• Archiwalny – parametr zaznaczamy, gdy pracownik od dawna jest zwolniony i chcemy przenieść go do tak zwanego ‘archiwum’. Parametr szczegółowo opisany w podrozdziale Pokaż archiwalnych – filtr.
• Centrum – wskazanie centrum podległościowego, do którego przyporządkowany jest pracownik.
• Wydział (dostępny w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Pole powiązane ze słownikiem wydziałów. Pozwala na przypisanie pracownika do konkretnego wydziału. Obok nazwy wydziału na formularzu pracownika wyświetla się również nazwa lokalizacji.
• Wieloetatowość dzielimy na:
  • Etat podstawowy dla pracownika zatrud. na wielu etatach – parametr zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
  • Etat dodatkowy dla – zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
• Akronim (kod) – unikalny dla danego pracownika.

• Nazwisko i imiona pracownika,
• PESEL,
• NIP,
• Data urodzenia,

• Imiona rodziców,
• Miejsce urodzenia pracownika,
• Nazwisko rodowe oraz nazwisko rodowe matki,
• Adres zameldowania,
• Kraj/Kod kraju,

• Telefon,
• Telefon SMS,
• E-mail – adres e-mail wykorzystywany do wysyłki wiadomości e-mail z modułu

Wszystkie informacje personalne o danym pracowniku dostępne są w Formularzu danych pracownika. Ze względu na dużą ilość informacji ewidencjonowanych na formularzu danych pracownika został on podzielony na zakładki: [Ogólne],  [Nr ident./podatki],  [Etat],  [Ubezpieczenie(etat)],  [Ubezpieczenie cd],  [Inne informacje],  [Dodatkowe], 

Funkcje na wstążce:

• zaliczki brutto/netto
• pożyczki

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FA/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ oraz usługi cennikowe z zakładki [Czynności].

Podstawa do określenia, czy część będzie wydana na RW czy na WZ jest parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Wprowadzając części/czynności na zlecenie serwisowe użytkownik może wskazać, które części/czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym.

Jeżeli na oknie Części/Czynności dla zlecenia serwisowego parametr Uwzględniaj na FA/ PA będzie:

• zaznaczony – wówczas części/czynności będą przeniesione na FA/PA,
• odznaczony – wówczas części/czynności będą kosztem serwisowym.

W programie istnieje możliwość częściowego fakturowania zlecenia (wydawania części). Dzięki temu użytkownik ma możliwość wskazania, które części lub czynności mają być aktualnie zafakturowane (wydane). Po częściowym zafakturowaniu zlecenia nadal pozostaje otwarte i użytkownik może wprowadzać zmiany (nowe części i czynności).

Zafakturowanie całkowite sprowadza się do zamknięcia zlecenia i automatycznego wygenerowania do niego wszystkich możliwych dokumentów (FA, WZ, RW).

Opcje dostępne są w menu obok przycisków widocznych na liście zleceń:

(przykładowo z menu obok przycisku FS)

Dotyczą odpowiednio generowania dokumentów:

 – Utworzenie Faktury Sprzedaży,

 – Utworzenie Paragonu,

 – Utworzenie dokumentu Rozchodu Wewnętrznego,

 – Utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Opcje związane z realizacją zleceń są dostępne również w menu kontekstowym. Domyślnie wciśnięcie przycisku wywołuje funkcję całkowitego rozliczenia zlecenia.

Fakturowanie zleceń w cenach brutto

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

• przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto (od niej liczone są rabaty),
• przy fakturowaniu, na dokumentach FA, WZ zawsze ustawiany jest algorytm liczenia od brutto.

Jeśli parametr jest odznaczony:

• dla Kontrahenta detalicznego (z zaznaczonymi parametrami na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe]: Status – osoba fizyczna, cena domyślna – typu brutto) przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto. Wyliczanie cen odbywa się algorytmem od brutto.
• Dla pozostałych Kontrahentów wykorzystywany jest algorytm od netto.

Domyślnie parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto jest odznaczony.

