Internetowa Wymiana Dokumentów

Co to jest Internetowa Wymiana Dokumentów?

Internetowa Wymiana Dokumentów to model współpracy pomiędzy punktem sprzedaży a działem księgowym. Wymiana może odbywać się w modelu:

a) Klient biura rachunkowego <-> Biuro rachunkowe
b) Punkty sprzedażowe firmy <-> Centrala firmy

Współpraca polega na tym, że punkt sprzedażowy ze swojej bazy danych wysyła zaszyfrowane i podpisane dokumenty. Wymiana odbywa się elektronicznie poprzez Internet. Dokumenty w postaci zaszyfrowanej paczki trafiają na serwery Comarch skąd dział księgowy również przez Internet odbiera je i wczytuje do bazy. Dział księgowy może również przesyłać dane do bazy działu sprzedażowego.
Mechanizm wykorzystuje model Pracy rozproszonej, czyli konfiguracja, struktura plików wymiany danych oraz miejsce w programie, z którego eksportowane i importowane są dane, są zgodne z modelem Pracy rozproszonej.
Więcej informacji na temat Pracy rozproszonej można znaleźć w podręczniku Ogólne i Konfiguracja do programu Comarch ERP Optima.

W jaki sposób zabezpieczone są przesyłane dane?

Główne cechy zastosowanego rozwiązania:

  • bezpieczeństwo danych – system został tak zaprojektowany, aby zapewnić jak najlepsze bezpieczeństwo przesyłanych danych,
  • poufność danych – uzyskiwana jest dzięki podwójnemu systemowi szyfrowania (paczki danych są szyfrowane/deszyfrowane asymetrycznie parą kluczy RSA oraz przesyłane szyfrowanym kluczem symetrycznym protokołem opartym o TLS 1.0 / SSL 3.0),
  • integralność danych – jest zapewniona dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego (paczki są podpisywane kluczem prywatnym strony wysyłającej) i strona odbierająca ma pewność, że dane nie zostały zmodyfikowane,
  • zabezpieczenia serwera – (takie jak wymuszanie haseł, czy szyfrowanie całej transmisji uniemożliwiające przechwycenie hasła) uniemożliwiają nieautoryzowane usuwanie danych z serwera, oraz wysyłanie na serwer.


Zamawianie kont Internetowej Wymiany Dokumentów

Biuro Rachunkowe, które chce wymieniać dokumenty ze swoimi Klientami powinno zarejestrować się w Społeczności Biur Rachunkowych iKsiegowość24 na stronie: www.iksiegowosc24.pl. Podmioty zarejestrowane w Społeczności Biur Rachunkowych mają automatycznie zakładane konta Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD). Informacja potwierdzająca założenie konta IWD przesyłana jest wiadomością e-mail.

Uwaga

Biura Rachunkowe nie składają dla siebie zamówień na konta IWD!

Po przystąpieniu do społeczności Biuro Rachunkowe, może wymieniać dokumenty ze swoimi klientami pracującymi na oprogramowaniu Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XT. Aby wymiana była możliwa należy klientom zamówić usługę IWD. W tym celu Biuro Rachunkowe wypełnia formularz zgłoszeniowy, który znajduje się po zalogowaniu na www.iksiegowosc24.pl w zakładce Wymiana Dokumentów – IWD. Poprawna wysyłka formularza kończy się odpowiednim komunikatem. Zamówienie widoczne jest na liście złożonych zamówień w iKsięgowość24, a na adres mailowy osoby kontaktowej Biura Rachunkowego wysyłana jest wiadomość informująca o złożonym zamówieniu.

Wskazówka

Wymiana z Klientami pracującymi na programie Comarch ERP Optima jest bezpłatna. W przypadku klientów pracujących na programach Comarch ERP XT możliwości wymiany uzależnione są od wybranego pakietu. Więcej informacji można znaleźć w Cenniku.

W modelu wymiany pomiędzy centralą a oddziałami firmy pracujących w programie Comarch ERP Optima należy:

Konfiguracja Internetowej Wymiany Dokumentów

Wskazówka

Internetowa Wymiana Dokumentów wymaga wykorzystywania tej samej wersji Comarch ERP Optima u wszystkich partnerów wymiany.

Aktywacja konta

Przed rozpoczęciem wymiany należy aktywować usługę IWD na serwerze Comarch.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona, należy zaznaczyć rolę, jaką będzie pełnić klient / partner (sprzedaż/płace lub księgowość), wpisać identyfikator księgowości (istotne rozróżnienie na duże/małe litery) i – jeśli jest możliwość – identyfikator działu sprzedaży. W przypadku działów sprzedaży należy także uzupełnić rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.
W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury – konto należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podać:

  • Numer klienta – numer ewidencyjny Comarch (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
  • PIN – numer PIN przydzielony Klientowi Comarch do korzystania z Comarch Asysty (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania) – wymagany przy zakładaniu konta,
  • Hasło – w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch. Następnie należy nacisnąć przycisk Aktywuj wymianę. Program poprosi o powtórzenie hasła i po sprawdzeniu poprawności danych założy konto na serwerze. Pola z danymi zostaną wyszarzone.

Wskazówka

W sytuacji gdy hasło zostanie utracone, jego reset możliwy jest pod pod adresem: wymianadanych@comarch.pl

Po aktywacji wymiany aktywne będą przyciski:

  • Zmień hasło– opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze,
  • Zarządzanie oddziałami– opcja umożliwia zarządzanie oddziałami, szerszy opis w kolejnym punkcie.

Po założeniu konta należy skonfigurować oddziały.

Konfiguracja oddziałów

W każdym typie wymiany należy skonfigurować oddział/oddziały partnerów wymiany. Oddziały są ściśle związane z danym numerem klienta. Opcja Zarządzanie oddziałami dostępna jest po podaniu hasła. Dodając nowy oddział należy podać jego symbol (nie może on zawierać polskich znaków ani znaków specjalnych: spacja,_,!,’,”, itp.) oraz dane adresowe. Wszystkie pola są wymagane. Po dodaniu oddziału należy wybrać oddział związany z daną instalacją.

Oddziału nie można usunąć. Jeśli zaistnieje potrzeba wstrzymania wymiany z danym oddziałem można ustawić parametr Oddział nieaktywny. W razie potrzeby każdy oddział nieaktywny możemy ponownie aktywować.

Zmiana oddziału (także wybranie ponowne tego samego oddziału) spowoduje wygenerowanie nowego certyfikatu, co uniemożliwi odbiór wiadomości oczekujących na serwerze oraz wysłanie wiadomości z oddziału aktualnie wybieranego, jeśli jest on wykorzystywany w innej bazie.

Konfiguracja baz u partnerów wymiany

Po wskazaniu oddziału, dla danej instalacji, aktywna staje się tabela z konfiguracją wszystkich baz firmowych dostępnych w podłączonej bazie konfiguracyjnej.
Tabela zawiera następujące kolumny:
1. Nazwa bazy danych
2. Typ wymiany – jaką rolę będzie pełnić dana baza. Dostępne są następujące typy wymiany:

  • BRAK – wyłączona wymiana przez serwer Comarch dla tej bazy. Baza może współpracować w trybie Pracy rozproszonej (wymiana bez pośrednictwa serwera Comarch, poprzez plik XML). Ustawienia do Pracy rozproszonej dostępne w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona.
  • SPR-BR – ten typ wymiany wybieramy w dziale sprzedaży. Jest to baza w dziale sprzedaży wymieniająca dokumenty z biurem rachunkowym.
  • SPR-CEN – ten typ wymiany wybieramy w dziale sprzedaży wymieniającym dokumenty z centralą tej samej firmy.
  • BR-SPR – ten typ wymiany wskazujemy w biurze rachunkowym przy bazie klienta. Jest to wymiana dokumentów pomiędzy bazą sprzedaży a biurem rachunkowym.
  • CEN-SPR – ten typ wymiany wybieramy w centrali, której baza komunikuje się z oddziałem sprzedaży tej samej firmy.

3. Identyfikator Partnera – numer klienta Comarch, który jest partnerem wymiany dla danej bazy. W przypadku wymiany i identyfikator partnera należy ustawić taki sam jak numer klienta.
4. Oddział Partnera – symbol oddziału partnera wymiany, z którym ma następować komunikacja. W przypadku typu wymiany i nie należy uzupełniać Oddziału Partnera.

Wysyłanie i odbieranie danych

Eksport i import danych

Wysyłanie i odbieranie danych odbywa się identycznie jak w przypadku modelu pracy rozproszonej, czyli poprzez opcję Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import. Eksport / Import dostępny jest poprzez Narzędzia/ Praca Rozproszona.

W sytuacjach awaryjnych (np. brak połączenia z Internetem) jest możliwość eksportu / importu poprzez plik XML, bez konieczności wyłączania wymiany przez serwer Comarch. W tym celu należy wybrać importuj z pliku/ eksportuj do pliku i wskazać właściwą ścieżkę.

Przed importem wymagane jest uzupełnienie ścieżki zapisu pobranych paczek (System/ Konfiguracja/ Stanowiska/ Praca rozproszona). W przeciwnym wypadku zostanie wyświetlony komunikat o konieczności uzupełnienia katalogu zapisu plików XML. W przypadku korzystania z Comarch ERP Optima w modelu usługowym katalog zapisu plików XML jest ustawiony na katalog Moje dokumenty.

Rys. 1 Eksport danych – dział sprzedaży

W przypadku typów wymiany CEN-SPR oraz BR-SPR eksport danych może następować do wszystkich oddziałów lub do jednego wybranego (opcja Wybierz oddział).

Po imporcie paczka jest usuwana z serwera i nie jest dostępna dla danego oddziału do ponownego importu przez ten sam oddział. Jeśli import nie przebiegł całkowicie poprawnie, to jest możliwość ponownego importu z pliku, który zapisał się w katalogu określonym w System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Praca rozproszona/ Parametry.

Biuro rachunkowe może odbierać pliki wysłane przez Klientów seryjnie poprzez moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Rys. 2 Seryjny import dokumentów w Biurze Rachunkowym

Pliki zostaną zaimportowane z serwera, a następnie zaimportowane do baz Klientów (na podstawie zgodnego ID partnera z Numerem klienta). W Panelu wyników pojawi się informacja o statusie importu oraz link do pliku ze szczegółowym przebiegiem importu do danej bazy.

Automatyczny import i eksport danych IWD

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość ustawienia automatycznego eksportu i importu danych za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów poprzez Serwis Operacji Automatycznych.

W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury można określić, automatyczną synchronizację dla wybranej bazy, poprzez zaznaczenie przy niej parametru Automatyczna synchronizacja. Po zaznaczeniu otwiera się okno z konfiguracją automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy. W nagłówku okna znajduje się informacja o nazwie bazy danych, wybranym typie wymiany oraz identyfikatorze partnera (numerze ID Klienta Comarch). Okno składa się z dwóch zakładek.

Rys.3 Konfiguracja automatycznego importu/eksportu paczek IWD - Harmonogram

Zakładka [Harmonogram] zawiera następujące informacje:

  • parametr Automatyczna synchronizacja Internetowej Wymiany Dokumentów – parametr domyślnie zaznaczony; jego odznaczenie powoduje wyłączenie automatycznej synchronizacji IWD dla tej bazy,
  • pole umożliwiające wskazanie operatora, w imieniu którego będą automatycznie synchronizowane dane IWD; ten operator będzie ustawiany na importowanych dokumentach,
  • parametry dotyczące eksportu danych:
    dzień w którym będzie wykonywany eksport – dostępne są opcje: codziennie, 5-tego dnia miesiąca, 10-tego dnia miesiąca, 20-tego dnia miesiąca,
    -częstotliwość eksportu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h,
    -zakres godzin w jakich będzie się odbywał eksport,
    -zakres czasowy eksportowanych dokumentów. Do wyboru będą opcje: wszystkie, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc.

W przypadku wybrania opcji wszystkie eksportowane będą wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wyeksportowane (nie mają znacznika E).

Po wybraniu opcji poprzedni miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.

Po wybraniu opcji bieżący miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z miesiąca na podstawie daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.

Data dokumentów określana jest następująco:

  • w przypadku dokumentów handlowych, magazynowych, rejestru VAT oraz ewidencji dodatkowej znaczenie ma data wystawienia dokumentu,
  • w przypadku list płac jest to okres wypłaty określany na formularzu listy płac,
  • w przypadku raportów k/b jest to data zamknięcia raportu,
  • w przypadku płatności i dokumentów kompensaty jest to data dokumentu,
  • w przypadku rozliczeń jest to data rozliczenia,
  • w przypadku danych słownikowych eksportowane są wszystkie dane, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.


Parametry dotyczące importu danych:

  • zakres godzin w jakich będzie się odbywał import,
  • częstotliwość importu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h.

Ikona wywołuje listę logów z operacji eksportu i importu paczek IWD wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych dla tej bazy danych.
Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.
Zakładka [Eksportowane dokumenty] zawiera listę danych słownikowych oraz typów dokumentów, które z wybranej bazy mają być automatycznie przesyłane za pomocą IWD. Analogicznie do dotychczasowej funkcjonalności pracy rozproszonej lista zawiera różne pozycje w zależności od wybranego dla bazy danych typu wymiany.

Rys.4 Konfiguracja automatycznego importu/eksportu paczek IWD - Eksportowane dokumenty

Okno konfiguracji automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy może również zostać wywołanie poprzez kliknięcie ikony
W sytuacji kiedy Użytkownik skonfiguruje do synchronizacji jedną bazę, przy zapisywaniu pojawia się pytanie: Czy chcesz ustawić takie same parametry automatycznej synchronizacji dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany? Odpowiedź Tak powoduje zapisanie takich samych ustawień dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany.

Dodatkowo aby ułatwić konfigurowanie SOA dla kolejnych baz, po zaznaczeniu dla bazy parametru Automatyczna synchronizacja otwiera się okno z ustawieniami z poprzednio konfigurowanej bazy danych.

W przypadku importu raportów kasowych/bankowych może mieć miejsce sytuacja, że zostanie zaimportowany raport k/b, a przy kolejnym imporcie w paczce będzie ten sam raport jednak z większą ilością zapisów k/b. W związku z tym aby zaimportować zapisy kasowe/bankowe do już istniejącego raportu k/b operator wskazany na oknie SOA powinien mieć na swojej karcie w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów. W momencie konfigurowania SOA przy wyborze operatora następuje sprawdzenie czy ma on zaznaczony wspomniany parametr. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, wówczas Użytkownik otrzyma informację: Dla Operatora [KOD] został zaznaczony parametr „Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów” w konfiguracji programu-> Użytkowe-> Operatorzy.

Uwaga

W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym niezaimportowane dane z paczek IWD które były importowane automatycznie są zapisywane w folderze na serwerze Comarch, do którego dostęp mają wszyscy Użytkownicy danej firmy. Dane starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane z serwera Comarch.

Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów

Skrzynka IWD widoczna jest z menu Narzędzia/ Skrzynka IWD. W Skrzynce IWD Użytkownik ma możliwość podglądnięcia wysłanych paczek oraz odebranych i oczekujących na odbiór.

Na tej liście dostępne są dwie zakładki:
1. Wysłane – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie.
2. Do odebrania – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane odebrane dla oddziału można zobaczyć również paczki o takim statusie.

Na obu zakładkach znajdują się kolumny:

  • Lp – liczba porządkowa paczki,
  • Typ danych – rodzaj danych,
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
  • Odbiorca/Nadawca – symbol oddziału, z którego pochodzą dane,
  • Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
  • Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
  • Odebrano – status paczki,
  • ID paczki – identyfikator paczki.


Rys. 5 Skrzynka Internetowej Wymiany Dokumentów

Na liście Wysłane możliwe są następujące statusy:

  • tak – paczka odebrana,
  • nie – paczka nieodebrana,
  • częściowo – niektóre oddziały odebrały paczkę, pozostałe nie odebrały lub paczka została przez niektóre oddziały skasowana,
  • skasowano – paczka została skasowana przez wysyłającego lub przez wszystkich adresatów – nikt nie będzie mógł jej odebrać.


Na liście Do odebrania możliwe są następujące statusy:

  • tak – paczka odebrana,
  • nie – paczka nieodebrana,
  • błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
  • skasowano – tylko ten oddział nie będzie mógł paczki odebrać.

Na obu zakładkach jest możliwe odświeżenie skrzynki, skasowanie paczki i podglądnięcie jej szczegółów, w których można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.

Odśwież – odświeżenie listy paczek. Uaktualnienie odbywa się poprzez połączenie z serwerami Comarch i sprawdzenie wysłanych/czekających na odbiór paczek wraz ze statusami.

Odbierz fakturę – odbiór e-faktury. Odbiór odbywa się po wskazaniu paczki do odebrania i naciśnięciu przycisku. Po zaakceptowaniu informacji o certyfikacie kolumna Odebrano otrzyma status „Tak”, natomiast sam dokument pojawi się na liście faktur zakupu. Przycisk uaktywnia się w momencie zaznaczenia na liście e-faktury (kolumna Typ danych posiada status „E-faktura”).

Podgląd faktury – podgląd e-faktury. Podgląd będzie wykonywał się w przeglądarce internetowej. Przycisk uaktywnia się w momencie zaznaczenia na liście e-faktury (kolumna Typ danych posiada status E-faktura).

Usuń – skasowanie paczki.

