Ewidencja samochodu – scenariusze

Jak dodać nowy samochód?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane samochodu.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.

Uwaga
Numer rejestracyjny musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch samochodów o identycznej rejestracji. Z kolei właściwe wypełnienie pola Typ pojazdu ma istotne znaczenie ze względu na rozliczanie stawek za jeden kilometr przebiegu

Jak zmienić dane samochodu?

Aby zmienić dane samochodu, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk  na pasku zadań.
  2. Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień   lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj   lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wprowadzić trasy przejazdów?

Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, TrasaDługość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Uwaga
Kod trasy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch tras o identycznym kodzie.

Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?

Aby wprowadzić przejazd, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów   i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
  5. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.
  6. Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.

Jak wprowadzić dokument kosztu?

Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:

  1. Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Koszty].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk  i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
  5. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?

Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Wejść na wybraną zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  5. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Uwaga
Nie ma możliwości usunięcia zapisu z Ewidencji samochodu, jeżeli dla tego samochodu istnieją jakiekolwiek zapisy w ewidencji przejazdów, kosztów lub rozliczeń. Podobnie nie ma możliwości usunięcia przejazdów i kosztów w miesiącach już rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?

Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:

  1. Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać właściwą zakładkę.
  3. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  4. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  5. Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  6. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Uwaga
Nie ma możliwości zmiany zapisu w ewidencji przebiegów i kosztów w miesiącach rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?

Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:

  1. Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
  2. Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów  i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
  3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  4. Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
  5. Nacisnąć przycisk Przelicz wartość  lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
  6. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.

Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?

Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:

  1. Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: System/ Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
  2. Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
  3. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk  w prawym górnym rogu okna.