• Imię, nazwisko i telefon osoby kontaktowej.
• Adres e-mail – adres kontaktowy. Domyślnie przenoszony jest adres e-mail z Pieczątki Firmy, ale można go zmienić. Równocześnie podczas zakładania konta w Sendit.pl adres ten staje się loginem.
• Konto bankowe – numer rachunku bankowego, na który Sendit będzie przesyłał rozliczenia w przypadku wysłania przesyłki za pobraniem.

Aby zarejestrować nowe konto, należy wybrać opcję Załóż konto w Sendit:

Adres e-mail jest przenoszony z okna konfiguracji i staje się loginem do serwisu Sendit. Aby założyć konto, należy wprowadzić hasło (6-30 znaków alfanumerycznych) oraz zaakceptować regulamin (dostępny pod przyciskiem Regulamin) i zgodę na przetwarzanie danych, a następnie wcisnąć przycisk Załóż konto.

Na adres e-mail podany przy rejestracji przesłana zostanie wiadomość o założeniu konta z prośbą o przesłanie dokumentów rejestracyjnych firmy. Wysyłanie Zleceń Nadania Przesyłki możliwe będzie od razu po założeniu konta.

Podczas każdego połączenia z serwisem Sendit sprawdzane jest, czy adres firmy i dane kontaktowe w Sendit i w Comarch ERP Optima są takie same. Jeżeli się różnią, zostaną zaktualizowane po stronie Sendit.

Jeżeli użytkownik zakładał już z poziomu programu konto, które z jakiejś przyczyny obecnie nie jest dostępne (np. zostało odłączone przez użytkownika, założono nową bazę, program został zainstalowany na innym stanowisku), pod przyciskiem Odzyskaj poprzednią konfigurację możliwe jest ponowne jego podłączenie. Należy wówczas podać hasło do tego konta oraz ponownie zaakceptować regulamin i zgodę na przetwarzanie danych.

Aby ustawić nowe hasło, po wciśnięciu przycisku Zresetuj hasło użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl.

Po założeniu nowego lub podłączeniu już istniejącego konta w oknie konfiguracji wyświetlone zostaną przyciski:

Zresetuj hasło, Zmień hasło – po wciśnięciu przycisku użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl w celu resetu lub zmiany hasła.

Odłącz konto – po zatwierdzeniu komunikatu powiązanie z kontem w Sendit zostanie usunięte, funkcjonalność będzie wyłączona.

Jeżeli konto Sendit zostanie odłączone lub program nie będzie na gwarancji, funkcjonalność będzie działać w trybie tylko do odczytu.

W sytuacji, kiedy zmieniony zostanie klucz do programu, aby konto działało poprawnie konieczne będzie jego odłączenie i ponowne podłączenie.

Zakładka [Szablon spedycji]:

Należy wybrać domyślną numerację i opcjonlanie domyślną serię dla dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki. Nowe schematy numeracji i serie dla dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki można dodać w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenia nadania paczek oraz Serie dokumentów.

Ponadto na zakładce [Szablon spedycji] można określić za pomocą liczb całkowitych domyślne parametry paczki (kartonu o kształcie prostopadłościanu lub koperty) dodawanej na tworzone Zlecenie nadania przesyłki:

• wagi w kg (maks. 999 kg),
• wysokości, szerokości i długości paczki w cm.

Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanych parametrach.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999 kg.

Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:

• ZNP jest tworzone ręcznie (nie do FA/ PA/ WZ/ RO),
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.

W sekcji [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki. Dla opcji Pobranie wymagane jest uzupełnienie rachunku bankowego na pierwszej zakładce [Ogólne].

• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których dotyczy pobranie. Na ZNP tworzonym do dokumentu FA, PA, RO ustawiane będzie pobranie w sytuacji, kiedy na dokumencie wskazano jako główną formę płatności taką samą jak w konfiguracji.
  Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FA, PA. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
• Kwota pobrania (wartość maksymalna pobrania to 15 000,00 PLN):
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie (wartość maksymalna ubezpieczenia to 50 000,00 PLN):

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Przed wysyłką zlecenia zawsze wyświetl wycenę – jeżeli parametr będzie zaznaczony, podczas zamawiania kuriera z poziomu dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie wyświetlona wycena dla przesyłki. Przy wyłączonym parametrze, po wciśnięciu przycisku Zamów kuriera zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Przy zaznaczonym parametrze nie jest możliwe seryjne zamówienie kuriera z listy zleceń.

Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).

Aby skonfigurować współpracę z DPD, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DPD na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DPD, następnie należy podać login do usługi DPD Services, hasło oraz numer klienta (FID).

Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia nadania przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).

Dotyczy wersji: 2018.1.1

Dane konta DHL:

Uwaga

W ramach współpracy Comarch ERP Optima z kurierem DHL obsługiwane są tylko standardowe przesyłki.

Wymiary przesyłki standardowej:

• umieszczonej na palecie (łącznie z paletą): 1,2 x 0,8 x 2,1 (m),
• nieumieszczonej na palecie (łącznie z opakowaniem): 1,4 x 0,6 x 0,6 (m).

W przypadku, gdy którykolwiek z boków przekracza wyżej wymienione wymiary, naliczana jest opłata dodatkowa za element niestandardowy.