Podgląd – podgląd szczegółów paczki. W szczegółach paczki można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.

Przykłady konfiguracji

Biuro rachunkowe i dwóch klientów (jeden z nich ma dwa punkty sprzedażowe)

Biuro rachunkowe

Biuro Rachunkowe dodaje dwie bazy dla dwóch klientów, KlientA (nr klienta Comarch: 2, PIN: 2222), KlientB (nr klienta Comarch: 3, PIN: 3333).

Nazwy baz: BazaklientaA i BazaklientaB

Biuro Rachunkowe (numer klienta Comarch: 1, PIN 1111) zamawia aktywację IWD w Comarch. Następnie ustawia konfigurację:

1. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG”,

2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 1,
  • PIN: 1111,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa.

3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.

4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Odział o symbolu „BIUROR” i go wybiera.

5. W tabelce dla baz klientów ustawia parametry wymiany. Aby można było zapisać wprowadzone parametry, konta IWD powinny być aktywne, czyli KlientA i KlientB powinni przejść swoją konfigurację (punkty 1-4).

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
BazaklientaABR-SPR2
BazaklientaBBR-SPR3

KlientA

KlientA posiada jeden punkt sprzedażowy.

1. W swojej bazie (nazwa bazy „klientA”) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG” i identyfikator działu sprzedaży „SPRZE”. Uzupełnia rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.

2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 2,
  • PIN: 2222,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa.

3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.

4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „SKLEP” i go wybiera.

5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
klientASPR-BR1BIUROR

KlientB

KlientB posiada dwa punkty sprzedażowe: WIELICKA, ZAPOLSKIEJ.

Lokalizacja WIELICKA

1. W swojej bazie (nazwa bazy „klientBWielicka”) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG” i identyfikator działu sprzedaży „SPRZ1”. Uzupełnia rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.
2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 3,
  • PIN: 3333,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa (hasło jest wspólne dla wszystkich lokalizacji klienta).


3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.
4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „WIELICKA” i go wybiera.
5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
klientBWielickaSPR-BR1BIUROR

Lokalizacja ZAPOLSKIEJ

1. W swojej bazie (nazwa bazy „klientBZapolskiej”) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG” i identyfikator działu sprzedaży „SPRZ2”. Uzupełnia rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.
2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 3,
  • PIN: 3333,
  • Hasło: hasło takie samo jak dla lokalizacji WIELICKA.


3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.
4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „ZAPOLSKIEJ” i go wybiera.
5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
klientBZapolskiejSPR-BR1BIUROR

Centrala i dwa punkty sprzedażowe

Centrala

Centrala dodaje swoją bazę danych (nazwa bazy „Centrala”). Firma (numer klienta 4, PIN 4444) zamawia aktywację IWD w Comarch. Następnie ustawi konfigurację:

1. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG”.

2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 4,
  • PIN: 4444,
  • Hasło: ustala samodzielnie hasło spełniające wymagania bezpieczeństwa.

3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.

4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „CENTRALA” i go wybiera.

5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
CentralaCEN-SPR4

Punkt sprzedażowy WIELOPOLE

1. Punkt sprzedażowy WIELOPOLE w swojej bazie (nazwa bazy „bazaWielopole”) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG” i identyfikator działu sprzedaży „SPRZ1”. Uzupełnia rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.

2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 4,
  • PIN: 4444,
  • Hasło:hasło takie samo jak dla lokalizacji Centrala.

3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.

4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Odział o symbolu „WIELOPOLE” i go wybiera.

5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
bazaWielopoleSPR-CEN4CENTRALA

Punkt sprzedażowy RYNEK

1. Punkt sprzedażowy RYNEK w swojej bazie (nazwa bazy „bazaRynek”) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona wpisuje identyfikator księgowości „KSIEG” i identyfikator działu sprzedaży „SPRZ2”. Uzupełnia rejestry dla poszczególnych typów dokumentów.

2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona/E-faktury - konto zaznacza parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie podaje:

  • Numer klienta: 4,
  • PIN: 4444,
  • Hasło:hasło takie samo jak dla lokalizacji Centrala.

3. Po wybraniu Aktywuj wymianę powtarza wprowadzone hasło. Konto zostaje aktywowane.

4. Następnie przez Zarządzanie oddziałami dodaje Oddział o symbolu „RYNEK” i go wybiera.

5. W tabelce dla bazy ustawia następujące parametry:

Nazwa bazyTyp wymianyIdentyfikator partneraOddział partnera
bazaRynekSPR-CEN4CENTRALA

FAQ

W tej części opisane zostały możliwe komunikaty, wyświetlające się klientom pracującym na Comarch ERP Optima podczas pracy z Internetową Wymianą Dokumentów.

Nie można dokonać autoryzacji na serwerze Comarch.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy podane dane w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona są nieprawidłowe lub brak połączenia z serwerem.
Klient powinien sprawdzić wprowadzone dane: Numer klienta, PIN oraz połączenie z Internetem.

Logowanie użytkownika [ID Klienta] nie powiodło się. W celu aktywacji usługi prosimy o zapoznanie się ze stroną […].

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy dokonujemy zmian w wymianie z klientami w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona i potwierdzając dokonanie zmian wpisujemy błędne hasło.

Klient powinien zweryfikować wprowadzane hasło. W przypadku braku zapamiętania poprawnego hasła powinien wysłać wiadomość na adres wymianadanych@comarch.pl z opisem problemu i swoim numerem ID klienta oraz PIN w celu zresetowania hasła.

Konto o ID [ID Klienta] nie istnieje.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy Użytkownik w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona w kolumnie Identyfikator partnera wpisuje numer klienta, który nie posiada konta IWD, konto istnieje, ale nie doszło do synchronizacji lub klient nie aktywował konta IWD po swojej stronie.
Od czasu założenia konta IWD musi minąć min. 1 godzina, zanim możliwe będzie aktywowanie konta. Konto IWD partnera wymiany musi być aktywne, zanim skonfigurujemy z nim wymianę.

Brak ustalonego działu. Proszę uzupełnić dane w Konfiguracja->Firma->Ogólne->Praca rozproszona.

Komunikat oraz pusta lista po wejściu w Narzędzia/ Praca Rozproszona/ Import pokazuje się w sytuacji, gdy Użytkownik nie uzupełnił identyfikatora w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona.

Klient powinien sprawdzić czy identyfikator został uzupełniony z zastrzeżeniem, że jeśli wymiana na tej bazie ma się odbywać z klientem pracującym na Comarch ERP XT (dawniej: iFaktury24), w Identyfikatorze księgowości należy wpisać KSIEG.

Wystąpił błąd. W Konfiguracji nie została ustawiona ścieżka do katalogu przechowywania plików XML. Proszę uzupełnić dane w Konfiguracja -> Stanowisko -> Praca rozproszona.

Komunikat pojawia się przy imporcie w Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import w sytuacji, gdy w System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Praca Rozproszona/ Parametry nie została ustawiona ścieżka do katalogu przechowywania plików XML. Katalog ten jest wymagany.

Błąd przy imporcie paczki. Wiadomość została zaszyfrowana innym kluczem niż aktualnie posiadany. Usuń oczekujące paczki i wyślij je ponownie.

Komunikat pojawia się w Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import w sytuacji, gdy obecnie posiadany przez Użytkownika importującego paczkę certyfikat jest inny od tego, obowiązującego w momencie wysyłki paczki przez klienta.
Wysłanej na inny certyfikat paczki nie można będzie już odebrać i należy ją usunąć z Narzędzia/ Skrzynka IWD. Partner wymiany powinien wysłać paczkę ponownie. Jeśli się okaże, że podczas importu nowej paczki pokazuje się ten sam komunikat, należy odświeżyć certyfikat w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Praca rozproszona za pomocą przycisku Odnowienie certyfikatu.




OPT050 – Korygowanie wypłat


Spis treści



1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej.

Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:

  • Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
  • Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
  • Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.

W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo – składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.

Uwaga

W przypadku, gdy pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem (po naliczeniu wypłaty), to nie ma konieczności wykorzystania funkcjonalności anulowania wypłaty, tylko zaległą nieobecność można rozliczyć przy wykorzystaniu parametru „Miesięcy wstecz” na formularzu listy płac.

W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji „Mies. wstecz” będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.

Przyklad
 Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za ostatnie dni miesiąca z opóźnieniem. W związku z tym za miesiąc poprzedni zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W miesiącu bieżącym pracownik w dalszym ciągu jest nieobecny (ani wynagrodzenie za czas choroby, ani zasiłek chorobowy nie podlegają składkom społecznym). W wypłacie z opcją „Miesięcy wstecz” nadpłacone składki nie zostaną potrącone, ponieważ podstawa do ZUS nie może być ujemna. W takim przypadku zalecamy wykonanie korygowania wypłaty za miesiąc poprzedni
.

W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:

  1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
  2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
  3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny) lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie. W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.

Uwaga
Operacja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. Może jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. Aby przywrócić status wypłaty z anulowanej na podstawową należy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Wypłaty o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.


2.2 Anulowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność.

Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.


2.3 Anulowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie. Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze czerwonym.

Uwaga
Operacja anulowania nieobecności lub zestawienia jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu z anulowanej na podstawową. Należy wówczas skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Nieobecności i zestawienia o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

2.4 Korygowanie anulowanych nieobecności

Jeżeli po anulowaniu nieobecności istnieje konieczność wprowadzenie nowego rodzaju nieobecności (np. zamiast urlopu wypoczynkowego lub nieobecności usprawiedliwionej -> zwolnienia chorobowego), to należy podświetlić anulowaną nieobecność i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj nieobecność.

Nieobecność korygująca wyświetlana jest w kolorze niebieskim.

W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.5 Korygowanie anulowanych zestawień

Jeżeli po anulowaniu zestawienia chcemy wprowadzić nowe ilości godzin/ dni czasu pracy w zestawieniu, to należy podświetlić anulowane zestawienie i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj zestawienie. Zestawienie korygujące wyświetlane jest w kolorze niebieskim.

2.6 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek
emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca 2018 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone o 25% koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą 01.07.2018 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.7 Definiowanie listy płac korygującej

Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:

  1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli.Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk  i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

 

4. Data wypłaty jest automatycznie podpowiadana przez program jako ostatni dzień bieżącego miesiącajednak zalecamy zmianę na taką samą datę, jaka była na liście anulowanej. Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.

Uwaga
Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, na której została anulowana wypłata.
Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą) data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

2.8 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień.

W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe.

W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie

lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym.

W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.

Uwaga
W przypadku, gdy wypłata korygującą dotyczy miesiąca deklaracji, za który firma jeszcze nie rozliczyła się z urzędem skarbowym (nie dokonała płatności do urzędu), to nie trzeba kopiować zaliczki podatku

Uwaga

W module Płace i Kadry Plus w wypłacie korygującej istnieje możliwość skopiowania kwoty zajęcia wynagrodzenia z wypłaty anulowanej. Przycisk do kopiowania pierwotnej kwoty zajęcia znajduje się na formularzu elementu wypłaty. Zmiana kwoty zajęcia spowoduje automatyczne przeliczenie płatności dla komornika.

W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu.

W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie.

Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk  Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje pojawienie się informacji: Suma skopiowanych płatności jest różna od kwoty netto wypłaty. W celu uzgodnienia wartości, do listy elementów wypłaty została dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Po zaakceptowaniu komunikatu i zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą).

Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie.

Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Uwaga
Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.

2.9 Preliminarz płatności

W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale.

Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.10 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/07/2018, gdzie 02 – oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 07.2018. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem  i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml

Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników). Płatności generowane do korygującej deklaracji DRA są w pełnej wysokości (nie różnicowo między korygującą deklaracją a wcześniejszą).

Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.

Uwaga
Korygująca deklaracja DRA zawsze zawiera załączniki dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty).

2.11 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.


3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2017, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku za poprzedni rok.

W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę zdrowotną (pobraną). Natomiast część tej składki, która została odliczona od podatku dochodowego za poprzedni rok pracownik powinien doliczyć do podatku dochodowego w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot składki zdrowotnej otrzymał (zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o pdof). Pracownik dopłaci podatek zgodnie z wyliczeniem w zeznaniu rocznym i tym samym zostanie wyrównana niedopłata podatku za poprzedni rok.

Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Pracodawca może dostarczyć pracownikowi pismo informujące o kwocie zwróconej składki zdrowotnej, w tym odliczonej od podatku dochodowego.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w 12.2017 był 5 dni na zwolnieniu lekarskim (4-8.12.2017), za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku opiekuńczego nad chorym dzieckiem. Za ten miesiąc miał wypłacone:
– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2500 zł (3000 zł – 3000 zł *5/30= 3000 zł – 500 zł)
– wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w wys. 345,15 zł (80%); podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71%= 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność
    (4-8.12.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop opiekuńczy (zasiłek). Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek opiekuńczy (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy sprawdzić, czy wszystkie elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  6. Na zakładce [Podatki]  uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
  7. Na zakładce [Ogólne], w Schemat płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty  – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzamy komunikat i płatność.
  8. Na zakładce [Elementy] wypłaty sprawdzić, czy pojawia się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej w wys. – 31,07 zł (kwota ujemna). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2500,002500,00
2Wynagrodzenie za czas choroby
zostaje zmieniony na
zasiłek opiekuńczy
Wynagr.chorob.
(80%)
345,15
Zasiłek opiekuńczy (80%)
345,15
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2500,002500,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
342,75342,75
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
2502,402157,25
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
225,22194,1531,07
(nadpłata)
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)193,94167,1926,75
(nadpłata)
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)31,2826,964,32
(nadpłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)2 391,002 391,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
384,05384,05
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
190,11216,86
14Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
190,00217,00 przed skopiowaniem podatku-27,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2087,182 091,25 przed skopiowaniem płatności-4,07
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
190,00
17Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
2087,18
18Korekta netto wypłaty-31,07(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 31,07 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.

Uwaga
Pracownik powinien otrzymać pismo z zakładu o wysokości zwróconej składki zdrowotnej pobranej w wys. 31,07 zł, w tym odliczonej od podatku w 2014 w wys. 26,75 zł. Na podstawie tego pisma pracownik powinien doliczyć kwotę 26,75 zł do podatku dochodowego w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot ten otrzymał. (W ten sposób pracownik zapłaci większy podatek i zostanie wyrównana niedopłata podatku za poprzedni rok).

3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.

W związku z tym, że pracownik nie dokonał jeszcze rozliczenia podatkowego za bieżący rok, pracodawca dokonując obecnie zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej (pobranej) powinien doliczyć do bieżącej zaliczki na podatek dochodowy wcześniej odliczoną kwotę składki zdrowotnej, czyli zwiększyć bieżącą zaliczkę podatku.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w lutym bieżącego roku był 15 dni (od 1-15.02) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby (zamiast zasiłku chorobowego z tytułu wypadku). Za ten miesiąc miał wypłacone:
– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 1500 zł (3000 zł – 3000 zł * 15/30= 3000 zł – 1500 zł)
– wynagrodzenie chorobowe za 15 dni w wys. 1035,45 zł (80%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71%= 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za luty br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-15.02.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek chorobowy/wyp. (zamiast wynagrodzenia za czas choroby), edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. Wyrównanie zasiłku w wys. 20% zostanie wypłacone z bieżącą wypłatą. Następnie należy sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  6. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za luty br., aby nie korygować płatności do US za miesiąc luty br.).
    Uwaga
    Niedopłata zaliczki podatku (w wyniku odliczenia składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego) powinna zostać pobrana pracownikowi  w  najbliższej wypłacie etatowej poprzez zwiększenie kwoty zaliczki podatku do US (ręczna korekta) wg wyliczenia: do zaliczki na podatek dochodowy za bieżący miesiąc, w którym dokonujemy zwrotu składki zdrowotnej dodajemy odliczoną część składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego.
  7. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  8. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata
w lutym br.
(anulowana)
Wypłata
w lutym br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze1500,001500,00
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na zasiłek chorobowy/wyp.Wynagr.chor. (80%)
1035,45
Należna wartość zasiłku wyp. (100%)
1 294,35, która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
1035,45
Niedopłata 20%
-258,90
(1 035,45-1 294,35)
zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)1500,001500,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
205,65205,65
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
2329,801294,35
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
209,68116,4993,19
(nadpłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
180,56100,3180,25
(nadpłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
29,1216,1812,94
(nadpłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2219,002219,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
353,09353,09
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
172.53252.78
14Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
173,00253,00 przed skopiowaniem podatku-80,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
1947,121 960,31 przed skopiowaniem płatności-13,19
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
173,00
17Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
1947,12
18Korekta netto wypłaty-93,19(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 93,19 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej pobranej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.02.br) i kwotę wyrównania (w wys. 258,90)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze3000
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
93,19 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp. (opodatkowany)258,90 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)3000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika (poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)411,30
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)2588,70
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)232,98
8Składka zdrowotna odliczona (poz.6x7,75%)200,62
9Składka zdrowotna od netto (poz.7-poz.8)32,36
10Koszty uzyskania przychodu111,25
11Ulga podatkowa46,33
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)2736,00
13Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej (poz.12*18%-poz.11)446,15
14Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej z bieżącego mc (poz.13-poz.8) + różnica w składce zdrowotnej odliczonej (80,25) z tytułu korekty (446,15-200,62+80,25)325,78
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu326,00 3)
16Do wypłaty (poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.15)2381,81

1) Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br.

