Funkcja kontroli budżetu pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach.

Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem.

Zmiany na formatce konta

Przed przystąpieniem do kontroli budżetu niezbędne jest właściwe oznaczenie kont, ponieważ kontroli budżetu podlegają jedynie konta, dla których zaznaczono parametr kontroli budżetu. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu na formularzu konta.

Parametr Kontrola budżetu jest dostępny na najniższej analityce, a użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji:

• Brak,
• Obroty Wn,
• Obroty Ma.

Wybranie opcji Obroty Wn/Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Na listę Kontroli budżetu przenoszone są również konta nadrzędne w stosunku do konta analitycznego.

Uwaga

Jeśli na koncie został zaznaczony parametr Kontroli budżetu, wówczas nie można dodawać analityk do tego konta.

Przypisanie planu budżetu dla konta

Funkcja kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu.

Z poziomu listy kont zakwalifikowanej do kontroli budżetu można przejść do okna kontroli właściwego konta, podglądając to konto z listy przy użyciu .

Dokument pierwotny dla wprowadzanego planu budżetu dodawany jest za pomocą ikony   z poziomu Kontroli budżetu. Dokument korekty planu budżetu dodawany jest za pomocą  lub klawisza <INSERT> z poziomu formatki budżetu konta.

Uwaga

Dodanie dokumentu korekty jest możliwe tylko wówczas, gdy dokument pierwotny jest zatwierdzony. Dodanie kolejnej korekty jest możliwe, gdy dokument wcześniejszej korekty jest zatwierdzony.

Kliknięcie na ikonę  na dokumencie pierwotnym, pozwala na wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na wszystkie miesiące okresu obrachunkowego. Natomiast kliknięcie  na dokumencie korekty, powoduje wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego z uwzględnieniem wprowadzonych korekt.

Formatka Plan budżetu konta – dokument pierwotny zawiera następujące informacje:

• Okres obrachunkowy – wyświetlany jest symbol okresu z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
• Data wprowadzenia – pole edytowalne.
• Budżet – pole edytowalne dla wprowadzenia zakładanej łącznej kwoty planowanego budżetu konta w ramach całego okresu obrachunkowego. Pole pozwala na wpisanie kwoty 9-cio cyfrowej.
• Opis – dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika, ułatwiający mu identyfikację dokumentu.
• Okres – lista miesięcy w okresie obrachunkowym. Jeśli okres będzie nietypowy, miesięcy może być mniej lub więcej.
• Kwota – planowana kwota budżetu dla danego konta.
• Parametr Bufor – umożliwia zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu. Dokument znajdujący się w buforze na liście dokumentów jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jeśli zostanie zatwierdzony jest widoczny w kolorze czarnym.
• Na liście dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij do bufora, która pozwala na przeniesienie do bufora dokumentu, który został błędnie wprowadzony i zatwierdzony.
• Informację o tym, kto dokument wprowadził oraz kto go zmodyfikował, wraz z informacją o dacie, kiedy to miało miejsce.

Formatka Plan budżetu konta – dokument korekty zawiera informacje analogiczne jak w dokumencie pierwotnym, uzupełnione o kwotę korekty planu.

Porównanie planu budżetu z jego realizacją

Jak już wspomniano, funkcja Kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Po wejściu na okno kontroli budżetu należy uruchomić opcję Oblicz budżet za pomocą przycisku , wówczas na liście pojawią się konta podlegające kontroli.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Kliknięcie na ikonę  spowoduje, że na liście pojawią się tylko konta syntetyczne, natomiast kliknięcie spowoduje, że na liście kontroli pokażą się wszystkie konta, zarówno syntetyczne jak i analityczne.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.

 Oblicz budżet – przycisk pozwala na przeliczenie obrotów i sald na kontach podlegających kontroli budżetu.

 Podgląd lub klawisze <CTRL>+<ENTER> – przycisk pozwala na podgląd danych o wybranym koncie. Pogląd okna jest dostępny tylko dla kont analitycznych.

Listę kontroli budżetu można zawęzić do określonego poziomu. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: wszystkie poziomy, jeden poziom lub dwa poziomy. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru określonego okresu kontroli. Kontrola nie jest przeprowadzana z dokładnością co do dnia, ale za miesiąc, kwartał, pół roku lub cały okres obrachunkowy. W związku z tym, wyświetlana lista zawiera informację o roku i miesiącu z danego okresu obrachunkowego. Jest to istotna opcja, ponieważ służy do porównania planu z realizacją w okresie innym niż cały okres obrachunkowy.

Na liście kontroli dostępne są dodatkowe filtry.

Filtr Konto od – Konto do – umożliwia wyświetlanie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Konto do oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.

Filtr Maska umożliwia wyświetlenie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określić odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określeniu maski na numer konta:

* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk np. wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.

? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment 01 można użyć maski 4??-??-01.

[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.

[x-z] – znak zawiera się w zakresie, przykładowo 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.

[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01.

[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.

Parametr Bez kont określonych w masce – pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.

Parametr Plan roczny – jego zaznaczenie powoduje, że na liście, dla danego konta, wyświetlany jest plan roczny, natomiast jego odznaczenie powoduje, że wyświetlany jest plan zgodny z ustawieniami okresu kontroli.

Parametr Uwzględniaj dekrety w buforze – jego zaznaczenie powoduje, że na liście widoczne są również dekrety znajdujące się w buforze.

Uwaga

Jeżeli nastąpiło księgowanie kwoty wyższej od zadeklarowanej, wówczas w kolumnie przekroczeń kwota jest prezentowana jako wartość dodatnia ze znakiem , natomiast wartość ujemna w kolumnie przekroczeń pojawi się wówczas, gdy kwota zaksięgowana jest niższa niż planowana.