1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej.

Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:

• Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
• Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
• Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.

W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo – składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.

W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:

1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny) lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie. W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.

W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.

2.2 Anulowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność.

Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze czerwonym.

2.3 Anulowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie. Akceptacja operacji anulowania spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze czerwonym.

2.4 Korygowanie anulowanych nieobecności

Jeżeli po anulowaniu nieobecności istnieje konieczność wprowadzenie nowego rodzaju nieobecności (np. zamiast urlopu wypoczynkowego lub nieobecności usprawiedliwionej -> zwolnienia chorobowego), to należy podświetlić anulowaną nieobecność i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj nieobecność.

Nieobecność korygująca wyświetlana jest w kolorze niebieskim.

W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.5 Korygowanie anulowanych zestawień

Jeżeli po anulowaniu zestawienia chcemy wprowadzić nowe ilości godzin/ dni czasu pracy w zestawieniu, to należy podświetlić anulowane zestawienie i pod prawym klawiszem myszy (z menu kontekstowego) wybrać Koryguj zestawienie. Zestawienie korygujące wyświetlane jest w kolorze niebieskim.

2.6 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek
emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca 2018 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone o 25% koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą 01.07.2018 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.7 Definiowanie listy płac korygującej

Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:

1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli.Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk  i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

4. Data wypłaty jest automatycznie podpowiadana przez program jako ostatni dzień bieżącego miesiąca – jednak zalecamy zmianę na taką samą datę, jaka była na liście anulowanej. Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.

2.8 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień.

W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe.

W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie

lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym.

W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.

W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu.

W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie.

Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk  Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje pojawienie się informacji: Suma skopiowanych płatności jest różna od kwoty netto wypłaty. W celu uzgodnienia wartości, do listy elementów wypłaty została dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Po zaakceptowaniu komunikatu i zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany „Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą).

Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się „Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie.

Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

2.9 Preliminarz płatności

W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale.

Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

• zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
• należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.10 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/07/2018, gdzie 02 – oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 07.2018. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem  i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml

Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników). Płatności generowane do korygującej deklaracji DRA są w pełnej wysokości (nie różnicowo między korygującą deklaracją a wcześniejszą).

Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

• zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
• należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.

2.11 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.

3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2017, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku za poprzedni rok.

W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę zdrowotną (pobraną). Natomiast część tej składki, która została odliczona od podatku dochodowego za poprzedni rok pracownik powinien doliczyć do podatku dochodowego w zeznaniu podatkowym za rok, w którym zwrot składki zdrowotnej otrzymał (zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o pdof). Pracownik dopłaci podatek zgodnie z wyliczeniem w zeznaniu rocznym i tym samym zostanie wyrównana niedopłata podatku za poprzedni rok.

Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Pracodawca może dostarczyć pracownikowi pismo informujące o kwocie zwróconej składki zdrowotnej, w tym odliczonej od podatku dochodowego.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność
   (4-8.12.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop opiekuńczy (zasiłek). Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek opiekuńczy (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy sprawdzić, czy wszystkie elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
6. Na zakładce [Podatki]  uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
7. Na zakładce [Ogólne], w Schemat płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty  – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzamy komunikat i płatność.
8. Na zakładce [Elementy] wypłaty sprawdzić, czy pojawia się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej w wys. – 31,07 zł (kwota ujemna). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 31,07 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.

3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.

W związku z tym, że pracownik nie dokonał jeszcze rozliczenia podatkowego za bieżący rok, pracodawca dokonując obecnie zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej (pobranej) powinien doliczyć do bieżącej zaliczki na podatek dochodowy wcześniej odliczoną kwotę składki zdrowotnej, czyli zwiększyć bieżącą zaliczkę podatku.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za luty br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-15.02.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa.
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie zasiłek chorobowy/wyp. (zamiast wynagrodzenia za czas choroby), edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. Wyrównanie zasiłku w wys. 20% zostanie wypłacone z bieżącą wypłatą. Następnie należy sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
6. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za luty br., aby nie korygować płatności do US za miesiąc luty br.).
   Uwaga