2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

3) Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty uwzględniające korekty: składki zdrowotnej (odliczonej) z lutego (została zmniejszona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została powiększona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał niedopłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej oraz nadpłata zaliczki podatku. Jeżeli pracodawca w bieżącej wypłacie potrąci pracownikowi zaległą składkę zdrowotną, to w wysokości 7,75% może odliczyć ją od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli pomniejszyć bieżącą zaliczkę podatku z tytułu różnicy w składce zdrowotnej.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w 9.2017 był 10 dni (od 1-10.09.2017) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a powinien wynagrodzenie chorobowe (był to wypadek w drodze do pracy) i pracownik nie wykorzystał 33 dni limitu w roku kalendarzowym. Za ten miesiąc miał wypłacone:

– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2000 zł (3000 zł – 3000 zł * 10/30 = 3000 zł – 1000 zł)

– zasiłek chorobowy/wyp. za 10 dni w wys. 862,90 zł (100%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71% = 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 9.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-10.09.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%).
  6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  7. Na zakładce [Podatki]  wykonać Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 9.2017.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)
Wypłata 9.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2000,002000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek chor/wyp. (100%)
862,90
Wynagr.
chorobowe.
(100%)
862,90
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2000,002000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
274,20274,20
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
1725,802588,70
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
155,32232,98-77,66
(niedopłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
133,75200,62-66,87
(niedopłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
21,5732,36-10,79
(niedopłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2477,002477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
265,78198,91
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu266,00199,00 przed skopiowaniem podatku67,00
(nadpłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2167,382 156,72 przed skopiowaniem płatności10,66
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej266,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej2167,38
18Korekta netto wypłaty77,66

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -77,66 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (w tym odliczonej w wys. 66,87 zł).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaOpcjonalne „przerzucenie” składki zdrowotnej
(dla rocznej deklaracji PIT)
1Wynagrodzenie zasadnicze3000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-77,66 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
3000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
411,30
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2588,70
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)232,98232,98
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)200,62232,98 3)
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)32,360,00 3)
zmniejszamy o -32,36
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
2 477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (66,87) z tytułu korekty
(399,53-200,62-66,87)
132,04
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu132,00 2)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
2146,06

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 9.2017.

2) Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

3) Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń zalecamy opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11.

W tej wypłacie można dokonać zwiększania tylko o kwotę 32,36 zł (ponieważ taka jest kwota składki zdrowotnej od netto). Brakującą część niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej w wys. 34,42 zł (66,78 zł kwota niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej – 32,36 zł kwota już przerzucona) można „przerzucać” w kolejnych wypłatach pracownika.

Takie „przerzucanie” składki zdrowotnej w kolejnych wypłatach może być kłopotliwe, ale jest to jedyny sposób, aby automatycznie składka zdrowotna odliczona została wykazana na PIT-11. Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), składka zostaje zwiększona automatycznie:

Uwaga

Niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (za 9.2017) w bieżącej wypłacie powinna pomniejszyć zaliczkę podatku i tym samym powinna być wykazana na rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok. W celu automatycznego wykazania większej składki zdrowotnej na deklaracji PIT-11 proponujemy dokonać „technicznego przerzucenia” składki zdrowotnej od netto do odliczonej, tak aby sumaryczna składka zdrowotna pobrana w bieżącym miesiącu nie uległa zmianie.

Jeżeli nie wykonamy zwiększenia składki zdrowotnej odliczonej (kosztem zmniejszenia składki od netto), to trzeba pamiętać, aby przy generowaniu rocznej deklaracji PIT-11 za bieżący rok zwiększyć ręcznie składkę zdrowotną.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok powinny zostać wykazane poprawne kwoty uwzględniające korekty:

  • zwiększona składka zdrowotna (w bieżącej wypłacie i w kolejnych wypłatach powinna zostać zwiększona składka zdrowotna odliczona dzięki technicznemu przerzuceniu składki z netto do odliczonej),
  • zmniejszona zaliczka na podatek dochodowy (w bieżącej wypłacie podatek został zmniejszony w wyniku korekty).

Pracownik nie będzie miał niedopłat/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawcza wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej oraz nadpłatę zaliczki podatku. W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna i jednocześnie w wysokości 7,75% powinna zostać potrącona od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli powinna zostać zmniejszona bieżąca zaliczka podatku.

Przyklad

Pracownik zatrudniony na stawkę 3000 zł, w marcu bieżącego roku był 2 dni (1-2.03) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy, a powinien wynagrodzenie chorobowe. Za ten miesiąc miał wypłacone:

– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 2800 zł (3000 zł – 3000 zł * 2/30 = 3000 zł – 200 zł)

– zasiłek opiekuńczy za 2 dni w wys. 138,06 zł (80%), podstawa zasiłku: 3000 zł – 13,71% = 2588,70 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (1-2.03.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienia lekarskie.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%).
  6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
  7. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)
Wypłata 9.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze2800,002800,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek opiekuńczy (80%)
138,06
Wynagr. chorobowe
(80%)
138,06
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)2 800,002 800,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
383,88383,88
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
2 416,122 554,18
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
217,45229,88-12,43
(niedopłata)
7Składka zdrowotna odliczona
(poz.5x7,75%)
187,25197,95-10,70
(niedopłata)
8Składka zdrowotna od netto
(poz.6-poz.7)
30,2031,93-1,73
(niedopłata)
9Koszty uzyskania przychodu111,25111,25
10Ulga podatkowa46,3346,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
2443,002443,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
393,41393,41
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.7)
206,16195,46
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu206,00195,00 przed skopiowaniem podatku11,00
(nadpłata)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.14)
2 130,732 129,30 przed skopiowaniem płatności1,43
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej206,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej2 130,73
18Korekta netto wypłaty12,43(niedopłata skł. zdrow. pobranej

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze3000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-12,43 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
3000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
411,30
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2588,70
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)232,98
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)200,62
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)32,36
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
2 477,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
399,53
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (10,70) z tytułu korekty
(399,53-200,62-10,70)
188,21
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu188,00 2)
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
2155,29

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

2) Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazane poprawne kwoty po korekcie: składki zdrowotnej (odliczonej) z marca (została zwiększona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została pomniejszona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

Przyklad
Pracownik zatrudniony na stawkę 2400 zł/mc w czerwcu bieżącego roku przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 22-30.06. Po naliczeniu wypłaty za czerwiec br., dostarczył za ostatnie 2 dni czerwca (29-30.06) zwolnienie lekarskie, które przerywa urlop.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za czerwiec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność i najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06).
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie oprócz wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia za urlop za skrócony okres również wynagrodzenie za czas choroby (80%).
  6. Sprawdzić poprawność naliczenia wypłaty, szczególnie podstawy wynagrodzenia za czas choroby.
  7. Jeżeli firma nie wykonała jeszcze przelewu kwoty podatku do US, to na zakładce Podatki nie trzeba dokonywać kopiowania zaliczki podatku. Oczywiście można to wykonać – wówczas ostatecznie rozliczenie podatku nastąpi w zeznaniu rocznym pracownika, ponieważ wypłata korygująca dokonywana jest w tym samym roku podatkowym.
  8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  9. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata w czerwcu br. (anulowana)Wypłata w czerwcu br.
(korygującą)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze1600,001 668,57
2Wynagrodzenie za czas urlopu800,00571,43
3Wynagrodzenie za czas chorobybrak110,46
4Przychód
(poz.1+poz.2+poz.3)
2400,002 350,4649,54
(nadpłata)
5Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1+poz.2)
2400,002 240,00
6Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.5x9,76% + poz.5x1,5% + poz.5x2,45%)
329,04307,1021,94
(nadpłata)
7Podstawa składki zdrowotnej
(poz.5 - poz.6) + poz. 3 (wyn.chorob.)
2 070,962 043,36
8Składka zdrowotna pobrana
(poz.7x9%)
186,39183,902,49
(nadpłata)
9Składka zdrowotna odliczona
(poz.7x7,75%)
160,50158,362,14
(nadpłata)
10Składka zdrowotna od netto
(poz.8-poz.9)
25,8925,540,35
(nadpłata)
11KUP111,25111,25
12Ulga podatkowa46,3346,33
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.4 -poz.6-poz.11)
1 960,001 932,00
14Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
306,47301,43
15Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.14-poz.9)145,97143,07
16Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu146,00143,00 bez kopiowania zaliczki podatku3,00
(nadpłata)
17Do wypłaty (poz.4-poz.6-poz.8–poz.16)1 738,571 716,46 przed skopiowaniem płatności22,11
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot płatności)

18Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej1 738,57
19Korekta netto wypłaty22,11(nadpłata kwoty do wypłaty)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze2 400,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-22,11 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
2 400,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
329,04
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)2070,96
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)186,39
7Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)160,50
8Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)25,89
9Koszty uzyskania przychodu111,25
10Ulga podatkowa46,33
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
1960,00
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
306,47
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (10,70) z tytułu korekty
(399,53-200,62-10,70)
145,97
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu146,00
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
1716,46

1) Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych, składki zdrowotnej (odliczonej) i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Uwaga

Gdyby w wypłacie korygującej została skopiowana zaliczka podatku z wypłaty anulowanej (w wys. 146,00), to wówczas po skopiowaniu płatności Korekta netto wypłaty wyniosłaby 25,11 (nadpłata kwoty netto w wys. 22,11 i nadpłata podatku w wys. 3,00). W bieżącej wypłacie dokonane byłoby potrącenie w wys. 25,11 (jako Spłata korekty netto wypłaty).

Nadpłata zaliczki podatku w wys. 3,00 może zostać rozliczona dopiero w zaznaniu rocznym lub poprzez zmniejszenie podatku w bieżącej wypłacie (poprzez korektę ręczną zaliczki podatku).


3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w od 11 maja br. rozpoczął okres świadczenia rehabilitacyjnego. Za ten miesiąc wykazano wcześniej w raportach imiennych ZUS RSA nieobecność usprawiedliwioną (kod 151).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić Nieobecność usprawiedliwioną (11-31.05 br.) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
  3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
  4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać.
  6. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić wstecz = 1.
    Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego.
  7. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. wstecz).

Uwaga
W dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA za bieżący miesiąc zostaną dodane załączniki RSA z kodem 321 za zaległe okresy. Złożenie takiego kompletu dokumentów automatycznie będzie stanowić korektę wcześniej wysłanych raportów RSA z kodem 151.

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować), a od wyliczonego podatku odjąć niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej. Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2017) przekroczył roczną podstawę składek emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 10000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS
  • w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,0010000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10000,0010000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)8629,009192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)668,75712,38-43,63 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
107,86114,90-7,04
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa46,3346,33
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
8518,009081,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1486,911588,25
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
818,16875,87
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu818,00876,00 przed skopiowaniem podatku-58,00 3)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
7034,397 488,72 przed skopiowaniem płatności-454,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej818,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7034,39
21Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 58,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) * 18% – 43,63 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 101,34 zł – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

 

W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

 

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – dodatek
  • Algorytm – 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

 

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

 

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.

Uwaga
W bieżącej wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (który nie jest wypłacany) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku, a wyliczoną zaliczkę podatku należy pomniejszyć o niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaOpcjonalne „przerzucenie” składki zdrowotnej
(dla rocznej deklaracji PIT)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
3Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
10000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
1 371,00
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)8 629,00
7Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)776,61776,61
8Składka zdrowotna odliczona (poz.5x7,75%)668,75712,38 3)
zwiększona o +43,63
9Składka zdrowotna od netto (poz.6-poz.7)107,8664,23 3)
zmniejszenie o -43,63
10Koszty uzyskania przychodu111,25
11Ulga podatkowa46,33
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.9)
9 081,00
13Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*18%-poz.10)
1 588,25
14Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej odliczonej z bieżącego miesiąca (poz.12-poz.7) - różnica w składce zdrowotnej odliczonej (66,87) z tytułu korekty
(399,53-200,62-66,87)
875,87
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu876,00 4)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.14)
7 488,72

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

3) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11. W tej wypłacie składka zdrowotna od netto (107,86 zł) jest większa od niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej (43,63), dlatego można dokonać przerzucenia całej kwoty niedopłaty składki zdrowotnej z netto do odliczonej, tak aby sumaryczna kwota składki zdrowotnej nie uległa zmianie (776,61 zł). Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

4) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Uwaga

Niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (43,63 zł) w bieżącej wypłacie powinna pomniejszyć zaliczkę podatku i tym samym powinna być wykazana na rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok. W celu automatycznego wykazania większej składki zdrowotnej na deklaracji PIT-11 proponujemy dokonać „technicznego przerzucenia” składki zdrowotnej od netto do odliczonej, tak aby sumaryczna składka zdrowotna pobrana w bieżącym miesiącu nie uległa zmianie.

W przypadku, gdyby w bieżącej wypłacie składka zdrowotna od netto była mniejsza niż niedopłata składki zdrowotnej odliczonej to wówczas proponujemy w kolejnych wypłatach dokonywanie „przerzucania” składki zdrowotnej od netto do odliczonej.

Jeżeli nie wykonamy zwiększenia składki zdrowotnej odliczonej (kosztem zmniejszenia składki od netto), to trzeba pamiętać, aby przy generowaniu rocznej deklaracji PIT-11 za bieżący rok zwiększyć ręcznie składkę zdrowotną

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:

  • Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
  • Składka zdrowotna odliczona będzie powiększona o niedopłatę składki zdrowotnej w wysokości 43,63 zł.
  • Zaliczka podatku będzie powiększona o 58,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek (563,00 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 43,63 zł, czyli: 563,00 zł * 18% – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), składka zostaje zwiększona automatycznie:


3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w marcu bieżącego roku przekroczył roczną podstawę składki emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 2000 zł. (Pracownik jest zatrudniony w innej firmie, dlatego nie przysługuje mu ulga podatkowa).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS,
  • w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki,
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 2000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br..
  5. Na zakładce Ogólne w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,002 000,006 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80195,20585,60
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0030,0090,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80421,20675,60 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 578,80-675,60
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29682,09-60,80
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)535,00587,36-52,36
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
86,2994,73-8,44
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa0,000,00
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
6 792,007 468,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1 222,56 1 344,24
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
687,56756,88
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu688,00757,00 przed skopiowaniem podatku-69,00 2)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
5 593,916 139,71 przed skopiowaniem płatności-545,80

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej688,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 593,91
21Korekta netto wypłaty-614,80(nadpłata skł. ZUS 675,60 – niedopłata skł. zdrow. 60,80)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki.

2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 69,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

 

W bieżącej wypłacie etatowej (np. za czerwiec br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)614,80 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)196,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)196,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)7804,00
10Składka zdrowotna pobrana (poz.9 x 9%)702,36
11Składka zdrowotna odliczona (poz.9 x 7,75%)604,81
12Składka zdrowotna od netto (poz.10- poz.11)97,55
13Koszty uzyskania przychodu111,25
14Ulga podatkowa0,00
15Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.8-poz.13)
7 693,00
16Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.15*18%-poz.11)
1384,74
17Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotne
(poz.16-poz.11) + niedopłata podatku z marca br. (69,00)
(1384,74-604,81+69,00)
848.93
18Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu849,00 2)
19Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.18)
6867,44

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika – jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:

  • Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
  • Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
  • Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 69,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 52,36 zł czyli: 676 zł (zaokrąglona nadpłata składek ER zł) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 18% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł). Od tak wyliczonej zaliczki należy odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne – w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru.

Przyklad
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2017) przekroczył roczną podstawę składek: emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł. Obecnie osoba nie jest już zatrudniona w firmie.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS
  • w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017
  • Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.
  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,005 000,003 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80488,00292,80
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0075,0045,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80759,00337,80 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 241,00-337,80
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29651,69-30,40
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)535,00561,18-26,18 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
86,2990,51-4,22
(niedopłata)
12KUP111,25111,25
13Ulga podatkowa46,3346,33
14Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
6 792,007 130,00
15Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.14*18%-poz.13)
1 176,231 237,07
16Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.15-poz.10)
641,23675,89
17Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu641,00676,00 przed skopiowaniem podatku-35,00 3)
(niedopłata)
18Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
5 640,915 913,31 przed skopiowaniem płatności-272,40

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

19Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej641,00
20Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 640,91
21Korekta netto wypłaty-307,40(nadpłata skł. ZUS 337,80 – niedopłata skł. zdrow. 30,40)

1) Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 35,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 337,80 zł * 18% – 26,18 zł = 34,66 zł, po zaokr. 35,00 zł.

 

Kwota zwrotu składek ER (337,80 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (111,25 zł) oraz naliczyć 18% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (337,80 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)307,40 1)
2Zwrot składek ER (opodatkowany)337,80 2)
3 Koszty uzyskania przychodu111,25
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2-poz.3)
227,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*18%)
40,86
6Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.5) – niedopłata składki zdrowotnej odliczonej (26,18)
(40,86-26,18)
14,68
7Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu15,00 3)
8Do wypłaty
(poz.1-poz.7)
292,40

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 15,00 zł.

 

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wys. 337,80 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wys. 111,25 zł
  • Zaliczka podatku w wys. 15,00 zł
  • Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wys. 26,18 zł.

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 30,40 zł) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2017.

Natomiast od strony podatkowej należy wykazać tylko składkę zdrowotną odliczoną (w wys. 26,18 zł) na deklaracji PIT-11 za rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER. W tym celu na deklaracji PIT-11 należy ręcznie uzupełnić składkę zdrowotną odliczoną.


