (1 i 6.01) * 8h = 480h + 40h – 16h = 504h

Czas przepracowany (505h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe wypłacone (4h) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (504h) = 505 + 8 – 4 – 2 – 504 = 3 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie zostaną naliczone elementy:
Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h
Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 3h

3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – bilansowanie jest jak powyżej, tylko najpierw dobowe 50%, a następnie 100%.

10 Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Rekompensata za pracę w nadgodzinach – czasem wolnym

Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana czasem wolnym (art. 1512 k.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za te nadgodziny.

Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym oraz w niedzielę lub święto (do 8h) jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie jest to możliwe, wówczas należy wypłacić stosowne dodatki. Natomiast za pracę ponad normę/wymiar dobowy (powyżej 8h) w pierwszej kolejności należy się wypłata stosownych dodatków. Jednak tu też dopuszczalne jest odstępstwo od tej reguły i można takie nadgodziny wynagrodzić czasem wolnym.

Ilość czasu wolnego za nadgodziny

Ilość udzielanego czasu wolnego za pracę nadliczbową zależy od tego, za jakie nadgodziny (dobowe, czy średniotygodniowe) jest przyznawany oraz na czyj wniosek (pracownika, czy pracodawcy).
Poniżej znajduje się informacja, ile przysługuje czasu wolnego za dodatkowo przepracowane godziny – zależnie od rodzaju nadgodzin i na czyj wniosek:

  • w dni pracy po przekroczeniu wymiaru dobowego (nadgodziny dobowe)
    – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego,
    – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta po przekroczeniu normy dobowej (nadgodziny dobowe)
    – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego,
    – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta w granicach normy dobowej (nadgodziny średniotygodniowe)
    – bez względu na ilość przepracowanych godzin – 1 dzień wolny.

Czas wolny za nadgodziny w programie

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. W kalendarzu czasu pracy pracownika, na danym wejściu w dniu znajduje się pole Odbiór nadgodzin z rozwijaną listą znaczników:

  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu (do strefy niewliczanej do czasu pracy)
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne (do strefy niewliczanej do czasu pracy)

Rys 19. Formularz wejścia na dniu pracy pracownika – odnotowanie nadgodzin do odbioru w bieżącym miesiącu

Sposób wynagradzania i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Należy pamiętać, że opisy ‘O.NM’ i ‘W.PŁ’ mogą być uwzględniane wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe opisy ‘O.BM’ i ‘W.NP’ jako strefy niewliczanej do czasu pracy. Nieprawidłowe dopasowanie strefy i znacznika przy zapisie jest sygnalizowane komunikatem Wybrano niewłaściwy opis odbioru nadgodzin, niezgodny z wybraną strefą.

Poniższa tabelka prezentuje powiązanie znaczników z odpowiednimi strefami czasu pracy. Można używać standardowych stref w programie (czas pracy podstawowej – wliczana do czasu pracy, czas przerwy – niewliczana do czasu pracy) lub zdefiniować własne na wzór standardowych.

ZnacznikRodzaj strefy czasu pracy – wliczanie do czasu przepracowanego oraz wynagradzanieWliczać do czasu pracy służącego do wyliczania nadgodzin
O.BMniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaNie
O.NMwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Nie
W.PŁwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Tak
W.NPniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaTak
Rys 20. Konfiguracja znaczników (nadgodzin do odbioru i czasu wolnego za nadgodziny) i stref czasu pracy

Uwaga

Sposób wyliczenia czasu przepracowanego jest różny od wyliczeń czasu wykorzystywanego przy obliczaniu ilości nadgodzin. Do czasu przepracowanego wliczany jest czas oznaczony O.NM i W.PŁ. Natomiast do czasu uwzględnianego do obliczeń nadgodzin wliczany jest czas oznaczony W.PŁ i W.NP.

Wynagrodzenie za czas wolny (udzielony za nadgodziny)

Przy udzielaniu czasu wolnego bardzo ważne jest również, w jakim miesiącu ten czas wolny jest udzielany, tzn.: czy w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, czy w kolejnym miesiącu (do końca okresu rozliczeniowego) oraz na czyj wniosek: pracownika/pracodawcy.

Udzielony czas wolny w tym samym miesiącu (co nadgodziny)
charakteryzuje się tym, że pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny/dni wolne. Niepłatne są natomiast dodatkowo przepracowane nadgodziny, za które udzielono czasu wolnego, co prezentuje poniższa tabelka.

Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w tym samym miesiącu   
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2017)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.1.2017)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1hIlość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)
Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 8h (cały dzień)
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Udzielony czas wolny w innym miesiącu (niż nadgodziny) – przy dłuższym okresie rozliczeniowym czasu pracy – charakteryzuje się tym, że dodatkowo przepracowane nadgodziny są wynagradzane stawką zasadniczą w bieżącym miesiącu. W kolejnym miesiącu płatny jest tylko czas wolny udzielony za nadgodziny dobowe (ponad normę/wymiar) na wniosek pracodawcy (art. 1512 § 2 k.p.).

Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w kolejnym miesiącu   
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2017)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.2.2017)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak

w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak

w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)

Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy
(za 1 -8h)
Ilość godzin: 8h (cały dzień) 2)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie:
Wynagr.poniżej normy (za 8h)

Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych
1) Zgodnie z wykładnią prawa, pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany w zamian za pracę w nadgodzinach, czyli udzielnie czasu wolnego w kolejnym miesiącu powoduje dysproporcję jego wynagradzania (w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego). W tej kwestii stanowisko zajął Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09) stwierdził, że wypłata normalnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach rekompensowanych udzieleniem pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego powinna nastąpić w okresie odbierania czasu wolnego. (W tej sytuacji w programie czas nadgodziny można oznaczyć tak jak odbiór w bieżącym miesiącu, czyli nadgodziny jako niepłatne (O.BM, czas przerwy) a czas wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.).
2) Gdy za 1 nadgodzinę w dniu wolnym (niedzielę / święto) udzielmy w kolejnym miesiącu dnia wolnego (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenia za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

W programie z poziomu okna Listy pracowników dostępny jest wydruk „Pracownicy z czasem wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Pracownicy). Dodatkowo z poziomu formularza pracownika również dostępny jest wydruk „Czas wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Raporty). Wydruki te przedstawiają dane na temat udzielonego czasu wolnego za wypracowane nadgodziny oraz czas tych nadgodzin. Dane odczytywane są z kalendarza ‘(Nie)obecności’ pracownika z podziałem na poszczególne dni lub jako wartość łączna w podsumowaniu. Po oznaczeniu czasu pracy w poszczególnych dniach znacznikami O.BM, O.NM, W.PŁ, W.NP ilość czasu pracy będzie pokazywana na wydruku.

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni pracy

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracownika

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000 zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odebrał ją w tym samym miesiącu na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolną godzinę strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 czwartekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
10.08 piątekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia
Do czasu pracy wliczamy 175h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h.
Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) – wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu..
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), za tyle godzin, ile przepracował 176h (176h +1 nadgodzina – 1h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3000,00

Uwaga

Istnieje możliwość tworzenia własnych stref (na wzór standardowych), jednak nie jest to konieczne i dodatkowo wiąże się z rozbiciem kwoty wynagrodzenia zasadniczego na użyte płatne strefy czasu.

Przykładowe własne strefy:
nadgodz.odbierane BM – zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas przerwy’ (niewliczana do czasu pracy i niepłatna),

wolne za nadgodz.PŁ– zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczana do czasu pracy
i płatna) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’ – dla tej strefy wyliczy się wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do ilości czasu w tej strefie.

Przy zastosowaniu własnych stref, a w szczególności własnej strefy płatnej (np. wolne za nadgodz.PŁ) w powyższym przykładzie wynagrodzenie zasadnicze wyliczy się w 2 częściach:
– Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 2982,95 (3000/176h norma *175h strefa podstawowa),
– Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ) = 17,05 (3000/176 norma * 1h wolne za nadgodz.PŁ).


Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000 zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na wniosek pracodawcy.
Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 czwartekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
10.08 piątekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ


Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

Do czasu pracy wliczamy 174,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h.
Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) – wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował 175,5h (176h +1 nadgodzina – 1,5h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracownika

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2017 r. (wymiar czasu pracy 168h), na swój wniosek.
W 8.2018 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2018 wolną godzinę strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 czwartekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
07.09 piątekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2018 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3017,05 => 3000+17,05 (powyżej normy wyliczone jako 3000*1/176)

W 9.2018 do czasu pracy wliczamy 159h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 1h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP).
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 159h (160h – 1h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 2981,25 => 3000 -18,75 (poniżej normy wyliczone jako 3000*1/160)

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2017 r. (wymiar czasu pracy 168h), na wniosek pracodawcy.
W 8.2018 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2018 wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 czwartekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
07.09 piątekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)


W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2018 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3017,05 => 3000+17,05 (powyżej normy wyliczone jako 3000*1/176)

W 9.2018 do czasu pracy wliczamy 158,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 160h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełny wymiar czasu pracy (160h), choć pracownik przepracował 158,5h (160h – 1,5h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3000,00

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni wolne do normy dobowej

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000zł przepracował dodatkowo
6 godzin w sobotę i w tym samym miesiącu odbiera za to dzień wolny (8h).
Przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolny dzień strefą ‘czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
18.08 sobotaW107:0013:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
20.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia
Do czasu pracy wliczamy 168h (‘czas pracy podstawowy’) + 8h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 6h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM).
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował tylko 174h (176h +6 nadgodzin – 8h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu

Przyklad

W sierpniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 3000zł przepracował dodatkowo
6 godzin w sobotę i w kolejnym miesiącu – wrześniu 2018 r. (wymiar czasu pracy 160h) odbiera za to dzień wolny (8h).

W 8.2018 przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2018 wolny dzień strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
18.08 sobotaW107:0013:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
03.09 poniedziałekW107:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP 1)

1) Gdy za nadgodziny w dniu wolnym (niedziele / święto) udzielimy w kolejnym miesiącu dzień wolny (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenia za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2018 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 6h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 182h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 182h (176h + 6 nadgodzin), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 3102,27 => 3000+102,27 (powyżej normy wyliczone jako 3000*6/176)

W 9.2018 do czasu pracy wliczamy 152h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 8h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP).
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 152h (160h – 8h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 2850 => 3000 -150 (poniżej normy wyliczone jako 3000*8/160).

Wydruki ewidencji czasu pracy

Wydruk karty pracy dostępny jest z Formularza pracownika/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy lub z Listy pracowników/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy – wszyscy (wydruk dla zaznaczonych). Oba wydruki mają możliwość drukowania pełnej informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach lub może to być wydruk samego podsumowania. Poszczególne kolumny obrazują ilościowo: godziny z planu pracy, rzeczywiście przepracowane godziny, czas pracy ponad i poniżej planu oraz godziny przepracowane w nocy. Osobna kolumna pokazuje nazwę nieobecności, która wystąpiła w danym dniu.

W podsumowaniu wykazywana jest informacja o łącznej ilości czasu nadgodzin 50% i 100% rozliczonych w wypłacie. (Ta informacja pobiera jest z naliczonych standardowych dopłat do nadgodzin).

Uwaga

W przypadku, gdy w programie rozliczenie nadgodzin opiera się na własnych dodatkach (wyłączone jest naliczanie standardowych dopłat do nadgodzin), to Informacja o nadgodzinach nie pojawi się na wydrukach: karty pracy, listach płac, kwiatkach wypłat, czy pomocniczych raportach do GUS.

W module Płace i Kadry Plus dostępny jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (dostępny z poziomu: Lista pracowników/ Pracownicy) dla zaznaczonych osób, w których wykazywane są informacje o nadgodzinach do odbioru oraz czasie wolnym udzielonym za nadgodziny wpisy na czasie pracy z oznaczeniami:

  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu,
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne,
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne.




OPT050 – Korygowanie wypłat


Spis treści



1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej.

Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:

  • Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
  • Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
  • Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.

W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo – składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.

Uwaga

W przypadku, gdy pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem (po naliczeniu wypłaty), to nie ma konieczności wykorzystania funkcjonalności anulowania wypłaty, tylko zaległą nieobecność można rozliczyć przy wykorzystaniu parametru „Miesięcy wstecz” na formularzu listy płac.

W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji „Mies. wstecz” będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.

Przyklad
 Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za ostatnie dni miesiąca z opóźnieniem. W związku z tym za miesiąc poprzedni zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W miesiącu bieżącym pracownik w dalszym ciągu jest nieobecny (ani wynagrodzenie za czas choroby, ani zasiłek chorobowy nie podlegają składkom społecznym). W wypłacie z opcją „Miesięcy wstecz” nadpłacone składki nie zostaną potrącone, ponieważ podstawa do ZUS nie może być ujemna. W takim przypadku zalecamy wykonanie korygowania wypłaty za miesiąc poprzedni
.

W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:

  1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
  2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
  3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny) lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie. W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.

Uwaga
Operacja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. Może jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. Aby przywrócić status wypłaty z anulowanej na podstawową należy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Wypłaty o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.


2.2 Anulowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność.

Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.


2.3 Anulowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie. Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze czerwonym.

Uwaga
Operacja anulowania nieobecności lub zestawienia jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu z anulowanej na podstawową. Należy wówczas skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Nieobecności i zestawienia o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

2.4 Korygowanie anulowanych nieobecności

Jeżeli po anulowaniu nieobecności istnieje konieczność wprowadzenie nowego rodzaju nieobecności (np. zamiast urlopu wypoczynkowego lub nieobecności usprawiedliwionej -> zwolnienia chorobowego), to należy podświetlić anulowaną nieobecność i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj nieobecność.

Nieobecność korygująca wyświetlana jest w kolorze niebieskim.

W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.5 Korygowanie anulowanych zestawień

Jeżeli po anulowaniu zestawienia chcemy wprowadzić nowe ilości godzin/ dni czasu pracy w zestawieniu, to należy podświetlić anulowane zestawienie i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj zestawienie. Zestawienie korygujące wyświetlane jest w kolorze niebieskim.

2.6 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek
emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca 2018 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone o 25% koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą 01.07.2018 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.7 Definiowanie listy płac korygującej

Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:

  1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli.Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk  i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

 

4. Data wypłaty jest automatycznie podpowiadana przez program jako ostatni dzień bieżącego miesiącajednak zalecamy zmianę na taką samą datę, jaka była na liście anulowanej. Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.

Uwaga
Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, na której została anulowana wypłata.
Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą) data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

2.8 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień.

W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe.

W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie

lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym.

W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.

Uwaga
W przypadku, gdy wypłata korygującą dotyczy miesiąca deklaracji, za który firma jeszcze nie rozliczyła się z urzędem skarbowym (nie dokonała płatności do urzędu), to nie trzeba kopiować zaliczki podatku

Uwaga

W module Płace i Kadry Plus w wypłacie korygującej istnieje możliwość skopiowania kwoty zajęcia wynagrodzenia z wypłaty anulowanej. Przycisk do kopiowania pierwotnej kwoty zajęcia znajduje się na formularzu elementu wypłaty. Zmiana kwoty zajęcia spowoduje automatyczne przeliczenie płatności dla komornika.

W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu.

W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie.

Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk  Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje pojawienie się informacji: Suma skopiowanych płatności jest różna od kwoty netto wypłaty. W celu uzgodnienia wartości, do listy elementów wypłaty została dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Po zaakceptowaniu komunikatu i zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą).

Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie.

Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Uwaga
Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.

2.9 Preliminarz płatności

W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale.

Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.10 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/07/2018, gdzie 02 – oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 07.2018. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem  i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml

Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników). Płatności generowane do korygującej deklaracji DRA są w pełnej wysokości (nie różnicowo między korygującą deklaracją a wcześniejszą).

Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.

Uwaga
Korygująca deklaracja DRA zawsze zawiera załączniki dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty).

2.11 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.


3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2017, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku za poprzedni rok.

W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę zdrowotną (pobraną). Natomiast część tej składki, która została odliczona od podatku dochodowego za poprzedni rok pracownik powinien doliczyć do podatku dochodowego w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot składki zdrowotnej otrzymał (zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o pdof). Pracownik dopłaci podatek zgodnie z wyliczeniem w zeznaniu rocznym i tym samym zostanie wyrównana niedopłata podatku za poprzedni rok.

Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Pracodawca może dostarczyć pracownikowi pismo informujące o kwocie zwróconej składki zdrowotnej, w tym odliczonej od podatku dochodowego.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w 12.2017 był 5 dni na zwolnieniu lekarskim (4-8.12.2017), za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku opiekuńczego nad chorym dzieckiem. Za ten miesiąc miał wypłacone:
– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2500 zł (3000 zł – 3000 zł *5/30= 3000 zł – 500 zł)
– wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w wys. 345,15 zł (80%); podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71%= 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność
    (4-8.12.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop opiekuńczy (zasiłek). Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek opiekuńczy (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy sprawdzić, czy wszystkie elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  6. Na zakładce [Podatki]  uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
  7. Na zakładce [Ogólne], w Schemat płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty  – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzamy komunikat i płatność.
  8. Na zakładce [Elementy] wypłaty sprawdzić, czy pojawia się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej w wys. – 31,07 zł (kwota ujemna). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2500,002500,00
2Wynagrodzenie za czas choroby
zostaje zmieniony na
zasiłek opiekuńczy
Wynagr.chorob.
(80%)
345,15
Zasiłek opiekuńczy (80%)
345,15
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2500,002500,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
342,75342,75
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
2502,402157,25
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
225,22194,1531,07
(nadpłata)
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)193,94167,1926,75
(nadpłata)
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)31,2826,964,32
(nadpłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)2 391,002 391,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
384,05384,05
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
190,11216,86
14Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
190,00217,00 przed skopiowaniem podatku-27,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2087,182 091,25 przed skopiowaniem płatności-4,07
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
190,00
17Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
2087,18
18Korekta netto wypłaty-31,07(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 31,07 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.

Uwaga
Pracownik powinien otrzymać pismo z zakładu o wysokości zwróconej składki zdrowotnej pobranej w wys. 31,07 zł, w tym odliczonej od podatku w 2014 w wys. 26,75 zł. Na podstawie tego pisma pracownik powinien doliczyć kwotę 26,75 zł do podatku dochodowego w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot ten otrzymał. (W ten sposób pracownik zapłaci większy podatek i zostanie wyrównana niedopłata podatku za poprzedni rok).

3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.

W związku z tym, że pracownik nie dokonał jeszcze rozliczenia podatkowego za bieżący rok, pracodawca dokonując obecnie zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej (pobranej) powinien doliczyć do bieżącej zaliczki na podatek dochodowy wcześniej odliczoną kwotę składki zdrowotnej, czyli zwiększyć bieżącą zaliczkę podatku.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w lutym bieżącego roku był 15 dni (od 1-15.02) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby (zamiast zasiłku chorobowego z tytułu wypadku). Za ten miesiąc miał wypłacone:
– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 1500 zł (3000 zł – 3000 zł * 15/30= 3000 zł – 1500 zł)
– wynagrodzenie chorobowe za 15 dni w wys. 1035,45 zł (80%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71%= 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za luty br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-15.02.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek chorobowy/wyp. (zamiast wynagrodzenia za czas choroby), edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. Wyrównanie zasiłku w wys. 20% zostanie wypłacone z bieżącą wypłatą. Następnie należy sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  6. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za luty br., aby nie korygować płatności do US za miesiąc luty br.).
    Uwaga
    Niedopłata zaliczki podatku (w wyniku odliczenia składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego) powinna zostać pobrana pracownikowi  w  najbliższej wypłacie etatowej poprzez zwiększenie kwoty zaliczki podatku do US (ręczna korekta) wg wyliczenia: do zaliczki na podatek dochodowy za bieżący miesiąc, w którym dokonujemy zwrotu składki zdrowotnej dodajemy odliczoną część składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego.
  7. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  8. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata
w lutym br.
(anulowana)
Wypłata
w lutym br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze1500,001500,00
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na zasiłek chorobowy/wyp.Wynagr.chor. (80%)
1035,45
Należna wartość zasiłku wyp. (100%)
1 294,35, która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
1035,45
Niedopłata 20%
-258,90
(1 035,45-1 294,35)
zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)1500,001500,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
205,65205,65
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
2329,801294,35
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
209,68116,4993,19
(nadpłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
180,56100,3180,25
(nadpłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
29,1216,1812,94
(nadpłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2219,002219,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
353,09353,09
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
172.53252.78
14Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
173,00253,00 przed skopiowaniem podatku-80,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
1947,121 960,31 przed skopiowaniem płatności-13,19
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
173,00
17Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
1947,12
18Korekta netto wypłaty-93,19(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 93,19 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej pobranej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.02.br) i kwotę wyrównania (w wys. 258,90)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze3000
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
93,19 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp. (opodatkowany)258,90 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)3000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika (poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)411,30
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)2588,70
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)232,98
8Składka zdrowotna odliczona (poz.6x7,75%)200,62
9Składka zdrowotna od netto (poz.7-poz.8)32,36
10Koszty uzyskania przychodu111,25
11Ulga podatkowa46,33
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)2736,00
13Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej (poz.12*18%-poz.11)446,15
14Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej z bieżącego mc (poz.13-poz.8) + różnica w składce zdrowotnej odliczonej (80,25) z tytułu korekty (446,15-200,62+80,25)325,78
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu326,00 3)
16Do wypłaty (poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.15)2381,81

1) Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br.

2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

3) Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty uwzględniające korekty: składki zdrowotnej (odliczonej) z lutego (została zmniejszona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została powiększona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał niedopłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej oraz nadpłata zaliczki podatku. Jeżeli pracodawca w bieżącej wypłacie potrąci pracownikowi zaległą składkę zdrowotną, to w wysokości 7,75% może odliczyć ją od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli pomniejszyć bieżącą zaliczkę podatku z tytułu różnicy w składce zdrowotnej.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w 9.2017 był 10 dni (od 1-10.09.2017) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a powinien wynagrodzenie chorobowe (był to wypadek w drodze do pracy) i pracownik nie wykorzystał 33 dni limitu w roku kalendarzowym. Za ten miesiąc miał wypłacone:

– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2000 zł (3000 zł – 3000 zł * 10/30 = 3000 zł – 1000 zł)

– zasiłek chorobowy/wyp. za 10 dni w wys. 862,90 zł (100%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71% = 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 9.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-10.09.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%).
  6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  7. Na zakładce [Podatki]  wykonać Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 9.2017.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)
Wypłata 9.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2000,002000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek chor/wyp. (100%)
862,90
Wynagr.
chorobowe.
(100%)
862,90
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2000,002000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
274,20274,20
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
1725,802588,70
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
155,32232,98-77,66
(niedopłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
133,75200,62-66,87
(niedopłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
21,5732,36-10,79
(niedopłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2477,002477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
265,78198,91
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu266,00199,00 przed skopiowaniem podatku67,00
(nadpłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2167,382 156,72 przed skopiowaniem płatności10,66
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej266,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej2167,38
18Korekta netto wypłaty77,66

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -77,66 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (w tym odliczonej w wys. 66,87 zł).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaOpcjonalne „przerzucenie” składki zdrowotnej
(dla rocznej deklaracji PIT)
1Wynagrodzenie zasadnicze3000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-77,66 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
3000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
411,30
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2588,70
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)232,98232,98
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)200,62232,98 3)
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)32,360,00 3)
zmniejszamy o -32,36
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
2 477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (66,87) z tytułu korekty
(399,53-200,62-66,87)
132,04
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu132,00 2)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
2146,06

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 9.2017.

2) Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

3) Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń zalecamy opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11.

W tej wypłacie można dokonać zwiększania tylko o kwotę 32,36 zł (ponieważ taka jest kwota składki zdrowotnej od netto). Brakującą część niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej w wys. 34,42 zł (66,78 zł kwota niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej – 32,36 zł kwota już przerzucona) można „przerzucać” w kolejnych wypłatach pracownika.

Takie „przerzucanie” składki zdrowotnej w kolejnych wypłatach może być kłopotliwe, ale jest to jedyny sposób, aby automatycznie składka zdrowotna odliczona została wykazana na PIT-11. Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), składka zostaje zwiększona automatycznie:

Uwaga

Niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (za 9.2017) w bieżącej wypłacie powinna pomniejszyć zaliczkę podatku i tym samym powinna być wykazana na rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok. W celu automatycznego wykazania większej składki zdrowotnej na deklaracji PIT-11 proponujemy dokonać „technicznego przerzucenia” składki zdrowotnej od netto do odliczonej, tak aby sumaryczna składka zdrowotna pobrana w bieżącym miesiącu nie uległa zmianie.

Jeżeli nie wykonamy zwiększenia składki zdrowotnej odliczonej (kosztem zmniejszenia składki od netto), to trzeba pamiętać, aby przy generowaniu rocznej deklaracji PIT-11 za bieżący rok zwiększyć ręcznie składkę zdrowotną.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok powinny zostać wykazane poprawne kwoty uwzględniające korekty:

  • zwiększona składka zdrowotna (w bieżącej wypłacie i w kolejnych wypłatach powinna zostać zwiększona składka zdrowotna odliczona dzięki technicznemu przerzuceniu składki z netto do odliczonej),
  • zmniejszona zaliczka na podatek dochodowy (w bieżącej wypłacie podatek został zmniejszony w wyniku korekty).

