• Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole blokowane do edycji.
• Wykonanie– wybór osoby, która ma wykonać czynność. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu obok pola.
• Czas trwania – określa, jaki jest czas wykonania czynności (domyślnie proponowana jest wartość 0). Wartość w tym polu może być wyliczana automatycznie na podstawie pól Termin od i Termin do, jeżeli czynność realizowana jest wg terminu oraz w System/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu.
• Data wykonania – data wykonania czynności, pole domyślnie puste. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wybranej daty. Jeśli tego nie zrobi, w momencie zaznaczenia, że czynność została wykonana, automatycznie podpowie się aktualna data, którą można zmienić. W momencie zaznaczania wszystkich czynności jako zakończone (za pomocą ikony  z poziomu listy czynności) pole uzupełniane jest datą systemową z możliwością ręcznej modyfikacji.
• Realizacja – określa sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:
  • niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
  • po wykonaniu poprzedniej – czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
  • wg terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Domyślnie proponowana jest opcja niezależna.

• Jeżeli zaznaczymy opcję niezależna wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—). W oknie informacji bieżących czynność do wykonania będzie się wyświetlać w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj dopóki nie zostanie ona zrealizowana.
• Jeżeli zaznaczymy opcję po wykonaniu poprzedniej wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—).W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w momencie, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zaznaczona jako zrealizowana. Opcja po wykonaniu poprzedniej jest nieaktywna dla pierwszej czynności na zleceniu serwisowym.
• Jeżeli zaznaczymy opcję wg terminu wówczas pojawiają się pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) – gdzie proponowana jest data i godz. bieżąca z chwili dodawania czynności.
• Rezerwuj czas w terminarzu – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas rezerwowany jest czas w terminarzu operatora.

W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w dniu wskazanym terminem od… do..

Podczas dodawania do Cennika nowej usługi z poziomu formularza Zlecenia Serwisowego (zakładka [Części]) lub Wzorca Zlecenia Cyklicznego typ karty jest ustawiany domyślnie jako usługa prosta.

Dla czynności z zaznaczonym parametrem rezerwuj czas w terminarzu użytkownik ma możliwość wyświetlenia Terminarza wybranego operatora/pracownika. Służy do tego przycisk  – Terminarz serwisanta. Funkcja została szczegółowo opisana w rozdziale Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta.

• Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).

• Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
• J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej usługi.
• Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
  • Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
  • Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.

Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.

• Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
• Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena początkowa pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
• Stawka VAT – stawka VAT usługi pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN.  W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu czynności skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
• Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).

Jeżeli na zakładce [Czynności] wybierzemy usługę, która ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia).

W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Obok znajduje się parametr (do zaznaczenia) Zakończona, który informuje czy dana czynność została wykonana. Czynność zakończona nie podlega edycji.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych usług. Dzięki temu użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.

• Wartość netto – cena netto usługi pomnożona przez ilość,
• Koszt – pobierany jest z karty cennikowej usługi, Użytkownik może ewentualnie wpisać go ręcznie. Proponowana wartość to koszt całkowity (jednostkowy pomnożony przez ilość). Pole edytowalne do momentu zafakturowania pozycji. Na dokument FA koszt przenoszony jest ze zlecenia.
• Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od „stu”).

W chwili dodawania usługi:

• Jeśli Operator wpisuje ją ręcznie – na zakładce [Szczegóły] nie są dostępne pola Wartość netto, Koszt, Marża – brak wyceny.
• Jeśli usługa jest pobierana z cennika – koszt przenoszony jest z karty cennikowej.

• Opis – zdefiniować można informacje dotyczące czynności. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty usługi. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr Dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty usługi. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.

• Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Zlecenia serwisowe jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe.
• Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.
• Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów.
• Zasady tworzenia schematów numeracji oraz numerowania dokumentów zostały dokładniej opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Konfiguracja systemu.
• Kontrahent – domyślnie każde zlecenie serwisowe dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola: nazwa kontrahenta (wszystkie trzy linie), ulica, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, telefon, e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji jednak zmiana danych kontrahenta na formularzu zlecenia nie powoduje zmiany na kartotece kontrahenta.Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza zlecenia w module Comarch ERP Optima Serwis należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).
  W sytuacji, gdy na zleceniu serwisowym wybraliśmy kontrahenta, określiliśmy czynności do wykonania oraz części do pobrania a następnie zmieniamy kontrahenta wówczas program pyta czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji. Jeżeli wybierzemy Tak na zleceniu zaktualizują się dane kontrahenta oraz ceny dla czynności i części.