4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia.

Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące.

Jeżeli zleceniobiorca nadal wykonuje umowę cywilnoprawną u płatnika, a firma z własnych środków opłaci zaległe składki ZUS (finansowane obowiązkowo przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną), to zapłacone składki będą stanowiły przychód tej osoby z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, czyli ten przychód powinien być uwzględniony w podstawie opodatkowania i oskładkowania oraz wykazany na deklaracji PIT-11.

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) Minister Finansów wyjaśnił, że: „(…) zapłacenie ze środków płatnika, kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek”.

Uwaga
W przypadku korekty składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za lata ubiegłe, płatnik ani podatnik nie korygują rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za te lata. Pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy, sporządzone przez niego za te lata deklaracje PIT-4R i informacje PIT-11, a także zeznanie roczne podatnika, odzwierciedlały bowiem stan faktyczny istniejący w dniu ich sporządzenia, tj. wysokość składek faktycznie pobranych przez płatnika w danym roku.

Uwaga
Gdyby zleceniobiorca zwrócił płatnikowi równowartość zapłaconych za niego zaległych składek, to wówczas mógłby w rocznym zeznaniu podatkowym odliczyć odpowiednio od dochodu – zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne (art. 26 ust. 1 ustawy o pdof) oraz od podatku – zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru (art. 45 ust. 3a ustawy o pdof).

Przyklad
Zleceniobiorca wykonywał umowę o dzieło w miesiącu 12.2017 na kwotę 2000 zł. Obecnie również wykonuje umowę na rzecz firmy. W wyniku kontroli ZUS umowa o dzieło z 12.2017 ma zostać przekwalifikowana na umowę zlecenie, która powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu (bez chorobowego).

W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby- zleceniobiorcy, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.” oraz uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2017).
  3. Utworzyć listę płac korygującą o symbolu np. UKOR (należy zdefiniować nowy symbol listy) i powiązać z listą, na której została anulowana wypłata – zgodnie z pkt. 2.7.
  4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki.
  5. Na zakładce Podatki uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
  6. Na zakładce Ogólne, w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składek ZUS (społecznych i zdrowotnej) w wys. 384,93 zł (kwota dodatnia). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa o dzieło później zamieniona na umowę zlecenie2000,002000,00
2Podstawa składek społecznych (bez chorobowej) (poz.1)0,002000,00
3Składki społeczne finansowane przez pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.2x9,76% + poz.2x1,5%)
0,00225,20-225,20
(niedopłata)
4Podstawa składki zdrowotnej
(poz.2-poz.3)
0,001774,80
5Składka zdrowotna pobrana
(poz.4x9%)
0,00159,73-159,73
(niedopłata)
6Składka zdrowotna odliczona (poz.4x7,75%)0,00137,55-137,55
7Składka zdrowotna od netto (poz.5-poz.6)0,0022,18-22,18
8KUP 20% ((poz.1-poz.3)*20%)400,00354,96
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1-poz.3-poz.8)1600,001 420,00
10Naliczony podatek przed odjęciem składki zdrowotnej (poz.9*18%)288,00255,60
11Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.10-poz.6)
288,00118,05
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu288,00118,00 przed skopiowaniem podatku170,00
(nadpłata)
12Do wypłaty
(poz.1-poz.3-poz.5-poz.11)
1 712,001 497,07 przed skopiowaniem płatności214,93
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatku do US skopiowana z wypłaty anulowanej288,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej1 712,00
15Korekta netto wypłaty384,93

Przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych (225,20 zł) i zaległej składki zdrowotnej pobranej (159,73 zł).

Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry – zalecany sposób).

Ustalono, że zaległe składki ZUS zleceniobiorcy opłaci płatnik. W takiej sytuacji sfinansowana kwota (384,93 zł) powinna stanowić dodatkowy przychód zleceniobiorcy (niewypłacany), który należy uwzględnić w podstawie oskładkowania i opodatkowania oraz wykazać na PIT-11. W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)”. Proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia
  • Podatek – procent jak umowy
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procentowe – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty. Zleceniobiorca poniesie tylko „koszt” składek i podatku od tego przychodu (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS).

Uwaga
W celu ozusowania dodatkowego przychodu zleceniobiorcy (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS) należy w formularzu pracownika uzupełnić informacje o ubezpieczeniu (kod tytułu ubezpieczenia, daty i jakim podlega składkom – taki same dane jak na umowie zleceniu).

Uwaga
W celu łącznego opodatkowania umowy zlecenia i dodatkowego przychodu zleceniobiorcy (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS) wymagane jest zaznaczenie parametru „Podatek dla zleceniobiorcy zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą sama pozycją PIT” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry.

Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 2000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 zł dodajemy ręcznie element Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” w wys. 384,93 zł.

 Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Umowa zlecenie2000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-384,93 1)
3Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11) (opodatkowany i ozusowany)384,93
4Podstawa składek społecznych (bez chorobowej)2384,93
5Składki społeczne pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5%)
268,54
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)2 116,39
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6 x 9%)190,48
8Składka zdrowotna odliczona (poz.6 x 7,75%)164,02
9Składka zdrowotna od netto (poz.7- poz.8)26,46
10Koszty uzyskania przychodu 20%423,28
11Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.10)
1693,00
12Zaliczka podatku liczona łącznie od elementów z tą samą pozycja PIT (przed odjęciem składki zdrowotnej) (poz.11*18%)304,74
13Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.12-poz.8)
140,72
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu141,00
15Do wypłaty
(poz.1+poz.2 (ujemna) +poz.3-poz.5-poz.7-poz.14)
1 399,98

1) Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” – dodatkowego przychodu pracownika.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (384,93 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nie wykonuje już umowy ani nie ma etatu, płatnik opłaci zaległe składki)

Gdy w wyniku kontroli ZUS umowy o dzieło zostały przekwalifikowane na umowy zlecenia, a zleceniobiorca już nie pracuje u płatnika, to opłacone przez firmę zaległe składki ZUS (finansowane przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną) stanowiły przychód tej osoby z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o pdof. W tej sytuacji płatnik nie ma obowiązku rozliczania składek i poboru zaliczki na podatek dochodowy, a jedynie kwotę zapłaconych za zleceniobiorcę zaległych składek wykazuje w informacji PIT-8C.

Przyklad

Przyjmujemy takie same dane jak w punkcie 4.1, tylko zakładamy, że zleceniobiorca już nie wykonuje umowy u płatnika, ani nie jest zatrudniony w ramach umowy o pracę.

Postępujemy zgodnie z informacjami zawartymi w pkt.4.1 tylko definiujemy inny typ wypłaty, który nie będzie stanowił podstawy opodatkowania ani oskładkowania, ale będzie wykazywany na PIT-8C.

Z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat dodajemy nowy typ wypłaty o nazwie np. „Zaległe składki ZUS / PIT-8C/ zlecenie” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

 

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy.
  • Podatek – nie naliczać
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – nie naliczać
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

 

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty.

Jeżeli osoba nie pracuje w firmie na etacie, ani nie wykonuje na jej rzecz umów cywilnoprawnych, to zalecamy na liście typu „Inne” (za bieżący miesiąc) dodać ręcznie dwa elementy:

  • Spłata korekty netto wypłaty w wysokości – 384,93 zł
  • Zaległe składki ZUS / PIT-8C / zlecenie w wysokości 384,93 zł.

Te pozycje się zbilansują (kwota do wypłaty 0,00 zł).

W deklaracji PIT-8C za bieżący rok zostanie wykazana kwota sfinansowanych przez płatnika zaległych składek zleceniobiorcy.

4.3 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. 

Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof.

Od tak obliczonej zaliczki na podatek dochodowy zleceniodawca powinien odliczyć niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy, w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki (art. 41 ust. 1a ustawy o pdof).

Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.

Przyklad
Zleceniobiorca w 12.2017 przekroczył roczną podstawę składek emerytalno-rentową. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wys. 5000 zł, a powinna być w wys. 3000 zł. Umowa podlegała również dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. W umowie były naliczane 20% koszty uzyskania przychodu. Obecnie osoba nie jest zatrudniona w firmie ani w ramach umowy cywilnoprawnej, ani w ramach umowy o pracę.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

  1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12.2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:
  • Informacja przekazana przez – np. ZUS,
  • w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki,
  • w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

  1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
  2. Utworzyć listę płac korygującą (UKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
  3. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 3000 zł) i składki.
  4. Na zakładce Podatki należy uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
  5. Na zakładce Ogólne należy w Schemacie płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
  6. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wysokości -204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2017
(anulowana)
Wypłata 12.2017 (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa zlecenie5000,005000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej5000,003000,002000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)488,00292,80195,20
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)75,0045,0030,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej5000,005000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)122,50122,50
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)685,50460,30225,20 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrowotnej (poz.1-poz.7)4 314,504 539,70-225,20
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)388,31408,57-20,26
(niedopłata)
10Składka zdrowotna odliczona (poz.8x7,75%)334,37351,83-17,46 2)
(niedopłata)
11Składka zdrowotna od netto
(poz.9 - poz.10)
53,9456,74-2,80
(niedopłata)
12KUP 20% ((poz.1-poz.7)*20%)862,90907,94
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.12)
3 452,003 632,00
14Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.13*18%)
621,36653,76
15Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej
(poz.14-poz.10)
286,99301,93
16Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu
(poz.14-poz.10)
287,00302,00 przed skopiowaniem podatku-15,00 3)
(niedopłata)
17Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.16)
3 639,193 829,13 przed skopiowaniem płatności-189,94
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej287,00
19Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej3 639,19
20Korekta netto wypłaty-204,94(nadpłata skł. ZUS 225,20 – niedopłata skł. zdrow. 20,26 )

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

2) Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 15,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 225,20 zł (nadpłata skł.ER) – 45,04 zł (225,20 zł * 20% KUP) = 180,16 zł, po zaokrągleniu 180,00 zł * 18% = 32,40 zł – 17,46 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 14,94 zł, po zaokrągleniu 15,00 zł.

Kwota zwrotu składek ER (225,20 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 18% podatek.

W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
  • Podatek – „jak dla umów”
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (225,20) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)204,94 1)
2Zwrot składek ER / zlecenie (opodatkowany)225,20 2)
320% KUP (poz.2 * 20%)45,04
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2 - poz.3)
180,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*18%)
32,40
6Zaliczka podatku po odjęciu składki zdrowotnej (poz.5) – niedopłata składki zdrowotnej odliczonej 17,46
(32,40-17,46)
14,94
7Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu15,00 3)
8Do wypłaty
(poz.1 - poz.7)
189,94

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 15,00 zł.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 225,20 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wysokości 45,04 zł
  • Zaliczka podatku w wysokości 15,00 zł
  • Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wysokości 17,46 zł

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 20,26) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2017.

Natomiast od strony podatkowej należy wykazać tylko składkę zdrowotną odliczoną (w wys. 17,46) na deklaracji PIT-11 za rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER. W tym celu na deklaracji PIT-11 należy ręcznie uzupełnić składkę zdrowotną odliczoną.




Ogólne i Kasa/Bank

Ogólne

Nowości

  1. Rejestry danych osobowych. W programie Comarch ERP Optima dodano funkcje ułatwiające zarządzanie danymi osobowymi podlegającymi przetwarzaniu w systemie oraz umożliwiono prowadzenie ewidencji wszelkich czynności związanych z przetwarzaniem tych danych. Ma to na celu ułatwienie Użytkownikom programu dostosowanie się do wymagań RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych).
    W menu Ogólne w sekcji Dane osobowe dodane zostały pozycje  Rejestry oraz  Słowniki.
    Opcja Rejestry zawiera następujące pozycje: 

    • Administrator danych osobowych
    • Rejestr czynności przetwarzania
    • Rejestr naruszeń
    • Rejestr upoważnień
    • Rejestr zgód

    Słowniki składają się z następujących pozycji:

    • Treści zgód
    • Źródła pozyskania/wycofania zgody 
  2. Zmiany w konfiguracji związane z dostępem do Rejestrów danych osobowych
    Na karcie operatora (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry cd] w sekcji Dane osobowe dodane zostały nowe parametry. Pierwszy z nich to Prawo dostępu do rejestrów. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla istniejących w systemie operatorów z uprawnieniami administratora. Jego zaznaczenie umożliwia operatorowi dostęp do rejestrów czynności przetwarzania, naruszeń, upoważnień i zgód. Drugi parametr Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu, w przypadku jego zaznaczenia, umożliwia operatorowi rejestrowanie i edytowanie zgód bezpośrednio na formularzu podmiotu.

    Administrator danych osobowych
    Funkcja dostępna w menu Ogólne/ Rejestry umożliwiająca wskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenie rejestrów danych osobowych. Okno składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Adres GIODO]. Na pierwszej z nich istnieje możliwość wskazania kolejno administratora, współadministratora, przedstawiciela oraz inspektora danych osobowych:

    Na każdym ze stanowisk można wybrać pracownika, właściciela bądź kontrahenta (domyślnie podpowiada się typ: Pracownik). W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wskazać przypisanego do tego kontrahenta przedstawiciela. Pozostałe pola (Adres, Telefon oraz E-Mail) są nieedytowalne i zaczytywane z formularza wybranego podmiotu.

    Jeżeli dany podmiot został wskazany na liście administratorów danych osobowych, nie ma możliwości jego usunięcia bądź oznaczenia jako nieaktywnego/archiwalnego. Przed taką operacją należy najpierw usunąć go z listy administratorów danych osobowych.

    Zakładka [Adres GIODO] zawiera pola umożliwiające określenie adresu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych: Miasto, Województwo, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer domu i Numer lokalu:

    Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
    Kolejna funkcja dostępna w menu Ogólne/ Rejestry. Umożliwia ewidencjonowanie w programie w jakich procesach w organizacji są przetwarzane dane osobowe, w jakim celu i kogo dotyczą oraz jak są zabezpieczane.

    Na liście wyświetlane są kolumny: Kategorie osób, Kategorie danych osobowych, Kategorie odbiorców danych, Państwa trzecie – przekazywanie danych oraz Planowany termin usunięcia danych.

    Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie czynności  oraz ich usuwanie .

    Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej czynności:

    Na formularzu dostępne są pola umożliwiające określenie kategorii osób, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców danych oraz planowanego terminu usunięcia danych. W przypadku przekazywania danych państwom trzecim istnieje możliwość ich wskazania wraz z uzasadnieniem. Wszystkie pola na formularzu są opcjonalne (niewymagane).

    Rejestr naruszeń
    Dostępny w menu Ogólne/ Rejestry  Rejestr naruszeń umożliwia ewidencjonowanie przypadków naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator ma obowiązek udokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych – w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.

    Na liście rejestru naruszeń dostępne są następujące informacje: numer kolejny, charakter naruszenia ochrony danych, liczba rekordów, kategoria i liczba osób, czy naruszenie zostało zgłoszone, data zgłoszenia oraz imię i nazwisko inspektora.
    Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie czynności  oraz ich usuwanie .

    Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego naruszenia:

    Na formularzu zgłoszenia na zakładce [Ogólne] należy wskazać podmiot będący inspektorem (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wybrania kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę naruszenia oraz miejsce naruszenia (w tym polu podpowiada się miasto z pieczątki firmy), jak również liczbę rekordów, których dotyczy naruszenie. W przypadku opóźnienia zgłoszenia możliwe jest określenie jego przyczyny. Po zaznaczeniu parametru Naruszenie zgłoszone aktywne stają się pola Data zgłoszenia oraz Miejsce zgłoszenia.

    Na formularzu dostępne są również pola tekstowe: Charakter naruszenia ochrony danych, Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony oraz Podjęte / proponowane środki w celu zaradzenia naruszeniu lub minimalizacji skutków.

    Na zakładce [Dokumenty] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

    Rejestr upoważnień do przetwarzania danych

    W tym rejestrze zapisywane są upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla m. in.: 

    • pracowników firmy do przetwarzania danych osobowych klientów lub pracowników,
    • zarejestrowanej jako kontrahent zewnętrznej księgowej mającej dostęp do danych osobowych,
    • Partnera Comarch pomagającego we wdrożeniu Comarch ERP Optima w Biurze rachunkowym. 

     

    Na liście rejestru upoważnień dostępne są następujące informacje: numer kolejny, rodzaj podmiotu i jego akronim, imię i nazwisko, data nadania upoważnienia, data ustania oraz opis. Lista może być filtrowana w oparciu o rodzaj podmiotu oraz według obowiązywania na wskazany dzień.

    Na liście upoważnień dostępne są operacje seryjne   zawierające następujące funkcje: 

    • Dodaj pracowników z datą bieżącą – wywoływana jest lista pracowników z możliwością zaznaczenia wybranych pracowników; po ich zaznaczeniu i zatwierdzeniu wyboru dodane zostają dla nich upoważnienia z datą nadania ustawioną jako data bieżąca,
    • Zmień datę nadania dla zaznaczonych – dla zaznaczonych upoważnień (bądź dla podświetlonego upoważnienia w przypadku braku zaznaczenia na liście) ustawiana jest data nadania upoważnienia na określoną na oknie operacji seryjnej,
    • Zmień datę ustania dla zaznaczonych – dla zaznaczonych upoważnień (bądź dla podświetlonego upoważnienia w przypadku braku zaznaczenia na liście) ustawiana jest data ustania upoważnienia na określoną na oknie operacji seryjnej. 

    Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie upoważnień  oraz ich usuwanie .

    Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego upoważnienia:

    Na formularzu upoważnienia na zakładce [Ogólne] należy wskazać upoważniany podmiot (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę nadania upoważnienia oraz ewentualnie datę ustania. Na formularzu dostępne jest również pole tekstowe Opis.

    Na zakładce [Dokumenty] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

    Program kontroluje, czy określony podmiot w danym okresie ma tylko jedno upoważnienie, nie pozwalając na zapisanie dwóch upoważnień dla podmiotu z nakładającymi się na siebie okresami upoważnienia (oznaczonych poprzez daty nadania i ustania upoważnienia).

    Rejestr zgód na przetwarzanie danych osobowych

    Ostatni rejestr dotyczący danych osobowych zawiera informacje na temat zgód, jakie klienci oraz pracownicy złożyli na przetwarzanie swoich danych osobowych.

    Definiowanie treści zgód
    Treści zgód w sekcji Słowniki zawiera listę utworzonych przez Użytkownika treści zgód. Lista pogrupowana jest po tytule treści zgody i zawiera takie kolumny jak: Tytuł, Wersja, Obowiązuje od, Treść oraz Kategoria.

    Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie/edycję zgody  lub jej usunięcie . Jeżeli zgoda nie została wybrana na żadnym podmiocie, może zostać zmieniona bądź usunięta (na użytej już w programie zgodzie można jedynie zaznaczyć parametr Nieaktywna).

    Lista może być filtrowana według kategorii. Parametr Nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również treści zgód oznaczonych jako archiwalne.

    Po kliknięciu ikony plusa  bądź naciśnięciu klawisza <Insert> możliwe jest dodanie nowej treści zgody:

    Na formularzu należy uzupełnić tytuł, treść oraz datę obowiązywania. Należy wybrać również kategorię zgody. Dostępne są następujące kategorie zgód:

    • REGULAMIN
    • MARKETING
    • PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
    • PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO SERWISÓW ZEWNĘTRZNYCH
    • PROFILOWANIE
    • INNE 

    W przypadku wybrania kategorii MARKETING dodatkowo na formularzu zgody możliwe jest wskazanie form kontaktu, których dana treść zgody dotyczy: 

    • e-mail
    • SMS
    • telefon
    • list 

    Nowa zgoda ma zawsze numer wersji oznaczony jako 1.

    Parametr Nieaktywna umożliwia oznaczenie treści zgody jako nieaktywnej.

    Na zakładce [Dokumenty] można wskazać powiązane ze zgodą dokumenty z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD).

    Możliwe jest dodanie nowej wersji dotychczasowej treści zgody (zarówno tej użytej już w programie jak i jeszcze nie wykorzystanej) poprzez rozwinięcie ikony plusa i wybranie opcji Aktualizuj zgodę. Funkcja dostępna jest również za pomocą skrótu <Ctrl>+<Insert> lub w menu kontekstowym.

    Podczas aktualizacji zgody pola Tytuł oraz Kategoria są nieaktywne (wartości w tych polach są przenoszone ze zgody w wersji 1). Można zmienić jedynie treść oraz datę obowiązywania. Numer wersji zmieniany jest automatycznie jako numer kolejny. Przy zapisywaniu nowej wersji zgody wyświetlane jest pytanie czy ustawić poprzednie wersje jako archiwalne (Nieaktywne).

    Źródła pozyskania / wycofania zgody to druga pozycja w sekcji Słowniki. Słownik ten jest wykorzystywany  podczas rejestrowania zgody konkretnego podmiotu (kontrahenta, przedstawiciela, pracownika oraz wspólnika) lub podczas oznaczania zgody jako wycofanej, gdzie wskazywane jest źródło pozyskania/wycofania.

    Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie źródła  lub jego usunięcie . Nie jest możliwe usunięcie lub zmodyfikowanie nazwy źródła, które zostało użyte (wskazane na karcie podmiotu).

    Parametr Pokaż nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również źródeł pozyskania oznaczonych jako nieaktywne.

    Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> umożliwia dodanie nowego źródła:

    Na formularzu źródła należy uzupełnić jego nazwę.

    Parametr Nieaktywne umożliwia oznaczenie źródła jako nieaktywnego. Skutkuje to tym, że dane źródło nie podpowiada się do wyboru na nowych zgodach podmiotu.

    Wprowadzenie zgód kontrahenta, przedstawiciela, pracownika i wspólnika
    Na formularzu kontrahenta, przedstawiciela, pracownika oraz wspólnika została dodana zakładka [Zgody]:

    Operatorzy z zaznaczonym na swojej karcie parametrem Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu mają możliwość modyfikacji danych na tej zakładce (dodawania, edycji oraz usuwania zgód).

    Na zakładce widoczna jest lista zgód wyrażonych przez określony podmiot. Na liście domyślnie widoczne są kolumny: Tytuł zgody, Kategoria, Wersja, Data wyrażenia oraz Data wycofania. Istnieje możliwość wyboru na liście również kolumn domyślnie ukrytych: Źródło pozyskania,  Źródło wycofania, Treść zgody, E-mail, SMS, Telefon oraz List.

    Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla podmiotu, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza .

    Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody podmiotu:

    Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.

    Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz.

    Operator mający zaznaczony na swojej karcie parametr Prawo dostępu do rejestrów może z poziomu menu Ogólne/ Rejestry przeglądać zgody wyrażone przez poszczególne podmioty na liście Rejestr zgód:

    Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez wszystkie podmioty (kontrahentów, przedstawicieli, pracowników oraz wspólników). Na liście widoczne są kolumny: Kategoria, Podmiot, Akronim, Imię i nazwisko, Tytuł zgody, Data wyrażenia, Data wycofania, Źródło pozyskania, Treść zgody, Wersja oraz Źródło wycofania. Dostępne są również ukryte kolumny: E-mail, List, SMS oraz Telefon. Lista może być filtrowana według kategorii, podmiotu oraz obowiązywania na wskazany dzień.

    Ikona lupy  umożliwia podejrzenie szczegółów podświetlonej zgody.

  3. Anonimizacja danych. Wprowadzono funkcję anonimizacji danych osobowych kontrahenta i przedstawiciela powodującą nieodwracalne uniemożliwienie identyfikacji danej osoby. Funkcja dotyczy kart kontrahentów, przedstawicieli oraz dokumentów z nimi powiązanych.
    Zmiany w konfiguracji dotyczące Anonimizacji danych osobowych
    Na karcie operatora (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry cd] w sekcji Dane osobowe dodany został parametr Prawo do anonimizacji danych osobowych. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla istniejących operatorów z uprawnieniami administratora (nowo dodawany administrator nie będzie miał tego parametru domyślnie zaznaczonego).Dodatkowo w Konfiguracji/ Firmy/ Ogólne dodana została gałąź Dane osobowe. Widoczna jest wyłącznie dla operatorów mających zaznaczony parametr Prawo do anonimizacji danych osobowych. Można na niej wskazać okres za jaki mają być sprawdzane dokumenty przed wykonaniem anonimizacji danych. Parametr Zablokuj możliwość anonimizacji, jeśli występują dokumenty wystawione w ciągu ostatnich: domyślnie przyjmuje wartość 5 lat. Wynika to z faktu, że okres minimalnego przechowywania dokumentów prawno -podatkowych w Polsce wynosi 5 lat. W związku z tym dokumenty wystawione do 5 lat wstecz nie powinny być anonimizowane. Wartość parametru może zostać zmieniona przez operatora. Przy próbie jego zmiany pojawia się informacja dla Użytkownika dotycząca powyżej opisanych wymagań. Wartość parametru podawana jest w latach i odnosi się do daty dokumentu rozumianej jako wcześniejsza niż 1 stycznia roku sprzed podanej w parametrze ilości lat w stosunku do daty bieżącej ustawionej w systemie. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, procesowi temu może zostać poddany dokument z datami wcześniejszymi niż 1 stycznia 2013 roku.
    Jak działa funkcja anonimizacji?
    Podczas wykonywania anonimizacji danych, każdorazowo sprawdzana jest ilość lat ustawiona w tym parametrze w Konfiguracji i w zależności od wpisanej tam wartości za ten okres czasu są sprawdzane dokumenty. Dopiero po wykonaniu takiej weryfikacji jeżeli nie będzie dokumentów blokujących anonimizację (a więc żaden dokument nie będzie zawierał się w okresie krótszym niż podana ilość lat), będzie możliwe wykonanie operacji anonimizacji danych. Jeżeli dokument zawiera kilka dat, sprawdzana jest najpóźniejsza z nich. Przykładowo dla standardowego okresu 5 lat w przypadku anonimizacji wykonanej w 2018 roku, faktura zakupu z datą wystawienia i zakupu 2012-12-28, a datą wpływu 2013-01-02 będzie blokowała proces anonimizacji z racji tego, że najpóźniejsza z dat (w tym przypadku data wpływu) jest późniejsza niż wskazany w Konfiguracji okres. W przypadku ustawienia dla parametru wartości 0 lat, żadne dokumenty nie będą weryfikowane, w związku z czym nie będą blokowały możliwości wykonania anonimizacji danych. Dokumenty ważne dla celów podatkowych, dla których sprawdzany jest okres zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji (które zgodnie z przepisami powinny być przechowywane 5 lat) to: 

    • Faktury Sprzedaży i korekty
    • Faktury zaliczkowa i korekty
    • Paragony i korekty
    • Tax Free
    • Faktury zakupu i korekty
    • Faktury RR i korekty
    • Wydania zewnętrzne i korekty
    • Przyjęcia zewnętrzne i korekty
    • Rozchody wewnętrzne i korekty
    • Przychody wewnętrzne i korekty
    • Dokumenty PKA i korekty
    • Dokumenty WKA i korekty
    • Dokumenty wewnętrzne – Faktura wewnętrzna sprzedaży
    • Dokumenty wewnętrzne – Faktura wewnętrzna zakupu
    • Rejestr VAT sprzedaży łącznie z dokumentami wewnętrznymi
    • Rejestr VAT zakupu łącznie z dokumentami wewnętrznymi
    • Ewidencja dodatkowa przychodów
    • Ewidencja dodatkowa kosztów
    • Zapisy księgowe w przypadku księgowości kontowej i KPiR
    • Bilans otwarcia w księgowości kontowej
    • Noty odsetkowe (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Potwierdzenia salda (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Ponaglenia zapłaty (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Dokumenty kompensat

    Dokumenty anulowane nie blokują procesu anonimizacji.

    Niezrealizowane procesy blokujące anonimizację niezależnie od okresu wprowadzonego w Konfiguracji:

    • Kontakty, zadania (tylko w buforze)
    • Rezerwacje odbiorcy (zarówno niezrealizowane jak i w buforze)
    • Zamówienia dostawcy (zarówno niezrealizowane jak i w buforze)
    • Zlecenia serwisowe (zarówno otwarte jak i w buforze)
    • Oferty handlowe (tylko w buforze)
    • Proces w Obiegu dokumentów (musi zostać zakończony) 
  4. Dla powyższych dokumentów nie jest weryfikowane ustawienie parametru dotyczącego dat, tylko blokują one zawsze proces anonimizacji danych. Użytkownik powinien przed przeprowadzeniem anonimizacji uporządkować dokumenty w bazie tak, aby proces z nimi związany został zakończony. Oznacza to ich usunięcie, zamknięcie, zrealizowanie bądź anulowanie.

    Fakt występowania nierozliczonych płatności/zapisów w module Kasa/Bank bądź nierozrachowanych rozrachunków w przypadku księgowości kontowej dla danego kontrahenta uniemożliwia przeprowadzenie jego anonimizacji niezależnie od daty takiej płatności/zapisu/rozrachunku. Istnieje jednak możliwość zaznaczenia parametru Anonimizuj pomimo nierozliczonych płatności/ rozrachunków, co pozwala na anonimizację danych również w takim przypadku. Wówczas nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki wyświetlane są jako dokumenty na których zostaną usunięte dane osobowe. Jeżeli ten parametr jest niezaznaczony, wówczas blokowana jest anonimizacja w sytuacji gdy w bazie znajdują się nierozliczone płatności/zapisy/rozrachunki dla określonego podmiotu. Każda taka płatność/zapis/rozrachunek wyświetlana jest jako dokument blokujący wykonanie anonimizacji.

    Z racji tego że przy pełnej księgowości mogą mieć miejsce zarówno rozliczenia w module Kasa/Bank, jak i rozrachunki na kontach księgowych, dodany został parametr: w przypadku księgowości kontowej nierozliczone płatności sprawdzaj wg modułu z możliwymi do zaznaczenia opcjami: KH (domyślnie zaznaczona opcja) lub Kasa/Bank.

    Przy zaznaczonej opcji Kasa/Bank – sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozliczone lub częściowo rozliczone płatności w preliminarzu i zapisy kasowe/bankowe dla kontrahenta.

    Przy zaznaczonej opcji KH sprawdzane jest czy istnieją jakieś nierozrachowane lub częściowo rozrachowane rozrachunki na kontach określonego kontrahenta (nie są weryfikowane płatności/zapisy w module Kasa/Bank).

    W przypadku innych rodzajów księgowości (Ewidencja ryczałtowa oraz Księga podatkowa) zawsze weryfikowany jest stan płatności/zapisów w module Kasa/Bank.

    Uruchomienie funkcji anonimizacji
    Funkcja anonimizacja danych osobowych dostępna jest (dla operatora z zaznaczonym parametrem Prawo do anonimizacji danych osobowych) z poziomu menu Ogólne w sekcji Dane osobowe  . Możliwe jest wykonanie operacji zamazywania danych osobowych zarówno kontrahenta jak i przedstawiciela. Po wybraniu opcji Anonimizacja kontrahenta otwierane jest okno, gdzie należy wskazać odpowiedniego kontrahenta:

    W przypadku opcji Anonimizacja przedstawiciela otwierane jest okno, na którym należy wskazać najpierw kontrahenta, a następnie przypisanego do niego przedstawiciela:

    Ikona lupy  umożliwia podejrzenie karty wybranego przedstawiciela.

    Nie można wykonać anonimizacji w przypadku, gdy zostanie wskazany kontrahent lub przedstawiciel wybrany jako Administrator Danych Osobowych. Nie można również zamazywać danych kontrahenta oznaczonego jako komornik.

    Uwaga
    Przed wykonaniem funkcji anonimizacji danych należy wykonać synchronizację z Comarch e-Sklep/ Wszystko.pl/ Detal/ Mobile.

    Po wybraniu kontrahenta (przedstawiciela) wyświetlane są dokumenty z nim powiązane. W przypadku kontrahentów scalonych, na liście dokumentów wyświetlane są również dokumenty powiązanych kontrahentów. Następuje weryfikacja dokumentów pod względem parametrów określonych w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Dane osobowe. Jeżeli istnieją jakiekolwiek dokumenty blokujące wykonanie anonimizacji, wówczas zostają one wyświetlone:

    Wyświetloną listę dokumentów można wyeksportować do pliku lub wydrukować. Lista zawiera takie informacje, jak typ dokumentu, numer dokumentu, data dokumentu oraz opis. Lista pogrupowana jest po typie dokumentu/słownika.

    Przycisk służący do anonimizacji jest w takim przypadku nieaktywny.

    Użytkownik chcąc wykonać anonimizację powinien zweryfikować wyświetlone dokumenty, zamknąć rezerwacje, zamówienia, wyciągnąć oferty z bufora.

    Jeżeli nie ma żadnego dokumentu blokującego anonimizację wówczas wyświetlane są wszystkie dokumenty powiązane z anonimizowanym podmiotem:


    Po kliknięciu przycisku Anonimizuj pojawia się ostrzeżenie dla Użytkownika:

    Po wykonaniu funkcji anonimizacji danych, dane osobowe wybranego kontrahenta/przedstawiciela zostaną nieodwracalnie usunięte ze wszystkich dokumentów wystawionych dla niego. Karta kontrahenta/przedstawiciela zostanie oznaczona jako nieaktywna. Nie będzie możliwości wystawiania dokumentów i korekt do dokumentów, realizacji zamówień, płatności. Nie będzie możliwości wyświetlania historii kontrahenta. Czy wykonać funkcję anonimizacji danych?

    Wybór opcji Tak powoduje wykonanie funkcji anonimizacji danych kontrahenta.

    Po wybraniu opcji Nie następuje powrót do okna Anonimizacja danych osobowych.

    Przycisk  Zamknij zamyka okno anonimizacji danych osobowych.

    Co jest anonimizowane?
    Po wykonaniu anonimizacji danych, karta kontrahenta jest ustawiana jako karta nieaktywna. Kod kontrahenta zmieniany jest na: ANONIM + numer kolejny(zaczynając od 1), nazwa jest zmieniana na: Dane zanonimizowane. Z karty kontrahenta usuwane są wszystkie dane: 

    • Nazwa
    • Numer NIP
    • Dane adresowe
    • Numery telefonów i adresy e-mail
    • Numery rachunków bankowych
    • Opis i kategorie
    • Przedstawiciele kontrahenta
    • Powiązania z odbiorcami
    • Atrybuty kontrahenta
    • Zgody
    • Historia w VAT 

    Po otwarciu karty kontrahenta w nagłówku okna wyświetlany jest napis: Dane kontrahenta zostały zanonimizowane w dniu (podana data anonimizacji). Jeżeli anonimizowany kontrahent posiada powiązanego przedstawiciela, to dane tego przedstawiciela również są zanonimizowane. Jeżeli z anonimizowanym kontrahentem są powiązani scaleni kontrahenci, ich dane również zostaną zanonimizowane. Jeśli anonimizowany kontrahent jest odbiorcą innego kontrahenta, po zanonimizowaniu zostanie on usunięty z listy odbiorców kontrahenta.

