Zakładanie nowego rejestru kasowego/ bankowego

Przy zakładaniu nowego rejestru kasowego lub bankowego program w chwili zatwierdzania pyta zawsze czy założyć aktualny raport kasowy/ bankowy, w którym możliwe będzie wprowadzanie zapisów kasowych/ bankowych:

Otworzyć nowy raport… – jeśli użytkownik zaznaczy opcje to program automatycznie otworzy aktualny raport kasowy/bankowy dla tworzonego rejestru. Raport będzie otwarty (można wprowadzać zapisy) i będzie obejmował okres od wskazanej daty, zgodnie z ustawionym dla rejestru okresem raportów.

Przy zakładaniu kolejnego rejestru bankowego (rachunku bankowego) prowadzonego w PLN program w chwili jego zatwierdzania pyta dodatkowo o to, czy założyć nową formę płatności, skojarzoną z tym rejestrem:

Dodać nową formę płatności (przelew) dla rachunku – jeśli użytkownik zaznaczy opcję to w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności dopisana zostanie nowa forma skojarzona z założonym właśnie rejestrem. Forma płatności będzie typu przelew. Program zaproponuje założenie nowej formy płatności skojarzonej w rejestrze tylko w przypadku, gdy:

rejestr jest typu Konto bankowe,
rachunek bankowy jest prowadzony w PLN (rachunki walutowe w systemie są obsługiwane nieco inaczej),
jest to kolejny rachunek bankowy w PLN (pierwszy jest automatycznie kojarzony z predefiniowaną formą płatności przelew).

Uwaga

W przypadku zakładania pierwszego rejestru dla rachunku bankowego w PLN program automatycznie kojarzy go z domyślną formą płatności przelew w Konfiguracji firmy.

Jeśli użytkownik nie zaznaczy żadnej opcji to utworzony zostanie rejestr bez skojarzonej formy płatności oraz bez aktualnego raportu.

Okno dialogowe obsługiwane jest przez przyciski:

– zatwierdzenie rejestru. Nowy raport/ forma płatności są tworzone zgodnie z zaznaczeniem przez użytkownika.

– powrót na formularz rejestru.

Formularz rejestru kasowego/bankowego: zakładka Zakazy

Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank

W niektórych firmach do obsługi poszczególnych kas czy rachunków bankowych wyznaczeni są poszczególni operatorzy. Pozostali zaś nie powinni mieć do nich dostępu. Przykładem może być schemat, gdzie kasjerka prowadząca kasę gotówkową nie ma dostępu do informacji o operacjach dokonywanych na rachunku bankowym. Dlatego w module Kasa/Bank wprowadzono blokady dostępu w sposób analogiczny jak np. dostęp do dzienników cząstkowych czy wybranych kont księgowych w module Księga Handlowa.

Blokada dotyczy podglądu oraz wykonywania jakichkolwiek operacji w danym rejestrze (zarówno na zapisach kasowych jak i w Preliminarzu płatności) przez wskazanego operatora.

Z poziomu zakładki [Zakazy] można ustawić blokadę dla wybranych operatorów.

Aby zablokować dostęp do rejestru należy wpisać operatora na listę dostępną z poziomu tej zakładki. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Po wciśnięciu przycisku Dodaj należy z dostępnej listy wybrać kod operatora, który będzie miał założoną blokadę.

Uwaga

Na liście nie pojawią się:

operator aktualnie zalogowany do programu,
operatorzy, którzy bieżący rejestr mają zdefiniowany jako kasę domyślną na swojej karcie.

Jeśli operator ma założoną blokadę na dostęp do wybranego rejestru – zapisy z tego rejestru nie są widoczne na Listach zapisów KB oraz w Preliminarzu płatności, niezależnie od wybranej zakładki. Operator nie ma również możliwości automatycznego rozliczania takich zapisów i zdarzeń (funkcja Rozliczenia).

Przykład

Zakładanie rejestrów kasowych/bankowych

Firma posiada dwa konta bankowe – w PKO BP S.A. oraz w BPH S.A.. Dla każdego banku warto więc założyć odrębne rejestry – ułatwi to kontrolę przepływu środków na danym koncie.

Zakładamy więc dwa rejestry typu konto bankowe o symbolach: PKO oraz BPH. Zgodnie z założonym wcześniej systemem numeracji dokumentów numery kolejne zapisów zawierać będą odpowiednio skróty PKO i BPH.

W firmie zatrudnionych jest dwóch kasjerów, którzy dokonują rozliczeń gotówkowych. Również dla każdego z nich zakładamy odrębny rejestr, tym razem typu kasa. Symbolem rejestru mogą być np. inicjały kasjerów (będą one obecne również w numeracji zapisów kasowych).

Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus

W przypadku rozbudowanych instalacji istnieje potrzeba nadawania operatorom blokad dostępu do konkretnych czynności w ramach rejestru kasowego/bankowego. Przykładowo, aby operator mógł dodawać zapisy w rejestrze KASA, natomiast w rejestrze BANK, aby mógł jedynie podglądać zapisy celem ich rozliczenia. Funkcjonalność rozbudowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych jest dostępna wyłącznie w module Kasa/Bank Plus. Funkcjonalność ta obejmuje m.in. możliwość blokowania dostępu tylko do raportów kasowych/bankowych konkretnego rejestru – jednocześnie dostęp do Preliminarza płatności; blokowanie tylko rozliczeń; umożliwienie rozliczania, ale bez wglądu w cały raport kasowy/bankowy; możliwość blokowania dodawania zapisów w konkretnym rejestrze określonemu operatorowi; blokowanie dodawania zapisów powodujących ujemne saldo.