   Niedopłata zaliczki podatku (w wyniku odliczenia składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego) powinna zostać pobrana pracownikowi  w  najbliższej wypłacie etatowej poprzez zwiększenie kwoty zaliczki podatku do US (ręczna korekta) wg wyliczenia: do zaliczki na podatek dochodowy za bieżący miesiąc, w którym dokonujemy zwrotu składki zdrowotnej dodajemy odliczoną część składki zdrowotnej od wynagrodzenia chorobowego.
7. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
8. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 93,19 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej pobranej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.02.br) i kwotę wyrównania (w wys. 258,90)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

¹⁾ Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br.

²⁾ Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

³⁾ Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty uwzględniające korekty: składki zdrowotnej (odliczonej) z lutego (została zmniejszona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została powiększona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał niedopłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej oraz nadpłata zaliczki podatku. Jeżeli pracodawca w bieżącej wypłacie potrąci pracownikowi zaległą składkę zdrowotną, to w wysokości 7,75% może odliczyć ją od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli pomniejszyć bieżącą zaliczkę podatku z tytułu różnicy w składce zdrowotnej.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 9.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce [Nieobecności] podświetlić odpowiednią nieobecność (1-10.09.2017) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce [Nieobecności] na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy.
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%).
6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
7. Na zakładce [Podatki]  wykonać Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 9.2017.
8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -77,66 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (w tym odliczonej w wys. 66,87 zł).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

¹⁾ Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 9.2017.

²⁾ Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

³⁾ Po zaznaczeniu pola Korekta podatku i ubezpieczeń zalecamy opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11.

W tej wypłacie można dokonać zwiększania tylko o kwotę 32,36 zł (ponieważ taka jest kwota składki zdrowotnej od netto). Brakującą część niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej w wys. 34,42 zł (66,78 zł kwota niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej – 32,36 zł kwota już przerzucona) można „przerzucać” w kolejnych wypłatach pracownika.

Takie „przerzucanie” składki zdrowotnej w kolejnych wypłatach może być kłopotliwe, ale jest to jedyny sposób, aby automatycznie składka zdrowotna odliczona została wykazana na PIT-11. Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za 9.2017), składka zostaje zwiększona automatycznie:

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok powinny zostać wykazane poprawne kwoty uwzględniające korekty:

• zwiększona składka zdrowotna (w bieżącej wypłacie i w kolejnych wypłatach powinna zostać zwiększona składka zdrowotna odliczona dzięki technicznemu przerzuceniu składki z netto do odliczonej),
• zmniejszona zaliczka na podatek dochodowy (w bieżącej wypłacie podatek został zmniejszony w wyniku korekty).

Pracownik nie będzie miał niedopłat/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawcza wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej oraz nadpłatę zaliczki podatku. W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna i jednocześnie w wysokości 7,75% powinna zostać potrącona od bieżącej zaliczki na podatek dochodowy, czyli powinna zostać zmniejszona bieżąca zaliczka podatku.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (1-2.03.br) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienia lekarskie.
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%).
6. Sprawdzić, czy pozostałe elementy wypłaty naliczyły się poprawnie.
7. Na zakładce [Podatki] wykonać  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br.
8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
9. Na zakładce [Elementy wypłaty] sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składki zdrowotnej. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

¹⁾ Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

²⁾ Na zakładce [Podatki] zaznaczamy pole Korekta podatku i ubezpieczeń i wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazane poprawne kwoty po korekcie: składki zdrowotnej (odliczonej) z marca (została zwiększona w wypłacie korygującej) i zaliczki na podatek dochodowy (została pomniejszona w miesiącu dokonywania korekty). Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za czerwiec br., podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność i najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06).
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Pojawi się automatycznie oprócz wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia za urlop za skrócony okres również wynagrodzenie za czas choroby (80%).
6. Sprawdzić poprawność naliczenia wypłaty, szczególnie podstawy wynagrodzenia za czas choroby.
7. Jeżeli firma nie wykonała jeszcze przelewu kwoty podatku do US, to na zakładce Podatki nie trzeba dokonywać kopiowania zaliczki podatku. Oczywiście można to wykonać – wówczas ostatecznie rozliczenie podatku nastąpi w zeznaniu rocznym pracownika, ponieważ wypłata korygująca dokonywana jest w tym samym roku podatkowym.
8. Na zakładce [Ogólne] w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, aby skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
9. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