• Odbiorca – poprzez wybranie przycisku można wskazać jako odbiorcę zlecenia Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta. Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
  • Jeśli na zleceniu Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z karty urządzenia.
  • Jeśli na zleceniu Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
• Osoba zlecająca (Kontrahenta/ Odbiorcy) – w polu można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane osób wprowadzonych na karcie Kontrahenta/ Odbiorcy, na zakładce [Dodatkowe], w tabeli Przedstawiciele. Oprócz imienia i nazwiska osoby zlecającej na zleceniu prezentowane są także jej dane kontaktowe.

Użytkownik może wprowadzić imię i nazwisko oraz telefon osoby zlecającej, wpisując te dane bezpośrednio w odpowiednie pola na zleceniu.

Jeżeli na zleceniu serwisowym zostanie wypełnione pole Osoba zlecająca i zostanie utworzone zdarzenie CRM skojarzone z tym zleceniem serwisowym, to dane z pola Osoba zlecająca są przenoszone na Formularz Kontaktu CRM w pole Osoba kontaktowa.

•   – Wyślij e-mail na adres: – Przycisk aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny podmiotu/ osoby zlecającej. Funkcja pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na wskazany (po ustawieniu kursora na przycisku) adres e-mail.
• Telefon – pole ma formę rozwijanej listy z wszystkimi numerami telefonu, przypisanymi do podmiotu lub osoby zlecającej. Użytkownik ma ponadto możliwość wpisania odpowiedniego numeru telefonu bezpośrednio w pole na formularzu zlecenia.
  Obok pól z numerem telefonu dostępny jest przycisk  – Zadzwoń/Wyślij SMS, dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości SMS pod wskazany Telefon podmiotu/ osoby zlecającej.
  
  Uwaga

  Funkcja Wyślij SMS działa tylko w przypadku współpracy z modułem CRM. 
  
  Tworząc szablony Wiadomości SMS z poziomu zlecenia serwisowego użytkownik ma do dyspozycji makra takie jak:

Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym – makro zwraca nazwę urządzenia, wybranego na zleceniu;

Wartość zlecenia serwisowego – makro zwraca wartość brutto pozycji przeznaczonych do zafakturowania;

Waluta dokumentu – makro zwraca symbol waluty ze zlecenia serwisowego.

• Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
• Urządzenie – umożliwia powiązanie karty urządzenia ze Zleceniem serwisowym. Po wskazaniu serwisowanego urządzenia na formularzu zlecenia uzupełniane są informacje o Kontrahencie i Odbiorcy zgodnie z informacjami na karcie urządzenia.

• Po prawej stronie znajduje się ikona Atrybuty urządzenia. Poprzez wciśnięcie przycisku wyświetlana jest lista atrybutów urządzenia wskazanego na zleceniu. W przypadku zleceń otwartych istnieje możliwość edycji listy. Jeżeli użytkownik wprowadzi wartości atrybutów inne niż te zdefiniowane na karcie urządzenia, pojawi się komunikat Czy aktualizować wartości atrybutów na karcie urządzenia? (TAK/NIE). Potwierdzenie „TAK” spowoduje, że na karcie słownikowej urządzenia wartość atrybutu zostanie zaktualizowana.

Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez podanych wartości tych atrybutów. Przy próbie zamknięcia zlecenia, w przypadku nie wypełnionych wartościach atrybutów obowiązkowych pojawi się komunikat Nie ustalono wartości dla atrybutu obowiązkowego!. Aby zapisać zlecenie należy wprowadzić wartości przynajmniej dla atrybutów obowiązkowych.

