Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.

Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)

• Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
• Dodajemy nowy dokument:
  • kontrahent: ADM
  • towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
  • wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
• Zatwierdzamy dokument na trwałe.

Wystawiamy Fakturę zaliczkową

• Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
• Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
• Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
  • w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
  • jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
  • Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
• Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
  • Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
  • Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
• Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
  • Wciskamy ikonę pioruna ;
  • Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
  • Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
  • Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
• Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
• Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
  • Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
  • Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
  • Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).

Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę

Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.

• Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
• Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
• Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
  • na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
  • pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
• Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
  • w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
  • na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
• Ustalamy pozostałe dane:
  • kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
  • forma płatności – przelew;
  • zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
• Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
  • towar zostaje zdjęty z magazynu;
  • w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).