Autor: Marcin Głowacz - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Autor: Marcin Głowacz - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Jak wysłać powiadomienie o wygenerowanym dla Klienta zleceniu serwisowym?

Powiadomienie do Klienta o wygenerowanym dla niego zleceniu serwisowym może być wysłane w formie e-mail lub SMS. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych w konfiguracji Firmy/Serwis/Automat zleceń cyklicznych i odpowiednio skonfigurować pozostałe parametry.

Następnie z poziomu Wzorca Zlecenia Cyklicznego na zakładce Zlecenia automatyczne zaznaczyć parametr: Generuj zlecenia automatyczne. W kolejnym kroku należy wybrać sposób powiadomienia Klienta o planowanym dla niego zleceniu: Wyślij powiadomienie e-mail/ Wyślij powiadomienie sms. Po wybraniu odpowiedniej opcji, należy z tego poziomu utworzyć, bądź wskazać już istniejący szablon e-mail/sms, jaki będzie wykorzystywany do wysyłania powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie.

Zlecenie zostanie wygenerowane automatycznie na podstawie pola: Data kolejnego zlecenia z zakładki Ogólne o godzinie ustawionej na parametrze w konfiguracji firmy. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej. Dane te można modyfikować, wskazując je z rozwijanej listy bądź wpisując je ręcznie.




W jaki sposób w programie Comarch ERP Optima można sprawdzić status podmiotu w VAT?

Status VAT kontrahenta- czy jest podatnikiem VAT czynnym można sprawdzić na karcie kontrahenta. W tym celu na formularzu kontrahenta dodano przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę Handlowe, parametr Podatnik VAT czynny jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się chmurka z komunikatem: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.




W jaki sposób zmienić seryjnie precyzję ceny dla wszystkich kartotek towarowych?

W sytuacji kiedy w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, z poziomu menu Ogólne/ Cennik dostępna jest operacja seryjna: Zmiana precyzji ceny.

Menu operacji seryjnych dostępne jest z poziomu menu Ogólne/ Cennik, na liście rozwijanej obok ikony:  Operacje seryjne.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których precyzję ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana precyzji ceny”. Funkcja ta pozwala jednocześnie zmienić precyzję ceny, offset oraz zaokrąglenie.




Forma płatności w Comarch ERP Optima Detal jest nieaktywna – co należy sprawdzić?

Jeżeli Comarch ERP Optima Detal współpracuje z drukarką fiskalną należy w oknie logowania do Detalu wybrać przycisk Zaloguj do konfiguracji, a następnie Drukarka fiskalna.

W oknie Ustawień drukarki fiskalnej wszystkie używane w Detalu formy płatności powinny mieć przypisaną  Nazwę fiskalną. Jeżeli dla którejś z form płatności pole w kolumnie Nazwa fiskalna jest nieuzupełnione – to taka forma będzie nieaktywna w Detalu w oknie płatności do dokumentu.

Może się również zdarzyć, że forma płatności jest nieaktywna mimo, iż przypisano jej Nazwę fiskalną w Ustawieniach drukarki fiskalnej. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj form, które w Comarch ERP Optima mają określony typ inny niż Gotówka z terminem 0 dni (np. przelew).

W wersjach Comarch ERP Optima Detal starszych niż 2012 wystawienie dokumentu z formą płatności odroczoną było możliwe tylko i wyłącznie po wybraniu Kontrahenta innego niż !NIEOKREŚLONY!.
Od wersji 2012 możliwe jest wystawianie dokumentów z płatnością odroczoną również dla kontrahenta !Nieokreślonego pod warunkiem, że dla konkretnego operatora pracującego na stanowisku detalicznym został w programie Comarch ERP Optima zaznaczony parametr Płatność odroczona dla !Nieokreślonego. Parametr jest dostępny na karcie operatora w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje pracowników.

 




Jak skorygować niewłaściwie wprowadzone ceny przez Operatora na dokumencie PZ przed przekształceniem do FZ?