• Magazyn – na nowe zlecenie proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny], która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Na wskazany magazyn przesuwane będą części wykorzystywane podczas wykonania zlecenia. Na zleceniu pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM.
• Data przyjęcia – na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy lub po naciśnięciu w polu data przyjęcia.
• Data realizacji – pozwala ustalić datę, kiedy realizacja zlecenia powinna zostać zakończona. Na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Po zamknięciu zlecenia na stałe zamiast daty realizacji wyświetlana jest data zamknięcia. Data zamknięcia jest automatycznie zapamiętywana w momencie zamykania zlecenia.
• Planowany czas realizacji – określa, jaki jest planowany czas przeznaczony na realizację zlecenia (domyślnie proponowana jest wartość 0, maksymalnie możliwe jest wprowadzenie czasu 9999h).
• Priorytet – dla każdego zlecenia należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Domyślnie proponowany jest priorytet najwyższy.
• Prowadzący – osoba odpowiedzialna za dane zlecenie. W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że inna osoba wpisuje zlecenie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zlecenie powinna uzupełnić informacje dotyczące operatora. Kod operatora można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
• Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
• Waluta – waluta, w jakiej rejestrowane jest zlecenie.
• Płatność:
  • kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
  • ustalona – na dokumenty powstałe przy realizacji zlecenia przenoszona jest (niezależnie od ustawień kontrahenta) forma płatności, wskazana na zleceniu.
  • Jeśli ustalona forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawia się parametr do zaznaczenia Ustaw termin na: … 
    W przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – na dokumenty powstałe w wyniku realizacji zlecenia (w pole Termin) przenoszona jest data, wskazana na formularzu. Jeśli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności jest on ustawiany w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności w Konfiguracji.

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
• [Opis] – zawiera opis oraz status zlecenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

 – Zapisz zmiany,

  – Anuluj zmiany.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM

 – Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i  marża są wyrażone w  walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.

• Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
• Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
• Marża[%] – marża podana w procentach.

• Numer dokumentu – numer zlecenia zgodny z przyjętym schematem numeracji.
• Dokumenty – pole to określa stan danego zlecenia. Pole to może przyjmować następujące wartości
  • Puste pole statusu oznacza, że z tym zleceniem nie jest związany żaden inny dokument.
  • MM oznacza, że zlecenie jest powiązane z Przesunięciem Międzymagazynowym.
  • ZD oznacza, że zlecenie jest powiązane z Zamówieniem u Dostawcy.
  • PA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
  • FA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
  • WZ/ RW informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
• Realizacja – status w kolumnie uzależniony jest od stanu zafakturowania/ wydania pozycji znajdujących się na zleceniu. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • Przyjęte pole statusu oznacza, że ze zleceniem nie została powiązana żadna pozycja (czynność lub część).
  • W realizacji – status nadawany jest w chwili wprowadzenia pierwszej czynności/ części na zlecenie.
  • Zrealizowane oznacza, że wszystkie czynności są zakończone (i ewentualnie zafakturowane), a wszystkie części zostały wydane (RW, FA).

• Kontrahent – pełna nazwa kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia.
• Data przyjęcia – data przyjęcia zlecenia.
• Data realizacji – planowana data realizacji zlecenia.

Znak  umieszczony obok daty realizacji oznacza zlecenie przeterminowane lub zadanie, którego termin przypada na dziś.

• Status zlecenia – informacja o statusie wybranym na zleceniu. Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które później będą dostępne na formularzu zlecenia. Lista statusów znajduje się w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
• Magazyn – informacja o magazynie wybranym na zleceniu.
• Opis – tekst opisu z Formularza zlecenia serwisowego.

Na liście zleceń ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście.

Lista ta składa się z następujących kolumn:

• Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Brutto – wartość brutto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
• Brutto FA – wartość brutto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
• Brutto FA PLN – wartość brutto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Brutto PLN – wartość brutto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Czas realizacji – całkowity planowany czas realizacji, zlecenia.
• Data zamknięcia – data zamknięcia zlecenia. Pojawia się tylko dla zleceń zrealizowanych.
• Kategoria – kategoria skojarzona ze zleceniem, pobierana z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży. W przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
• Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybrany na zleceniu.
• Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
• Netto – wartość netto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
• Netto FA – wartość netto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
• Netto FA PLN – wartość netto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Netto PLN – wartość netto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na zleceniu, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Osoba zlecająca – imię i nazwisko Osoby zlecającej, wskazanej na Formularzu zlecenia.
• Priorytet – priorytet określony dla zlecenia.
• Prowadzący – kod Operatora wskazany na zleceniu, w polu Prowadzący.\
• Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
• Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na zleceniu.
• Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na zleceniu.
• Urządzenie – kod urządzenia, które zostało wybrane na zleceniu.
• Waluta – symbol waluty w jakiej wystawiono zlecenie.