Realizacja częściowa

W przypadku realizacji częściowej użytkownik może ze zlecenia serwisowego wybrać pojedyncze części/ usługi do zafakturowania/ wydania.

Po zaznaczeniu zleceń i zainicjowaniu wygenerowania dokumentu skojarzonego, tworzona jest lista części i usług dostępnych do wydania/ zafakturowania. Jest ona dostępna w oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument.

Oprócz listy części i czynności na okno składa się również panel Dokument będzie wystawiony dla:, w którym wyświetlany jest nabywca i odbiorca przeniesiony z zaznaczonych zleceń zgodnie z zasadami:

• Jeśli kontrahent na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach jest zgodny- to jego dane zostaną przeniesione w odpowiednie pola okna. Użytkownik będzie miał możliwość zmiany nabywcy/ odbiorcy poprzez zaznaczenie odpowiednio parametru: Zmień nabywcę/ Zmień odbiorcę i  wskazanie nowego kontrahenta.
• Jeśli na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach występują różni kontrahenci to pola nabywcy i/lub odbiorcy w oknie będą puste. Użytkownik musi je uzupełnić, aby móc zrealizować zlecenia.

W oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument pojawiają się czynności i części, które spełniają kryteria pozwalające na ich wydanie czy zafakturowanie. Przy czym jeśli czynność/ część zostanie już raz zafakturowana (wydana), wtedy nie ma możliwości ponownego przeniesienia jej na dokument handlowo-magazynowy.

I tak odpowiednio w oknie pojawią się:

• Dla dokumentu RW – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz bez zaznaczonego parametru o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentu WZ – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentów FA/PA:
  • czynności powiązane z cennikiem, ze statusem zakończonych, które wcześniej nie zostały zafakturowane,
  • wszystkie części ze statusem „pobrano” lub „bez pobrania”, z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu (podobnie jak dla WZ).

Wybrane przez użytkownika pozycje są przenoszone na tworzony dokument. Równocześnie na zleceniu części i czynności te otrzymują status FA/PA, WZ, RW. Zlecenie nie jest zamykane, wiec użytkownik może dopisywać do niego kolejne czynności i części.

W przypadku tworzenia FA/PA – jeśli operator wystawił wcześniej dokumenty WZ nie skojarzone z FA/ PA to przy pierwszej próbie wygenerowania do zlecenia Faktury Sprzedaży/ Paragonu dokumenty WZ zostaną automatycznie powiązane z tą FA/ PA.

Opis dokumentów FA/ PA, RW/ WZ utworzonych na podstawie zleceń serwisowych został szczegółowo omówiony poniżej Przekształcenie całkowite.

Przekształcenia całkowite

W przypadku przekształceń całkowitych użytkownik nie ma możliwości wybrania usług i części, które na tworzonym dokumencie powinny się znaleźć. Tworzony jest wybrany dokument na wszystkie części/ czynności spełniające warunki i automatycznie zamykane jest zlecenie.

Aby zamknąć zlecenie spełnione muszą być następujące warunki:

• wszystkie czynności muszą mieć status zakończone <Tak>,
• wszystkie części muszą mieć status pobrano albo bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy lub być pobierane bezpośrednio z magazynu serwisowego).

Przekształcenia całkowite są domyślnie wywoływane po wciśnięciu przycisku:

 – tworzony jest automatycznie dokument RW na wszystkie części, które nie maja zaznaczonego parametru o fakturowaniu. Zlecenie jest zamykane, ale jeśli istnieje taka potrzeba to użytkownik może jeszcze wygenerować do zlecenia dokumenty typu WZ (części do fakturowania) lub FA/PA (usługi do fakturowania).

 – tworzony jest automatycznie dokument WZ na wszystkie części, które mają zaznaczony parametr o fakturowaniu. Nie powstaje od razu dokument FA/PA i użytkownik może jeszcze wygenerować FA lub dokument RW do tego zlecenia.

  – mechanizm fakturowania zlecenia wiąże się z automatycznym generowaniem dodatkowo wszystkich dokumentów magazynowych (WZ i RW). Został on opisany w rozdziale poniżej.