Pracownik nie będzie miał niedopłat/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawcza wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej oraz nadpłatę zaliczki podatku. W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna i jednocześnie w wysokości 7,75% powinna zostać potrącona od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli powinna zostać zmniejszona bieżąca zaliczka podatku.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w marcu bieżącego roku był 2 dni (1-2.03) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy, a powinien wynagrodzenie chorobowe. Za ten miesiąc miał wypłacone:

– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2800 zł (3000 zł – 3000 zł * 2/30 = 3000 zł – 200 zł)

– zasiłek opiekuńczy za 2 dni w wys. 138,06 zł (80%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71% = 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (1-2.03.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienia lekarskie.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%).
  6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  7. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)
Wypłata 9.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2800,002800,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek opiekuńczy (80%)
138,06
Wynagr. chorobowe
(80%)
138,06
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2 800,002 800,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
383,88383,88
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
2 416,122 554,18
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
217,45229,88-12,43
(niedopłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
187,25197,95-10,70
(niedopłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
30,2031,93-1,73
(niedopłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2443,002443,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
393,41393,41
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
206,16195,46
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu206,00195,00 przed skopiowaniem podatku11,00
(nadpłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2 130,732 129,30 przed skopiowaniem płatności1,43
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej206,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej2 130,73
18Korekta netto wypłaty12,43(niedopłata skł. zdrow. pobranej

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze3000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-12,43 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
3000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
411,30
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2588,70
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)232,98
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)200,62
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)32,36
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
2 477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (10,70) z tytułu korekty
(399,53-200,62-10,70)
188,21
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu188,00 2)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
2155,29

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

2) Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazane poprawne kwoty po korekcie: składki zdrowotnej (odliczonej) z marca (została zwiększona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została pomniejszona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 2400 zł/mc w czerwcu bieżącego roku przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 22-30.06. Po naliczeniu wypłaty za czerwiec br., dostarczył za ostatnie 2 dni czerwca (29-30.06) zwolnienie lekarskie, które przerywa urlop.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za czerwiec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność i najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06).
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie oprócz wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia za urlop za skrócony okres również wynagrodzenie za czas choroby (80%).
  6. Sprawdzić poprawność naliczenia wypłaty, szczególnie podstawy wynagrodzenia za czas choroby.
  7. Jeżeli firma nie wykonała jeszcze przelewu kwoty podatku do US, to na zakładce Podatki nie trzeba dokonywać kopiowania zaliczki podatku. Oczywiście można to wykonać – wówczas ostatecznie rozliczenie podatku nastąpi w zeznaniu rocznym pracownika, ponieważ wypłata korygująca dokonywana jest w tym samym roku podatkowym.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata w czerwcu br. (anulowana)Wypłata w czerwcu br.
(korygującą)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze1600,001 668,57
2Wynagrodzenie za czas urlopu800,00571,43
3Wynagrodzenie za czas chorobybrak110,46
4Przychód
(poz.1+poz.2+poz.3)
2400,002 350,4649,54
(nadpłata)
5Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1+poz.2)
2400,002 240,00
6Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.5x9,76% + poz.5x1,5% + poz.5x2,45%)
329,04307,1021,94
(nadpłata)
7Podstawa składki zdrowotnej
(poz.5 - poz.6) + poz. 3 (wyn.chorob.)
2 070,962 043,36
8Składka zdrowotna pobrana
(poz.7x9%)
186,39183,902,49
(nadpłata)
9Składka zdrowotna odliczona
(poz.7x7,75%)
160,50158,362,14
(nadpłata)
10Składka zdrowotna od netto
(poz.8-poz.9)
25,8925,540,35
(nadpłata)
11KUP111,25111,25
12Ulga podatkowa46,3346,33
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.4 -poz.6-poz.11)
1 960,001 932,00
14Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
306,47301,43
15Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.14-poz.9)145,97143,07
16Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu146,00143,00 bez kopiowania zaliczki podatku3,00
(nadpłata)
17Do wypłaty (poz.4-poz.6-poz.8–poz.16)1 738,571 716,46 przed skopiowaniem płatności22,11
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot płatności)

18Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej1 738,57
19Korekta netto wypłaty22,11(nadpłata kwoty do wypłaty)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze2 400,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-22,11 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
2 400,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
329,04
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2070,96
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)186,39
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)160,50
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)25,89
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
1960,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
306,47
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (10,70) z tytułu korekty
(399,53-200,62-10,70)
145,97
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu146,00
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
1716,46

1) Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych, składki zdrowotnej (odliczonej) i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Uwaga

Gdyby w wypłacie korygującej została skopiowana zaliczka podatku z wypłaty anulowanej (w wys. 146,00), to wówczas po skopiowaniu płatności Korekta netto wypłaty wyniosłaby 25,11 (nadpłata kwoty netto w wys. 22,11 i nadpłata podatku w wys. 3,00). W bieżącej wypłacie dokonane byłoby potrącenie w wys. 25,11 (jako Spłata korekty netto wypłaty).

Nadpłata zaliczki podatku w wys. 3,00 może zostać rozliczona dopiero w zaznaniu rocznym lub poprzez zmniejszenie podatku w bieżącej wypłacie (poprzez korektę ręczną zaliczki podatku).


3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w od 11 maja br. rozpoczął okres świadczenia rehabilitacyjnego. Za ten miesiąc wykazano wcześniej w raportach imiennych ZUS RSA nieobecność usprawiedliwioną (kod 151).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić Nieobecność usprawiedliwioną (11-31.05 br.) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać.
  6. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić wstecz = 1.
    Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego.
  7. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. wstecz).

Uwaga
W dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA za bieżący miesiąc zostaną dodane załączniki RSA z kodem 321 za zaległe okresy. Złożenie takiego kompletu dokumentów automatycznie będzie stanowić korektę wcześniej wysłanych raportów RSA z kodem 151.

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować), a od wyliczonego podatku odjąć niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej. Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2017) przekroczył roczną podstawę składek emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 10000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS
  • w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,0010000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10000,0010000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)8629,009192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)668,75712,38-43,63 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
107,86114,90-7,04
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa46,3346,33
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
8518,009081,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1486,911588,25
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
818,16875,87
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu818,00876,00 przed skopiowaniem podatku-58,00 3)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
7034,397 488,72 przed skopiowaniem płatności-454,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej818,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7034,39
21Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 58,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) * 18% – 43,63 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 101,34 zł – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

 

W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

 

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – dodatek
  • Algorytm – 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

 

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

 

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.

Uwaga
W bieżącej wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (który nie jest wypłacany) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku, a wyliczoną zaliczkę podatku należy pomniejszyć o niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaOpcjonalne „przerzucenie” składki zdrowotnej
(dla rocznej deklaracji PIT)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
3Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
10000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
1 371,00
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)8 629,00
7Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)776,61776,61
8Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)668,75712,38 3)
zwiększona o +43,63
9Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)107,8664,23 3)
zmniejszenie o -43,63
10Koszty uzyskania przychodu111,25
11Ulga podatkowa46,33
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
9 081,00
13Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
1 588,25
14Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (66,87) z tytułu korekty
(399,53-200,62-66,87)
875,87
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu876,00 4)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
7 488,72

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

3) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11. W tej wypłacie składka zdrowotna od netto (107,86 zł) jest większa od niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej (43,63), dlatego można dokonać przerzucenia całej kwoty niedopłaty składki zdrowotnej z netto do odliczonej, tak aby sumaryczna kwota składki zdrowotnej nie uległa zmianie (776,61 zł). Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

4) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Uwaga

Niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (43,63 zł) w bieżącej wypłacie powinna pomniejszyć zaliczkę podatku i tym samym powinna być wykazana na rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok. W celu automatycznego wykazania większej składki zdrowotnej na deklaracji PIT-11 proponujemy dokonać „technicznego przerzucenia” składki zdrowotnej od netto do odliczonej, tak aby sumaryczna składka zdrowotna pobrana w bieżącym miesiącu nie uległa zmianie.

W przypadku, gdyby w bieżącej wypłacie składka zdrowotna od netto była mniejsza niż niedopłata składki zdrowotnej odliczonej to wówczas proponujemy w kolejnych wypłatach dokonywanie „przerzucania” składki zdrowotnej od netto do odliczonej.

