Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr ’Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’ znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka Inne informacje. Jeżeli parametr jest: 

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 2000 zł w 2017 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr ‘Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).

Informacje dotyczące m.in. skali podatkowej, rozliczania podatku od wynagrodzeń pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Nr ident./podatki.

W przypadku standardowego sposobu rozliczania podatkowego nie należy modyfikować zapisów. Jeśli jednak pracownik rozliczany jest w inny sposób (np. wspólnie z małżonkiem), musi to znaleźć odzwierciedlenie w jego danych.
Domyślnie w programie na formularzu danych kadrowych pracownika proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole ‘Standardowe’, co umożliwi edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą 1 stycznia nowego roku i ponowne  zaznaczenie standardowych progów.

W przypadku wystąpienia w jednym miesiącu nieobecności typu ‘urlop wypoczynkowy’ oraz nieobecności typu ‘zwolnienie ZUS’ mamy do czynienia z różnymi pomniejszeniami wynagrodzenia zasadniczego. Pomniejszenia z tytułu nieobecności dokonywane są na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy (Dz. U. nr 62 z 1996 r., poz. 289).

Kontynuując przykład z pytania (pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego w przypadku wystąpienia nieobecności), do tak wyliczonej kwoty wynagrodzenia zasadniczego należy dodatkowo zastosować przepisy Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2002 r. nr 200, poz.1679, z późn. zm.). Program Comarch ERP Optima kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika obliczone za czas przepracowany nie jest zbyt niskie i czy nie należy dopełnić go do ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy z poziomu System/ Konfiguracja/Program/Płace/Wynagrodzenia.

W roku 2018 płaca minimalna wynosi 2100,00 zł. W związku z powyższym, należy sprawdzić, czy wynagrodzenie za czas przepracowany przez pracownika w miesiącu marcu 2018r. nie jest niższe od płacy minimalnej.

Wyliczenie jest następujące:
2100zł / 176h * 48h (40h przepracowane + 8h urlopu wliczane również do czasu pracy) = 572,73 zł

Otrzymana kwota jest minimalnym wynagrodzeniem, jakie pracownik powinien otrzymać za przepracowane godziny w miesiącu marcu. W podanym przykładzie wynagrodzenie pracownika w miesiącu marcu wyniosło 560zł, tj. wynagrodzenie zasadnicze po pomniejszeniach 464,55zł + wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego 95,45zł.

Ponieważ otrzymane wynagrodzenie jest niższe, niż wynika to z powyższych wyliczeń, pracownikowi należy dopłacić wyrównanie do najniższego wynagrodzenia w wysokości 12,73zł. Jeżeli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany, tj. dodano lub usunięto element wypłaty, konieczne jest ponowne przeliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia.

Przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę wyłącza się niektóre składniki wypłacane pracownikom (np. potrącenia z wypłaty netto pracownika, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno– rentowe, itp.). Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat – po edycji składnika na zakładce Szczegółowe znajduje się parametr ’Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’. Zaznaczenie parametru powoduje, iż dany typ wypłaty będzie uwzględniany podczas analizy czy pracownik otrzymał gwarantowane przepisami minimalne wynagrodzenie.

Sprawdzenie ustawienia parametru w standardowych elementach wypłaty jest możliwe po wybraniu w konfiguracji typów wypłat przycisku 'Pokaż standardowe’ i podglądzie danego typu wypłaty.

Program posiada tzw. logi systemowe, za pomocą, których można przeanalizować wyliczony u pracownika zasiłek chorobowy, urlop lub ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Warunkiem generowania się w programie podstaw obliczeniowych jest zaznaczenie odpowiednich logów z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Parametry. Następnie naliczamy wypłatę, w której rozliczony jest np. urlop wypoczynkowy, zapisujemy ją i ponownie edytujemy. Na Formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawi się ‘Wynagrodzenie za czas urlopu’. Należy go edytować przy pomocy przycisku  Następnie chcąc zobaczyć podstawę obliczeniową, należy z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) wybrać przycisk ’Podstawa obliczeniowa’ .

Formularz podstawy obliczeniowej jest nieedytowalny/wyszarzony, zawiera informacje na temat nazwy wypłaconego elementu, okresu oraz wyliczonej kwoty. Formularz podstawy dla urlopu podaje wartość stawki za godzinę urlopu oraz poszczególne wyliczenia stawki za godzinę urlopu ze składników stałych oraz składników zmiennych.