Po przekształceniu dokumentu PZ do Faktury Zakupu (FZ), zmiana cen na FZ jest możliwa tylko po zaznaczeniu parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ w menu System/ Konfiguracja/ Magazyn/ Parametry. Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego. Jeśli dokument PZ nie został jeszcze przekształcony do FZ, można najpierw wystawić korektę wartościową do PZ, a następnie przekształcić dokument PZ do FZ. Na Fakturze Zakupu będą już ceny uwzględniające korektę.

Jeśli natomiast dokument FZ został zapisany na stałe, system pozwoli tylko na anulowanie dokumentu (jeśli dostawa nie została jeszcze wydana z magazynu na dokumencie rozchodowym) lub wykonanie korekty.




Jak zmienić ceny sprzedaży?

Ceny sprzedaży można modyfikować na kartach towarów. Lista towarów dostępna jest w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby.

Z poziomu tych list można również dokonywać zmian cen w ramach operacji seryjnych. Menu operacji seryjnych dostępne jest na liście rozwijanej obok ikony:

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana ceny”. Funkcja ta pozwala w prosty sposób modyfikować ceny w oparciu o wskazane wartości kwotowe.

Pole Cena bazowa daje możliwość wyboru ceny w oparciu, o którą zostanie zmieniona wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana. Cena wyliczana to cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Zmiana ceny o % to możliwość wskazania o jaki % ma zostać zmieniona cena (na plus lub na minus). Zmiana ceny o kwotę to możliwość wpisania kwoty (dodatniej lub ujemnej), we wskazanej walucie o jaką ma zostać zmieniona cena. Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową. Po naciśnięciu ikony pioruna ceny zostaną przeliczone.

W menu Ogólne/ Cennik na liście rozwijanej przy przycisku Funkcje dodatkowe znajduje się opcja „Karty cennikowe„.

Wybieramy opcję Przecena grup towarowych. W otwartym oknie określamy pola:

  • Grupa towarowa (jeżeli pole pozostawimy puste, wówczas zaktualizują się ceny towarów, które nie mają przypisanej żadnej grupy).
  • Cena: hurtowa 1,2,3, detaliczna lub inna zdefiniowana w konfiguracji
  • Zmiana ceny o (+/-) X% 

W menu Ogólne/ Cennik istnieje również możliwość wyeksportowania cennika do pliku XML za pomocą przycisku . Za pomocą dowolnego edytora plików XML można zaktualizować cennik, a następnie zaimportować go do programu.

Comarch ERP Optima przyciskiem  z zaznaczeniem opcji Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacji istniejących. W trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp. Taki sam efekt można uzyskać po wyeksportowaniu Cennika do pliku MS Excel (również poprzez przycisk z dyskietką), wprowadzenie nowych cen na arkuszu i import do programu.




Jak przeszacować wartość towaru na magazynie?

Aby zmienić wartość towarów na magazynie (obniżyć lub podwyższyć) należy najpierw wystawić dokument RW (Rozchód Wewnętrzny), a następnie wprowadzić dokument PW (Przyjęcie Wewnętrzne) na te towary z nowymi cenami. Po wprowadzeniu dokumentu PW na kartach towarów zaktualizuje się ostatnia cena zakupu, natomiast wartość towaru widoczna jest na karcie towaru, na zakładce Zasoby.




Jak zmienić cenę zakupu na karcie towaru?

Ostatnia cena zakupu widoczna jest na zakładce Ogólne formularza towaru, natomiast rzeczywiste ceny towaru uśrednione (dla metody rozliczania magazynu AVCO) lub ceny dla poszczególnych dostaw towaru (dla FIFO lub LIFO) widoczne są na formularzu towaru, na zakładce Zasoby. Według tych cen z zakładki Zasoby wydawany jest towar i odpowiednio naliczane koszt i marża.

Ceny rzeczywiste ewidencjonowane są w programie na podstawie dokumentów przychodowych wprowadzających towar na magazyn (PZ, PW, BO, PKA). Zmieniane są tylko na podstawie cen pobranych z dokumentów przychodowych lub korekt do nich.