    W przypadku anonimizacji przedstawiciela usuwane są wszystkie dane zapisane na karcie przedstawiciela. Imię i nazwisko takiego przedstawiciela zastępowane jest poprzez słowo ANONIM + numer kolejny. W nagłówku formularza przedstawiciela umieszczany jest napis: Dane przedstawiciela zostały zanonimizowane w dniu (podana data anonimizacji).

    Z każdego dokumentu wystawionego dla anonimizowanego kontrahenta (jak i z płatności oraz zapisu księgowego) usuwane są wszystkie dane z nim związane (nazwa, numer NIP, adres). Dotyczy to wszystkich miejsc na dokumencie, gdzie dany kontrahent mógł zostać wskazany: podmiot główny (Dostawca/Nabywca), Nadawca/ Odbiorca, płatnik i zaliczkobiorca. Anonimizacja dotyczy dokumentów zatwierdzonych, w buforze, anulowanych, korekt oraz dokumentów pierwotnych. Jeżeli dokument został zanonimizowany, nie ma możliwości przekształcenia go, skopiowania, przeniesienia do rejestrów VAT oraz zaksięgowania.

    Zanonimizowane dokumenty można anulować. Można je również skasować, jeżeli są zapisane do bufora lub nie są zaksięgowane. Możliwe jest usunięcie zapisu księgowego dla zanonimizowanego dokumentu.

    Po zanonimizowaniu przedstawiciela, na dokumentach handlowo magazynowych, pola Nazwisko osoby wystawiającej dokument, Nazwisko osoby odbierającej dokument (zakładka [Kontrahent]), są puste.

    W przypadku słownikowych kont księgowych zanonimizowanego kontrahenta, nazwa konta zmieniana jest na: Nazwa konta została usunięta a samo konto oznaczane jest jako nieaktywne. Dotyczy wszystkich kont słownikowych kontrahenta w dowolnym okresie obrachunkowym.

    Poniżej lista dokumentów/danych słownikowych podlegających anonimizacji: 

    • Faktury Sprzedaży i korekty
    • Faktury zaliczkowe i korekty
    • Paragony i korekty
    • Tax Free
    • Faktury zakupu i korekty
    • Faktury RR i korekty
    • Wydania zewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne i korekty
    • Rozchody wewnętrzne, Przychody wewnętrzne i korekty
    • Dokumenty PKA, WKA i korekty
    • Dokumenty wewnętrzne – Faktura wewnętrzna sprzedaży oraz Faktura wewnętrzna zakupu
    • Rejestry VAT sprzedaży i zakupu łącznie z dokumentami wewnętrznymi
    • Ewidencja dodatkowa przychodów / kosztów
    • Zapisy księgowe w przypadku księgowości kontowej i KPiR
    • Konto księgowe w przypadku księgowości kontowej
    • Bilans otwarcia w księgowości kontowej
    • Noty odsetkowe (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Potwierdzenia salda (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Ponaglenia zapłaty (zarówno w module Kasa/Bank i w Księgowość/ Rozrachunki)
    • Zapisy kasowe/bankowe
    • Zdarzenia w preliminarzu płatności
    • Dokumenty kompensat
    • Kontakty, zadania
    • Rezerwacje odbiorcy (zrealizowane)
    • Zamówienia dostawcy (zrealizowane)
    • Oferty handlowe (zatwierdzone)
    • Ewidencja wyrobów węglowych
    • Raport braków
    • Deklaracje INTRASTAT
    • SENT
    • Wzorzec faktury cyklicznej
    • Kontakty
    • Ankiety
    • SMS
    • E-mail
    • Historia zdarzeń windykacyjnych
    • Archiwum wydruków
    • Biblioteka dokumentów
    • Proces w Obiegu dokumentów (zakończony)
    • Zlecenia serwisowe (zamknięte)
    • Zlecenia cykliczne
    • Urządzenia
    • Karta towaru
    • Rabaty
    • Atrybuty kontrahenta 

    Uwaga
    Przed wykonaniem anonimizacji należy zarchiwizować wybrane wiadomości e-mail oraz sms anonimizowanego podmiotu (bez danych osobowych), ponieważ po wykonaniu tej operacji zostaną one usunięte z bazy. Wiadomość e mail zostanie usunięta nawet jeżeli dotyczy większego grona odbiorców a nie tylko anonimizowanego podmiotu.


    Na co należy zwrócić uwagę po wykonaniu anonimizacji?

    Podczas anonimizacji danych usuwane są SMSy powiązane z anonimizowanym podmiotem. Jeżeli istniejące w bazie SMSy są nie powiązane z tym podmiotem, nie są automatycznie usuwane. W związku z tym zalecamy ich zweryfikowanie i usunięcie tych, które nie powinny pozostać w bazie. Podobnie w przypadku wiadomości e-mail – w gestii Użytkownika jest ich weryfikacja i ewentualne usunięcie.Należy pamiętać o tym, że na dokumentach w module OBD anonimizowany jest sam podmiot. W przypadku kiedy taki dokument OBD ma podpięte załączniki, wówczas Użytkownik powinien dokonać ich weryfikacji. Należy zweryfikować czy adres e-mail anonimizowanego podmiotu nie jest uzupełniony na szablonach e‑mail w polu UDW.

    Anonimizacja danych kontrahenta i przedstawiciela wpływa tylko na bieżącą bazę danych. Na kopiach bezpieczeństwa wykonanych przed tą operacją pozostaną pełne dane osobowe tych podmiotów. Do Użytkownika który odpowiada za kopie bezpieczeństwa baz danych należy weryfikacja informacji w nich się znajdujących.

    Karty zanonimizowanych kontrahentów nie są przenoszone ani aktualizowane za pomocą pracy rozproszonej. Również w przypadku eksportu do pliku MS Excel z poziomu listy kontrahentów zanonimizowane podmioty nie są eksportowane.

    Anonimizacja danych podmiotu wraz z informacją o każdym anonimizowanym dokumencie pojawia się w logach Historii zmian.

  5. Logowanie działań operatorów. Umożliwiono zapisywanie kolejnych działań wykonywanych przez operatorów w programie. Funkcja rejestruje kolejne akcje wykonywane w programie przez Użytkownika. Taki zapis historii umożliwia zapamiętywanie osób, które modyfikują lub pobierają dane z programu. Rejestrowane są m. in. takie operacje, jak: 
    • dodanie, modyfikacja i usunięcie dokumentów oraz danych słownikowych,
    • zatwierdzanie dokumentów,
    • wysyłanie i odbieranie UPO dla deklaracji oraz plików JPK,
    • wykonywanie wydruków (wraz z informacją jaki wydruk wykonano),
    • eksportowanie danych (wraz z informacją do jakiego pliku nastąpił eksport),
    • wysłanie z programu wiadomości e-mail oraz SMS
    • logowanie do bazy (wraz z informacją o modułach jakie zostały pobrane),
    • wykonanie kopii bazy danych,
    • dodanie nowej bazy oraz jej usunięcie,
    • wejście do konfiguracji programu.

    Nie jest rejestrowane jakie pola zostały zmodyfikowane na dokumencie bądź danych słownikowych a jedynie sam fakt zaistnienia tej czynności.

    Dla każdej operacji zapisywane są:

    • Nazwisko lub Akronim Operatora wykonującego operację,
    • Data i godzina operacji,
    • Typ słownika lub dokumentu z którym związany jest wpis (np. Kontrahent, Pracownik, Faktura sprzedaży, Polecenie księgowania),
    • Kod podmiotu lub numer dokumentu którego dotyczy operacja,
    • Rodzaj wykonanej operacji (np. Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie, Wydrukowanie, Eksport do XML),
    • Dodatkowy opis operacji (np. nazwa wykonanego wydruku, lokalizacja dla eksportu danych).  
  6. Zapis operacji następuje w momencie zaistnienia zmiany dla danego dokumentu/danej w bazie – w szczególności jego dodania, zmodyfikowania bądź usunięcia. Tak więc samo podejrzenie danych bez żadnej ich zmiany nie jest zapisywane. Jeżeli jednak wykonano wydruk (podgląd wydruku) bądź jakikolwiek eksport danych (np. do PDF, Excel, XML, za pomocą pracy rozproszonej bądź IWD, eksport płatności z preliminarza, itp), to pomimo że taka operacja może nie powodować zmian w bazie, jest ona rejestrowana w Historii zmian. Ma to na celu zaewidencjonowanie wszelkich operacji pobrania danych z programu w dowolnej formie (drukowanej bądź elektronicznej).

    W przypadku operacji seryjnych bądź innych operacji wpływających jednocześnie na większą ilość danych w bazie, zapisywana jest informacja dotycząca każdej pozycji (kontrahenta, pracownika, dokumentu, kategorii, itp) która w efekcie tej operacji uległa zmianie. Tak więc przykładowo seryjna zmiana kategorii dla 100 kontrahentów spowoduje zapis do Historii zmian 100 operacji modyfikacji danych dla każdego ze 100 kontrahentów.

    Dla operacji wykonywanych dla danych/dokumentów powiązanych z pracownikiem (takich jak: dodatki, nieobecności, wypłaty pracownika), w opisie operacji prezentowany jest kod pracownika wraz z jego imieniem i nazwiskiem. W opisie pojawia się również informacja o dodaniu oraz usunięciu zapisu historycznego pracownika wraz z datą jego aktualizacji.

    Operacje wykonywane automatycznie (jak choćby pobieranie notowań kursów walut) również są zapisywane.

    Wejście Operatora do Konfiguracji, nawet jeżeli nie wiązało się z dokonaniem przez niego jakichkolwiek zmian, pojawia się jako zdarzenie w Historii zmian.

    Zapisywane są również operacje związane z bazami danych, jak logowanie do bazy, dodanie bazy i jej usunięcie, konwersja oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Podobnie logowane jest wykonanie funkcji z menu Narzędzia z gałęzi Korekty danych, Serwer bazy danych oraz Kasowanie danych.

    W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry dodany został parametr Zapisuj historię działań Operatorów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Jest on dostępny wyłącznie dla operatora z uprawnieniami administratora. Włączenie oraz wyłączenie parametru jest zapisywane w historii zmian.

    Historia zmian dostępna jest z poziomu formularza każdego dokumentu poprzez kliknięcie na wstążce programu przycisku  Historia zmian. Po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca wyłącznie tego dokumentu. Na liście widoczne są takie informacje, jak: Data operacji, Numer dokumentu, Rodzaj operacji, Operator oraz Opis. Domyślnie zdarzenia posortowane są po dacie operacji.

    Historia zmian dostępna jest oprócz dokumentów również dla danych słownikowych, takich jak kontrahenci, pracownicy, konta księgowe, pozycje cennikowe, itd.

    Dodatkowo w menu Narzędzia dodana została grupa Historia z dostępnym na niej przyciskiem Historia zmian . Jest ona dostępna wyłącznie dla Administratora systemu. Po naciśnięciu przycisku  uruchamiane jest okno z pełną listą historii zmian zawierające dwie zakładki: 

    • Działania w obrębie firmy [Nazwa firmy],
    • Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm. 


    Na obydwu zakładach lista zawiera takie same kolumny: Data operacji, Typ słownika/dokumentu, Kod/Numer dokumentu, Rodzaj operacji, Operator oraz Opis.

    Możliwe jest filtrowanie listy zarówno za pomocą filtra prostego w nagłówku kolumny, jak i filtra zaawansowanego. Wyświetloną listę działań można wyeksportować do pliku lub wydrukować.

    W przypadku podświetlenia wpisów dotyczących danego dokumentu/słownika, kliknięcie Ikony lupy  powoduje otwarcie okna z historią tego wybranego dokumentu.

    Kliknięcie przycisku   Archiwizuj powoduje otwarcie okna Archiwizacja historii zmian umożliwiającego zapisanie historii zmian w pliku Excel – zarówno na dysku lokalnym jak i IBARD. Na oknie należy określić zakres dat dla archiwizowanych danych. Jako data do podpowiadana jest data wcześniejsza o miesiąc w stosunku do daty bieżącej. Zaznaczenie parametru Usuń wyeksportowane wpisy powoduje usunięcie z bazy historii zmian która zostanie wyeksportowana do pliku. Przycisk  Archiwizuj powoduje wykonanie archiwizacji i zamknięcie okna. Tworzony jest plik o nazwie Historia_zmian_[Firma] bądź Historia_zmian_wspólnych z określonym na oknie archiwizacji zakresem dat. Przycisk  Zamknij zamyka okno bez wykonania żadnej operacji.

  7. Dane osobowe kontrahenta. Z poziomu formularza kontrahenta umożliwiono eksport jego danych osobowych do pliku XML. W tym celu na formularzu kontrahenta dodany został przycisk  Eksport danych osobowych do XML. Jego naciśnięcie powoduje otwarcie okna, na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku:
    Plik XML z danymi osobowymi kontrahenta może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z akronimem kontrahenta.
  8. Automatyczne aktualizacje programu. Umożliwiono wgrywanie drobnych poprawek do programu z poziomu samej aplikacji. Wprowadzony mechanizm umożliwia automatyczne pobranie poprawek przez Użytkownika, a następnie ich zainstalowanie.
    Uwaga
    W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym funkcjonalność automatycznych aktualizacji programu nie jest dostępna.

    W przypadku dostępnych aktualizacji, po zalogowaniu do programu Operatora nie będącego administratorem Comarch ERP Optima zostanie pokazany komunikat: Dostępne są nowe aktualizacje programu. Skontaktuj się z administratorem aby zainstalować. Aktualizacje nie będą w takim przypadku instalowane. Jeżeli natomiast do programu zalogowany zostanie Operator z uprawnieniami administratora, wówczas zostanie pokazane okno O programie, na którym po prawej stronie wyświetlona zostanie lista aktualizacji. Na liście pokazywane są  zarówno aktualizacje już zainstalowane, jak i te oczekujące na instalację. Pod listą dostępny jest przycisk Zainstaluj aktualizacje, który umożliwia zainstalowanie aktualizacji jeżeli takie są dostępne.

    Podczas otwierania okna Pomoc/ O programie uruchamiany jest proces sprawdzania dostępnych aktualizacji. Sprawdzanie dostępnych aktualizacji odbywa się raz na cztery godziny. W tym czasie na znajdującym się pod listą aktualizacji przycisku pojawia się opis: Trwa sprawdzanie aktualizacji…
    Jeżeli żadne aktualizacje do programu nie będą dostępne, wówczas na przycisku wyświetlana jest informacja: Nie znaleziono nowych aktualizacji i jest on wówczas nieaktywny.
    Jeżeli dostępne są aktualizacje i wybrany zostanie przycisk Zainstaluj aktualizacje, wówczas zostaje otwarte okno, na którym należy podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT.
    Po poprawnym zalogowaniu otwierane jest okno z listą zalogowanych do programu Operatorów. U góry okna widoczna jest informacja: Przed instalacją zakończ pracę na wszystkich stanowiskach. Możesz kontynuować, ale niezapisane zmiany zostaną utracone.
    Na oknie dostępne są przyciski: 

    • Zamknij i zainstaluj – powoduje zamknięcie połączeń do baz danych programu Comarch ERP Optima i rozpoczęcie procesu aktualizacji,
    • Odśwież – powoduje ponowne pobranie z serwera informacji o aktualnie pracujących Operatorach,
    • Anuluj – zamyka okno przerywając proces aktualizacji. 
  9. Po wybraniu opcji Zamknij i zainstaluj otwierane jest okno prezentujące postęp procesu aktualizacji. Po jego zakończeniu program Comarch ERP Optima na tym stanowisku zostaje uruchomiony ponownie i pokazywane jest okno Rejestracja w programie.

    W przypadku instalacji wielostanowiskowej, jeżeli na jednym ze stanowisk wykonana zostanie aktualizacja, wówczas podczas uruchamiania programu na innym stanowisku pojawi się podczas logowania komunikat: Na innym stanowisku została zaktualizowana wersja programu, należy wykonać aktualizację na tym komputerze. Wymagane są uprawnienia administratora do tego komputera. Czy wykonać aktualizację?

    Wybranie odpowiedzi Tak spowoduje rozpoczęcie procesu aktualizacji na tym stanowisku.

    Po wybraniu opcji Nie następuje powrót do okna logowania. Praca w Comarch ERP Optima na tym stanowisku nie będzie możliwa bez przeprowadzenia aktualizacji programu.

