Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem  nowego zamówienia, na ekranie otrzymujemy formularz zamówienia. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Formularz zamówienia: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:

Dokument – determinuje sposób numerowania dokumentów. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny dla zamówień. Można go zmienić wybierając inny z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kategoria – kategoria zakupu, która domyślnie przepisywana jest z karty dostawcy.

Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.

Data wystawienia – data wystawienia zamówienia.

Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla ZD wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin dostawy od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Faktura liczona od – sposób obliczania podatku VAT. Mamy dwa sposoby: od netto i od brutto.

Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem brutto – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

• Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.
• Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.

Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy.

Jeśli na karcie (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy.

Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta.

Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.

Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował

zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

• FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ,
• PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ,
• PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma,
• RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy.

Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.