Formularz zapisu księgowego otwierany jest zawsze wtedy, gdy dodajemy zapis w księdze bądź dokonujemy podglądu lub zmiany istniejącego zapisu.

Formularz zapisu księgowego posiada standardowo jedną lub dwie zakładki, zależnie od źródła pochodzenia tego zapisu:

• Zakładka [Ogólne] zawiera wszystkie informacje na temat zapisu w księdze i jest widoczna niezależnie od rodzaju zapisu.
• Zakładka z listą zapisów źródłowych jest widoczna wyłącznie na tych zapisach, które są efektem księgowania z ewidencji pomocniczej i zawiera listę zapisów źródłowych z tej ewidencji. W zależności od rodzaju ewidencji pomocniczej, z której dokonywaliśmy księgowania, na zakładce tej znajduje się lista zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej, dokumentów amortyzacji i likwidacji środków trwałych, lista wynagrodzeń, ewidencja rozliczeń samochodu, lista zapisów kasowych/bankowych, różnic kursowych, różnic kursowych MW, delegacji lub spis z natury.

Zakładka Ogólne

Informacje na zakładce [Ogólne] to:

Lp. – numer porządkowy nadawany automatycznie przez program. Zapisy w księdze mogą być numerowane narastająco w roku lub w obrębie miesiąca, w zależności od parametru zaznaczonego w Konfiguracji firmy.

Data księgowania – data ujęcia w Księdze Podatkowej.

Lp zakładu – pole widoczne jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Numeracja w ramach konkretnego zakładu.

Zakład – pole widoczne jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Symbol zakładu wybranego na zapisie księgowym.

Data operacji gospodarczej – data zdarzenia gospodarczego, wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu (data poniesienia wydatku, otrzymanie towaru, uzyskania przychodu lub data zestawienia sprzedaży. Domyślnie jest identyczna jak  data księgowania.

Nr dowodu – Numer własny dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano zapisu (np. numer faktury, noty księgowej).

Korekta do podatku dochodowego – parametr służący do oznaczenia zapisu jako korekta podatku dochodowego. Po wybraniu opcji Miesiąc data dokumentu ustawiana jest na koniec miesiąca, za który dodajemy dany dokument, po wyborze Kwartał sprawdzany jest miesiąc i ustawiany ostatni dzień kwartału, w którym dany dokument się znajduje. Korektę należy wprowadzić z ostatnim dniem miesiąca/kwartału aby zbierała wszystkie dokumenty zakwalifikowane do korekty za ten miesiąc/kwartał. Po zaznaczeniu parametru pojawi się kolejna zakładka [Dokumenty do korekty] z możliwością ręcznego lub automatycznego wyboru dokumentów.

Podmiot (Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd), NIP, Nazwa, Miasto, Kod pocztowy, Adres, Województwo – dane podmiotu. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:

• Przez wpisanie w polu Kontrahent w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu – akronimu.
• Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod
• Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, co pozwala na rozwinięcie menu z dostępnymi listami podmiotów.
• Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy.

W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk Dodaj  na liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotu w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w księdze.

Kategoria – w polu tym jest wpisywany opis zdarzenia gospodarczego. Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku .

W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię sprzedaży (Opis w rozdziale Ewidencja kontrahentów), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie. Jeśli kontrahent ma na karcie przypisaną kategorię sprzedaży i ona ma ustawioną kolumnę do księgowania to po wybraniu kontrahenta na zapisie KPiR kursor przechodzi do odpowiedniej kolumny księgi. W przypadku braku kategorii sprzedaży na formularzu kontrahenta na zapis księgowy podstawiana jest kategoria zakupu, a w przypadku kiedy obie kategorie na formularzu kontrahenta nie będą uzupełnione pole Kategoria na zapisie księgowym pozostaje puste.

Opis –  po wyborze kategorii pole Opis wypełnia się automatycznie. Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.

7 – 16. Kolumny księgi podatkowej – kolumny według specyfikacji zawartej w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów, gdzie możemy wpisywać wartość.

16. Opis kosztu – pole uzupełniane jest automatycznie, jeżeli zapis w księdze jest efektem księgowania dokumentu źródłowego, na którym wybrano jedną z kategorii: 10 + 16.Towary + koszty BR, 11+ 16.Uboczne + koszty BR, 12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR lub 13 + 16.Inne + koszty BR. W polu widnieje:

• opis z pierwszej pozycji dokumentu w Rejestrze VAT zakupu dotyczącej kosztów B+R,
• opis uzupełniony w pierwszej pozycji dotyczącej kosztów B+R w Kwotach dodatkowych na dokumencie w Ewidencji dodatkowej kosztów,
• opis z formularza zapisu kasowego/bankowego.

17. Uwagi – pole na uwagi do danego dokumentu.

Wprowadził, Zmodyfikował – Kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis jak również daty wprowadzenia i modyfikacji.

Lista dokumentów źródłowych

Jeżeli zapis w księdze jest efektem księgowania z ewidencji pomocniczej, wówczas na formularzu zapisu księgowego widoczna jest druga zakładka, zawierająca listę dokumentów źródłowych. W zależności od tego, z jakiej ewidencji pomocniczej był przenoszony zapis do księgi, druga zakładka posiada odpowiednio zestawienie zapisów z:

• Rejestru VAT,
• Ewidencji dodatkowej,
• Listy wynagrodzeń,
• Dokumenty amortyzacji i likwidacji środków trwałych,
• Rozliczenia samochodów,
• Zapisów kasowych/bankowych,
• Różnic kursowych,
• Różnic kursowych MW,
• Delegacji,
• Spisu z natury.

Na zakładce tej możliwe jest jedynie przeglądanie zapisów źródłowych, z możliwością podglądu zapisu, ale bez możliwości wprowadzania jakichkolwiek modyfikacji w ewidencji pomocniczej. Jeżeli zapis jest efektem księgowania bezpośrednio w księdze, druga zakładka nie jest na formularzu widoczna.