 

Zmiany

  1. Numer NIP. Na formularzu kontrahenta oraz na dokumentach umożliwiono wpisanie do 20 znaków w polu NIP. Dłuższy numer NIP został uwzględniony na wydrukach, jak również podczas importów i eksportów (w tym do plików JPK).
  2. Pliki JPK_VAT. Umożliwiono wykazywanie w plikach JPK_VAT dokumentów z rejestru sprzedaży VAT zawierających pozycje ze stawką 4% (faktury taksówkarzy). Pozycje wykazywane są w polach K_17 (wartość netto) oraz K_18 (wartość VAT).
  3. Podpisywanie plików JPK. Na oknie Podpisywanie pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO przycisk Skopiuj link do schowka powoduje skopiowanie pełnej ścieżki do katalogu (bez nazwy pliku), co wiąże się z koniecznością wskazania przez Użytkownika wybranego pliku JPK do podpisu na stronie ePUAP.
  4. Pliki JPK. Na liście plików JPK w obszarze filtra dodano pole Rok umożliwiające wyfiltrowanie plików JPK dotyczących wybranego roku.
  5. Menu nawigacji. Dodano pozycje z menu JPK do Menu nawigacji.
  6. Wydruk danych osobowych kontrahenta. Z poziomu formularza kontrahenta dodany został wydruk Karta kontrahenta/ Dane osobowe prezentujący dane osobowe kontrahenta przetwarzane na dzień wykonania wydruku.
  7. Przedstawiciel kontrahenta. Podczas kopiowania przedstawiciela na karcie kontrahenta, jeżeli kopiowany przedstawiciel ma włączony mailing seryjny, na utworzonej kopii przedstawiciela parametr dotyczący mailingu seryjnego jest niezaznaczony. Podobnie podczas kopiowania karty kontrahenta z przypisanym przedstawicielem mającym włączony mailing seryjny – na kopii kontrahenta przedstawiciel ma ten parametr niezaznaczony.
  8. Formularz przedstawiciela. Na formularzu przedstawiciela dodane zostały informacje dotyczące operatora, który dodał tego przedstawiciela jak i go zmodyfikował, wraz z datami jego utworzenia i modyfikacji.
  9. Formularz operatora. Na formularzu operatora na zakładce [Parametry cd] dodano informacje dotyczące operatora, który założył tę kartą jak i ją zmodyfikował, wraz z datami jej utworzenia i modyfikacji

 

Poprawiono

  1. Zmiana firmy. Umożliwiono zmianę firmy (System/ Zmiana firmy) w przypadku pracy programu w trybie tylko do odczytu.
  2. Blokady operatora. Umożliwiono operatorowi z włączoną blokadą tylko do wynagrodzeń na dostęp do ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda oraz not odsetkowych dotyczących pracowników.
  3. Filtry obowiązkowe. Na rozwijalnej liście filtrów na listach w programie widoczne były obowiązkowe filtry operatorów. Działanie poprawiono.
  4. Potwierdzenie zamknięcia programu. W przypadku zminimalizowania programu Comarch ERP Optima do paska Windows i próbie jego zamknięcia za pomocą funkcji Zamknij okno, okno programu jest przywracane i pojawia się pytanie o potwierdzenie chęci wyjścia z programu.
  5. Import z pliku JPK_VAT. Poprawiono import z plików JPK_VAT do rejestrów VAT dokumentów dotyczących odwrotnego obciążenia. Dokumenty z kwotami w polach K_34 i K_35 importowane są do rejestrów VAT z rodzajem transakcji: Krajowa – podatnikiem jest nabywca.
  6. Migrator. Umożliwiono import z pliku MS Excel oraz programu FPP towarów zawierających apostrof w kodzie bądź nazwie.
  7. Funkcje dodatkowe. Umożliwiono wywoływanie wydruków tekstowych z poziomu automatycznie wykonywanych funkcji dodatkowych.

Kasa/Bank

Poprawiono

  1. Wydruk przelewu US. Na wydruku przelewu do urzędu skarbowego, pomimo wpisania w oknie Ustalenie wartości parametrów wydruku dodatkowej kwoty w polu ‘Powiększ kwotę przelewu o’, w polu 06 kwota słownie drukowana była kwota z deklaracji. Działanie poprawiono.
  2. Eksport poleceń przelewu. Formaty XML. Przy eksporcie przelewów formatami Przelewy krajowe (xml) (standardowy), Przelewy SEPA (xml) (standardowy), Przelewy SEPA BZWBK (xml) (standardowy), Przelewy walutowe (xml) (standardowy) i zaznaczonym parametrze Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, plik XML z przelewami był błędnie generowany (nie było możliwości zaimportowania go do systemu bankowego). Działanie poprawiono.



Jak poprawnie zaewidencjonować faktury sprzedaży w Rejestrze VAT żeby pojawiły się w odpowiednich polach na Deklaracji VAT-7 ?

Poniższa tabela zawiera informacje w jaki sposób faktury sprzedaży są kwalifikowane na deklaracje dla podatku od towarów i usług, wg wzoru 18.

Poz. na VAT 7Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi









10









ZW

FA zwykłe
Dokument wewnętrzny


wszystkie


Krajowa
Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)







11
WszystkieFA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieDostawa poza terytorium kraju


Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)





NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca










12

Wszystkie
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny

Usługi
Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”







Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)

NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny

Usługi
Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”





NP





FA zwykłe





Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”



13



0%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłewszystkiePodatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
140%FA zwykłewszystkieEksport – zwrot VAT







15,16







3%
5%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







17,18







7%
8%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







19.20







22%
23%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca

21

0%

FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
220%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Eksport
23,24wszystkieDokument wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26wszystkieDokument wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28wszystkieDokument wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
29,30wszystkieDokument wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31NPFA zwykłewszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
32,33wszystkieDokument wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35wszystkieDokument wewnętrznyWszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
38wszystkieDokument wewnętrznyŚr. TransportuWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna




Forma płatności w Comarch ERP Optima Detal jest nieaktywna – co należy sprawdzić?

Jeżeli Comarch ERP Optima Detal współpracuje z drukarką fiskalną należy w oknie logowania do Detalu wybrać przycisk Zaloguj do konfiguracji, a następnie Drukarka fiskalna.

W oknie Ustawień drukarki fiskalnej wszystkie używane w Detalu formy płatności powinny mieć przypisaną  Nazwę fiskalną. Jeżeli dla którejś z form płatności pole w kolumnie Nazwa fiskalna jest nieuzupełnione – to taka forma będzie nieaktywna w Detalu w oknie płatności do dokumentu.

Może się również zdarzyć, że forma płatności jest nieaktywna mimo, iż przypisano jej Nazwę fiskalną w Ustawieniach drukarki fiskalnej. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj form, które w Comarch ERP Optima mają określony typ inny niż Gotówka z terminem 0 dni (np. przelew).

W wersjach Comarch ERP Optima Detal starszych niż 2012 wystawienie dokumentu z formą płatności odroczoną było możliwe tylko i wyłącznie po wybraniu Kontrahenta innego niż !NIEOKREŚLONY!.
Od wersji 2012 możliwe jest wystawianie dokumentów z płatnością odroczoną również dla kontrahenta !Nieokreślonego pod warunkiem, że dla konkretnego operatora pracującego na stanowisku detalicznym został w programie Comarch ERP Optima zaznaczony parametr Płatność odroczona dla !Nieokreślonego. Parametr jest dostępny na karcie operatora w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje pracowników.

 




Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 18

Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 18

Poz. na VAT 7Stawka VATRodzaj fakturyRodzaj sprzedażyRodzaj transakcjiUwagi









10









ZW

FA zwykłe
Dokument wewnętrzny


wszystkie


Krajowa
Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż
nie podlegającą VAT
na VAT-7” i transakcja krajowa.





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)







11
WszystkieFA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieDostawa poza terytorium kraju


Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru
Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)





NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkiePoza terytorium kraju (stawka NP)


FA zwykłe


Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca










12

Wszystkie
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny

Usługi
Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”







Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)

NP
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny

Usługi
Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”





NP





FA zwykłe





Usługi
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”



13



0%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)
FA zwykłewszystkiePodatnikiem jest nabywca
Eksport – zwrot VAT
140%FA zwykłewszystkieEksport – zwrot VAT







15,16







3%
5%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







17,18







7%
8%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca







19.20







22%
23%
FA zwykłe
Dokument wewnętrzny
wszystkieKrajowa
Poza terytorium kraju (stawka NP)





FA zwykłe





wszystkie
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Eksport, Eksport – zwrot
Krajowa – podatnikiem jest nabywca
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca

21

0%

FA zwykłe
Towary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
220%FA zwykłeTowary
Śr. Transportu
Eksport
23,24wszystkieDokument wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Wewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
25,26wszystkieDokument wewnętrznyTowary
Śr. Transportu
Eksport, Eksport – zwrot
27,28wszystkieDokument wewnętrznyUsługiEksport, Eksport – zwrot
29,30wszystkieDokument wewnętrznyUsługiWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna
31NPFA zwykłewszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
32,33wszystkieDokument wewnętrznyTowary, Śr. transportuWewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca,
Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35wszystkieDokument wewnętrznyWszystkieKrajowa – podatnikiem jest nabywcaTylko podatnicy VAT czynni
38wszystkieDokument wewnętrznyŚr. TransportuWewnątrzunijna
Wewnątrzunijna trójstronna

Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 15 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż lipiec 2015 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od lipca 2015 roku.

Uwaga
Podczas próby przeliczenia Deklaracji VAT-7 w wersji 16 za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2016 roku pojawia się komunikat: Formularz przeznaczony do rozliczenia za okres od stycznia 2016 roku

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 18 okresu rozliczeniowego wcześniejszego niż lipiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres od lipca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.

Uwaga
Po wskazaniu na formularzu deklaracji VAT-7 w wersji 17 okresu rozliczeniowego późniejszego niż czerwiec 2018 roku pojawia się ostrzeżenie uniemożliwiające przeliczenie deklaracji: Formularz służy do rozliczenia za okres do czerwca 2018 roku. Należy naliczyć deklarację na formularzu obowiązującym za dany okres rozliczeniowy.
 

Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2017 r. deklaracji VAT-7D, w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zablokowano możliwość wyboru od stycznia 2017 r. dla parametru Kwartalne rozliczenia VAT opcji VAT-7D.

Informacją bardzo istotną ze względu na poprawne wyliczenie deklaracji VAT-7 (zarówno w przypadku zapisów w Rejestrze Zakupów i Sprzedaży) jest miesiąc rozliczenia na deklaracji VAT-7, wprowadzany przy dodawaniu faktury do rejestru. Standardowo program proponuje w przypadku dokumentów w Rejestrze Zakupu – miesiąc zgodny z datą wpływu. Natomiast w przypadku dokumentów w Rejestrze Sprzedaży – z datą wystawienia, jednak sam moment rozliczania na deklaracji może być przez użytkownika zmieniany, dokument może również zostać wyłączony z rozliczania w deklaracji VAT-7.

Określenie miesiąca rozliczenia dokumentu w deklaracji VAT-7




Rozliczenie przejazdów

Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:

  • Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
  • Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
  • Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
  • Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .

Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:

  • [Przejazdy],
  • [Koszty],
  • [Rozliczenie.


Rozliczenie przejazdów – Przejazdy

Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem.

Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.

Uwaga
Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.

Przejazdy

 Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.

Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:

  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
  • Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem

W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem,

gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym.


Formularz przejazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu.

Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów.

Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem . Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie.

Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków.

Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować.

Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego.

Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk. Domyślnie ustawia się wartość z karty samochodu bez adresu dysponenta (Wspólnik), z możliwością zmiany na pracownika. Można również wpisać samo imię i nazwisko dysponenta nie wskazując konkretnego pracownika czy wspólnika z bazy danych.

Potwierdził – parametr, z możliwością wyboru Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela. Domyślnie parametr jest niezaznaczony.

Data – pole z datą potwierdzenia. Data domyślnie podpowiada się na koniec danego miesiąca (bez możliwości wyczyszczenia daty).

Przejazd objęty limitem jazd miejskich – pole widoczne tylko w przypadku samochodu będącego własnością pracownika, określa, czy przejazd odbywał się w granicach miasta czy poza granicami. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Stawka za kilometr – pole określające stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wartość tego pola jest pobierana z konfiguracji programu, zgodnie z typem samochodu.

Wartość – kwota wynikająca z pomnożenia długości przebytej trasy przez stawkę za kilometr przebiegu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Uwaga
Formularz przejazdu po rozliczeniu danego miesiąca jest blokowany przed zmianami. Dlatego przed rozliczeniem danego miesiąca należy w pierwszej kolejności potwierdzić wprowadzone przejazdy.

Dodanie pozycji do ewidencji przejazdów


Rozliczenie przejazdu – Koszty

Zakładka [Koszty] zawiera Ewidencje kosztów związanych z używaniem samochodu. Zakładka ta jest aktywna wyłącznie w przypadku samochodu będącego własnością właściciela firmy. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data dokumentu, Numer dokumentu, Wartość, Opis.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem lub wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down)

Dzień, miesiąc, rok – lista kosztów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisy.

Uwaga
Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji kosztów.

 Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.

Dotyczy wersji: 2018.6.1
  Obok ikony plusa dostępne jest rozwijalne menu z możliwymi do wyboru opcjami:

  • Dodaj – pozwala na dodanie pojedynczego formularza kosztu,
  • Dodaj seryjnie (również skrót klawiszowy <Shift+<Insert>) – pozwala na seryjne dodanie kosztów. Po wyborze opcji pojawia się okno z listą dokumentów z rejestru VAT zakupu. Po zaznaczeniu dokumentów i zaakceptowaniu wyboru za pomocą przycisku zatwierdź powstanie tyle formularzy kosztów, ile pozycji zaznaczono na liście.
 

Rozliczenie przejazdu – Koszty


Formularz kosztu, jaki poniesiono w związku z używaniem pojazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – kolejny numer wprowadzanego kosztu w danym miesiącu, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania pozycji.

Dodanie nowego kosztu

Dokument – numer dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przypadku, gdy dokument został wprowadzony do Rejestru Zakupów VAT, istnieje możliwość automatycznego pobrania takiego dokumentu z Rejestru VAT. Aby tego dokonać, należy otworzyć listę pomocniczą dokumentów w rejestrze VAT poprzez przycisk  i wybrać odpowiedni dokument z wyświetlonej listy przez przycisk Wybierz , klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Aby zawęzić liczbę wyświetlonych pozycji na liście pomocniczej dokumentów w rejestrze VAT, należy przed wciśnięciem przycisku  wpisać w polu Dokument fragment numeru Faktury Zakupu.

Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data, WartośćOpis, a numer dokumentu na formularzu kosztu, dla dokumentów pobranych z rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.

Lista pomocnicza dokumentów w rejestrze VAT

Uwaga
Jeżeli na fakturze wprowadzonej do rejestru zaznaczono odliczenia VAT: NIE, do Ewidencji kosztów samochodu proponuje się wartość brutto, w przypadku odliczeń TAK lub WARUNKOWO - kwotę netto

Data zapisu – data, z jaką dokument zostaje zapisany do ewidencji kosztów.

Opis – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu koszty.

Wartość – wartość dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował, oraz daty tych operacji. 

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Podczas dodawania zarówno pojedynczego zapisu kosztowego, jak i seryjnego generowania kosztów, po wyborze z rejestru VAT zakupu:

  • dokumentu nie posiadającego żadnej pozycji lub
  • jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową dokumentu na którym w kolumnie Kolumna wybrano opcję inną niż Nie księgować

nie jest tworzony zerowy zapis kosztowy w ewidencji samochodów.


Rozliczenie przejazdu – Rozliczenie

Zakładka [Rozliczenie] zawiera wyniki rozliczenia kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, tzn. obejmuje kwoty wynikające z porównania poniesionych kosztów z kwotą będącą wynikiem pomnożenia faktycznie przejechanej odległości przez stawkę za kilometr.

Rozliczenie przejazdów


Formularz rozliczenia przebiegu pojazdu

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Miesiąc i rok – rok i miesiąc, za które dokonywane jest rozliczenie.

Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu rozliczenia.

Tabela kwot (na formatce dodawania rozliczenia) z Ewidencji przejazdów, z Ewidencji kosztów i Do zaksięgowania w rozbiciu: w miesiącu, w poprzednich i narastająco, przedstawia zestawienie kosztów wynikających z ewidencji kosztów i ewidencji przejazdów oraz wartość kosztów podlegających księgowaniu.

Uwaga
Koszty używania pojazdu prywatnego właściciela firmy rozliczane są w układzie narastającym, tzn. jeżeli w którymś z miesięcy koszty wynikające z faktur były niższe niż koszty wynikające z przejazdów, a w następnym miesiącu na odwrót, to program automatycznie zaliczy część nierozliczonych kosztów w następnym miesiącu.

Dodanie rozliczenia przejazdów za dany miesiąc

 Przelicz wartość  – naciśnięcie tego przycisku pozwala na rozliczenie przebiegu pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu zalicza się faktycznie poniesione wydatki w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych razy stawka za jeden kilometr, przy czym obie te kwoty wyliczane są narastająco. Rozliczenia przebiegu pojazdu można również dokonać klawiszem <F8>.

W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika, rozliczane są wyłącznie koszty wynikające z przebiegu pojazdu, przy czym przejazdy w granicach miasta nie mogą przekroczyć zadeklarowanego limitu.

[/su_list]




Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej

Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny.

Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD.

Korekta Graniczna do FZ (FZKG)

Aby zaewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu czy inne koszty związane z zakupem towaru, do Faktury Zakupu należy wystawić Korektę Graniczną.

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć, a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki przy ikonie  wybrać opcję korekta graniczna/cło:

Na wyświetlonym formularzu Korekty Granicznej należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD.

Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem.

Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji.

Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach).

Naliczanie kwot celnych na korekcie granicznej

Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji w oknie Pozycja dokumentu uzupełniając je ręcznie w polu Wartość lub korzystając z opcji:

 – dystrybucja kwoty na pozycje,

 – dystrybucja kwot dodatkowych/ celnych na pozycje.