Tabela Zakazy zawiera następujące informacje: kolumnę Operator z rozwijalną listą aktywnych operatorów oraz kolumny z zakazami do poszczególnych elementów: rejestru, raportu, zdarzenia oraz zapisu.

Zakładka zakazy na formularzu rejestru kasowego/bankowego

Istnieje możliwość zaznaczenia wszystkich zakazów <CTRL>+<A> oraz odznaczenia wszystkich zakazów <CTRL>+<O>.

Zaznaczenie dowolnej blokady operatorowi w module Kasa/Bank Plus powoduje, że ma on całkowity zakaz do rejestru przełączając się na moduł Kasa/Bank. Zaznaczenie blokady operatorowi w module Kasa/Bank powoduje, że ma on zaznaczone blokady do wszystkich formularzy i list danego rejestru w module Kasa/Bank Plus.

Działanie blokad

Formularz/lista Symbol Opis

Rejestr k/b

L Zakaz do listy rejestrów k/b. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi danego rejestru na liście w menu Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe

P Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie może podglądnąć formularza rejestru k/b w menu Kasa/Bank -> rejestry kasowe/ bankowe.

Z Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu rejestru k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

R Zakaz rozliczania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może rozliczać dokumentów wprowadzonych do danego rejestru. Jeżeli odznaczony i jednocześnie operator posiada zakaz podglądu zdarzeń k/b i/lub zapisów k/b – w menu Kasa/Bank -> Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – operator będzie widział zapisy k/b i zdarzenia k/b w celu ich rozliczenia.
Przy próbie rozliczenia zapisu lub zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania oraz przy próbie wyboru do rozliczenia zapisu bądź zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie na obiektach typu rejestr k/b w rejestrze [nazwa rejestru]."

U Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć danego rejestru k/b.

S Zakaz dodawania zapisów powodujących ujemne saldo. Jeżeli zaznaczony - operator będzie mógł dodawać zapisy przychodowe (KP), natomiast zapisy rozchodowe (KW) tylko w sytuacji, gdy na rejestrze nie ma ujemnego salda i kiedy dodanie danego zapisu nie spowoduje ujemnego salda.
Jeżeli Operator ma zaznaczoną blokadę, to taki rejestr można przypisać jako domyślną kasę/ domyślny bank na karcie operatora (System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy).
Blokada działa dla zapisów kasowych/bankowych dodawanych ręcznie, zapisów generowanych automatycznie (do dokumentów gotówkowych z Rejestru VAT, Ewidencji Dodatkowej, listy Faktury/Handel) oraz zapisów generowanych z poziomu Preliminarza płatności funkcją Rozlicz i Rozlicz pojedynczo. Blokada jest również sprawdzana podczas importu zapisów za pomocą Comarch ERP Migrator i przy imporcie z pliku VAT_R.txt. Dla faktur zakupu z naliczoną kaucją generowane są dwie płatności i dla obu saldo jest wyliczane niezależnie.
Blokada nie działa przy imporcie poleceń przelewu z piku z banku, za pomocą usługi sieciowej (webservice) oraz przy imporcie Pracą Rozproszoną, IWD, zapisów z Detalu oraz Mobile.
W przypadku gdy operator z zaznaczoną blokadą edytuje zapis kasowy/bankowy i zmienia na nim datę/ kwotę, przy próbie zapisania sprawdzane jest saldo rejestru. Jeżeli dany zapis powodowałby występowanie ujemnego salda, dokumentu nie uda się zapisać, pojawi się komunikat Zapis k/b nie może zostać zapisany. W rejestrze [REJESTR] wystąpiłoby ujemne saldo (przekroczenie o [KWOTA]). Operator nie posiada uprawnień do zapisu dokumentów powodujących ujemne saldo w zadanym rejestrze.
W przypadku edycji w Rejestrze VAT i Ewidencji dodatkowej dokumentu gotówkowego, który został automatycznie rozliczony, przy próbie zapisu sprawdzana jest zmiana salda jakie spowoduje zapisanie zmienionego dokumentu. Jeżeli po zapisaniu dokumentu saldo w rejestrze byłoby ujemne i mniejsze niż przed zmianą dokumentu, to dokumentu nie uda się zapisać (pojawi się odpowiedni komunikat błędu informujący o ujemnym saldzie).

Raport k/b

D Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych raportów dla danego rejestru.

P Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi listy raportów k/b danego rejestru. Rejestr nie jest widoczny w polu z rozwijalną listą rejestrów na liście raportów – pole Rejestr.

Z Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu raportu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć raportu k/b danego rejestru.

Zapis k/b

D Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych zapisów dla danego rejestru. Zakaz dotyczy zarówno zapisów dodawanych w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, jak również zapisów dodawanych automatycznie, poprzez menu kontekstowe z Preliminarza płatności lub listy faktur oraz przy imporcie wyciągów bankowych.

P Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zapisów k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. W polu Rejestr, rejestr do którego jest zakaz jest niewidoczny dla operatora. Operator nie widzi również zapisów k/b tego rejestru w menu Magazyn walut (brak możliwości wybrania takiego rejestru z listy rejestrów), Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe.
Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-."
Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zapis z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zapisy z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zapisu.
Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.

Z Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zapisu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zapisu k/b danego rejestru.

Zdarzenie k/b

D Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać zdarzeń z poziomu menu Kasa /Bank/ Preliminarz płatności zakładka Preliminarz rejestru . Blokada dotyczy wyłącznie ręcznych zdarzeń w Preliminarzu płatności.

P Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zdarzeń k/b daneg o rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności . Wybierając rejestr z listy dostępnych rejestrów ten, do którego ustanowiono zakaz nie będzie widoczny na liście. Operator nie zobaczy również zdarzeń k/b tego rejestru w menu Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-."
Podczas generowania Noty odsetkowej i Ponaglenia zapłaty, w oknie proponowanych dokumentów nie będą podpowiadały się te, które znajdują się w rejestrach do których operator ma blokadę.
Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zdarzenie z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zdarzenia z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zdarzenia.
Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.

Z Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zdarzenia k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zdarzenia k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności .

Formularz/lista	Symbol	Opis
Rejestr k/b
	L	Zakaz do listy rejestrów k/b. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi danego rejestru na liście w menu Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe
	P	Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie może podglądnąć formularza rejestru k/b w menu Kasa/Bank -> rejestry kasowe/ bankowe.
	Z	Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu rejestru k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.
	R	Zakaz rozliczania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może rozliczać dokumentów wprowadzonych do danego rejestru. Jeżeli odznaczony i jednocześnie operator posiada zakaz podglądu zdarzeń k/b i/lub zapisów k/b – w menu Kasa/Bank -> Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – operator będzie widział zapisy k/b i zdarzenia k/b w celu ich rozliczenia. Przy próbie rozliczenia zapisu lub zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania oraz przy próbie wyboru do rozliczenia zapisu bądź zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie na obiektach typu rejestr k/b w rejestrze [nazwa rejestru]."
	U	Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć danego rejestru k/b.
	S	Zakaz dodawania zapisów powodujących ujemne saldo. Jeżeli zaznaczony - operator będzie mógł dodawać zapisy przychodowe (KP), natomiast zapisy rozchodowe (KW) tylko w sytuacji, gdy na rejestrze nie ma ujemnego salda i kiedy dodanie danego zapisu nie spowoduje ujemnego salda. Jeżeli Operator ma zaznaczoną blokadę, to taki rejestr można przypisać jako domyślną kasę/ domyślny bank na karcie operatora (System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada działa dla zapisów kasowych/bankowych dodawanych ręcznie, zapisów generowanych automatycznie (do dokumentów gotówkowych z Rejestru VAT, Ewidencji Dodatkowej, listy Faktury/Handel) oraz zapisów generowanych z poziomu Preliminarza płatności funkcją Rozlicz i Rozlicz pojedynczo. Blokada jest również sprawdzana podczas importu zapisów za pomocą Comarch ERP Migrator i przy imporcie z pliku VAT_R.txt. Dla faktur zakupu z naliczoną kaucją generowane są dwie płatności i dla obu saldo jest wyliczane niezależnie. Blokada nie działa przy imporcie poleceń przelewu z piku z banku, za pomocą usługi sieciowej (webservice) oraz przy imporcie Pracą Rozproszoną, IWD, zapisów z Detalu oraz Mobile. W przypadku gdy operator z zaznaczoną blokadą edytuje zapis kasowy/bankowy i zmienia na nim datę/ kwotę, przy próbie zapisania sprawdzane jest saldo rejestru. Jeżeli dany zapis powodowałby występowanie ujemnego salda, dokumentu nie uda się zapisać, pojawi się komunikat Zapis k/b nie może zostać zapisany. W rejestrze [REJESTR] wystąpiłoby ujemne saldo (przekroczenie o [KWOTA]). Operator nie posiada uprawnień do zapisu dokumentów powodujących ujemne saldo w zadanym rejestrze. W przypadku edycji w Rejestrze VAT i Ewidencji dodatkowej dokumentu gotówkowego, który został automatycznie rozliczony, przy próbie zapisu sprawdzana jest zmiana salda jakie spowoduje zapisanie zmienionego dokumentu. Jeżeli po zapisaniu dokumentu saldo w rejestrze byłoby ujemne i mniejsze niż przed zmianą dokumentu, to dokumentu nie uda się zapisać (pojawi się odpowiedni komunikat błędu informujący o ujemnym saldzie).
Raport k/b
	D	Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych raportów dla danego rejestru.
	P	Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi listy raportów k/b danego rejestru. Rejestr nie jest widoczny w polu z rozwijalną listą rejestrów na liście raportów – pole Rejestr.
	Z	Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu raportu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.
	U	Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć raportu k/b danego rejestru.
Zapis k/b
	D	Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych zapisów dla danego rejestru. Zakaz dotyczy zarówno zapisów dodawanych w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, jak również zapisów dodawanych automatycznie, poprzez menu kontekstowe z Preliminarza płatności lub listy faktur oraz przy imporcie wyciągów bankowych.
	P	Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zapisów k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. W polu Rejestr, rejestr do którego jest zakaz jest niewidoczny dla operatora. Operator nie widzi również zapisów k/b tego rejestru w menu Magazyn walut (brak możliwości wybrania takiego rejestru z listy rejestrów), Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-." Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zapis z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zapisy z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zapisu. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.
	Z	Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zapisu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.
	U	Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zapisu k/b danego rejestru.
Zdarzenie k/b
	D	Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać zdarzeń z poziomu menu Kasa /Bank/ Preliminarz płatności zakładka Preliminarz rejestru . Blokada dotyczy wyłącznie ręcznych zdarzeń w Preliminarzu płatności.
	P	Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zdarzeń k/b daneg o rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności . Wybierając rejestr z listy dostępnych rejestrów ten, do którego ustanowiono zakaz nie będzie widoczny na liście. Operator nie zobaczy również zdarzeń k/b tego rejestru w menu Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-." Podczas generowania Noty odsetkowej i Ponaglenia zapłaty, w oknie proponowanych dokumentów nie będą podpowiadały się te, które znajdują się w rejestrach do których operator ma blokadę. Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zdarzenie z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zdarzenia z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zdarzenia. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.
	Z	Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zdarzenia k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.
	U	Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zdarzenia k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności .

Wpływ blokad na rejestrze k/b na pozostałe funkcje w programie

Operator, który ma jakikolwiek zakaz podglądu, nie może eksportować raportów k/b poprzez Eksport do Comarch ERP Klasyka.

Blokada podglądu zapisów/zdarzeń uniemożliwia podgląd zapisu/zdarzenia z poziomu listy dokumentów rozliczających dostępnej z list i formularzy w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej oraz dokumentów w module Handel. Przy próbie podglądu dokumentu pojawia się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zapis k/b w rejestrze [nazwa rejestru].”

Operator, który ma zakaz podglądu do rejestru, zapisu k/b lub zdarzenia k/b nie widzi zapisów i zdarzeń z danego rejestru na zakładce [Kalendarz].

Natomiast operator, który ma jakikolwiek wpis w blokadach do danego rejestru ma zablokowany dostęp do informacji bieżących z Kasy/Banku dotyczących danego rejestru.

Wydruki w module Kasa/Bank Plus uwzględniają zakazy podglądu zapisów i/lub zdarzeń kasowych/bankowych.

Przykłady wykorzystania blokad

Przykład

Użytkownik A ma widzieć nierozliczone faktury i móc je rozliczać z zapłatami, ale ma nie mieć wglądu w cały wyciąg bankowy rejestru PKO.

Formularz rejestru z zaznaczonymi odpowiednimi zakazami

Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:

Zakaz zmiany i usuwania do rejestru PKO – operator widzi rejestr np. może sprawdzić numer rachunku bankowego, ale nie może nic zmieniać na formularzu tego rejestru oraz nie może tego rejestru usunąć.

Brak zakazu do Rozliczeń – operator widzi zapisy w menu Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – zakładka Ogólne. Nie mając blokady do rozliczeń zdarzeń może rozliczać zapisy i zdarzenia z tych list.

Pełny zakaz do raportów tego rejestru – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania raportów. Operator nie może dodawać raportów, nie widzi raportów rejestru PKO a więc nie ma dostępu do obrotów i salda tego rachunku oraz nie może ich zmieniać ani usuwać.

Pełny zakaz do zapisów k/b rejestru PKO – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania. Operator nie może dodawać zapisów, nie widzi zapisów tego rejestru w menu Zapisy kasowe/bankowe, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe, Magazyn walut, Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, nie może ich modyfikować ani usuwać.

Brak zakazów do zdarzeń k/b – operator widzi zdarzenia w Preliminarzu i na innych listach. Może rozliczać z menu Rozliczenia podmiotu, Dokumenty nierozliczone oraz z Preliminarza z menu kontekstowego. Nie może rozliczać z formularza zdarzenia, ponieważ ma blokadę do listy zapisów k/b danego raportu.

Przykład

Użytkownik a ma móc dodawać, podglądać, usuwać oraz modyfikować zapisy, ma mieć dostęp do zdarzeń w Preliminarzu płatności rejestru PKO. Ma mieć pełny dostęp do rejestr PKO, dlatego też nie dodajemy dla niego żadnego zakazu.

Użytkownik KP może tylko podglądać zapisy w rejestrze KASA, bez możliwości dodawania, zmiany i usuwania.

Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:

Dla formularza rejestru KASA – zakaz zmiany i usuwania.

Dla formularza raportu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania.

Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania.

Przykład

Użytkownik KP ma mieć zakaz do rejestru KASA: nie może podglądać zapisów ani zdarzeń, nie może rozliczać. Może natomiast wystawiać faktury płatne gotówką generujące zapis kasowy w rejestrze KASA i automatyczne rozliczenie tego zapisu z fakturą.

Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:

Dla formularza rejestru KASA – zakaz do listy, podglądu, zmiany, rozliczania i usuwania.

Dla formularza raportu k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania.

Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA – zakaz podglądu, zmiany i usuwania.

Dla formularza zdarzenia k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania.

Formularz rejestru kasowego/bankowego: zakładka Ogólne

Nowy rejestr kasowy/bankowy zakładamy z poziomu listy rejestrów przyciskiem lub z klawiatury klawiszem <INSERT>.

Formularz zawierający szczegółowe dane na temat rejestru składa się z pól:

Akronim – krótkie (do 20 znaków) określenie rejestru.

Rejestr – symbol rejestru, krótki (maksymalnie 5 znaków) symbol rejestru, wykorzystywany w numeracji raportów i zapisów właściwych temu rejestrowi. z tego względu warto symbol rejestru skonstruować tak, aby przeglądając raporty lub zapisy kasowe/bankowe łatwo było zidentyfikować do jakiego rejestru należą.

Nazwa – dłuższa nazwa rejestru (maksymalnie 40 znaków).

Typ rejestru – rozróżniane są trzy typy rejestrów kasowych/bankowych: kasa – odpowiadający kasom gotówkowym, konto bankowe – odpowiadający prowadzonym przez firmę kontom (rachunkom) bankowym oraz karta kredytowa – to typ rejestrów odpowiadających firmowym kartom kredytowym.

Bank – dla rejestrów typu kasa pole nie jest aktywne. Dla rejestrów typu konto bankowe lub karta kredytowa oznacza bank, w którym otwarty jest rachunek lub który wystawił kartę. Akronim banku lub jego numer rozliczeniowy można wpisać z klawiatury lub wspomóc się listą banków dostępną po uruchomieniu przycisku Bank. Jeśli potrzebnego banku nie ma na liście banków, można go z tego poziomu dopisać.

Numer rachunku – dla rejestrów typu konto bankowe i karta kredytowa jest to numer rachunku lub numer karty kredytowej. Obydwa numery podlegają walidacji wg algorytmów stosowanych przez instytucje bankowe. Oznacza to, że program nie pozwoli na wpisanie błędnych numerów.