Jeżeli nie wykonamy zwiększenia składki zdrowotnej odliczonej (kosztem zmniejszenia składki od netto), to trzeba pamiętać, aby przy generowaniu rocznej deklaracji PIT-11 za bieżący rok zwiększyć ręcznie składkę zdrowotną

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:

  • Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
  • Składka zdrowotna odliczona będzie powiększona o niedopłatę składki zdrowotnej w wysokości 43,63 zł.
  • Zaliczka podatku będzie powiększona o 58,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek (563,00 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 43,63 zł, czyli: 563,00 zł * 18% – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), składka zostaje zwiększona automatycznie:


3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w marcu bieżącego roku przekroczył roczną podstawę składki emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 2000 zł. (Pracownik jest zatrudniony w innej firmie, dlatego nie przysługuje mu ulga podatkowa).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS,
  • w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki,
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 2000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br..
  5. Na zakładce Ogólne w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,002 000,006 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80195,20585,60
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0030,0090,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80421,20675,60 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 578,80-675,60
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29682,09-60,80
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)535,00587,36-52,36
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
86,2994,73-8,44
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa0,000,00
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
6 792,007 468,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1 222,56 1 344,24
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
687,56756,88
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu688,00757,00 przed skopiowaniem podatku-69,00 2)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
5 593,916 139,71 przed skopiowaniem płatności-545,80

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej688,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 593,91
21Korekta netto wypłaty-614,80(nadpłata skł. ZUS 675,60 – niedopłata skł. zdrow. 60,80)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki.

2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 69,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

 

W bieżącej wypłacie etatowej (np. za czerwiec br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)614,80 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)196,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)196,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)7804,00
10Składka zdrowotna pobrana (poz.9 x 9%)702,36
11Składka zdrowotna odliczona (poz.9 x 7,75%)604,81
12Składka zdrowotna od netto (poz.10- poz.11)97,55
13Koszty uzyskania przychodu111,25
14Ulga podatkowa0,00
15Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.8-poz.13)
7 693,00
16Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.15*18%-poz.11)
1384,74
17Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotne
(poz.16-poz.11) + niedopłata podatku z marca br. (69,00)
(1384,74-604,81+69,00)
848.93
18Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu849,00 2)
19Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.18)
6867,44

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika – jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:

  • Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
  • Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
  • Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 69,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 52,36 zł czyli: 676 zł (zaokrąglona nadpłata składek ER zł) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 18% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł). Od tak wyliczonej zaliczki należy odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne – w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2017) przekroczył roczną podstawę składek: emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł. Obecnie osoba nie jest już zatrudniona w firmie.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS
  • w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017
  • Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.
  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,005 000,003 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80488,00292,80
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0075,0045,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80759,00337,80 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 241,00-337,80
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29651,69-30,40
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)535,00561,18-26,18 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
86,2990,51-4,22
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa46,3346,33
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
6 792,007 130,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1 176,231 237,07
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
641,23675,89
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu641,00676,00 przed skopiowaniem podatku-35,00 3)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
5 640,915 913,31 przed skopiowaniem płatności-272,40

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej641,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 640,91
21Korekta netto wypłaty-307,40(nadpłata skł. ZUS 337,80 – niedopłata skł. zdrow. 30,40)

1) Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 35,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 337,80 zł * 18% – 26,18 zł = 34,66 zł, po zaokr. 35,00 zł.

 

Kwota zwrotu składek ER (337,80 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (111,25 zł) oraz naliczyć 18% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (337,80 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)307,40 1)
2Zwrot składek ER (opodatkowany)337,80 2)
3 Koszty uzyskania przychodu111,25
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2-poz.3)
227,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*18%)
40,86
6Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.5) – niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (26,18)
(40,86-26,18)
14,68
7Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu15,00 3)
8Do wypłaty
(poz.1-poz.7)
292,40

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 15,00 zł.

 

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wys. 337,80 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wys. 111,25 zł
  • Zaliczka podatku w wys. 15,00 zł
  • Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wys. 26,18 zł.

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 30,40 zł) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2017.

Natomiast od strony podatkowej należy wykazać tylko składkę zdrowotną odliczoną (w wys. 26,18 zł) na deklaracji PIT-11 za rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER. W tym celu na deklaracji PIT-11 należy ręcznie uzupełnić składkę zdrowotną odliczoną.


4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia.

Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące.

Jeżeli zleceniobiorca nadal wykonuje umowę cywilnoprawną u płatnika, a firma z własnych środków opłaci zaległe składki ZUS (finansowane obowiązkowo przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną), to zapłacone składki będą stanowiły przychód tej osoby z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, czyli ten przychód powinien być uwzględniony w podstawie opodatkowania i oskładkowania oraz wykazany na deklaracji PIT-11.

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) Minister Finansów wyjaśnił, że: „(…) zapłacenie ze środków płatnika, kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek”.

Uwaga
W przypadku korekty składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za lata ubiegłe, płatnik ani podatnik nie korygują rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za te lata. Pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy, sporządzone przez niego za te lata deklaracje PIT-4R i informacje PIT-11, a także zeznanie roczne podatnika, odzwierciedlały bowiem stan faktyczny istniejący w dniu ich sporządzenia, tj. wysokość składek faktycznie pobranych przez płatnika w danym roku.

Uwaga
Gdyby zleceniobiorca zwrócił płatnikowi równowartość zapłaconych za niego zaległych składek, to wówczas mógłby w rocznym zeznaniu podatkowym odliczyć odpowiednio od dochodu – zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne (art. 26 ust. 1 ustawy o pdof) oraz od podatku – zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru (art. 45 ust. 3a ustawy o pdof).

Przyklad
Zleceniobiorca wykonywał umowę o dzieło w miesiącu 12.2017 na kwotę 2000 zł. Obecnie również wykonuje umowę na rzecz firmy. W wyniku kontroli ZUS umowa o dzieło z 12.2017 ma zostać przekwalifikowana na umowę zlecenie, która powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu (bez chorobowego).

W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby- zleceniobiorcy, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.” oraz uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2017).
  3. Utworzyć listę płac korygującą o symbolu np. UKOR (należy zdefiniować nowy symbol listy) i powiązać z listą, na której została anulowana wypłata – zgodnie z pkt. 2.7.
  4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki.
  5. Na zakładce Podatki uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
  6. Na zakładce Ogólne, w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składek ZUS (społecznych i zdrowotnej) w wys. 384,93 zł (kwota dodatnia). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa o dzieło później zamieniona na umowę zlecenie2000,002000,00
2Podstawa składek społecznych (bez chorobowej) (poz.1)0,002000,00
3Składki społeczne finansowane przez pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.2x9,76% + poz.2x1,5%)
0,00225,20-225,20
(niedopłata)
4Podstawa składki zdrowotnej
(poz.2-poz.3)
0,001774,80
5Składka zdrowotna pobrana
(poz.4x9%)
0,00159,73-159,73
(niedopłata)
6Składka zdrowotna odliczona (poz.4x7,75%)0,00137,55-137,55
7Składka zdrowotna od netto (poz.5-poz.6)0,0022,18-22,18
8KUP 20% ((poz.1-poz.3)*20%)400,00354,96
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1-poz.3-poz.8)1600,001 420,00
10Naliczony podatek przed odjęciem składki zdrowotnej (poz.9*18%)288,00255,60
11Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.10-poz.6)
288,00118,05
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu288,00118,00 przed skopiowaniem podatku170,00
(nadpłata)
12Do wypłaty
(poz.1-poz.3-poz.5-poz.11)
1 712,001 497,07 przed skopiowaniem płatności214,93
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatku do US skopiowana z wypłaty anulowanej288,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej1 712,00
15Korekta netto wypłaty384,93

Przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych (225,20 zł) i zaległej składki zdrowotnej pobranej (159,73 zł).

Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry – zalecany sposób).

Ustalono, że zaległe składki ZUS zleceniobiorcy opłaci płatnik. W takiej sytuacji sfinansowana kwota (384,93 zł) powinna stanowić dodatkowy przychód zleceniobiorcy (niewypłacany), który należy uwzględnić w podstawie oskładkowania i opodatkowania oraz wykazać na PIT-11. W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)”. Proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia
  • Podatek – procent jak umowy
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procentowe – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty. Zleceniobiorca poniesie tylko „koszt” składek i podatku od tego przychodu (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS).

Uwaga
W celu ozusowania dodatkowego przychodu zleceniobiorcy (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS) należy w formularzu pracownika uzupełnić informacje o ubezpieczeniu (kod tytułu ubezpieczenia, daty i jakim podlega składkom – taki same dane jak na umowie zleceniu).