Uwaga

Poprzez serwis DHL24 istnieje między innymi możliwość rejestracji przesyłek, usuwania zleceń (również tych, które utworzone były w Comarch ERP Optima), czy anulowania zamówionego kuriera. Operacje wykonywane poprzez serwis DHL24 nie będą miały jednak odzwierciedlenia w systemie Comarch ERP Optima oraz na zaewidencjonowanych w nim zleceniach nadania przesyłki.

Aby skonfigurować współpracę z DHL, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DHL na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DHL, następnie należy podać dane dostępowe otrzymane od DHL:

• login DHL24 WebApi,
• hasło DHL24 WebApi,
• numer SAP Klienta.

Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DHL jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki, ale użytkownik może informacyjnie tą datę ustalić na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [DHL]. W innym wypadku domyślnie będzie wstawiana data bieżąca.

Zakładka [Szablon spedycji]:

Ogólne:

• Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenia nadania paczek.
• Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:

• Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
• Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
• Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.

Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie.

Dla poszczególnych typów można określić:

• wagę w kg (maks. 999,99 kg),
• wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).

Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.

Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg.

Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:

• ZNP jest tworzone ręcznie (nie do FA/ PA/ WZ/ RO),
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.

Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:

• Informacja o zawartości:
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
  • Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
  • Nr dokumentu (FA/ PA/ WZ/ RO) – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z FA/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.
• Referencje:
  • Nr dokumentu (FA/ PA/ WZ/ RO) – z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z FA/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.

Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:

• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Na ZNP tworzonym do dokumentu FA, PA, RO ustawiane będzie pobranie w sytuacji, kiedy na dokumencie wskazano jako główną formę płatności taką samą jak ta wskazana w konfiguracji.
  Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
  • zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
  • dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FA, PA. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
  • dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
• Kwota pobrania:
  • z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
  • ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Wartość maksymalna pobrania możliwa do podania w programie to:

• dla DHL – 6 500,00 PLN,
• dla DPD – 15 000,00 PLN.

Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Wartość maksymalna ubezpieczenia to:

• dla DHL – 100 000 PLN,
• dla DPD – 500 000,00 PLN.

Dla DHL jest to zawsze wartość w pełnych złotych, w przypadku pobierania wartości brutto z dokumentu zostanie ona zaokrąglona do pełnych złotych wzwyż.

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie.

Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu przesyłki, innej paczki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej (dotyczy DPD).

Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).

Zakładka [Parametry wydruku]:

DPD, DHL udostępniają dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).

W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:

• PDF dla formatu A4,
• PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta).

• Faktury zakupu i sprzedaży,
• Rejestry VAT zakupu i sprzedaży,
• Ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów,
• Dokumenty polecenia księgowania. 

• Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota netto pozycji],
• Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].

Na Fakturze sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

• Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota brutto pozycji],
• Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].

Opisu analitycznego nie można generować dla faktur pierwotnych, faktur korygujących dane oraz faktur anulowanych. Jeżeli przed anulowaniem dokumentu dodano do niego opis analityczny, w momencie anulowania faktury jest on usuwany.

Rejestr VAT zakupu oraz sprzedaży

Opis analityczny na dokumentach w rejestrze VAT należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

• Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
• Pozycja/Dokument/Netto/[Kwota netto dokumentu],
• Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Na oknie opisu analitycznego związanego z dokumentem w rejestrze VAT zakupu w kolumnie Pozycja wyświetlane są poszczególne pozycje w wartości zależnej od wybranego rodzaju odliczeń:

• odliczenia Tak i Warunkowo:
  • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[0.00].
• odliczenia Nie:
  • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota brutto pozycji],
  • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[Kwota VAT pozycji].

Ewidencja dodatkowa kosztów oraz przychodów

Opis analityczny na dokumentach w ewidencji dodatkowej należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów oraz przychodów użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

• Pozycja/Dokument/[Kwota dokumentu],
• Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[ Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Opis analityczny można uzupełnić również na dokumentach zaksięgowanych, z uzupełnioną predekretacją, wyeksportowanych lub przekształconych do wewnętrznych.

Dokument polecenia księgowania

Na dokumencie PK Użytkownik może uzupełnić opis analityczny „ręcznie” lub wygenerować za pomocą ikony  lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na koncie księgowym.

Na dokumencie PK użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

• Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Wn,
• Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Ma.

• Opisowy – w przypadku wymiaru opisowego istnieje możliwość dodania elementu bezpośrednio do wymiaru (z pominięciem podwymiaru).
• Z planu kont – pozwala na wskazanie konta z planu kont bieżącego okresu obrachunkowego (zarówno syntetyki, jak i analityki). Jeżeli wybrane zostanie konto syntetyczne to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tego konta syntetycznego i wszystkich jego analityk. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego konta to na dokumencie/słowniku widoczne będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego.
• Kategoria – pozwala na wskazanie kategorii ogólnej lub szczegółowej z listy kategorii. Jeżeli wybrana zostanie kategoria główna to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej kategorii i jej kategorii podrzędnych. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnej kategorii to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista kategorii. Nie można usunąć z programu kategorii użytej w definicji wymiaru.
• Słownik – pozwala na wybór jednego ze słowników: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Środek trwały, Towar lub Urząd. Jeżeli wybrany zostanie konkretny element słownika to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej konkretnej pozycji. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego elementu słownika to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista elementów danego słownika. 

• Dodaj wymiar – pozwala na dodanie formularza wymiaru analitycznego,
• Dodaj podwymiar – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar,
• Dodaj element – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar opisowy.