Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch ERP Optima. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy.
Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce [Płatności] (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach.
Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ.
Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola:
- jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała.
- jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała.
Przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie:
Netto + VAT = Brutto.
Równocześnie program kontroluje, by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących.
Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań).
Tabela VAT a dokumenty skojarzone (moduł Handel, Handel Plus)
Konwersja FZ → PZ
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą.
Jeśli parametr jest aktywny – wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary – wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi – program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione.
Konwersja PZ→FZ
W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ.
Księgowanie dokumentów
Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT – różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami.
Kontrola duplikacji dokumentów
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia, według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną 
:
Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie wszystkich zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów):