Aby zobaczyć i wydrukować podstawę naliczania urlopu, w której możemy przeanalizować jakie składniki i w jakich wartościach zostały uwzględnione do naliczania podstawy urlopu, z poziomu otwartego formularza podstawy obliczeniowej wybieramy przycisk drukarki .

Z menu wydruków wybieramy opcję ‘Naliczenie podstawy urlopu’ oraz rodzaj wydruku: uproszczony lub szczegółowy. Uproszczony wydruk pokazuje w formie tabeli sumę składników wliczonych do podstawy z wypłat za poprzednie miesiące i z miesiąca bieżącego, oraz czas pracy za te okresy. Na wydruku szczegółowym widzimy listy płac w rozbiciu na poszczególne składniki wliczane do podstawy urlopu, ich wartość i czas pracy, za które są one należne.

W podobny sposób możemy przeanalizować podstawy do chorobowego i ekwiwalentu za urlop oraz każdego dodatku zdefiniowanego algorytmem 9. Naliczenie podstawy zasiłku / wynagrodzenia za czas urlopu / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można również sprawdzić z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – wybierając z menu przycisk ’Podstawy obliczeniowe’. Przy czym z tego poziomu widoczne są wszystkie postawy.

Warunkiem wygenerowania właściwego wydruku ze szczegółami wyliczenia każdej podstawy jest naliczenie i zapisanie wypłaty!

Wydruk podstawy obliczeniowej zasiłku chorobowego/wynagrodzenia za czas choroby można uzyskać tylko po wejściu do wypłaty w której podstawa zasiłku chorobowego została ustalona po raz pierwszy.

Warunkiem naliczenia zasiłku chorobowego i wygenerowania RSA dla zleceniobiorcy są następujące dane:

1. dodanie umowy zleceniobiorcy w oknie 'Lista umów pracownika’ – przycisk  dostępny w Kadrach z poziomu 'Listy pracowników’
2. zgłoszenie zleceniobiorcy z tytułu tej umowy do ubezpieczenia chorobowego. Zgłoszenie dostępne jest na Formularzu umowy – zakładka 'Ubezpieczenie’. Okres podlegania ubezpieczeniu powinien wynosić co najmniej 90 dni (od 2009.01.01). Kod tytułu ubezpieczenia oraz daty zgłoszenia do ubezpieczeń (taki sam jak w umowie) należy również wypełnić na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Ubezpieczenie (etat).
3. wprowadzenie nieobecności na kalendarzu – typ nieobecności „Zwolnienie chorobowe”.

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom nie będącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala Użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności.

Na formularzu nieobecności pracownika w grupie 'Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem etatowym’ w polu 'Zaliczka podatku od zasiłku’ dostępne są następujące opcje: 

Jeśli pracownik od pierwszego dnia zatrudnienia uzyskuje prawo do zasiłku chorobowego, należy na formularzu danych kadrowych przejść na zakładkę Inne informacje i w sekcji ‘Bilans otwarcia nieobecności ZUS’ uzupełnić dwie pozycje:

Informacje na dzień

Prawo do zasiłku chorobowego od dnia

W obu polach podajemy datę, od której pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek/wynagrodzenie za czas choroby – czyli datę zatrudnienia.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 wprowadzono automatyczne ustawianie parametrów dotyczących naliczania prawa do zasiłku chorobowego bez okresu wyczekiwania. Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków: 

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Kadry / Lista pracowników – Właściciele) – czyli wprowadzić dane personalne, identyfikacyjne (zakładka Ogólne), informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat)) oraz zatrudnienia – rozpoczęcia działalności (zakładka Etat – data zatrudnienia, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’: właściciel/osoba współpracująca, itp.)

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce Etat należy zaznaczyć parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu ‘Stawka’ pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy) opłacających składki od obniżonej podstawy – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia – parametr ‘Dochód deklarowany’ powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu ‘Stawka’.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela – zakładka Ubezpieczenie (etat) zaznaczyć parametr ‘Indywidualna DRA’.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie natomiast wykazany właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’ wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela – w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr ’Licz zasiłki ZUS’ znajdujący się z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.