Ponieważ dla Ciebie, jako przedsiębiorcy kluczowym zagadnieniem jest szybkie i sprawne wystawienie faktury sprzedaży spróbujemy Cię przeprowadzić przez ten proces i pokażemy, jak łatwo i szybko zarejestrować sprzedaż w firmie.

1. Rozpocznij od wybrania Handel/ Nowa faktura lub z poziomu listy Faktur Sprzedaży (Handel/ Faktury) posłuż się przyciskiem  .
2. Wyświetlone zostanie okno Faktura Sprzedaży. Teraz musisz uzupełnić nagłówek faktury, który zawiera podstawowe dane, takie jak dane kontrahenta, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz formę płatności. W dolnej części okna widoczna jest tabela, w której wyszczególniamy sprzedawane usługi. Pozycję dodajesz po wybraniu przycisku  . Co ważne pozycje możesz wprowadzać na kilka sposobów w zależności od ustawień w konfiguracji. Informację na ten temat znajdziesz tutaj.
3. W tabeli pojawi się wiersz, w który należy wprowadzić usługę. Należy tutaj podać kod, nazwę, ilość, jednostkę miary, rabat, cenę i wartość. Jeżeli w menu Ogólne/ Cennik nie znajduje się wpisana przez nas usługa, program uniemożliwi wpisanie jej do tabeli. W tym wypadku musimy najpierw wprowadzić tę usługę do cennika.
4. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych możesz dokonać zapisu na dwa sposoby: 
   • • Do bufora, co oznacza, że w przyszłości będziesz mógł dokonywać zmian lub usunąć dokument. W tym celu należy zaznaczyć widoczny w prawym górnym rogu parametr Bufor. Po zatwierdzeniu, faktura na Liście faktur będzie widoczna w kolorze zielonym.
     • Na stałe (na liście w kolorze czarnym), co oznacza, że nie będą już możliwe żadne zmiany ani usunięcie faktury. Dokument będzie można tylko anulować. Pamiętaj, że jeśli anulujesz dokument to jego numer możesz wykorzystać ponownie. 

W przypadku wystawiania faktur istotnym zagadnieniem jest sam schemat numeracji dokumentów. Jak ustawić odpowiedni schemat numeracji w zależności czy np. numeracja ma być narastająca w obrębie miesiąca lub roku?

1. Zacznijmy od tego, że nie można zmodyfikować istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach.
2. Można natomiast w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel) wskazać Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem  . Możesz użyć taki sam symbol jaki posiada istniejący już schemat, lub inny dowolny. Następnie określasz poszczególne człony schematu numeracji – np. miesiąc, rok, magazyn itp.
   Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [FA]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [FA] jako nieaktywny?
3. Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w lokalizacji: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty i dla typu np. FA- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji.

Z wcześniejszych artykułów wiesz już jak dodać nową usługę albo założyć kartę kontrahenta. Jeśli operujesz większą liczbą danych możesz wykorzystać opcję importu danych za pomocą arkusza MS Excel. Zobacz jak zaimportować pozycje cennikowe:

1. Zacznijmy może od przygotowania pliku, który wykorzystasz do importu. Opis pól w arkusz znajdziesz tu:
   https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/demo/biuletyny/  w biuletynie Import danych z arkusza MS Excel do Comarch ERP Optima
2. Z menu głównego wybierz Ogólne/ Cennik.
3. Następnie wykorzystaj ikonę znajdującą się w lewym dolnym rogu okna .
4. Teraz musisz wybrać parametry importu cennika. Zaznacz Plik w formacie MS Excel, wskaż plik z danymi i wybierz opcję Tylko dopisywanie nowych pozycji. Jak widzisz w przyszłości będziesz mógł również wykorzystać tą opcję do aktualizacji swoich danych. Import wykonujesz ikoną  .

Więcej na temat importu cennika dostępne w artykule.