W programie pamiętane są pełne powiązania pomiędzy dokumentami skojarzonymi ze zleceniem serwisowym. Na FA, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje nie tylko numer powiązanego zlecenia serwisowego, ale również innych dokumentów handlowych i magazynowych.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry włączona została opcja Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu z kontrahentem !Nieokreślony! to podczas generowania FA/ RW/ WZ do zlecenia wystawionego dla kontrahenta nieokreślonego program generuje komunikat: Czy zapisać dokument z kontrahentem nieokreślonym? (Tak/ Nie).

Przekształcenie do FA/ PA   

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów handlowych:

– Przekształcenie do faktury,

 – Przekształcenie do paragonu.

Jeśli użytkownik wybierze całkowite przekształcenie do FA/ PA program tworzy najpierw dokument RW na części będące kosztem serwisowym (parametr Uwzględniaj na FA/ PA odznaczony) zapisuje na stałe. W kolejnym etapie tworzy dokument WZ na części, które miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA zatwierdza go na stałe.

Następnie podnosi się formularz FA /PA, na którym uwzględniane są zarówno pozycje z WZ, jak również wykonane usługi, ale tylko te które na zleceniu były pobrane z cennika i miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/PA. Usługi wpisane „z ręki” oraz notatki zostaną pominięte.

Faktura/ Paragon tworzy się do bufora, ale edycja dokumentu jest ograniczona. Użytkownik nie może zmieniać: kontrahenta, magazynu, algorytmu wyliczania dokumentu. Edycja pozycji będących częściami z WZ jest ograniczona tylko do możliwości zmiany ceny sprzedaży.

Pozycji przeniesionych z dokumentu WZ nie można usuwać, natomiast lista usług jest edytowalna (można usuwać, dopisywać, zmieniać ilość, zmieniać wartość). Na dokumencie FA/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego można dopisywać nowe usługi oraz pozycje towarowe, ale tylko te które są dostępne na magazynie serwisowym. Jeżeli dopisane zostaną jakieś pozycje towarowe wówczas przy zapisywaniu dokumentu FA/ PA na stałe program wygeneruje dodatkowy dokument WZ.

W przypadku wystawiania dokumentów FA/ PA całkowicie realizujących zlecenie – program automatycznie zamyka zlecenie i  oznacza je jako zrealizowane.

Przy próbie fakturowania sprawdzane jest, czy nie ma już wystawionego jakiegoś dokumentu WZ, który nie jest powiązany z Fakturą sprzedaży.

• Jeśli do zlecenia został wygenerowany dokument WZ (bez faktury sprzedaży) – wtedy wystawienie FA/PA spowoduje „podpięcie” dokumentu WZ do FA. W efekcie na Fakturze będą widoczne wszystkie pozycje z wcześniej wystawionej WZ.
• Na wszystkie części i czynności, które jeszcze nie zostały wydane (zafakturowane), utworzone zostaną odpowiednio dokumenty RW i WZ. Następnie na podstawie dokumentów WZ tworzona jest Faktura (zawierająca ponadto czynności do zafakturowania).

Na utworzonej Fakturze sprzedaży/ Paragonie:

• Data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą).
• Magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym (na zakładce [Ogólne]).
• Kontrahent i odbiorca – zgodny z kontrahentem/ odbiorcą ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego).
• Forma płatności, termin płatności – przenoszona jest zgodnie z ustawieniami na zleceniu serwisowym.
  • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność kontrahenta przepisywane są ustawienia z karty kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma indywidualnego terminu płatności wówczas termin pobierany jest z definicji formy płatności.
  • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność ustalona- na utworzone dokumenty zostanie przeniesiona forma płatności wskazana na zleceniu wraz z datą z pola ustaw termin na:…
    Jeżeli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności, ilość dni zostanie pobrana z konfiguracji z definicji formy płatności.
• Kategoria – przepisywana jest z ze zlecenia.
• Algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
  • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
  • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
  • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto.
• Przenoszone pozycje mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia dokumentu przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wybierze przekształcenie do FA/ PA to, jeżeli na zleceniu serwisowym są części (do fakturowania oraz te, które stanowią koszt serwisowy) wówczas:

• w pierwszym etapie tworzą się dokumenty magazynowe WZ/ RW – zapisane na trwałe,
• w kolejnym etapie tworzą się dokumenty handlowe FA/ PA:
  • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora – ostrzeżenie, wówczas zostanie utworzone FA/ PA,
  • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora – blokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i FA/ PA nie zostanie utworzone.

