Magazyn – od zamówienia do Faktury Zakupu - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Magazyn – od zamówienia do Faktury Zakupu - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Magazyn – od zamówienia do Faktury Zakupu

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.

Zamówienie towaru u dostawcy

  • Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
  • Otwarty zostaje formularz zamówienia:
    • kontrahent: AL-KOMP
    • dokument liczony od netto
    • uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
      • NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
      • PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
    • wartość zamówienia: 7 134.00 zł
  • Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
  • Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
    • ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
    • ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.

Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu

  • Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
  • Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).

W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:

  • Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
  • W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
  • Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
  • Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
    • jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
    • ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
  • Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
  • Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
  • Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
  • Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
  • Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
  • Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).

Utworzenie Faktury Zakupu

Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:

  • Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
  • Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
    • faktura jest w buforze;
    • po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
    • możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
    • należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
    • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
  • Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
  • W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
  • W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.