Funkcje działają dla wszystkich pozycji FZKG lub dla pozycji zaznaczonych (jeśli zaznaczymy pozycje przed uruchomieniem funkcji).

Uwaga
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny Kod CN (domyślnie jest niewidoczna, należy ją wybrać z kolumn dodatkowych opcją pod prawym przyciskiem myszy). Kolumna jest przydatna przy naliczaniu kwot celnych dla wybranych towarów zgodnie z dokumentem SAD, na którym pozycje pogrupowane są po kodach CN.

Dystrybucja kwoty na pozycje

Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą – użytkownik ma do dyspozycji:

– przycisk  – dystrybucja kwoty na pozycje umożliwiający rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu.

Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru.

Dystrybucja kwot celnych na pozycje

Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, należy skorzystać z opcji  – dystrybucja kwot dodatkowych/ celnych na pozycje, gdzie można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego.

Konfiguracja

Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne.

Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje.

Dla poszczególnych pozycji listy określamy:

  • czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/ kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
  • czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
  • oraz czy ma wpływać na płatność dokumentu.

Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość.

Konfiguracja firmy/Handel – Kwoty dodatkowe/celne

Naliczanie kwot dodatkowych/ celnych

Po naciśnięciu ikony  na formularzu FZKG pojawia się okno Kwoty celne, gdzie można uzupełnić Wartość poszczególnych pozycji.

Po uzupełnieniu wartości, pozycja jest automatycznie zaznaczana:

Łączna wartość kwot celnych jest proporcjonalnie rozdzielana na pozycje FZKG.  Jeśli pozycja w oknie Kwoty celne zostanie odznaczona, wartość tej pozycji nie zostanie doliczona do wartości towarów.

Kwoty celne dla towarów można naliczać etapami, każdorazowo uzupełniając wartość wybranych pozycji w oknie Kwoty celne. Jeśli ponownie zaznaczymy pozycję, która już była wprowadzana, kwoty zostaną przeliczone na nowo.

Należy pamiętać, że zaznaczenie pozycji i nieuzupełnienie wartości, będzie skutkowało wyzerowaniem wartości na pozycjach Korekty Granicznej.

Przeliczenie kwot celnych następuje po naciśnięciu przycisku  – Akceptuj.

Dystrybucja kwot celnych jest wykonywana domyślnie dla wszystkich towarów z Korekty Granicznej. Aby wykonać dystrybucję kwot celnych na wybrane towary, należy je uprzednio zaznaczyć na liście.

W oknie Kwoty celne dla danej pozycji należy wpisać kwotę w kolumnie Wartość, zostanie ona proporcjonalnie podzielona między towary znajdujące się na Korekcie Granicznej. Jeśli chcemy zmienić bądź wyzerować tą kwotę, należy ponownie otworzyć okno Kwoty celne, zaznaczyć daną pozycję i wpisać dla niej wartość.

Naliczenie kwot celnych ikoną  dystrybucja kwoty na pozycje będzie skutkowało wyzerowaniem naliczonych wcześniej kwot celnych poprzez ikonę  dystrybucja kwot dodatkowych/ celnych na pozycje.

Jeśli chcemy wyzerować wartość wszystkich kwot celnych, najszybciej można zrobić to korzystając z opcji  dystrybucja kwoty na pozycje – wykonując opcję naliczenia dla kwoty 0,00 PLN.

Pozycja dokumentu Korekty Granicznej

W oknie Pozycja dokumentu Korekty Granicznej jest dostępna zakładka [Kwoty celne], gdzie widoczne są naliczone dla towaru wartości kwot celnych, użytkownik ma możliwość edycji kolumn – Wartość, Naliczaj VAT, Wpływ na płatność.

Pozycja dokumentu FZKG – Kwoty celne

Wpływ kwot celnych na płatność

Kwotę netto Korekty Granicznej stanowi suma kwot celnych, które mają zaznaczony parametr Wpływ na płatność – Tak z wszystkich pozycji towarowych na dokumencie, będą to koszty dodatkowe wynikające z dokumentu SAD takie jak cło czy akcyza, stanowiące zobowiązanie wobec Urzędu Celnego.

Jeśli dodatkowe kwoty wprowadzone na Korekcie Granicznej nie generują płatności, wówczas nie są naliczane do wartości netto, a tym samym nie zwiększają zobowiązania wobec Urzędu Celnego.

Naliczanie podatku VAT

W przypadku kontrahentów pozaunijnych, na Korekcie Granicznej stawka VAT poszczególnych pozycji jest pobierana z kartotek towarowych, VAT od kwot celnych jest naliczany zgodnie z ustawieniem w kolumnie Naliczaj VAT (w oknie, gdzie wprowadzamy kwoty celne). Dodatkowo, na zakładce Płatności znajduje się parametr Naliczaj VAT od towarów, jego zaznaczenie skutkuje naliczeniem podatku VAT od wartości towarów widniejącej na FZ w oparciu o stawki VAT zakupu z kartotek towarowych. Wówczas w tabeli VAT, kwota VAT w danej stawce będzie sumą podatku VAT wyliczonego od wartości towarów z FZ oraz podatku VAT wyliczonego od kwot dodatkowych. W przypadku kilku Korekt Granicznych do jednej FZ naliczenie VAT od towarów jest możliwe tylko na jednej z nich (po zaznaczeniu Naliczaj VAT od towarów, parametr ten nie jest widoczny na kolejnych FZKG). Jeśli zachodzi potrzeba ręcznego skorygowania podatku VAT, tabela VAT (dostępna na zakładce [Płatności]) jest dostępna do edycji.

Wartość zasobów

Wprowadzone kwoty celne zawsze podwyższają koszt zakupu towarów – suma kwot celnych pozycji przenoszona jest do pola wartość a tym samym wpływa na koszt zakupu towarów.

W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów:

  • jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ – w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący
  • jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ – w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną.

Jak wprowadzić fakturę importową?

Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu:

  1. Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową

Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w artykule Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona:

  • powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu
  • wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu
  1. Klient otrzymuje dokument SAD

Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na: 

  • zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.,
  • zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu,
  • zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT.

W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:

  • na pozycjach faktury – fakt zmiany wartości towaru
  • na preliminarzu płatności – fakt powstania zobowiązania wobec urzędu
  • naliczenie podatku VAT – przyjęcie dokumentu podlegającego rozliczeniu na deklaracji VAT-7

Uwaga
Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie – poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku.

 

Faktury Sprzedaży eksportowe

W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków:

Faktura eksportowa: wzór standard PLN – od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne – wszystkie wartości są drukowane w PLN.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 – jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 – wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT.

Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 – wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej. [/su_list]




Płatności do dokumentów

Po wprowadzeniu wszystkich towarów na Paragon należy zdecydować w jaki sposób dokument zostanie zapłacony. W tym celu można wykorzystać dwie funkcje: Zapłać lub Zakończ.

Zapłać

 po wywołaniu funkcji generowane jest okno umożliwiające rozliczenie Paragonu dostępnymi formami płatności.

Okno płatności

W oknie widoczne są przyciski odpowiadające poszczególnym formom płatności zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu). Ich dostępność jest uwarunkowana następującymi czynnikami:

  • jeżeli Paragon jest wystawiany na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO i operator w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników otrzymał prawo do Płatności odroczonych dla !Nieokreślonego, w oknie płatności dostępne są wszystkie formy zdefiniowane dla Detalu w Comarch ERP Optima. W przypadku, gdy operator nie otrzymał prawa do Płatności odroczonych dla kontrahenta !Nieokreślonego, w oknie płatności dostępne będą tylko formy płatności o typie Gotówka z terminem 0 dni.
  • jeżeli Paragon wystawiany jest dla określonego kontrahenta, w oknie płatności dostępne są wszystkie formy płatności zdefiniowane dla Detalu w Comarch ERP Optima.
  • jeżeli do stanowiska jest podłączona drukarka fiskalna, w Konfiguracji Comarch Detal/ Drukarka fiskalna formy płatności należy powiązać z nazwami fiskalnymi drukowanymi na zafiskalizowanym Paragonie. Jeśli dla którejś z form płatności nie zostanie ustalony odpowiednik, będzie ona nieaktywna w oknie płatności. Operator nie będzie mógł z niej skorzystać podczas wystawiania Paragonu.
  • jeżeli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator nie otrzymał prawa do płatności innymi formami – w oknie dostępna będzie tylko domyślna forma płatności zdefiniowana w Konfiguracji firmy Comarch ERP Optima/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu.

W polu Do zapłaty widoczna jest kwota Paragonu, którą można rozbić na poszczególne płatności. W polu Wpłata wpisujemy wpłacaną przez klienta kwotę, następnie wybieramy przycisk określający daną formę płatności. W nawiasach, pod nazwą formy płatności wyświetli się wprowadzona kwota. Jeżeli jest ona mniejsza od wartości Paragonu, w polu Pozostaje wyświetlona będzie różnica. Jeśli wpłacana kwota jest większa – informacja będzie widoczna w polu Reszta. Płatność do dokumentu rozbić można na wszystkie dostępne formy płatności.

Przyklad

Przykład: Klient ma zapłacić za zakupione towary 71,40 zł:

  • 20,00 zł gotówką,
  • 51,40 zł przelewem.

Aby wykonać płatność do Paragonu, w polu Wpłata wpisujemy kwotę, która ma być rozliczona pierwszą formą płatności – 20,00zł:  .

Następnie klikamy na przycisk Gotówka:  (pod nazwą formy płatności pojawi się wprowadzona kwota).

W polu Wpłata wartość została automatycznie ustawiona na 51,40 zł .

Klikamy na przycisk .

Po wybraniu funkcji Zakończ Paragon jest zatwierdzany zgodnie z wybranymi formami płatności (20,00 zł – gotówką, 51,40 zł – przelewem).

W oknie płatności dostępna jest funkcja   Wystaw fakturę umożliwiająca przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży (funkcjonalność została szczegółowo opisana tutaj)

Uwaga
Łączna wartość wpłaty poszczególnymi formami płatności musi być równa lub większa od wartości Paragonu. Tylko wtedy aktywna jest funkcja Zakończ powodująca rozliczenie Paragonu wybranymi przez operatora formami płatności.

Uwaga
Przycisk Zakończ dostępny o oknie płatności skutkuje zatwierdzeniem Paragonu. Naciśniecie przycisku Faktura powoduje taki sam efekt. Anulowanie operacji wystawiania FA do PA nie ma wpływu na zatwierdzony już Paragon.

Jeżeli do stanowiska podłączona jest drukarka fiskalna, po wywołaniu funkcji Zakończ lub Faktura (w oknie płatności)  Paragon jest fiskalizowany. Jeżeli jednak w Konfiguracji Detalu / Ustawienia ogólne zaznaczono opcję Pytanie o fiskalizację paragonu, to po wywołaniu funkcji Zakończ lub Faktura najpierw pojawi się pytanie „Czy fiskalizować paragon?”. Jeżeli użytkownik wybierze w oknie opcję: Tak – paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Wybór opcji: Nie – skutkuje wydrukiem paragonu na drukarce zwykłej.

Na Paragonie fiskalnym drukowany jest numer Paragonu z Comarch ERP Optima Detal – opcja przydatna, jeśli będzie konieczne wystawienie do Paragonu Faktury Sprzedaży (ułatwi odnalezienie odpowiedniego PA).
Jeżeli do stanowiska podłączona jest szuflada wywołanie funkcji Zakończ powoduje otwarcie szuflady z gotówką. Po tej akcji okno płatności pozostanie na ekranie do momentu ponownego wybrania przycisku Zakończ lub dowolnego klawisza na klawiaturze.
Jeżeli stanowisko nie współpracuje z drukarka fiskalną i w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczony jest parametr Automatyczne drukowanie paragonów na drukarce zwykłej, wydruk zostanie wysłany na drukarkę zdefiniowaną w systemie operacyjnym jako domyślna. Wydruki realizowane są w trybie graficznym (nie są obsługiwane drukarki igłowe).

Z poziomu okna płatności dokumentu (dot. Paragonów, Zwrotów towaru i Przyjęcia kaucji) wybierając przycisk . Użytkownik może wskazać Kontrahenta i osobę odbierającą dokument oraz wprowadzić Opis do dokumentu. Przycisk jest aktywny do momentu wybrania formy płatności.
Opis wprowadzony na Paragonie będzie kopiowany na dokumenty powiązane – Fakturę Sprzedaży i Zwrot towaru.

Kontrahent i opis

Zakończ

 – powoduje automatyczne zamknięcie Paragonu wraz z jego rozliczeniem domyślną formą płatności (zdefiniowaną po stronie Comarch ERP OptimaKonfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska).

Jeżeli przy wystawianiu Paragonu nie zdefiniowano kontrahenta, domyślna forma płatności powinna być typu gotówka z terminem 0 dni. Jeżeli jako domyślna ustawiona jest inna forma płatności, a jednocześnie operator w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników nie otrzymał prawa do Płatności odroczonych dla !Nieokreślonego, program wygeneruje komunikat: Nie wybrano kontrahenta. Aby zakończyć wystawianie PA należy wybrać kontrahenta lub anulować Paragon i zmienić domyślną formę płatności na płatność o typie gotówka z terminem 0 dni. Ustawienie terminów płatności można sprawdzić w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności). Następnie w Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu jako domyślną należy wybrać formę płatności o typie gotówka z terminem 0 dni. Po wykonaniu tej operacji konieczne jest przeprowadzenie synchronizacji bazy danych Comarch ERP Optima Detal z bazą firmową Comarch ERP Optima. Następnie można powtórnie wystawić Paragon.

Uwaga
Jeżeli w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) nie została zdefiniowana domyślna forma płatności, przy próbie wykorzystania funkcji Zakończ generowany jest komunikat: Nie można zakończyć Paragonu ponieważ nie ustawiono domyślnej formy płatności

Jeżeli do stanowiska podłączona jest drukarka fiskalna, po wywołaniu funkcji Zakończ Paragon jest fiskalizowany.

Jeżeli jednak w Konfiguracji Detalu / Ustawienia ogólne zaznaczono opcję Pytanie o fiskalizację paragonu, to po wywołaniu funkcji Zakończ  najpierw pojawi się pytanie Czy fiskalizowawć paragon? Jeżeli użytkownik wybierze w oknie opcję: Tak – paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Wybór opcji: Nie – skutkuje wydrukiem paragonu na drukarce zwykłej.

Na Paragonie fiskalnym drukowany jest numer Paragonu z Comarch ERP Optima Detal – opcja przydatna, jeśli będzie konieczne wystawienie do Paragonu Faktury Sprzedaży (ułatwi odnalezienie odpowiedniego PA).

Jeżeli stanowisko nie współpracuje z drukarka fiskalną i w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczony jest parametr Automatyczne drukowanie paragonów na drukarce zwykłej, wydruk zostanie wysłany na drukarkę zdefiniowaną w systemie operacyjnym jako domyślna. Wydruki realizowane są w trybie graficznym (nie są obsługiwane drukarki igłowe).

Kasy domyślne dla operatora

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość takiego zdefiniowania gotówki, by zapisy kasowe były wprowadzane do różnych rejestrów (raportów kasowych) w zależności od operatora, który je wystawia. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima Kasa/Bank , Comarch ERP Optima Faktury lub Comarch ERP Optima Handel.




Lista pracowników – funkcje na wstążce

Z poziomu listy pracowników dostępne są przyciski związane z paskiem zadań, czyli tak zwane ikony kontekstowe. Ikony kontekstowe o stałym położeniu zostały opisane w pierwszym rozdziale Praca z programem.

Dodatkowo na oknie Lista pracowników występują ikony o zmiennym położeniu:

 – Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) – z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe.

Deklaracje seryjne – przycisk umożliwiający seryjne przygotowanie dla zaznaczonych pracowników deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1R, PIT-8C deklaracji ZUS zgłoszeniowych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCNA, ZWUA.

Deklaracje pracownika – ikona wywołująca funkcję tworzenia deklaracji związanych imiennie z danym pracownikiem. Lista zawiera deklaracje podatkowe do US i deklaracje zgłoszeniowe do ZUS.

  • Deklaracje podatkowe: PIT–11, IFT-1R/IFT-1 i PIT-8C,
  • Deklaracje zgłoszeniowe do ZUS to ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA.

Sposób wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji podatkowych został omówiony w rozdziale Deklaracje związane z pracownikiem.

Zapisy kasowo/bankowe rachunku – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla tego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach/ wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób można np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi.

Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia.

– Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę udzieloną w Preliminarzu płatności i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i następuje automatyczne rozliczenie zapisów.

– Delegacje – funkcjonalność pozwala na rozliczenie delegacji pracowników. Funkcja jest dostępna, jeśli użytkownik posiada licencję na moduł Kasa/Bank Plus.

Lista zapisów historycznych – lista przedstawia historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Aktualizację zapisu można zrobić z poziomu listy pracowników za pomocą klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub klikając ikonę .

Domyślne przypisywanie opisu analitycznego (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na przypisywanie opisu analitycznego dla zaznaczonych pracowników.

Archiwizacja wypłat – pozwala na archiwizację lub przywrócenie z archiwum wypłat za wskazany okres.

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat.

Import e-Zwolnień z PUE – narzędzie umożliwiające import e-zwolnień pracowników z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE.

Eksport GUS Z-12 – narzędzie umożliwiające eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalającym zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12.