Moduł Handel – informacje ogólne

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi:

Wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych.
Wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych.
Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi.
Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT).
Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.
Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.
Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.
Obsługę kodów kreskowych.
Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.
Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.

Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie.

Podstawowe funkcje to:

Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Rozchodów Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:
- wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,
- z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,
- wystawiamy dokument FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.
Obsługa dokumentów wewnętrznych (PW – Przyjęć Wewnętrznych, RW – Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwe jest korygowanie wartości poszczególnych pozycji wprowadzonych dokumentem BO).
Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.
Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.
Wielomagazynowość – w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.
Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:
- FIFO,
- LIFO,
- AVCO (średnie ważone),
- Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.
Faktury Pro Forma – funkcja dostępna jest w menu
Rezerwacje Odbiorcy – Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.
Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.
Sprzedaż dedykowana – okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.
Łatwa sprzedaż – podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:
zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,
wybór dokumentu (Faktura, Paragon),
wybór kontrahenta.
Łatwe zakupy – funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.
Zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu.
Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

Przepływ informacji w systemie Comarch ERP Optima

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.
Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:

każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,
wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Handel/Magazyn.

Zasady działania modułu Handel

Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe.

Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:

model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FA/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)
model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)
model FZ/FA → PZ/WZ – najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).

W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO).

W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:

Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,
Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,
Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.

Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora – dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FA, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu.

Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone.

W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.

Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.

Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

Uwaga

Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.

Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)

Zasady księgowania Paragonów:

Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.

Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.

Raport sprzedaży towarów

W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.

W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.

W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.

Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).

Raport sprzedaży dla kontrahentów

W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów.

W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane.

W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty.

Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).

Rozliczenie Kosztów Zakupu (RKZ)

W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona.

Wydruk RKZ (1) – poziomy i RKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod.

Dla każdej transakcji wyliczony zostaje koszt sprzedanych na niej towarów, uzyskana marża, wartość netto, kwota VAT oraz kwota, która pozostaje jeszcze do zapłaty.

Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili wystawiania faktury.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).

Przykład

Okres, za jaki sporządzamy raport obejmuje miesiąc luty. Dodatkowo na liście faktur założony jest filtr na numery od 10 do 11. W raporcie uwzględnione będą wszystkie faktury z numerami od 10 do 11 (niezależnie od schematu numeracji), których data sprzedaży jest z miesiąca lutego.

Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego

Scenariusz 1

Otrzymujemy fakturę od dostawcy pozaunijnego na zakup 10 szt. towaru w cenie 100 USD.

kurs na dany dzień wynosi 1 USD = 3,30 PLN.,
stawka VAT obowiązująca na Fakturze Zakupu to 0% (na karcie towaru stawka VAT zakupu wynosi 23%),
forma płatności to przelew.

Zapisujemy Fakturę zakupu równocześnie wprowadzając towar na magazyn (dokumentem PZ). Po zatwierdzeniu dokumentów:

na magazyn zostaje wprowadzone 10 szt. towaru o wartości 3300 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje płatność dla dostawcy na kwotę 1000 USD.

Po pewnym czasie otrzymujemy dokument SAD. Wyliczona wartość cła dla towaru wynosi 170 PLN.

tworzymy dokument Korekty granicznej do Faktury Zakupu,
dokument wystawiany jest w PLN,
na dokumencie korekty widoczna jest cena towaru z faktury 330 PLN,
w oknie Kwoty celne wpisujemy wartość naliczonego cła 170 PLN, dla której opcję Naliczaj VAT zostawiamy ustawioną na Tak,
w tabeli VAT dla stawki 23% w kolumnie netto zostanie naliczona wartość cła 170 PLN, wyliczony VAT w kwocie 39,10 PLN (23% x 170 PLN), brutto wynosi więc 209,10 PLN.

Zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD naliczamy podatek VAT od towarów z FZ:

zaznaczamy na zakładce [Płatności] parametr Naliczaj VAT od towarów,
wartość VAT w tabeli VAT została zwiększona o: 23% x 3300 = 759 PLN, łącznie z kwotą podatku VAT naliczoną od cła wynosi 798,10 PLN,
- wartość brutto wynosi: 968,10 PLN.