Ostatnia cena zakupu jest aktualizowana automatycznie przez program po wystawieniu każdej kolejnej transakcji przychodowej – Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia. Cenę tę można aktualizować w oparciu o korekty wartości (ceny) do tych dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny). Do wyboru dostępne są dwie opcje:

  • gdy dotyczy ostatniej dostawy – ustawienie tej opcji spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu),
  • wg ustawienia na dokumencie – ustawienie tej opcji spowoduje, że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować, czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny). 

Ręczna zmiana ostatniej ceny zakupu na karcie towaru jest możliwa tylko, gdy dana karta nie została wykorzystana na żadnym dokumencie.

W sytuacji, gdy karta towaru została już wykorzystana na dokumencie np. FA/ PA, wówczas pole z ostatnią ceną zakupu jest wyszarzone. Każdy kolejny dokument przychodowy na towar zaktualizuje ostatnią cenę zakupu na karcie towaru.




Jak zaktualizować cennik przy pomocy arkusza MS Excel?

Podczas importu cennika mamy możliwość zaktualizowania cen sprzedaży towarów. Okno importu dostępne jest z poziomu list: Ogólne/ Cennik, Handel/ Zasoby (importu dokonujemy wówczas przyciskiem dyskietki w lewym dolnym rogu) lub Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Cennik. Należy wybrać opcję Plik w formacie MS Excel, wskazać plik źródłowy i zaznaczyć opcję: Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacja istniejących.

Szczegółowe informacje na temat wymaganej struktury arkusza MS Excel znajdują się w biuletynie „OPT009-Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima”, dostępnym na Indywidualnych stronach dla Klientów/Partnerów w obszarze Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/ Biuletyny.




Jak blokować sprzedaż przy przekroczonym limicie przeterminowanych płatności?

W Comarch ERP Optima istnieje możliwość blokowania sprzedaży dla kontrahenta, jeśli przekroczony zostanie określony dla niego limit przeterminowanych płatności. Dopuszczalny limit przeterminowanych płatności jest określany na karcie kontrahenta w polu: Limit przetermin. płatn. (zakładka Handlowe). Aby program kontrolował limit przeterminowanych płatności dla danego kontrahenta należy na jego karcie zaznaczyć ten parametr i wskazać dopuszczalną wartość.

Wartość przeterminowanych płatności jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną wg. której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności, który uwzględnia automatycznie dwa parametry:

  • maksymalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie na zakładce Płatności),
  • czas realizacji polecenia przelewu przez bank (określany na karcie banku, na zakładce Dodatkowe).

Jeśli Użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Maksymalna zwłoka. Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Program kontroluje limit przeterminowanych płatności w następującym przypadku:

  • jeśli dokument jest zapisywany na trwałe (kontrola jest prowadzona, jeśli forma płatności na dokumencie ma odroczony termin płatności lub w przypadku, gdy przy płatności gotówką operator w pole Kwota wpłacana wpisze mniejszą wartość niż wartość faktury).
  • jeśli dokument jest zapisywany do bufora (kontrola jest prowadzona zawsze, niezależnie od formy płatności pod warunkiem, że na kacie operatora zaznaczona jest opcja: Kontrola płatności – zapis do bufora – ostrzeżenie lub blokada). 

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawia się dla każdego operatora indywidualnie. Czyni się to na jego karcie w Konfiguracja/ Program /Użytkowe /Operatorzy, na zakładce Parametry – opcja Kontrola płatności: Zapis na trwałe lub Zapis do bufora. Dostępne opcje to:

  • brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy też nie. Opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora,
  • ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie,
  • blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian. 

Dodatkowo program umożliwia kontrolę płatności dla dokumentów WZ, RO, FPF – po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.

Podczas Seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).

Na oknie Sprzedaż dedykowana w polu Po terminie wykazywana jest wartość przeterminowanych płatności, o jaką przekroczono przyznany kontrahentowi limit. Wartość jest liczona w oparciu o termin realizacji płatności. Po wciśnięciu przycisku widocznego obok pola wyświetlany jest Preliminarz płatności podmiotu, wyświetlający wszystkie przeterminowane płatności kontrahenta (wg terminu realizacji).

Dodatkowe informacje dotyczące blokad dostępne są w podręczniku „Ogólne i Konfiguracja” dostępnego na Indywidualnych Stronach Klientów/Partnerów.