W przypadku kont bankowych obok numeru rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić).

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Rachunek VAT dla split payment – parametr ten pojawia się tylko dla raportów bankowych, prowadzonych w walucie systemowej (PLN). Przeznaczony jest do obsługi podatku VAT.

Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w jednym z rozdziałów w części Informacje ogólne.

W przypadku kart kredytowych – oprócz banku i numeru karty kredytowej należy wprowadzić jeszcze typ karty (możliwość wyboru z listy kart zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Karty płatnicze) oraz określić jej datę ważności. Poprawność numeru karty kredytowej jest sprawdzana w oparciu o algorytm Luhna i nie zależy od wybranego typu karty (jak np. na zapisie kasowym/bankowym).

Numeracja raportów – wybór schematu numeracji, który będzie wykorzystywany do numeracji raportów kasowych/bankowych w obrębie tego rejestru. Schematy numeracji można definiować posługując się funkcją Lista definicji dokumentów.

Okres raportów – domyślna długość raportu w danym rejestrze, na podstawie której proponowana jest data zamknięcia dodawanego, nowego raportu. Do wyboru mamy okres niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy i miesięczny.

Numery obce – parametr odpowiada za możliwość wpisania dla raportów otwieranych w ramach danego rejestru numerów obcych (czyli np. oryginalnego numeru wyciągu bankowego). Jeśli parametr jest aktywny – podczas zakładania raportu użytkownik ma dostęp do pola Numer obcy.

Poniżej można uzupełnić informacje o walucie, w jakiej prowadzony jest rachunek/ kasa. W przypadku wybrania waluty obcej pojawiają się dodatkowe pola związane z przeliczaniem (na potrzeby księgowości) zapisów w walucie na PLN.

Saldo B.O. – stan początkowy, z którym rozpoczynamy pracę w danym rejestrze: kasie gotówkowej lub rachunku bankowym. Wpisane tutaj saldo B.O. Przeniesione zostanie, jako stan początkowy pierwszego raportu otwartego w tym rejestrze.

Jeśli rejestr jest walutowy obok waluty pojawia się możliwość wybrania typu kursu, według którego powinna być przeliczona kwota w walucie wprowadzona, jako Bilans Otwarcia. Jeśli użytkownik nie jest w stanie wskazać konkretnego kursu – może wybrać opcję kurs Nieokreślony. W takim przypadku podaje bezpośrednio kwotę w walucie i kwotę w PLN, bez przelicznika.

W przypadku rejestrów walutowych dodatkowo na formularzu rejestru należy wskazać typ kursu odpowiedni dla zapisów rozchodowych (Typ kursu zakupu) oraz przychodowych (Typ kursu sprzedaży). Będą one wykorzystywane podczas wprowadzania dokumentów bezpośrednio w module Kasa/Bank (niezwiązane z dokumentami zarejestrowanymi w innych modułach).

Uwaga

Jeśli, rejestr jest prowadzony w PLN – można wprowadzać do niego zapisy w dowolnej walucie. Jeśli rejestr jest prowadzony w walucie obcej to można do niego wprowadzać zapisy/ płatności tylko w takiej samej walucie.

W przypadku rejestrów złotówkowych salda wykazywane są zawsze w PLN, niezależnie od waluty dokumentu. Natomiast w przypadku rejestrów walutowych – salda są wykazywane w walucie, w jakiej prowadzony jest rejestr.

Poniżej znajdują się pola, gdzie można wpisać informacje dodatkowe:

Limit kredytu – limit kredytu związany z rachunkiem bankowym lub firmową kartą kredytową.

Kara za przekroczenie – kara (najczęściej kwota potrącana z rachunku) za przekroczenie limitu kredytu.

Oprocentowanie rachunku – stopa oprocentowania rachunku.

Oprocentowanie kredytu – stopa oprocentowania kredytu.

Oprocentowanie karne – oprocentowanie karne rachunku.

W górnej części okna widoczny jest parametr Nieaktywny. Służy on do zaznaczania rejestrów, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konta bankowe). Jego zaznaczenie spowoduje, że:

nie będzie on widoczny na listach wyświetlanych z poziomu innych okien (np. podczas zakładania nowej formy płatności, określania rejestru na liście zapisów kasowych/bankowych itp.),
nie będzie wyświetlany na liście rejestrów zawężonej tylko do rejestrów aktywnych.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– lista raportów kasowych/ bankowych związanych z danym rejestrem,

– lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru,

– lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności.

Lista rejestrów kasowych/bankowych

Rejestry kasowe/bankowe w systemie Comarch ERP Optima są odpowiednikiem prowadzonych przez firmę kas gotówkowych, rachunków bankowych lub firmowych kart kredytowych. Każdej kasie, rachunkowi lub karcie kredytowej powinien odpowiadać jeden rejestr. W skład każdego z rejestrów wchodzą raporty kasowe, bankowe lub raporty związane z przychodami i wydatkami dokonywanymi kartą kredytową.

Lista rejestrów kasowych/ bankowych dostępna jest z menu Kasa/Bank/Rejestry kasowe/bankowe.

Dla każdego z rejestrów należy określić między innymi kwotę początkową (Saldo B.O.), z którą rozpoczynamy pracę z programem oraz okres raportów – czyli częstotliwość, z jaką raporty będą zamykane (nieokreślony, dzienny, tygodniowy, dekadowy lub miesięczny). Każdy zamknięty raport wpływa na stan bieżący środków w rejestrze kasowym/bankowym.

Rejestry walutowe użytkownik powinien otworzyć tylko w przypadku, gdy posiada rachunek w walucie. Na rachunkach walutowych mogą być wprowadzane tylko zapisy w danej walucie. Zarówno bilans otwarcia jak i zamknięcia są zawsze wykazywane w walucie.