Działanie opisane powyżej zostanie przerwane już w pierwszym etapie – nie powstanie dokument WZ jeżeli:

• zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności,
• na karcie operatora zaznaczono parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO , FPF,
• operator wykonujący operację dla parametru: Kontrola płatności: Zapis na stałe lub Zapis do bufora ma wybraną opcję

Na liście zleceń można zaznaczyć wiele zleceń serwisowych i utworzyć do nich jeden dokument FA/ PA. Program sprawdza czy na wszystkich zaznaczonych zleceniach był ten sam kontrahent. Jeżeli nie – zbiorczy dokument FA/ PA nie zostanie utworzony. Dla każdego zlecenia utworzy się odrębny dokument WZ/ RW. Na podstawie dokumentów WZ tworzony jest jeden dokument FA/ PA, na który dodatkowo przepisywane są wszystkie usługi dodane z listy cennikowej. Pomijane są usługi, które na zlecenie serwisowe dodane były „z ręki”.

Dokumenty WZ/ RW do zlecenia serwisowego

Jeśli na zleceniu są części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program umożliwia utworzenie dokumentu WZ.

Na formularzu dokumentu WZ:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
  • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
  • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
  • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto,
• przenoszone towary mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia WZ przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument WZ jest automatycznie zatwierdzany na stałe.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF to:

• jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe – ostrzeżenie, wówczas dokument WZ zostanie utworzony.
• Jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe – blokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i WZ nie zostanie utworzony.

Jeśli na zleceniu są części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program przepisuje je na dokument RW.

Na formularzu dokumentu RW:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• przenoszone towary mają ilości zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. Wartość obliczana jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu np. FIFO, LIFO, AVCO.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument RW jest automatycznie zatwierdzany.

• fakturowania czynności i części jedną usługą łącznie,
• fakturowania dwoma usługami: odrębnie czynności, odrębnie części,
• fakturowania usług jedną czynnością, a części indywidualnie,
• fakturowania czynności indywidualnie, a części jedną usługą.

Ustawienia

Parametry w konfiguracji

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć opcje Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe.

• Parametr o domyślnym ustawieniu można zaznaczyć tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest równocześnie parametr o zbiorczym fakturowaniu czynności/ części.
• Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest odznaczony, wtedy na każdym dodawanym zleceniu pojawia się parametr o fakturowaniu zbiorczym, ale jest odznaczony. W efekcie domyślne ustawienie jest takie, że fakturowane są poszczególne czynności/ części, ale Użytkownik może to zmienić (zaznaczyć fakturowanie zbiorcze).
• Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest zaznaczony, wtedy na każdym nowym zleceniu od razu zaznaczony jest parametr o fakturowaniu zbiorczym czynności/ części. Użytkownik dla danego zlecenia może to ustawienie zmienić.

Lista czynności

Po włączeniu w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Zbiorcze fakturowanie czynności oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne– na liście czynności zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie czynności. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane czynności skojarzone ze zleceniem. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po zafakturowaniu pierwszej czynności parametr jest blokowany do edycji.

Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu czynności Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie czynności zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście czynności nie jest uzupełniania.

Lista części

Po włączeniu w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Fakturowanie zbiorcze części oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne – na liście części zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie części. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane części wykorzystywane przy realizacji zlecenia. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po wydaniu dokumentem Rozchód Wewnętrzny jakiejkolwiek części parametr jest blokowany do edycji.

Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu części Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie części zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście części nie jest uzupełniania.