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do zlecenia na zakładce [Atrybuty].

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

  – Dodaj,

  – Zmień,

  – Usuń – Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy zlecenie nie zostało jeszcze zamknięte. Istnieje możliwość odblokowania zlecenia – zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.

 – Zamknij.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Wykres,

 – Eksport do programu Ms Excel,

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e‑mail kontrahenta (ze zlecenia aktualnie podświetlonego na liście). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM.

Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Lista zbudowana jest z dwóch zakładek:

• [Wg numeru] – lista zleceń. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
• [Wg atrybutów] – lista zleceń wg poszczególnych atrybutów lub dotyczących tylko jednego wybranego atrybutu.

W zależności od stanu zlecenia na liście zaznaczone są kolorami:

• zielony – oznacza zlecenie jeszcze nie zamknięte,
• czarny – oznacza zlecenie zamknięte.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.

• Status zlecenia – można wybrać z listy. Listę statusów zleceń użytkownik może definiować sam wg własnych potrzeb w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
• Serwisant – lista zleceń może zostać ograniczona do wybranego serwisanta. Jeżeli pole jest puste to uwzględniane są wszystkie zlecenia bez względu na serwisanta. Program filtruje listę zleceń uwzględniając czynności wpisane na zlecenia. Jeżeli użytkownik poda serwisanta, wówczas program wyfiltruje wszystkie zlecenia, na których dany serwisant na przypisaną czynność do wykonania. Serwisantem może być operator lub pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Na liście zleceń wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu strzałki obok pola.
• Data zamknięcia – po zaznaczeniu można określić zakres dat zamknięcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Planowany czas realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanego czasu realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu czasu.
• Data przyjęcia zlecenia – po zaznaczeniu można określić zakres dat przyjęcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Planowana data realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanej daty realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Do zafakturowania – filtrowanie dokumentów w zależności od typu dokumentów, jakie jeszcze pozostały do wygenerowania w związku z realizacją zlecenia.
• Urządzenie – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium urządzenie związane ze zleceniem serwisowym.
• Cennik – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium kartę cennikową. Spowoduje to wyświetlenie tych zleceń, na których wykorzystane są czynności i części powiązane z tą kartą cennikową.
• W przypadku jeżeli urządzenia serwisowe na swoich kartach są powiązane z kartami cennikowymi to po wybraniu towaru filtrowane są zlecenia dla urządzeń, które są powiązane z tym towarem.
• Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zleceń ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla zleceń (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list pole powinno być puste.
• Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zleceń, do których powinna być zawężona lista.
• Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nie aktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.
• Kontrahent – można wpisać kod kontrahenta „z ręki” lub wybrać z listy. Domyślnie każde zlecenie dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu rozwinięcia obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.
• Osoba zlecająca – zlecenia serwisowe można filtrować wg osoby zlecającej tylko dla danych pobranych z karty Kontrahenta, czyli wyboru z listy rozwijalnej. Na formularzu zlecenia można wpisać „z ręki” dane.
• Stan – zamknięte/ otwarte/ wszystkie – lista filtrowana względem faktu zamknięcia zlecenia (kolor zielony na liście– zlecenie otwarte, czarny – zamknięte).

– Przekształcenie do faktury – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury.

– Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury.

– Przekształcenie do RW – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu RW na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel.

– Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel.

Zasady przekształcania zlecenia do innych dokumentów są opisane w odrębnym rozdziale.

Na zakładce [Wg atrybutów] – dane dotyczące zleceń serwisowych filtrowane są wg atrybutów zapisanych na zakładce [Atrybuty] na formularzu zlecenia serwisowego.

Lista zleceń serwisowych, zakładka [Wg atrybutów] zbudowana jest z takich samych kolumn jak zakładka [Wg numerów]. Dodatkowo znajdują się kolumny: atrybut, wartość atrybutów.

• Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane zlecenia serwisowe.
• Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).