Ponadto istnieje możliwość oznaczenia rejestrów nieaktywnych, czyli takich, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konto bankowe).

Na liście rejestrów widoczny jest parametr Pokazuj też nieaktywne:

jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie rejestry (również te nieaktywne),
jeśli nie jest zaznaczony – na liście widoczne są tylko rejestry aktywne.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– lista raportów kasowych/ bankowych związanych z rejestrem.

– lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru.

– lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane Tutaj.

Właściciele i osoby współpracujące

W programie można wprowadzać i rozliczać właścicieli. W przypadku korzystania z modułu Księga Podatkowa jest to wspólna lista wspólników. Listę możemy wywołać również z poziomu Ogólne/ Inne/ Wspólnicy lub kombinacją klawiszy <CTRL>+<W>. W module Płace i Kadry lista dostępna jest z poziomu Kadry/ Lista pracowników i dodatkowo należy w polu lista wybrać Właściciele . Wyboru dokonujemy z rozwijanej listy, która pojawia się po wciśnięciu strzałki z prawej strony okna.

Uwaga

Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej. Aby naliczyć wypłatę dla właściciela lub osoby współpracującej należy dodać ich na listę pracowników.

Formularz właściciela

Formularz właściciela zbudowany jest podobnie jak formularz pracownika, składa się z siedmiu zakładek, na których działają identyczne przyciski i klawisze. Różnica dotyczy zakładek:

[Etat] – należy uzupełnić:

Datę zatrudnienia – aby aktywne stały się pola w sekcji dotyczącej wynagrodzenia. Należy przyjąć datę taką, jak do ubezpieczeń.

Rodzaj zatrudnienia – należy wybrać Właściciel.

Dochód deklarowany [√] – wówczas pojawi się w polu Stawka kwota stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS dla prowadzących działalność (podstawa urzędowa – 60% z przeciętnego wynagrodzenia) wpisana w danym miesiącu w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia. Podstawę można zmienić, jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty.

Uwaga

Osoby, które rozpoczęły pozarolniczą działalność gospodarczą po 24.08.2005r. (Ustawa z 1 lipca 2005r. o zmianie Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw Dz.U. nr 150, poz.1248) i spełniają określone warunki mogą opłacać przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności, składki na ubezpieczenie społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takim przypadku, nie należy zaznaczać pola Dochód deklarowany, tylko w polu Stawka należy samodzielnie obliczyć i wpisać podstawę.

[Podst. zdrow. Mnożnik] – pozwala na zmianę (n-krotność) podstawy do ubezpieczenia zdrowotnego dla prowadzącego działalność. Zgodnie z Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2004, nr 210, poz.2135) prowadzący działalność ma obowiązek opłacania składki zdrowotnej z każdej działalność z możliwością wyboru, z której działalności (firmy) będzie rozliczał składkę zdrowotną od wyższej podstawy. Podstawa do ubezpieczenia zdrowotnego pobrana z Konfiguracji/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia zostanie przemnożona przez mnożnik z „etatu” właściciela.

Formularz właściciela/zakładka Etat – zatrudnienie

[Indywidualny procent wypadkowej] (domyślnie nie jest zaznaczony) – pole edytowalne po zaznaczeniu flagi. Działanie:

niezaznaczony – to % składki wypadkowej pobierany jest z Konfiguracji firmy / Płace / Składki ZUS,
zaznaczony – w wypłacie właściciela % składki wypadkowej pobierany będzie z formularza właściciela i według tego % obliczana składka na ubezpieczenie wypadkowe.

[Ubezpieczenie (etat)] – zawiera między innymi:

przycisk , który wyświetli nam listę tytułów ubezpieczeniowych związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod możemy wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.

[Ubezpieczenie (etat)] – w programie są dwa sposoby generowania deklaracji dla właścicieli. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami, wtedy tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. Możemy to osiągnąć po zaznaczeniu parametru .

Nieobecności właściciela

W zależności od sposobu rozliczania właściciela jego nieobecności mogą być wykazywane na raporcie ZUS RSA lub nie.

Właściciel rozlicza się sam (indywidualna DRA) – generowana jest tylko deklaracja DRA,
Właściciel rozlicza się z osobą współpracującą – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA,
Właściciel rozlicza się wraz z pracownikami – generowana jest deklaracja DRA, raporty ZUS: RCA i RSA.

W programie istnieje możliwość rozliczania nieobecności właściciela. Można to zrobić z poziomu listy pracowników w Kadrach lub wypłatach pracowników. Lista nieobecności dostępna jest:

po wciśnięciu ikony „Czas pracy” lub po rozwinięciu strzałki i wybraniu opcji Nieobecności,
z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki (Kalendarz).

Dla właściciela dostępne są następujące nieobecności:

Wł. Urlop macierzyński,
Wł. Urlop macierzyński (dodatkowy),
Wł. Urlop rodzicielski,
Wł. Urlop ojcowski,
Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek),
Wł. Urlop rehabilitacyjny,
Wł. Urlop rehabilitacyjny/wyp.,
Wł. Zwolnienie chorobowe,
Wł. Zwolnienie chorobowe/wypadek.

W przypadku, gdy właściciel ma odnotowaną jedną z powyższych nieobecności, podstawa wymiaru do składek społecznych jest proporcjonalnie pomniejszana w stosunku do dni kalendarzowych nieobecności.

Podstawa prawna dodania nieobecności Wł. Urlop opiekuńczy (zasiłek) dla prowadzących działalność i osób współpracujących – Wyrok Trybunału konstytucyjnego z 6 marca 2007r. (sygn.akt P45/06).