Fakturowanie

Użytkownik ma możliwość decydowania, w jaki sposób zafakturować dane zlecenie. Poprzez fakturowanie zbiorcze może:

• Zdefiniować tą samą usługę na liście czynności i na liście części. Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon zostanie przeniesiona jedna usługa, a jej koszt i wartość będzie sumą kosztu i wartości wszystkich części i czynności związanych ze zleceniem.
• Zdefiniować na liście czynności i części różne usługi – wtedy odrębnie fakturowane będą czynności (jedną usługą), a odrębnie części (inną usługą).
• Może także fakturować czynności jedną wspólną usługą, natomiast części indywidualnie (wówczas części przeznaczone do zafakturowania zostaną rozchodowane dokumentem Wydanie Zewnętrzne, pozostałe przy pomocy Rozchodu Wewnętrznego).
• Można także fakturować tylko części przy pomocy jednej usługi ustalonej na liście części, a czynności indywidualnie (na FA zostaną przeniesione tylko te czynności, które na kartach mają zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA).

Fakturowanie zbiorcze czynności:

• Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Czynności] zlecenia serwisowego:
  • Wartość usługi stanowi suma wartości wszystkich czynności pochodzących ze zlecenia,
  • Koszt usługi to suma kosztu wszystkich czynności zlecenia.

• Czynności wykonane przy realizacji zlecenia, po zafakturowaniu zbiorczą usługą otrzymują na liście czynności status FA.
• W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia) Czynności fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Usługi na FA/ PA.
• Czynności fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA ( widocznych z poziomu listy zleceń).

Fakturowanie zbiorcze części:

• Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Części] zlecenia serwisowego:
  • Wartość usługi jest sumą wartości wszystkich części pochodzących ze zlecenia,
  • Koszt usługi to wartość Rozchodu Wewnętrznego wygenerowanego na te części.

• Podczas tworzenia FA/ PA wszystkie części pobrane do realizacji zlecenia są rozchodowane dokumentem Rozchód Wewnętrzny.
• W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia). Części fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Części na FA/ PA.
• Części fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA (widocznych z poziomu listy zleceń).

Warunki zbiorczego fakturowania wielu zleceń:

• Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności wykonanych przy realizacji tych zleceń oraz dla wszystkich wykorzystanych przy realizacji tych zleceń części wskazane zostaną usługi zbiorcze to na dokumencie FA/ PA powstałym dla takich zleceń te same usługi zbiorcze zostaną zagregowane do jednej pozycji.

Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności natomiast przynajmniej na jednym zleceniu pojawią się części fakturowane indywidualnie wówczas nie będzie możliwa agregacja usług zbiorczych na wygenerowanym dla takich zleceń dokumencie FA/ PA.

Fakturowanie częściowe

Przy fakturowaniu częściowym w oknie wyboru pozycji do zafakturowania pojawiają się:

• Wszystkie nie zafakturowane jeszcze czynności związane ze zleceniem.
• Wszystkie nie rozchodowane jeszcze części.

• jeśli jest on odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu i typ kursu zmieni się na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
• jeśli parametr jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed wskazaną datą kursu bądź datą bieżącą (jeżeli zlecenia wystawiane są wg aktualnego kursu).

Oprócz powyższych ustawień konieczne jest również określenie w jaki sposób mają być wyliczane ceny walutowe dla czynności oraz części dodawanych na zlecenie. W tym celu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis należy wybrać jedną z opcji:

• wg kursu na zleceniu (domyślnie zaznaczona) – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,

• wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania pozycji na zlecenie. Tym samym w długim okresie czasu poszczególne części i czynności mogą być przeliczane wg różnych kursów (aktualnych na dzień ich wprowadzenia na zlecenie).

Rejestrowanie zlecenia serwisowego w walucie obcej

Jeśli parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie jest zaznaczony i w systemie zdefiniowano obsługiwane waluty obce to na Formularzu zlecenia serwisowego, na zakładce [Ogólne] aktywne jest pole Waluta. Użytkownik może określić walutę dla rejestrowanego zlecenia wybierając odpowiednią z rozwijanej listy.

