Ewidencja dodatkowa – scenariusze

Jak dodać nowy rejestr dla Ewidencji Przychodów lub Kosztów?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:

1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając z menu: System lub wciskając przycisk Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
2. Wybrać Konfiguracja/ Firma/ Księgowość Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy zapis do ewidencji dodatkowej?

Aby wprowadzić nowy dokument do Ewidencji Kosztów należy:

1. Otworzyć Ewidencję Dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa.
2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
3. Wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień lub za miesiąc.
4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z ewidencji?

Aby usunąć dokument z ewidencji należy:

1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument należy:

1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
4. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA>, ewentualnie naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
   Uwaga

   Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi Handlowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji do Księgi Handlowej.
6. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
7. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z Ewidencji do zapisów Księgi, wyświetlając odpowiednie pytanie.
8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach oraz informację o sumie wartości zaksięgowanych po stronach Wn (Dt) i Ma (Ct), która będzie pomocna przy ustaleniu, czy błąd księgowania wynika z niezbilansowanego PK.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak zaksięgować dokument z ewidencji dodatkowej do KPiR?

Aby zaksięgować dokument należy:

1. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając z menu: Rejestry VAT/Ewidencja Dodatkowa.
2. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Przychody] lub [Koszty].
3. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub za okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
4. Zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaksięgowane – ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie. 
   Uwaga

   Aby przenieść zapisy z Ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone, w przypadku gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
5. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z ewidencji dodatkowej do Księgi podatkowej. Jeżeli Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w sekcji Zbiorcze księgowanie dokumentów zaznaczono Ewidencja dodatkowa przychodów to dla poszczególnych rejestrów tworzone są zbiorcze zapisy miesięczne zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
6. Program jeszcze raz upewnia się, czy przenieść dokumenty z ewidencji do zapisów księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
7. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w księdze, a w ewidencji dodatkowej następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak wprowadzić dokument do  Ewidencji dodatkowej kosztów płatny kartą płatniczą (płatność jest rozliczana z operatorem kart płatniczych)?

Aby wprowadzić dokument do Ewidencji Dodatkowej płatny kartą płatniczą należy:

1. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
3. Dodać nową formę płatności o typie Karta z wybranym operatorem kart płatniczych w polu Płatnik.
4. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
5. Wejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
6. Zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
7. Otworzyć Ewidencję dodatkową wybierając Rejestry VAT/ Ewidencja Dodatkowa.
8. Wybrać rodzaj ewidencji przez wskazanie zakładki pionowej: [Koszty].
9. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub kombinacje każdego z tych klawiszy z <CTRL>, jeżeli chcemy, aby na nagłówek wypełniły się dane analogicznie do wcześniej wprowadzanego dokumentu.
10. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
11. Uzupełnić dane, w polu Forma płatności wybrać zdefiniowaną wcześniej formę płatności z podpiętym Płatnikiem – operatorem kart płatniczych.
12. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
13. Zostanie wygenerowany automatyczny zapis kasa/bank na podmiot wybrany w polu Płatnik.