Uwaga

Na liście typów nieobecności standardowe typy nieobecności są zawężane dla listy właścicieli. Przy wprowadzeniu nieobecności z poziomu listy pracowników (lista właściciele) lub listy wypłat pracowników ukryte są nieobecności nieaktywne i dodatkowo nieobecności standardowe dedykowane dla pracowników. Widoczne są tylko nieobecności z przedrostkiem „wł”.

Uwaga

W przypadku zwolnień chorobowych właściciela do programu Comarch ERP Optima powinny być wprowadzone nieobecności tylko za okres, za który ZUS wypłaca takiej osobie zasiłek. Nie rejestrujemy w programie nieobecności potwierdzonych zaświadczeniem lekarskim ZLA, jeśli nie został za ten okres wypłacony zasiłek przez ZUS. Jeśli ZUS potwierdził prawo do zasiłku dla właściciela tylko za część zwolnienia chorobowego, to okres takiej nieobecności pomniejszającej podstawę składek należy odpowiednio skrócić.

Kwoty do deklaracji

Na formularzu właściciela istnieje możliwość zdefiniowania kwot deklaracji. W tym celu należy edytować formularz danych kadrowych właściciela i kliknąć przycisk Kwoty deklaracji (dane możliwe do wprowadzenia przy zaznaczonym odpowiednim module). Otwarta zostanie karta indywidualnych odliczeń podatnika. Udziały i odliczenia w każdym miesiącu są dostępne po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>.

Uwaga

Dla poprawnego wyliczenia przychodów i kosztów należy uzupełnić udziały podatnika w poszczególnych miesiącach dla wszystkich źródeł przychodu. W przypadku jednoosobowej działalności należy wprowadzić udziały w wysokości 100% (czyli 1.00/1). Jeżeli dla danego podatnika udziały są równe przez cały rok, to wystarczy je wpisać w jednym miesiącu i jest to dziedziczone na pozostałe miesiące. W przypadku zmiennych udziałów należy w każdym miesiącu je odpowiednio skorygować.

Aby wprowadzić odliczenia, udziały oraz przychodu i koszty z dodatkowych źródeł dochodu podatnika za dany miesiąc należy na karcie indywidualnych kwot zaznaczyć parametr W miesiącu oraz określić Rok i Miesiąc, za który wprowadzamy wartości.

Użytkownik ma również możliwość przeglądania wszystkich odliczeń narastająco za cały rok, w tym celu należy zaznaczyć odpowiedni parametr – wszystkie kwoty zostaną obliczone narastająco od stycznia do miesiąca wprowadzonego w polu Miesiąc.

Formularz dla wprowadzania indywidualnych kwot dla podatnika składa się z zakładek:

Dwie pierwsze zakładki [PIT-36] obejmują odliczenia od dochodu oraz kwoty zwiększające podstawę opodatkowania oraz kwoty odliczeń od podatku,
[PIT-36L] zawiera parametr podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L),
[Dz. Gospodarcza] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
[Strefa] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,
[Najem] zawiera udziały w spółkach oraz kwoty przychodów i kosztów w ramach dochodów uzyskiwanych z tytułu najmu, podnajmu lub dzierżawy.

Formularz osoby współpracującej

Analogicznie jak dla właściciela, osobę współpracującą należy dodać z poziomu listy właścicieli. Formularz składa się z siedmiu zakładek. [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] oraz [Inne informacje] powinny być uzupełniono następująco:

Etat – analogicznie jak przy właścicielu należy uzupełnić:

Datę zatrudnienia (najlepiej zgodną ze zgłoszenie do ubezpieczeń).

Rodzaj zatrudnienia – wybrać Osoba współpracująca,

Dochód deklarowany – w sekcji dotyczącej wynagrodzenia należy zaznaczyć pole Dochód deklarowany, jeśli składki mają być liczone od kwoty innej niż Dochód deklarowany dla danego miesiąca zapisanej w konfiguracji programu, to dodatkowo należy wpisać kwotę stanowiącą podstawę naliczania składek ZUS,

Podst. zdrow.mnożnik – powinien zostać bez zmian 1.00,

Indywidualny procent wypadkowej – powinien być zaznaczony i uzupełniony analogicznie jak dla właściciela tylko wówczas, gdy osoba współpracująca rozlicza się z właścicielem na indywidualnej DRA.

Ubezpieczenie (etat) – przycisk wyświetli listę dostępnych kodów – tytułów do ubezpieczeń związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Kod można wybrać z listy lub wpisać go ręcznie z klawiatury. Po wpisaniu odpowiedniego kodu (0511XX) program zaznaczy ubezpieczenia, które będą naliczane. Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.

Inne informacje – w przypadku osób współpracujących zgłoszonych do ubezpieczenia składka na FGŚP powinna być naliczana jedynie, gdy ta osoba jest dodatkowo zatrudniona na podstawie umowy o pracy. Podczas dodawania osoby współpracującej, dla której ustawiono kod tytułu ubezpieczenia 0511xx lub 0545xx,w momencie zapisu formularza danych kadrowych w polu Nie naliczać składek na FGŚP automatycznie jest ustawiana data zwolnienia z opłacania składek na FGŚP zgodna z pierwszym dniem miesiąca zatrudnienia. Konwersja bazy danych do wersji 2018.0 powoduje zmianę daty, od kiedy przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FGŚP dla osób współpracujących na datę zgodną z pierwszym dniem miesiąca z daty zatrudnienia, jeśli data zapisana wcześniej jest późniejsza niż data zatrudnienia. Przy powyższym ustawieniu parametru Nie naliczać składek na FGŚP składka nie będzie naliczana. Jeśli osoba współpracująca ma zawartą umowę o pracę i w związku z tym powinna mieć naliczaną składkę na FGŚP należy zmienić ustawiony okres zwolnienia z FGŚP na datę osiągnięcia 55/60 lat.