W przypadku, gdy w Konfiguracji wybrano opcję przeliczania cen wg kursu na zleceniu – na formularzu zlecenia oprócz waluty użytkownik może określić: typ kursu waluty oraz datę notowania, a w przypadku typu kursu ręcznego może wprowadzić kurs bezpośrednio na zleceniu. Kurs określony na zleceniu będzie stosowany dla wszystkich czynności i części dodawanych na dokument.

Jeżeli natomiast w Konfiguracji wybrano metodę wyliczania cen wg aktualnego kursu – wówczas użytkownik wskazuje na zleceniu tylko walutę dla dokumentu, natomiast kurs jest pobierany każdorazowo z Konfiguracji w chwili dodawania czynności i części.

Wyliczone zgodnie z kursem ceny walutowe na zleceniu użytkownik może modyfikować. W przypadku zmiany notowania lub typu kursu ceny walutowe na zleceniu nie są ponownie przeliczane. Wyliczana jest wówczas jedynie nowa wartość PLN pozycji w oparciu o wprowadzoną uprzednio cenę walutową oraz nowy kurs.

Zmiana waluty na zleceniu

Do momentu rozpoczęcia realizacji zlecenia – tj. do momentu wystawienia do zlecenia pierwszego dokumentu typu FA/PA/WZ możliwa jest zmiana waluty na zleceniu.

W przypadku, gdy na zleceniu są już wprowadzone czynności/ części, a użytkownik zmieni walutę dokumentu na walutę obcą (inną niż PLN) wszystkie ceny zostaną od nowa pobrane z cennika i przeliczone zgodnie ze wskazanym/pobranym kursem.

W przypadku zmiany waluty obcej na walutę systemową PLN – program podstawi w miejsce ceny walutowej cenę PLN ze zlecenia, nie przeliczając jej. Dzięki temu użytkownik może obsłużyć sytuację, gdy ceny na zleceniu są uzależnione od kursu waluty, ale samo zlecenie ma być fakturowane w PLN:

• Na dokumenty FA/WZ powstałe w wyniku realizacji zleceń w walutach obcych przenoszone są ceny i wartości w walucie określonej na zleceniu.
• W przypadku fakturowania jedną usługą zlecenia w walucie obcej na Fakturę przekazywana jest suma wartości fakturowanych pozycji w walucie.
• Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję przeliczania cen na zleceniu wg kursu aktualnego to na Fakturach sprzedaży oraz Wydaniach zewnętrznych podpowie się typ kursu określony jako domyślny w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut.
• W przypadku, gdy ceny wyliczane są wg kursu wskazanego na zleceniu na dokumenty FA/WZ przenoszony jest typ kursu ze zlecenia.
• W przypadku, gdy na zleceniu wybrany jest kurs ręczny, na dokument FA (i WZ) przenoszony jest taki sam kurs.
• Zgodnie z obowiązującymi przepisami na dokumentach FA (i WZ) tworzonych podczas realizacji zleceń w walutach obcych proponowane jest notowanie z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
• Zasady naliczania VAT-u na zleceniach walutowych są analogiczne jak w przypadku walutowych dokumentów handlowych. Podatek VAT jest naliczany pod warunkiem, że zlecenie zarejestrowano dla Kontrahenta o statusie Krajowy i w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono opcję VAT na fakturach w walucie.
  • Jeśli parametr VAT na fakturach w walucie jest niezaznaczony i kontrahent ma status Krajowy to dla Czynności i Części zostanie przyjęta stawka VAT – 0%
  • Jeśli parametr jest niezaznaczony i kontrahent ma status Wewnątrzunijny/Pozaunijny to dla Czynności będzie się ustawiać stawka VAT – NP, a dla Części stawka– 0%.
• Jeżeli na zleceniu fakturowane są tylko czynności (nie jest generowany dokument WZ), wówczas na powstałym dokumencie FA użytkownik ma możliwość zmiany waluty, typu kursu oraz notowania.
• Jeżeli podczas realizacji zlecenia generowany jest dokument FA powiązany z WZ użytkownik nie ma możliwości zmiany waluty na powstałej Fakturze. Może natomiast zmienić typ kursu i notowanie. Wówczas w zależności od ustawienia parametru Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA dostępnego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zostaną /lub nie wygenerowane odpowiednie korekty do WZ.
• Nie można wystawiać Paragonów do zleceń w walutach obcych, ani przekształcać zleceń w różnych walutach lub z różnymi typami kursów waluty do jednego dokumentu FA/WZ. 