Zarówno pole Atrybut, jak i Wartość mogą pozostać puste:

• jeśli użytkownik nie wypełni żadnego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek Atrybut,
• jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany Atrybut, niezależnie od wartości,
• jeśli użytkownik wypełni pole Atrybut oraz Wartość – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie wykorzystano wybrany Atrybut o wskazanej wartości.

• czas przygotowania – czas przygotowania się do wykonania zadania (np. przygotowania oferty handlowej czy prezentacji)
• czas kontaktu – czas poświęcony na przedstawienie klientowi przygotowanego materiału (czas spotkania handlowego czy prezentacji). W przypadku kontaktu jest to czas trwania np. rozmowy telefonicznej.
• czas opracowania – czas poświęcony na opracowanie materiałów (wniosków) czy napisanie sprawozdania po wykonaniu zadania.

Czas poświęcony na poszczególne etapy można uzupełnić na formularzu dostępnym po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu na formularzu zadania/ kontaktu (zakładka [Ogólne]):

W pierwszej kolumnie Poprzednio widoczny jest czas już poświęcony na wykonanie danego etapu.

Dodatkowo w Konfiguracji na karcie operatora (Konfiguracja/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu.

Jeśli parametr będzie odznaczony – na formularzu Całkowity czas kontaktu, czas w kolumnie Poprzednio będzie wyszarzany bez możliwości edycji.

Jeśli parametr będzie zaznaczony – operator będzie miał możliwość zmiany czasu trwania zadania/ kontaktu.

W drugiej kolumnie Obecnie należy wpisać czas, jaki zajęło nam zadanie np. W danym dniu. W przypadku kontaktu można tam wpisać czas trwania np. rozmowy telefonicznej. Kolumna jest edytowalna dla użytkownika.

Po zatwierdzeniu formularza wpisana tutaj wartość zostanie doliczona do pierwszej kolumny.

W trzeciej kolumnie Łącznie widoczna jest suma pierwszej i drugiej wartości.

Na formularzu znajduje się również podsumowanie poszczególnych kolumn, które daje informacje o łącznym czasie realizacji zadania/ kontaktu.

Dodatkowo jeśli kontakt/ zadanie posiada kontakty i zadania powiązane, na oknie wyświetlają się informacje:

• Czas trwania zadań powiązanych a więc suma czasów z zadań powiązanych,
• Razem czas trwania zadania i zadań powiązanych a więc suma z zadania głównego i zadań powiązanych.

• w przypadku wskazania osoby kontaktowej na formularzu zadania na zakładce [Ogólne] – jako domyślny podpowiada się numer wpisany na formularzu przedstawiciela jako Telefon SMS. Ponadto na liście do wyboru wyświetlą się również numery przedstawiciela dodane na jego karcie w polach GSM i Telefon;
• jeżeli nie wskazano osoby kontaktowej – domyślnie proponowany jest numer Telefonu SMS kontrahenta/ pracownika/ wspólnika wybranego na zadaniu, przy czym na liście dostępne są do wyboru również inne numery uzupełnione na karcie kontrahenta/ pracownika/wspólnika;
• możliwe jest również ręczne wprowadzenie innego numeru telefonu.

W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie w formie sms zostanie wysłane na numer telefonu wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Telefon.

Dla automatycznych powiadomień o typie e-mail można również bezpośrednio na formularzu zadania zmienić/ dodać nowy szablon wiadomości, zmienić czas przypomnienia oraz wybrać inny lub dodać nowy adres e‑mail (domyślnie ustawia się adres osoby kontaktowej wskazanej na zadaniu w zakładce [Ogólne], a w przypadku gdy nie została ona wybrana podpowiada się adres e‑mail podmiotu, którego dotyczy zadanie). W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail. Jeżeli wybrano realizację przypomnień za pomocą e-mail, pole będzie widoczne zarówno dla przypomnień dla klientów, jak i dla operatorów.

W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Adres e-mail.

Jeżeli dla uczestnika z zaznaczonym parametrem Przypomnienie, nie wprowadzono adresu mailowego i/lub telefonu, podczas zapisu formularza nastąpi przekierowanie do zakładki, gdzie należy uzupełnić brakujące informacje.