Zatwierdzenie korekty granicznej spowoduje:

zwiększenie wartości zasobu o wartość cła (3470 PLN),
powstanie w Preliminarzu płatności należności wobec urzędu na kwotę 968,1 PLN (cło 170 PLN i podatek VAT 798,10 PLN).

Scenariusz 2

Kupujemy 10 szt. towaru w cenie 100 EURO. Kurs zadeklarowany na FZ wynosi 1 EURO = 4,00 PLN. W wyniku zatwierdzenia FZ (wraz z powiązanym PZ):

powstaje płatność dla kontrahenta o wartości 1000 EURO,
na magazyn wprowadzany jest zasób o wartości 4000 PLN.

Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).

Otrzymujemy SAD: kurs na dokumencie SAD wynosi 4,00 PLN, wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartości transportu.

Opłata celna 5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu 225 PLN

Podatek VAT 0.23 x ( 4000 + 225 + 500) 1086,75 PLN

Wartość dokumentu (należność wobec urzędu) 1311,75 (1086,75+225)

Opłata celna	5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu	225 PLN
Podatek VAT	0.23 x ( 4000 + 225 + 500)	1086,75 PLN
Wartość dokumentu (należność wobec urzędu)		1311,75 (1086,75+225)

Na dokumencie korekty granicznej wprowadzamy dwie kwoty:

transport
- w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
cło
- w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak.
- Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN

Stawka Netto VAT Brutto

0.23 225 1086.75 1 311,75

Stawka	Netto	VAT	Brutto
0.23	225	1086.75	1 311,75

Po zatwierdzeniu korekty granicznej:

wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000+225+500 = 4725 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN.

Faktury z różnymi formami płatności

Scenariusz 1: Faktura płatna gotówką, klient płaci całą kwotę.

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Jeśli kwota wpłacana przez klienta jest większa lub równa wartości faktury – poniżej wyświetlana jest reszta do wydania. Potwierdzenie okienka jest równoważne z zapisem faktury.
Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, nawzajem rozliczające się pozycje:
– w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł,
– na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, a wiec obydwa dokumenty mają automatycznie status całkowicie rozliczonych.
Faktura również staje się dokumentem rozliczonym, na którym kwota zapłacona jest równa jej wartości brutto.

Scenariusz 2: Faktura płatna gotówką, klientowi zabrakło pieniędzy.

Załóżmy, że nasz scenariusz w czterech pierwszych punktach pokrywa się ze scenariuszem 1:

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Klient ma tylko 1450 zł. Brakuje 50 zł. Mamy teraz dwie możliwości:
– wycofujemy się z przyjęcia wpłaty, wracamy do edycji faktury, zmniejszamy ilość kupowanych towarów/usług tak, aby klientowi wystarczyło pieniędzy i postępujemy jak w scenariuszu 1,
– przyjmujemy 1450 zł.
Załóżmy, że zdecydujemy się na przyjęcie 1450 zł. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, częściowo rozliczające się nawzajem pozycje:
-w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł.,
-na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty na kwotę 1450 zł. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, ale rozlicza go tylko częściowo. Po wykonaniu operacji na liście zapisów kasowych mamy rozliczony (R) zapis na kwotę 1450 zł potwierdzający wpłatę do faktury. Na liście zdarzeń w preliminarzu – dokument na kwotę 1500 zł, częściowo rozliczony kwotą 1450 zł.
W preliminarzu pozostaje więc informacja o należności 50 zł, którą klient powinien jeszcze w dniu dzisiejszym uregulować.
Jeśli klient doniesie pieniądze – wprowadzamy bezpośrednio na listę zapisów kasowych wpłatę (np. WP/000454/2007/KASA) na kwotę 50 zł i rozliczamy ją z naszym częściowo rozliczonym zdarzeniem z preliminarza. W efekcie zapis i zdarzenie mają status rozliczonych, a faktura jest całkowicie zapłacona.

Scenariusz 3: Faktura sprzedaży z odroczoną płatnością (np. przelew)

Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.
Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy związaną z fakturą FS/000987/2007 wpłatę na kwotę 800 zł.
Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. WP/000333/2007/BANK).
Rozliczamy zdarzenie z preliminarza: FS/000987/2007 z zapisem w rejestrze BANK: WP/000333/2007/BANK. Obydwa dokumenty uzyskują status (R) – rozliczonych.

Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FS/000987/2007 staje się również dokumentem rozliczonym.

Scenariusz 4: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką, częściowo przelewem.

Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000343/2007 na kwotę 3000 zł., z odroczoną formą płatności: przelew. Kontrahent w chwili wystawiania faktury wpłaca 500 zł gotówką. Do zapłaty przelewem pozostaje mu 2500 zł.

Aby podzielić płatność na dwie części przechodzimy na zakładkę Płatności i wprowadzamy dwie pozycje:
– 500 zł płatne gotówką przy wystawianiu faktury (z bieżącą datą),
– 2500 zł płatne przelewem w terminie 14 dniowym.
Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora). Na ekranie pojawi się okienko z propozycją wpłaty do kasy 500 zł. Jeśli klient ma pieniądze – akceptujemy okno.
Ponieważ została dokonana wpłata – na liście zapisów kasowych automatycznie pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie 500 zł. Zapis otrzyma status (R) rozliczonego.
Ponieważ na zakładce [Płatności] rozbiliśmy kwotę faktury na dwie części – w preliminarzu automatycznie powstaną dwa zdarzenia:
– z numerem FS/000343/2007 na kwotę 500 zł ze statusem rozliczone (R). Zdarzenie jest rozliczone z zapisem kasowym na tę sama kwotę (opisany w punkcie 3),
– i z tym samym numerem FS/000343/2007 na kwotę 2500 zł ze statusem nierozliczone (N)
Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 2500 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000343/2007. Po rozliczeniu obydwa dokumenty mają status rozliczonych (R).

Scenariusz 5: Klient płaci kartą

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.

Tworzymy formę płatności KARTA opartą o typ karta, związany z rejestrem KASA i terminem płatności 0.
Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 na kwotę 1000 zł, jako formę płatności wpisujemy KARTA.
Podczas zatwierdzenia faktury pojawia się okienko, w którym m.in. należy podać dane karty:
typ – można wybrać z pomiędzy kartami wpisanymi na listę kart płatniczych (Konfiguracja firmy/Kasa i Bank/ Karty płatnicze).
Numer karty – numer karty jest walidowany, co oznacza, że nie można wpisać numeru niespełniającego warunków określonych dla wybranego typu karty. Mechanizm walidacji numeru karty płatniczej jest dokładnie opisany w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
Datę ważności karty – jeśli podana data już minęła program nie pozwoli na zatwierdzenie wpłaty.

Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/Banku pojawiają się dwa wpisy:

w raporcie kasowym w rejestrze KASA pojawia się zapis na kwotę 1000 zł, związany z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczony (R),
w preliminarzu płatności w rejestrze KASA – zdarzenie na kwotę 1000 zł, związane z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczone (R).

Scenariusz 6: Rozliczanie Faktur Korygujących z odroczoną płatnością

Wystawiliśmy fakturę FS/000666/2007 na kwotę 1350 zł z odroczoną płatnością. Program zapisał w preliminarzu zdarzenie (należność) planujące wpływ 1350 zł, o statusie (N) – nierozliczone.
Zanim płatność została zrealizowana kontrahent postanowił zwrócić całą transakcję. Wystawiamy dokument FS/000023/2007/KOR na pełna kwotę 1350 zł. Forma płatności na Fakturze Korygującej jest również odroczona: przelew.
Wystawienie Faktury Korygującej pociąga za sobą utworzenie w preliminarzu zdarzenia FS/000023/2007/KOR, na podstawie którego zobowiązujemy się do zwrotu kontrahentowi 1350 zł. Zdarzenie (zobowiązanie) ma status (N) nierozliczonego.
Po wprowadzeniu obu faktur: sprzedaży i korekty, w preliminarzu mamy dwa zdarzenia, obydwa na kwotę 1350 zł i obydwa o statusie (N). Jedno z nich jest należnością, drugie zobowiązaniem. Zdarzenia można ze sobą skompensować. W efekcie kompensaty obydwa uzyskają status (R) rozliczonych. W ten sposób bez faktycznego przepływu środków finansowych pomiędzy nasza firmą i kontrahentem obydwie faktury będą miały status dokumentów zapłaconych.
Oczywiście zamiast kompensaty możemy poczekać na wyciąg bankowy potwierdzający przelew 1350 zł na nasze konto, oraz wykonać przelew na taka samą kwotę na rachunek bankowy kontrahenta. Obydwa przelewy należy wprowadzić na listę zapisów bankowych w rejestrze BANK, a następnie każdy z nich rozliczyć z odpowiadającym mu zdarzeniem.