Indywidualna DRA właściciela, osoby współpracującej

Sposób rozliczenia właściciela na odrębnej deklaracji rozliczeniowej ZUS wynika z ustawienia parametru Indywidualne DRA na formularzu właściciela, zakładka [Etat / Ubezpieczenie]:

Właściciel rozliczany na oddzielnej DRA – należy zaznaczyć Indywidualne DRA [v].Obliczając Deklarację rozliczeniową ZUS należy wskazać plik KEDU, do którego zostanie zapisana DRA właściciela, a po kliknięciu „Właściciel” wybrać nazwisko właściciela, podać miesiąc, rok, którego dotyczy deklaracja i obliczyć naciskając klawisz „Pioruna”.
W przypadku, gdy Właściciel miałby być rozliczany z pracownikami – nie zaznaczamy pola Indywidualne DRA [ ]. Przy generowaniu deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA pole „Właściciel” pozostawiamy puste, a poniżej widoczny będzie napis „pracownicy”. Program wygeneruje deklarację DRA z raportami za pracowników i właścicieli.

Uwaga

W przypadku, gdy Właściciel będzie miał odrębną deklarację ZUS, a firma zatrudnia pracowników i będzie oddzielna za nich deklaracja, to Kod terminu składania deklaracji ZUS w konfiguracji firmy należy ustawić na 3 (15-ty dzień następnego miesiąca) – wówczas na DRA dla pracowników kod terminu będzie miał symbol 3, a na DRA właściciela będzie miał symbol 4.

Po wpisaniu kodu tytułu ubezpieczenia przewidzianego dla osoby współpracującej (05 11 XX) uaktywnia się przycisk (zakładka [Ubezpieczenie (etat)]). Kod (akronim) właściciela można wpisać z ręki lub wybrać z listy, która wyświetli się po kliknięciu tego przycisku. Powiązanie to skutkuje rozliczeniem pod wspólną deklaracją rozliczeniową właściciela z wybranymi osobami współpracującymi. Puste pole oznacza, że osoba współpracująca będzie wykazana pod deklaracją DRA razem z pracownikami.

Uwaga

Z jednym właścicielem może być rozliczanych kilka osób współpracujących.

Przygotowanie deklaracji ZUS dla właścicieli i osób współpracujących

Warunkiem niezbędnym do wygenerowania dla właścicieli, osób współpracujących raportów ZUS (RCA, RSA), czy samych deklaracji DRA jest utworzenie listy płac dla właścicieli.
Aby odróżnić ją od innych list płac należy:

w polu dokument wybrać symbol W, wówczas automatycznie w polu Rodzaj pojawi się napis Właściciel,
lub dodać własny symbol dokumentu dla tego typu list płac i samodzielnie uzupełnić pole rodzaj Właściciel,
uzupełnić datę wypłaty (deklaracji),
zapisać formularz listy płac,
następnie przejść do okna Wypłaty pracowników i pod przyciskiem „Lista płac” wybrać zdefiniowaną wcześniej listę dla właścicieli,
„Plusem” naliczamy Wypłatę właścicielowi. Zapisujemy. Na liście będzie ona widoczna z kwotą 0,00 do wypłaty.

Takie naliczenie jest niezbędne do wygenerowania przez program raportów, deklaracji ZUS.

Kalendarz pracownika

Ze względu na obszerność tematyki związane z czasem pracy i harmonogramami pracowników poświęcono odrębną kategorię Czas pracy i nieobecności.

Schorzenia

Formularz służy do rejestracji schorzeń pracownika – lista słownikowa pozwala na rejestrację występujących chorób wraz z oznaczeniem symboli i szczególnego charakteru schorzenia. Odnotowanie tej informacji wraz z zakresem dat, wykorzystywane jest przy generowaniu raportów dla ZPChr i PFRON.

Języki obce

Informacja o znajomości języków obcych. W formularzu możemy określić stopień znajomości języka obcego w mowie i piśmie.

Kwalifikacje

Lista posiadanych przez pracownika kwalifikacji. Na liście wyświetla się nazwa kursu i termin ważności. Formularz kwalifikacji pracownika zawiera informacje o nazwie kursu/uprawnienia, dacie rozpoczęcia i zakończenia, dacie ważności oraz pole na komentarz. Miejsce to można wykorzystać na wpisanie na przykład numeru licencji danego uprawnienia. Na formularzu możemy odnotować czy dany kurs jest wymagany i czy został ukończony. W polu nazwy kursu/kwalifikacji/uprawnienia dostępna jest lista słownikowa, w której definiujemy występujące w firmie uprawnienia. Na liście słownikowej istnieje także możliwość zaznaczenia parametru informującego o terminie ważności danego uprawnienia.

Historia wykształcenia

Pozwala na odnotowanie informacji o zdobytym przez pracownika wykształceniu. Lista ta obejmuje nazwę szkoły i okres trwania nauki. Na formularzu możemy zapisać szczegóły związane z ukończeniem danej szkoły czyli zawód, specjalność, stopień czy tytuł naukowy. Jeśli ukończenie danej szkoły wiąże się z uzyskaniem wykształcenia musimy określić, czy dany okres ma być wliczany do stażu pracy (istotne w przypadku jednoczesnej nauki i pracy, w takim przypadku art. 155 Kodeksu pracy mówi, że jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika) i podać okres stażu pracy uwzględniany przy wyznaczaniu wymiaru limitu urlopu. Staż ten możemy wpisać samodzielnie lub wybrać odpowiednią wartość z listy pomocniczej.