W szablonach wiadomości sms i e-mail, wykorzystywanych przy generowaniu automatycznych przypomnień do zadań, możliwe jest również korzystanie z makr. Szczególnie przydatne mogą być w tym przypadku makra: Termin rozpoczęcia zadania oraz Termin zakończenia zadania, wstawiające w treści powiadomienia datę i godzinę wskazaną na formularzu zadania odpowiednio w polach Termin od i Termin do.

Po skonfigurowaniu usługi, Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zaplanowane zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:

• tylko do klientów,
• tylko do operatorów/ pracowników,
• jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.

• zadaniu głównym (zadanie główne nie może być zamknięte) wtedy dodawane jest zadanie powiązane do zadania głównego,
• zadaniu powiązanym wtedy dodawane jest kolejne zadanie powiązane do zadania głównego (równorzędne z tym, na którym ustawiony będzie kursor).

Zadania powiązane, tworzone zarówno do zadań cyklicznych jak i do zwykłych zadań, nie mogą być oznaczane jako zadania cykliczne

W przypadku dodawania zadania powiązanego na formularz przepisywane są dane dotyczące:

• Typ kontakt/ zadanie (jeśli zadanie termin od/ do – proponowany jest z datą bieżącą tak jak na zadaniu ogólnym)
• Kontrahent
• Temat zadania
• Operator/ pracownik
• Nie są przenoszeni uczestnicy
• Nie są przenoszone ustawienia dotyczące automatycznych przypomnień. Podczas tworzenia zadania powiązanego ustawienia te są pobierane z konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień).

• edycja pola Początek – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Koniec pozostaje bez zmian. Jeżeli godzina w polu Początek będzie późniejsza niż w polu Koniec, to program przeliczy Czas trwania, w taki sposób, że godzinę z pola Koniec potraktuje jako godzinę z kolejnego dnia.
• edycja pola Koniec – spowoduje ponowne przeliczenie Czasu trwania zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
• edycja pola Czas trwania – spowoduje wyliczenie na nowo pola Koniec zadania, przy czym jego Początek pozostaje bez zmian.
• W sekcji Wzorzec cyklu jest możliwość zdefiniowania wzorca cyklu, według którego zostaną wygenerowane pojedyncze wystąpienia zadania w ramach całego cyklu. Użytkownik ma do wyboru cztery tryby: dzienny, tygodniowy (domyślnie zaznaczony), miesięczny i roczny.

W trybie dziennym można określić wystąpienie pojedynczego zadania na dwa sposoby:

• co (…) dni – zadanie będzie powtarzane co tyle dni (max. 999), ile zostanie wskazane w tym polu,
• w każdy dzień roboczy – zadanie będzie powtarzane od poniedziałku do piątku.

W trybie tygodniowym jest możliwość wskazania, co ile tygodni (max. 999) ma być powtarzane dane zadanie. Można tutaj również określić, w jakie konkretnie dni tygodnia ma być ono wykonywane, przy czym przynajmniej jeden dzień musi być wybrany. Domyślnie zaznaczony jest dzień tygodnia odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

W trybie miesięcznym istnieje możliwość zdefiniowania, co ile miesięcy (max. 999) ma być powtarzane zadanie. Konkretny dzień, w którym zostanie wygenerowane zadanie w cyklu miesięcznym można określić na jeden z dwóch sposobów:

• w (…) dniu miesiąca – należy wskazać, w którym dniu miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień wprowadzony w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Jeżeli wskazano tutaj 31. dzień miesiąca, to dla miesięcy krótszych zadanie cząstkowe zostanie wygenerowane w ostatnim dniu tego miesiąca, czyli odpowiednio 30. dnia miesiąca lub 28./29. lutego.
• w (…) (…) miesiąca – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (od poniedziałku do niedzieli) miesiąca ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

Tryb roczny pozwala na powtarzanie zadania co roku lub co wskazaną ilość lat (max. 999). Tutaj również możliwe będzie zdefiniowanie wzorca cyklu na dwa sposoby:

• w (…) dniu miesiąca (…) – należy wskazać konkretny dzień miesiąca (styczeń – grudzień), w którym ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.
• w (…) (…) miesiąca (…) – należy wskazać, w który (pierwszy, drugi, trzeci, czwarty, ostatni) dzień (poniedziałek – niedziela) miesiąca (styczeń – grudzień) ma być powtarzane zadanie. Domyślne, po zaznaczeniu, podpowiada się dzień i miesiąc odpowiadający dacie wprowadzonej w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie.