Aby realizować sprzedaż w firmie musisz dodać karty cennikowe, a więc inaczej mówiąc pozycje, które będziesz wprowadzał na fakturach sprzedaży lub paragonach. Nową pozycję do cennika możesz dodać w bardzo prosty sposób:

1. Wybierz Ogólne/ Cennik, a następnie wykorzystaj przycisk .
2. Wyświetlone zostaje okno Pozycja cennika. Teraz na zakładce Ogólne uzupełnij pola: 
   • Kod – max 26 znaków. Jego zadaniem jest pomóc Ci w szybkim odszukiwaniu usługi. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem.
   • Nazwa – pełny opis danej usługi,
   • Podstawowa – jednostka miary, w jakiej jest dana usługa, np. godzina, dzień.
   • Stawka VAT – stawka VAT dla danej usługi. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z rozwijalnej listy. 

Pola te są wymagane do zapisania karty usługi.

3. Jak uzupełnisz wymienione pola to w tabelce w dolnej części formularza po dwukrotnym kliknięciu możesz wprowadzić poszczególne ceny za usługę.
4. Gdy karta będzie gotowa zapisz zmiany przyciskiem .
5. Pamiętaj, że zapisaną kartę możesz zawsze edytować .

Więcej na temat pozycji cennikowych dostępne w artykule.

W celu aktywacji zakupionych modułów musisz uzupełnić swoje dane w aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy. Jak to zrobić?

1. Kliknij prawym przyciskiem na ikonę Menadżera Kluczy. Ikona znajduje się na pasku narzędzi Windows w prawym dolnym rogu:Kolor czerwony ikony informuje nas, że moduły nie zostały jeszcze aktywowane.
2. Po kliknięciu prawym przyciskiem pojawi się menu, z którego wybierz Pokaż konfigurację.
3. Przejdź na zakładkę trzecią Konfiguracja i za pomocą  wprowadź dane z certyfikatu (ID, PIN, numer klucza oraz adres email).

Więcej szczegółów na temat Comarch ERP Menadżer Kluczy dostępne w artykule. 

Zostałeś już posiadaczem programu, a więc możemy przejść do instalacji? Uruchom instalator i wykonaj kolejne kroki przedstawione w filmie poniżej:

Więcej szczegółów na temat instalacji w artykule Instalacja. 

Niewątpliwie jedną z najczęściej wykonywanych operacji w programie jest wprowadzanie kontrahentów z którym realizujemy transakcje. Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:

1. Z poziomu listy Kontrahentów (Ogólne /Kontrahenci) wybierz ikonę . Otworzy się wówczas okno Formularz kontrahenta – zostanie dodany.
2. Uzupełnij Kod i Nazwę, a także pozostałe dane teleadresowe.
3. Pamiętaj, że możesz również wykorzystać przycisk  , podasz wtedy tylko numer NIP, a wszystkie dane zaimportują się z bazy GUS.
4. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem .
5. Kontrahent będzie widoczny na liście, a jego dane może zawsze edytować po wybraniu .

Więcej szczegółów na temat kontrahentów w programie Comarch EPR Optima znajdziesz tutaj.

Potwierdzenie salda można wygenerować dla wybranego konta gdy istnieją nierozliczone dekrety na dzień wskazany w polu „Data dokumentu” i których data księgowania jest równa lub wcześniejsza od daty w polu „Data dokumentu”.

Ponaglenie zapłaty można wygenerować dla wybranego konta gdy istnieją nierozliczone lub częściowo rozliczone dekrety, których termin płatności minął.

Komunikat ten informuje, że dla głównej faktury zakupu został wygenerowany dokument wewnętrzny sprzedaży. Aby sprawdzić z jakim dokumentem jest powiązana ta faktura należy ją otworzyć, a następnie przejść na zakładkę „Dokumenty”.

Notę odsetkową można wygenerować dla konta gdy istnieją dekrety rozliczone lub częściowo rozliczone po terminie płatności.