Scenariusz 7: Rozliczanie korekt do faktur zapłaconych częściowo

Wystawiliśmy fakturę FS/000564/2007 na kwotę 2140 zł. Faktura została częściowo zapłacona gotówką (800 zł). Spłata pozostałej kwoty 1340 zł została odroczona. W efekcie mamy w preliminarzu nierozliczone zdarzenie FS/000564/2007 (należność) na 1340 zł.
Klient decyduje się zwrócić całą transakcję. Wystawiamy fakturę zwrotną FS/00067/2007/KOR na całość kwoty, z formą płatności przelew. W efekcie w preliminarzu zapisane zostaje zobowiązanie o numerze FS/00067/2007/KOR na kwotę 2140 zł.
Kompensujemy ze sobą należność FS/000564/2007 i zobowiązanie FS/00067/2007/KOR. W efekcie kompensaty zdarzenie FS/000564/2007 zostaje całkowicie rozliczone (R), natomiast zdarzenie FS/00067/2007/KOR rozliczone częściowo (C). Pozostaje nam do uregulowania część zobowiązania na kwotę 800 zł. (musimy zwrócić klientowi kwotę wpłaconą gotówką).
Wykonujemy przelew na konto kontrahenta, na kwotę 800 zł, wprowadzając go jako wypłatę WY/000555/2007/BANK do rejestru bankowego. Zapis z rejestru bankowego WY/000555/2007/BANK rozliczamy z pozostałą kwotą ze zdarzenia FS/00067/2007/KOR. Obydwa dokumenty otrzymują statusy (R) rozliczonych.

Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka

Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży i Dokumentów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.

Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.

Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .

Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.

Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.

Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.

Uwaga

Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch ERP Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:

lub tak:

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.

W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).

W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.

Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:

nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

Eksport i import dokumentów przez pliki XML

Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:

Faktura Sprzedaży (FA),
Paragon (PA),
Rezerwacja Odbiorcy (RO),
Faktury Pro Forma (FPF),
Faktury Zakupu (FZ),
Zamówienia u Dostawcy (ZD),
Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży (FWS),
Wydania Zewnętrzne (WZ),
Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
Rozchody wewnętrzne (RW),
Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Uwaga

Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.

W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:

pozycje (ilość, cena, wartość)
kontrahent
płatności

Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.

Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.

Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.

Przykład

Funkcja importu dokumentów z pliku XML nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu (współpracującej z systemem Comarch ERP XL) dla dokumentów WZ i PZ.

Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML

Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów.

Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów.

Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).

Dodawanie towarów

Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów.

W tym miejscu można dla każdej pozycji określić:

Typ – towar lub usługa,

Produkt – prosty lub złożony,

Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych).

Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej.

Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem.

Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.

Dodawanie kontrahentów

W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.

Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny.
Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).

Rozliczanie zaliczek

Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce [Płatności] znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce [Kontrahent] w polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca się pod tabelą, zawiera wykrzyknik . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem.

Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu.

Ikony pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Uwaga

Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.

Lista składa się z kolumn:

Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.

Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.

Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.

Przykład

Całkowite rozliczenie

Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:

termin – data dzisiejsza
forma płatności: gotówka
kwota: 800 zł
kwota rozliczona: 0 zł

W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia

Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł
Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego

Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:

w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.
zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone.

Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:

KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce
KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)

Przykład

Częściowe rozliczenie

Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł.

Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:

termin: za 14 dni
forma płatności: przelew
kwota: 1000 zł
kwota rozliczona: 0 zł

W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:

Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)
Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł

Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:

w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
pozostaje do rozliczenia: 700 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.
Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.
Na fakturze sprzedaży:
na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.