¹⁾ Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych, składki zdrowotnej (odliczonej) i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W kalendarzu Nie/obecności, na zakładce Nieobecności podświetlić Nieobecność usprawiedliwioną (11-31.05 br.) i pod prawym przyciskiem wybrać opcję Anuluj nieobecność. Zapisać kalendarz Nie/obecności.
3. Ponownie otworzyć kalendarz Nie/obecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej, czyli na zakładce Nieobecności na podświetlonej anulowanej nieobecności pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj nieobecność, wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Zapisać nieobecność oraz kalendarz Nie/obecności.
4. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
5. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać.
6. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić wstecz = 1.
   Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego.
7. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. wstecz).

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować), a od wyliczonego podatku odjąć niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej. Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

• Informacja przekazana przez – np. ZUS
• w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
• w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

2. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
3. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
5. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
6. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

¹⁾ Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

²⁾ Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

³⁾ Kwota niedopłaty podatku w wys. 58,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) * 18% – 43,63 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 101,34 zł – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

• Rodzaj – dodatek
• Algorytm – 1 – kwota
• Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

• Pozycja na deklaracji – PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
• Podatek – naliczać wg progów
• Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
• Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
• Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
• Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

• Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.

W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element „Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku, a wyliczoną zaliczkę podatku należy pomniejszyć o niedopłatę składki zdrowotnej odliczonej.

¹⁾ Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

²⁾ Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

³⁾ Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” opcjonalne „techniczne” zwiększenie składki zdrowotnej odliczonej (kosztem składki od netto) w celu automatycznego wykazania jej w bieżącej deklaracji rocznej PIT-11. W tej wypłacie składka zdrowotna od netto (107,86 zł) jest większa od niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej (43,63), dlatego można dokonać przerzucenia całej kwoty niedopłaty składki zdrowotnej z netto do odliczonej, tak aby sumaryczna kwota składki zdrowotnej nie uległa zmianie (776,61 zł). Oczywiście to przerzucenie nie jest konieczne, ale wówczas na formularzu PIT-11 za bieżący rok należy pamiętać o ręcznym zwiększeniu składki zdrowotnej.

⁴⁾ Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:

• Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
• Składka zdrowotna odliczona będzie powiększona o niedopłatę składki zdrowotnej w wysokości 43,63 zł.
• Zaliczka podatku będzie powiększona o 58,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek (563,00 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 43,63 zł, czyli: 563,00 zł * 18% – 43,63 zł = 57,71 zł, po zaokrągleniu 58,00 zł.

Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Deklaracja PIT-11 bez technicznego przerzucenia składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), po zakończeniu roku przy naliczeniu deklaracji należy pamiętać o zwiększeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Deklaracja PIT-11 po technicznym przerzuceniu składki zdrowotnej (na przykładzie kwot z wypłaty za bieżący miesiąc), składka zostaje zwiększona automatycznie:

3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

• Informacja przekazana przez – np. ZUS,
• w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki,
• w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

2. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za marzec br., podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
3. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 2000 zł) i składki.
5. Na zakładce Podatki uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za marzec br..
6. Na zakładce Ogólne w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

¹⁾ Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki.

²⁾ Kwota niedopłaty podatku w wysokości 69,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

W bieżącej wypłacie etatowej (np. za czerwiec br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.