Uwaga
W celu łącznego opodatkowania umowy zlecenia i dodatkowego przychodu zleceniobiorcy (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS) wymagane jest zaznaczenie parametru „Podatek dla zleceniobiorcy zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą sama pozycją PIT” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry.

Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 2000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 zł dodajemy ręcznie element Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” w wys. 384,93 zł.

 Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Umowa zlecenie2000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-384,93 1)
3Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11) (opodatkowany i ozusowany)384,93
4Podstawa składek społecznych (bez chorobowej)2384,93
5Składki społeczne pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5%)
268,54
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)2 116,39
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6 x 9%)190,48
8Składka zdrowotna odliczona (poz.6 x 7,75%)164,02
9Składka zdrowotna od netto (poz.7- poz.8)26,46
10Koszty uzyskania przychodu 20%423,28
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.10)
1693,00
12Zaliczka podatku liczona łącznie od elementów z tą samą pozycja PIT (przed odjęciem składki zdrowotnej) (poz.11*18%)304,74
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.8)
140,72
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu141,00
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2 (ujemna) +poz.3-poz.5-poz.7-poz.14)
1 399,98

1) Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” – dodatkowego przychodu pracownika.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (384,93 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nie wykonuje już umowy ani nie ma etatu, płatnik opłaci zaległe składki)

Gdy w wyniku kontroli ZUS umowy o dzieło zostały przekwalifikowane na umowy zlecenia, a zleceniobiorca już nie pracuje u płatnika, to opłacone przez firmę zaległe składki ZUS (finansowane przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną) stanowiły przychód tej osoby z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o pdof. W tej sytuacji płatnik nie ma obowiązku rozliczania składek i poboru zaliczki na podatek dochodowy, a jedynie kwotę zapłaconych za zleceniobiorcę zaległych składek wykazuje w informacji PIT-8C.

Przyklad

Przyjmujemy takie same dane jak w punkcie 4.1, tylko zakładamy, że zleceniobiorca już nie wykonuje umowy u płatnika, ani nie jest zatrudniony w ramach umowy o pracę.

Postępujemy zgodnie z informacjami zawartymi w pkt.4.1 tylko definiujemy inny typ wypłaty, który nie będzie stanowił podstawy opodatkowania ani oskładkowania, ale będzie wykazywany na PIT-8C.

Z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat dodajemy nowy typ wypłaty o nazwie np. „Zaległe składki ZUS / PIT-8C/ zlecenie” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

 

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy.
  • Podatek – nie naliczać
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – nie naliczać
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

 

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty.

Jeżeli osoba nie pracuje w firmie na etacie, ani nie wykonuje na jej rzecz umów cywilnoprawnych, to zalecamy na liście typu „Inne” (za bieżący miesiąc) dodać ręcznie dwa elementy:

  • Spłata korekty netto wypłaty w wysokości – 384,93 zł
  • Zaległe składki ZUS / PIT-8C / zlecenie w wysokości 384,93 zł.

Te pozycje się zbilansują (kwota do wypłaty 0,00 zł).

W deklaracji PIT-8C za bieżący rok zostanie wykazana kwota sfinansowanych przez płatnika zaległych składek zleceniobiorcy.

4.3 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. 

Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof.

Od tak obliczonej zaliczki na podatek dochodowy zleceniodawca powinien odliczyć niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy, w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki (art. 41 ust. 1a ustawy o pdof).

Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.

Przyklad
Zleceniobiorca w 12.2017 przekroczył roczną podstawę składek emerytalno-rentową. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wys. 5000 zł, a powinna być w wys. 3000 zł. Umowa podlegała również dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. W umowie były naliczane 20% koszty uzyskania przychodu. Obecnie osoba nie jest zatrudniona w firmie ani w ramach umowy cywilnoprawnej, ani w ramach umowy o pracę.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12.2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS,
  • w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki,
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (UKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 3000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki należy uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne należy w Schemacie płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wysokości -204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa zlecenie5000,005000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej5000,003000,002000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)488,00292,80195,20
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)75,0045,0030,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej5000,005000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)122,50122,50
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)685,50460,30225,20 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrowotnej (poz.1-poz.7)4 314,504 539,70-225,20
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)388,31408,57-20,26
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)334,37351,83-17,46 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
53,9456,74-2,80
(niedopłata)
12KUP 20% ((poz.1-poz.7)*20%)862,90907,94
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
3 452,003 632,00
14Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.13*18%)
621,36653,76
15Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.14-poz.10)
286,99301,93
16Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu
(poz.14-poz.10)
287,00302,00 przed skopiowaniem podatku-15,00 3)
(niedopłata)
17Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.16)
3 639,193 829,13 przed skopiowaniem płatności-189,94
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej287,00
19Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej3 639,19
20Korekta netto wypłaty-204,94(nadpłata skł. ZUS 225,20 – niedopłata skł. zdrow. 20,26 )

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 15,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 225,20 zł (nadpłata skł.ER) – 45,04 zł (225,20 zł * 20% KUP) = 180,16 zł, po zaokrągleniu 180,00 zł * 18% = 32,40 zł – 17,46 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 14,94 zł, po zaokrągleniu 15,00 zł.

Kwota zwrotu składek ER (225,20 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 18% podatek.

W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
  • Podatek – „jak dla umów”
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (225,20) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)204,94 1)
2Zwrot składek ER / zlecenie (opodatkowany)225,20 2)
320% KUP (poz.2 * 20%)45,04
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2 - poz.3)
180,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*18%)
32,40
6Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.5) – niedopłata składki zdrowotnej odliczonej 17,46
(32,40-17,46)
14,94
7Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu15,00 3)
8Do wypłaty
(poz.1 - poz.7)
189,94

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 15,00 zł.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 225,20 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wysokości 45,04 zł
  • Zaliczka podatku w wysokości 15,00 zł
  • Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wysokości 17,46 zł

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 20,26) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2017.

Natomiast od strony podatkowej należy wykazać tylko składkę zdrowotną odliczoną (w wys. 17,46) na deklaracji PIT-11 za rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER. W tym celu na deklaracji PIT-11 należy ręcznie uzupełnić składkę zdrowotną odliczoną.




Uproszczona zaliczka na PIT-36/PIT-36L

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Na podstawie art. 44 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) użytkownik ma możliwość naliczenia uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ustaloną zaliczkę można zmniejszyć o uiszczoną w konkretnym miesiącu składkę zdrowotną zgodnie z art. 44 ust. 6i ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 27b ust. 1 pkt 1 i ust. 2.

Zaliczka uproszczona na PIT-36(1)

Na formularzu zaliczki użytkownik ma możliwość uzupełnienia samodzielnie wyliczonej kwoty stanowiącej 1/12 podatku (pole opcjonalne). Kwota ta nie jest zaokrąglana. Po wprowadzeniu kwoty zaliczki, kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc pobierana jest automatycznie z Udziałów i kwoty deklaracji dostępnych w menu Ogólne/ Inne/ Właściciele. Kwota do zapłaty wyliczana jest jako różnica  pomiędzy kwotą stanowiącą 1/12 podatku a składką na ubezpieczenie zdrowotne lub też użytkownik może uzupełnić ją samodzielnie, jeżeli nie wprowadził kwoty zaliczki. Kwota do zapłaty zaokrąglana jest do pełnych złotych. W Preliminarzu płatności tworzone jest zobowiązanie w wysokości kwoty do zapłaty.

Jeżeli na zaliczce uzupełniono kwotę w poz. 1, a w danym miesiącu na formularzu właściciela nie uzupełniono kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne to podczas zapisywania zaliczki uproszczonej pojawia się komunikat: Nie wprowadzono kwoty składki ubezpieczenia zdrowotnego w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. Czy chcesz ją teraz uzupełnić? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na formularz kwot indywidualnych, z kursorem ustawionym w polu Składka na ubezpieczenie zdrowotne. Wybór opcji Nie zapisuje zaliczkę bez kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli kwoty w poz.1 i 3 są takie same lub kwotę uzupełniono tylko w poz. 3 to podczas zapisywania zaliczki uproszczonej (za wyjątkiem ostatniej zaliczki w danym roku kalendarzowym/ okresie obrachunkowym lub gdy jest już naliczona zaliczka za kolejny miesiąc) pojawia się komunikat: Czy wygenerować zaliczki uproszczone na kolejne miesiące okresu kalendarzowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie uproszczonych zaliczek w kolejnych miesiącach danego roku kalendarzowego/ okresu obrachunkowego.