W ostatniej sekcji można określić zakres cyklu. Jako Początek cyklu domyślnie podpowiada się data wprowadzona w polu Termin od na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie. Pole to można ręcznie edytować. Są natomiast dwie możliwości określenia, kiedy dane zadanie cykliczne ma się zakończyć:

• po (…) wystąpieniach – należy wskazać ilość (max. 999) wystąpień pojedynczych zadań w ramach całego cyklu,
• w dniu (…) – należy wskazać konkretną datę, po której cykl zostanie przerwany. Domyślnie, po zaznaczeniu podpowiada się data odpowiadająca początkowi cyklu.

Jeżeli data w polu Początek będzie taka sama jak koniec cyklu, to przy generowaniu zadań cyklicznych za pomocą ikony pioruna, program wyświetli komunikat: „Data końca cyklu jest taka sama jak data rozpoczęcia cyklu. Czy zapisać zadanie cykliczne z tylko jednym wystąpieniem?” Kliknięcie w Tak, spowoduje zapisanie zadania cyklicznego z jednym wystąpieniem. Opcja Nie, pozwala na powrót do wzorca cyklu i edycję pola Koniec cyklu.

Wprowadzone zmiany w polach Początek cyklu i Koniec cyklu, po zapisie wzorca, będą również widoczne na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie, odpowiednio w polach Termin od i Termin do.

Zakładka Lista zadań, generowanie zadań cyklicznych

Po ustaleniu wzorca zadania cyklicznego, można wygenerować pojedyncze wystąpienia zadania w ramach danego cyklu, zgodnie ze zdefiniowanymi dla niego parametrami. Takie zadania cząstkowe w cyklu mogą zostać utworzone na dwa sposoby:

• po kliknięciu w przycisk pioruna lub
• przy zapisie Cyklu zadania dyskietką, a następnie zatwierdzeniu całego zadania cyklicznego.

Będą one wyświetlane chronologicznie na zakładce [Lista zadań] (w przypadku wygenerowania zadań cząstkowych jest to pierwsza zakładka na oknie Cyklu zadania).

Na zakładce [Lista zadań] widoczne są następujące kolumny:

• Wykonane – zaznaczenie kolumny pozwala oznaczyć konkretne wystąpienie zadania jako wykonane. Zadanie wykonane wyświetlane jest na liście w kolorze czarnym.
• Dzień – pokazuje dzień tygodnia, w którym należy wykonać zadanie.
• Termin od – data i godzina rozpoczęcia wykonania zadania.
• Termin do – data i godzina zakończenia zadania.
• Dostępność terminu – zawiera informację, czy termin zadania cząstkowego nie pokrywa się z terminem innego zadania dla operatora/ pracownika przypisanego do zadania cyklicznego na zakładce Uczestnicy. Tak oznacza, że dany termin jest wolny. Jeżeli w tym samym czasie zaplanowano inne zadanie, w kolumnie wyświetla się Nie z ikoną wykrzyknika. W nawiasie będzie podany kod uczestnika, dla którego występuje kolizja terminów. W przypadku wystąpienia kolizji terminów, użytkownik może skorzystać z przycisku Terminarza w celu podglądu dostępnych terminów.
• Opis – kolumna prezentująca różne statusy kolejnych wystąpień zadania.

Dodatkowo każde wystąpienie może być wyświetlane w jednym z trzech kolorów:

• na zielono – [przeterminowane] do realizacji, [bieżące] do realizacji, do realizacji,
• na czarno – wykonane (termin zrealizowano),
• na szaro – wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania (czyli zdanie wydzielone z cyklu i realizowane oddzielnym zadaniem w CRM).

Jeżeli konkretne wystąpienie zadania zostało wyodrębnione z cyklu, to z poziomu zakładki [Lista zadań] można je otworzyć za pomocą przycisku lupki.

W sytuacji, gdy konkretne wystąpienie zadania w ramach cyklu nie będzie realizowane, to po podświetleniu go na liście, można go usunąć przyciskiem kosza.