• Prowadzący zlecenie serwisowe na zakładkę [Ogólne].
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie czynności – pole Operator w panelu Wykonanie na formularzu czynności.
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie części.

Magazyn serwisowy

proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki Ogólne/ Inne/ Magazyny, która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Wartość z pola jest przenoszona na powstałe z wzorca zlecenie cykliczne jako magazyn serwisowy na zakładkę [Ogólne].

Magazyn części

proponowany jest magazyn serwisowy wybrany w oknie jako Magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość wskazania innego magazynu części – na liście magazynów do wyboru wyświetlane będą wszystkie, aktywne magazyny lokalne oraz Magazyn serwisowy wskazany w polu powyżej. Wartość z pola jest przenoszona do pola Magazyn, na wszystkie części przenoszone z wzorca na zlecenie cykliczne.

Po ustaleniu wartości powyższych parametrów ikoną  można wywołać generowanie zlecenia.

Automatyczne generowanie zleceń

Aby automatyczne generowanie zleceń cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry – szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja). Dodatkowo, jeżeli przy okazji automatycznego utworzenia zlecenia cyklicznego użytkownik będzie chciał przesłać powiadomienie do klienta w formie wiadomości e-mail lub SMS, konieczne będzie skonfigurowanie programu w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS.

Następnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych i ustawić pozostałe parametry:

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne zlecenia cykliczne.

Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).

Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:

• Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
• Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.

Po skonfigurowaniu Automatu, na formularzu Zlecenia Cyklicznego pojawi się zakładka [Zlecenia automatyczne].

Na zakładce [Ogólne] na Wzorcu Zlecenia Cyklicznego znajduje się pole Prowadzący oraz Magazyn. Wprowadzone tu dane zostaną przeniesione na zlecenie wygenerowane automatycznie jako Prowadzący i Magazyn serwisowy dla zlecenia, Serwisant i Magazyn dla części oraz Serwisant dla czynności. Jeżeli zlecenie serwisowe będzie realizowane przez kilku pracowników w ramach kilku magazynów, odpowiednie informacje można wprowadzić bezpośrednio Wzorcu, na karcie czynności/części dla zlecenia serwisowego.

Zasady przenoszenia wartości na zlecenie powstałe z wzorca

Czynności:

1. Czynności przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczące fakturowania – przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Parametr Zakończona na przeniesionych czynnościach jest domyślnie odznaczony (analogicznie jak przy dodawaniu nowych czynności).

4. W obszarze Wykonanie – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie czynności na wzorcu.

5. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

6. Cena początkowa :

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

7. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

8. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

 Cena brutto – j.w.

10. Atrybuty – przenoszone zgodnie z definicją na wzorcu.

Części:

1. Części przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczący fakturowania Uwzględniaj na FA/PA– przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Pole Numer katalogowy – jest pobierany z karty cennikowej towaru wskazanego na wzorcu jako część.

4. Pole Magazyn – wstawiana jest wartość pola Magazyn części uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

5. Serwisant – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

6. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

7. Cena początkowa:

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

8. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

9. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

10. Cena brutto – j.w.

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia cyklicznego .
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać w ramach zlecenia cyklicznego.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystywanych częściach w trakcie realizacji zlecenia cyklicznego.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach zlecenia cyklicznego. Za pomocą Atrybutów można wpisać charakterystyczne cechy zlecenia cyklicznego (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – wyświetla wszystkie powiązane zlecenia serwisowe, utworzone z tego wzorca w sposób ręczny lub automatyczny.
• [Zlecenia automatyczne] – zakładka widoczna po uruchomieniu Automatu Zleceń Cyklicznych (Konfiguracja Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych). Zawiera informacje o tym czy i na jaki adres e-mail/numer telefonu klienta będą wysyłane automatyczne powiadomienia o utworzonym zleceniu.