Podczas dodawania kolejnej zaliczki uproszczonej kwota stanowiąca 1/12 podatku podpowiada się z ostatnio wyliczonej zaliczki. Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne pobierana jest z Udziałów i kwoty deklaracji za dany miesiąc. Jeżeli na ostatnio dodanej zaliczce uproszczonej uzupełniono tylko kwotę do zwrotu to tylko ona jest przenoszona na kolejny miesiąc.

Jeżeli w danym roku kalendarzowym dla danego podatnika dodano już zaliczkę uproszczoną to podczas próby przeliczenia zaliczki zwykłej pojawia się informacja: W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki uproszczone. Wybierz z menu obok ikony plusa formularz zaliczki uproszczonej. Podczas próby zapisania zaliczki zwykłej pojawia się komunikat: Nie można zapisać formularza deklaracji. W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki uproszczone.

Jeżeli w danym roku kalendarzowym dla danego podatnika dodano już zaliczkę zwykłą  to podczas próby dodania zaliczki uproszczonej pojawia się ostrzeżenie: Nie można zapisać formularza deklaracji. W bieżącym roku kalendarzowym dla podatnika naliczone są już zaliczki zwykłe.

Jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania zaliczki uproszczonej za miesiąc i rok nie należący do żadnego okresu obrachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zapisać formularza deklaracji. Miesiąc [Nr miesiąca] roku [Rok] jest poza okresem obrachunkowym.

Nie ma możliwości dodania korekty zaliczki uproszczonej. Użytkownik powinien poprawić kwotę na wcześniej wprowadzonym formularzu.

Suma kwot do zapłaty z zaliczek uproszczonych na PIT-36 dodanych w danym roku podatkowym przenoszona jest na formularzu deklaracji PIT-36(25) do poz. 57 Pozarolnicza działalność gospodarcza (Zaliczka), poz. 207 Suma należnych zaliczek za rok podatkowy oraz poz. 215 Suma zaliczek wpłaconych. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty w poz. 215.

Suma kwot do zapłaty z zaliczek uproszczonych na PIT-36L dodanych w danym roku podatkowym przenoszona jest na formularzu deklaracji PIT-36(14) do poz. 17 Zaliczki, poz. 48 Suma należnych zaliczek za rok podatkowy oraz poz. 51 Suma zaliczek wpłaconych. Użytkownik ma możliwość edycji kwoty w poz. 51.

Uwaga
W celu prawidłowego wyliczenia deklaracji rocznej PIT-36/PIT-36L należy dodać uproszczone zaliczki za wszystkie miesiące roku kalendarzowego.

Użytkownik po zablokowaniu zaliczki przed zmianami ma możliwość zaksięgowania kwot z zaliczki do księgowości kontowej. Użycie w schemacie księgowym w polu Kwota makra @Pit5Zaliczka powoduje zaksięgowanie kwoty zaliczki uproszczonej w wysokości 1/12 podatku, z kolei makro @Pit5DoZapłaty pozwala na zaksięgowanie kwoty do zapłaty.

Z poziomu otwartego formularza zaliczki uproszczonej na PIT dostępny jest wydruk Zaliczka uproszczona na PIT-36/PIT-36L/ Zaliczka uproszczona do deklaracji PIT-36/ PIT-36L.




Rejestr upoważnień do przetwarzania danych

Dotyczy wersji: 2018.5.1
Funkcja umożliwia prowadzenie rejestru upoważnień m.in. dla: 

  • pracowników firmy do przetwarzania danych osobowych klientów,
  • zarejestrowanej jako kontrahent zewnętrznej księgowej mającej dostęp do danych osobowych,
  • Partnera Comarch pomagającego we wdrożeniu Comarch ERP Optima w Biurze rachunkowym. 

Lista rejestru upoważnień może być filtrowana w oparciu o rodzaj podmiotu oraz według obowiązywania na wskazany dzień.

Na liście upoważnień dostępne są operacje seryjne  zawierające następujące funkcje:

  • Dodaj pracowników z datą bieżącą – wywoływana jest lista pracowników z możliwością zaznaczenia wybranych pracowników; po ich zaznaczeniu i zatwierdzeniu wyboru dodane zostają dla nich upoważnienia z datą nadania ustawioną jako data bieżąca,
  • Zmień datę nadania dla zaznaczonych – dla zaznaczonych upoważnień (bądź dla podświetlonego upoważnienia w przypadku braku zaznaczenia na liście) ustawiana jest data nadania upoważnienia na określoną na oknie operacji seryjnej,

  • Zmień datę ustania dla zaznaczonych – dla zaznaczonych upoważnień (bądź dla podświetlonego upoważnienia w przypadku braku zaznaczenia na liście) ustawiana jest data ustania upoważnienia na określoną na oknie operacji seryjnej.

Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie upoważnień  oraz ich usuwanie .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego upoważnienia:

Na formularzu upoważnienia na zakładce [Ogólne] należy wskazać upoważniany podmiot (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę nadania upoważnienia oraz ewentualnie datę ustania. Na formularzu dostępne jest również pole tekstowe Opis.

Na zakładce [Załączniki] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

Program kontroluje czy określony podmiot w danym okresie ma tylko jedno upoważnienie, nie pozwalając na zapisanie dwóch upoważnień dla podmiotu z nakładającymi się na siebie okresami upoważnienia (oznaczonych poprzez daty nadania i ustania upoważnienia).




Jak wypełnić Historię zatrudnienia pracownika?

Przejdźmy teraz do uzupełnienia informacji o poprzednich miejsach pracy pracownika

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Następnie ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otworzysz do edycji  Formularz danych kadrowych.
  3. Przy ikonie Dodatkowe dane kadrowe  rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Historia zatrudnienia.
  4. Poprzez ikonę  dodasz nową pozycję określając staż pracy w latach lub wypełniając pole Okres od…do oraz nazwę zakładu pracy.
    Możesz także szybko wprowadzić informację o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia, za pomocą ikony Dodaj zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy  .
  5. Zatwierdź Formularz historii zatrudnienia , a następnie Formularz danych kadrowych pracownika .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić historię zatrudnienia pracownika:




Jak uzupełnić dane o rachunku bankowym pracownika?

Przed naliczeniem wypłaty bardzo ważne jest określenie sposobu przekazania wynagrodzenia dla pracownika. Niewiątpliwie jedną z najczęściej spotykanych form płatności jest przelew wynagrodzenia na konto bankowe. Zobacz teraz jak w kilku krokach przypisać pracownikowi jego rachunek bankowy.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku i za pomocą ikony   otworzysz Formularz danych kadrowych.
  3. Wybierz ikonę  Schemat płatności.
  4. Standardowo dodając nowego pracownika do bazy zostaje mu przypisana forma płatności ‘gotówka’. Poprzez ikonę  otworzysz Formularz płatności do edycji. Uzupełnij pola: Forma płatności, Odbiorca płatności, Bank, Numer rachunku oraz procent wynagrodzenia, które ma być realizowane wybraną formą płatności. Jeśli całość wynagrodzenia ma być realizowana za pomocą przelewu wpisz (100%). Parametr ‘Nadwyżki nad zadeklarowane kwotydodawane do tej płatności’ powinien pozostać zaznaczony.
  5. Zapisz Formularz płatności poprzez ikonę  a następnie zatwierdź całą Listę płatności za pomocą ikony .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zdefiniować schemat płatności u pracownika:




Czy jest możliwość podpisywania plików JPK_VAT profilem zaufanym z ePUAP?

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Wskaż plik JPK, który chcesz wysłać i wybierz opcję Wyślij Profilem Zaufanym ePUAP/eGO.

 

Krok 1 – Kliknij w Skopiuj link do schowka

 

Krok 2 – Otwórz stronę www.epuap.gov.pl/wps/portal. W górnej części ekranu widoczny będzie tekst: „Masz firmę? Podpisz JPK_VAT profilem zaufanym.” Wybierz: Podpisz Profilem Zaufanym.

Jeśli nie widzisz takiego okna to kliknij w link https://obywatel.gov.pl/podatki/podpisz-jpk_vat-profilem-zaufanym

 

Kliknij w „Podpisz JPK_VAT”.

 

Dalej wybierz „Zaloguj się”. 

 

Zaloguj się za pomocą hasła lub wskaż odpowiedni bank.

 

 

Po zalogowaniu kliknij w „Wybierz plik z dysku”.