Aby usunąć wszystkie zadania w ramach danego cyklu lub też zmienić zadanie cykliczne na zwykłe zadanie, należy odznaczyć parametr Zadanie cykliczne na zakładce [Ogólne], a następnie zapisać formularz Cyklu zadania dyskietką.

 Edycja zadań cyklicznych i ich kopiowanie

Po wygenerowaniu pojedynczych zadań w ramach ustalonego wzorca cyklu, istnieje możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu, jak również (po wyodrębnieniu) edycji konkretnego zadania cząstkowego. Stosowna opcja jest dostępna z Listy kontaktów i zadań, Terminarza operatora, Przypominacza oraz z poziomu Sprzedaży dedykowanej z zakładki [Zadania/CRM]. Podczas otwierania zadania oznaczonego ikoną cykliczności, zostanie wyświetlone okno z pytaniem:

Opcja Otwórz zadanie cykliczne pozwala na otworzenie okna wzorca zadania cyklicznego. Wprowadzone zmiany w treści zadania zostaną przeniesione na wszystkie wystąpienia w ramach całego cyklu, z wyjątkiem zadań wcześniej wyodrębnionych. Z opcji tej można korzystać np. w trakcie realizacji zadań w cyklu, w celu oznaczenia określonego wystąpienia jako wykonanego.

Edycja Cyklu zadania będzie skutkowała wygenerowaniem na nowo zadań cząstkowych, zgodnie z nowymi parametrami wzorca cyklu. Usunięte wcześniej pojedyncze wystąpienia na Liście zadań mogą się wówczas odtworzyć, jeżeli nowy wzorzec będzie przewidywał takie zadania.

W przypadku wybrania opcji Wyodrębnij aktualne zadanie z serii i utwórz osobne zadanie na liście zadań CRM zadanie cząstkowe zostanie wydzielone z cyklu. Takie wydzielone zadanie zostanie wyświetlone na Liście kontaktów i zadań, w Terminarzu oraz w Sprzedaży dedykowanej bez ikony cykliczności (czyli jako zwykłe zadanie), natomiast z poziomu wzorca zadania cyklicznego, po otworzeniu Cyklu zadania, na zakładce [Lista zadań] będzie ono widoczne w kolorze szarym oraz dodatkowo zostanie oznaczone statusem: wyodrębnione do zadania: CRM/nr zadania. Zostanie mu również nadany nowy, kolejny numer, a do jego treści zostaną przeniesione następujące informacje z wzorca zadania cyklicznego: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, procent realizacji, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. Nie zostaną przeniesione informacje dotyczące linków do plików oraz dokumentów powiązanych.

Daty w polach Termin od i Termin do zostaną przeniesione na zadanie wyodrębnione w następujący sposób:

• dla zadania wyodrębnionego bezpośrednio z Listy kontaktów i zadań – podpowiedzą się odpowiednio daty prezentowane na liście w kolumnach Termin od i Termin do,
• dla zadania wyodrębnionego z Terminarza – podpowie się data konkretnego zadania cząstkowego, które oznaczono do wydzielenia z cyklu.W przypadku kopiowania zadania cyklicznego, na nowy formularz zostaną przeniesione: dane kontrahenta, osoba kontaktowa, opiekun zadania (Operator/ Pracownik), temat, opis, uwagi, priorytet, przypomnienie, obsługa, atrybuty, uczestnicy i ustawienia automatu przypomnień. W polach Termin od i Termin do zostanie wstawiona bieżąca data i godzina. Ustawienia Cyklu zadania przeniosą się odpowiednio, z wyjątkiem sekcji Czas na wykonanie zadania (gdzie w polach Początek i Koniec zostanie ustawiona aktualna godzina) i sekcji Zakres cyklu (gdzie daty w polach Początek cyklu i Koniec cyklu będą odpowiadać datom z pól Termin od i Termin do na formularzu kontaktu na zakładce [Ogólne] w sekcji Zadanie).

Zmiany wprowadzane na zadaniach wyodrębnionych nie będą wpływać na wzorzec całego cyklu. Analogicznie, jeżeli użytkownik będzie edytował wzorcowe zadanie cykliczne, to zmiany nie przeniosą się na uprzednio wydzielone zadania cząstkowe.