 

To co skopiowałeś w Kroku 1 wklej w polu „Nazwa pliku” (np. CTRL + V).

 

Rozpoczyna się wczytywanie i sprawdzanie pliku. Ze względu na obciążenie serwerów może to trwać nawet kilka minut.

Po prawidłowym wczytaniu pliku JPK_VAT, kliknij w „Podpisz profilem zaufanym”.

:

 

W zależności od wybranej formy weryfikacji, na ekranie pojawi się okno na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który jest wysyłany SMS-em bądź na adres mailowy.

 

W sytuacji, gdy Profil Zaufany zakładany był za pomocą aplikacji bankowej, proces podpisywania pliku wygląda nieco inaczej. Użytkownik po wyborze opcji Podpisz profilem zaufanym zobaczy swoje dane i ponownie wybiera Podpisz profilem zaufanym.

 

Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.

 

Po wykonaniu tych czynności można zapisać na dysku plik JPK_VAT za pomocą opcji „Zapisz”.

Wróć do programu Comarch ERP Optima i przejdź do:

Krok 3 – Kliknij Wybierz podpisany plik JPK.

 

 

Wybierz podpisany plik, który wcześniej zapisałeś.

 

Pojawi się komunikat: „Czy chcesz teraz wysłać podpisany plik?”

Wybór opcji Tak” powoduje wysłanie pliku JPK, który otrzyma na liście status: Wysłano/Nie odebrano UPO.

Wybór opcji Nie” powoduje, że plik na liście otrzyma status Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano, może on zostać wysłany później.

 

Wskazówka

1. Plik JPK Comarch ERP Optima zapisuje w katalogu ustawionym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny.Każda firma ma swój katalog, a pliki przeznaczone do podpisu przez e-PUAP znajdują się w podkatalogu o nazwie ePUAP.

2. Podpisuje się wyłącznie jeden plik JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO. Nie ma możliwości podpisywania wielu plików jednocześnie.

3. Plik JPK podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/eGO może zostać wysłany wyłącznie z tego komputera, na którym został skierowany do podpisu i podpisany.

4. Po wybraniu opcji wysyłki pliku JPK o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano jest on od razu wysyłany. Nie ma konieczności ponownego podpisywania pliku JPK. Pliki o tym statusie można wysyłać seryjnie z listy.

5. Usunięcie z listy pliku o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano – usuwa również plik z podkatalogu E‑PUAP.

6. Pliku JPK o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano nie można wysłać za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przy próbie takiej wysyłki pojawia się komunikat błędu.

7. Wysyłka pliku JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO nie jest dostępna z programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

 

Więcej informacji na temat generowania i wysyłki pliku JPK przy pomocy ePUAP znajdą Państwo w poniższym filmiku. Film prezentuje jeszcze inną scieżkę podpisania pliku JPK przez profil zaufany.




Wysyłka plików JPK

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Po rozwinięciu na oknie Pliki JPK ikony Wyślij istnieje możliwość wyboru dwóch sposobów podpisania wysyłanych plików JPK: 

  • Wyślij podpisem kwalifikowanym,
  • Wyślij Profilem Zaufanym ePUAP/eGO. 

Wybranie pierwszej opcji powoduje wywołanie listy zainstalowanych w systemie Windows certyfikatów służących do elektronicznego podpisywania wysyłanych deklaracji oraz plików JPK.

 

Po wybraniu drugiej opcji otwierane jest okno z kreatorem procesu podpisywania pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO:

Krok 1 – Kliknij w Skopiuj link do schowka

 

Krok 2 – Otwórz stronę www.epuap.gov.pl/wps/portal. W górnej części ekranu widoczny będzie tekst: „Masz firmę? Podpisz JPK_VAT profilem zaufanym.” Wybierz: Podpisz Profilem Zaufanym.

Jeśli nie widzisz takiego okna to kliknij w link https://obywatel.gov.pl/podatki/podpisz-jpk_vat-profilem-zaufanym

 

Kliknij w „Podpisz JPK_VAT”.

 

Dalej wybierz „Zaloguj się”. 

 

Zaloguj się za pomocą hasła lub wskaż odpowiedni bank.

 

 

Po zalogowaniu kliknij w „Wybierz plik z dysku”.

 

To co skopiowałeś w Kroku 1 wklej w polu „Nazwa pliku” (np. CTRL + V).

 

Rozpoczyna się wczytywanie i sprawdzanie pliku. Ze względu na obciążenie serwerów może to trwać nawet kilka minut.

Po prawidłowym wczytaniu pliku JPK_VAT, kliknij w „Podpisz profilem zaufanym”.

:

 

W zależności od wybranej formy weryfikacji, na ekranie pojawi się okno na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który jest wysyłany SMS-em bądź na adres mailowy.

 

W sytuacji, gdy Profil Zaufany zakładany był za pomocą aplikacji bankowej, proces podpisywania pliku wygląda nieco inaczej. Użytkownik po wyborze opcji Podpisz profilem zaufanym zobaczy swoje dane i ponownie wybiera Podpisz profilem zaufanym.

 

Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.

 

Po wykonaniu tych czynności można zapisać na dysku plik JPK_VAT za pomocą opcji „Zapisz”.

Wróć do programu Comarch ERP Optima i przejdź do:

Krok 3 – Kliknij Wybierz podpisany plik JPK.

 

 

Wybierz podpisany plik, który wcześniej zapisałeś.

 

Pojawi się komunikat: „Czy chcesz teraz wysłać podpisany plik?”

Wybór opcji Tak” powoduje wysłanie pliku JPK, który otrzyma na liście status: Wysłano/Nie odebrano UPO.

Wybór opcji Nie” powoduje, że plik na liście otrzyma status Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano, może on zostać wysłany później.

 

Wskazówka

1. Plik JPK Comarch ERP Optima zapisuje w katalogu ustawionym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny.Każda firma ma swój katalog, a pliki przeznaczone do podpisu przez e-PUAP znajdują się w podkatalogu o nazwie ePUAP.

2. Podpisuje się wyłącznie jeden plik JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO. Nie ma możliwości podpisywania wielu plików jednocześnie.

3. Plik JPK podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/eGO może zostać wysłany wyłącznie z tego komputera, na którym został skierowany do podpisu i podpisany.

4. Po wybraniu opcji wysyłki pliku JPK o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano jest on od razu wysyłany. Nie ma konieczności ponownego podpisywania pliku JPK. Pliki o tym statusie można wysyłać seryjnie z listy.

5. Usunięcie z listy pliku o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano – usuwa również plik z podkatalogu E‑PUAP.

6. Pliku JPK o statusie Podpisany Profilem Zaufanym ePUAP/Nie wysłano nie można wysłać za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przy próbie takiej wysyłki pojawia się komunikat błędu.

7. Wysyłka pliku JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO nie jest dostępna z programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

 

Więcej informacji na temat generowania i wysyłki pliku JPK przy pomocy ePUAP znajdą Państwo w poniższym filmiku. Film prezentuje jeszcze inną scieżkę podpisania pliku JPK przez profil zaufany.

Na oknie Pliki JPK znajduje się również przycisk  Odbierz służący do odbioru UPO. Aby uniemożliwić nadpisywanie daty odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla plików JPK, nie ma możliwości ponownego pobrania UPO dla plików JPK ze statusem Wysłano/ odebrano UPO.

Z poziomu tego okna możliwe jest również podejrzenie pobranego Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą ikony  Podgląd UPO lub w menu kontekstowym poprzez wybór opcji Zmień. Wydruk UPO dostępny jest z poziomu listy plików JPK.

Wybór opcji  Podgląd pliku powoduje otwarcie arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane znajdujące się w podświetlonym na liście pliku JPK celem ich weryfikacji. Funkcja dostępna jest również w menu kontekstowym – Podgląd dokumentu. Jeżeli w katalogu jest zapisany arkusz kalkulacyjny to on jest otwierany, jeśli go nie ma wówczas arkusz jest tworzony. Wygenerowanie bądź dodanie na listę pliku JPK powoduje zapisanie go do bazy firmowej, więc podgląd pliku będzie zawsze możliwy bez względu na stanowisko na którym wygenerowano bądź dodano plik JPK.

Możliwe jest również usuwanie zaznaczonych plików JPK za pomocą ikony  Usuń. Aby usunięcie pliku JPK było możliwe, musi on mieć inny status niż Wysłano/nie odebrano UPO lub Wysłano/ odebrano UPO. Usunięcie pliku powoduje usunięcie go z listy plików, z bazy danych oraz z katalogu do przechowywania plików JPK.