¹⁾ Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika – jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

²⁾ Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:

• Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
• Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
• Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 69,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł) z uwzględnieniem odliczenia składki zdrowotnej 52,36 zł czyli: 676 zł (zaokrąglona nadpłata składek ER zł) *18% – 52,36 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 121,68 zł – 52,36 zł = 69,32 zł, po zaokrągleniu 69,00 zł.

Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 18% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł). Od tak wyliczonej zaliczki należy odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne – w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

• Informacja przekazana przez – np. ZUS
• w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki
• w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017
• Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

2. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
3. Utworzyć listę płac korygującą (EKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki.
5. Na zakładce Podatki nacisnąć Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
6. Na zakładce Ogólne nacisnąć Schemat płatności , zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Wypłatę korygującą zapisać.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

¹⁾ Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

²⁾ Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

³⁾ Kwota niedopłaty podatku w wys. 35,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 337,80 zł * 18% – 26,18 zł = 34,66 zł, po zaokr. 35,00 zł.

Kwota zwrotu składek ER (337,80 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (111,25 zł) oraz naliczyć 18% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

• Rodzaj – Dodatek
• Algorytm 1 – kwota
• Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

• Pozycja na deklaracji: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
• Podatek – naliczać wg progów
• Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
• Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
• Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
• Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

• Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 307,40 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (337,80 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (30,40 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (337,80 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

¹⁾ Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

²⁾ Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

³⁾ W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 15,00 zł.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

• Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wys. 337,80 zł
• Koszty uzyskania przychodu w wys. 111,25 zł
• Zaliczka podatku w wys. 15,00 zł
• Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wys. 26,18 zł.

4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia.

Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące.

Jeżeli zleceniobiorca nadal wykonuje umowę cywilnoprawną u płatnika, a firma z własnych środków opłaci zaległe składki ZUS (finansowane obowiązkowo przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną), to zapłacone składki będą stanowiły przychód tej osoby z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, czyli ten przychód powinien być uwzględniony w podstawie opodatkowania i oskładkowania oraz wykazany na deklaracji PIT-11.

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) Minister Finansów wyjaśnił, że: „(…) zapłacenie ze środków płatnika, kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek”.

W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby- zleceniobiorcy, która jest zamknięta i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
2. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.” oraz uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2017).
3. Utworzyć listę płac korygującą o symbolu np. UKOR (należy zdefiniować nowy symbol listy) i powiązać z listą, na której została anulowana wypłata – zgodnie z pkt. 2.7.
4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki.
5. Na zakładce Podatki uruchomić Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony do US za 12.2017.
6. Na zakładce Ogólne, w Schemat płatności  zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować płatność z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota niedopłaty składek ZUS (społecznych i zdrowotnej) w wys. 384,93 zł (kwota dodatnia). Zapisać wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

Przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych (225,20 zł) i zaległej składki zdrowotnej pobranej (159,73 zł).

Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry – zalecany sposób).

Ustalono, że zaległe składki ZUS zleceniobiorcy opłaci płatnik. W takiej sytuacji sfinansowana kwota (384,93 zł) powinna stanowić dodatkowy przychód zleceniobiorcy (niewypłacany), który należy uwzględnić w podstawie oskładkowania i opodatkowania oraz wykazać na PIT-11. W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)”. Proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

• Rodzaj – Dodatek
• Algorytm 1 – kwota
• Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

• Pozycja na deklaracji – PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia …
• Podatek – procent jak umowy
• Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
• Sposób naliczania koszty uzyskania – procentowe – 20%
• Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – naliczać
• Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

• Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty. Zleceniobiorca poniesie tylko „koszt” składek i podatku od tego przychodu (opłaconych przez firmę zaległych składek ZUS).

Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 2000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. –384,93 zł dodajemy ręcznie element „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” w wys. 384,93 zł.

 Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

¹⁾ Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” – dodatkowego przychodu pracownika.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (384,93 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nie wykonuje już umowy ani nie ma etatu, płatnik opłaci zaległe składki)

Gdy w wyniku kontroli ZUS umowy o dzieło zostały przekwalifikowane na umowy zlecenia, a zleceniobiorca już nie pracuje u płatnika, to opłacone przez firmę zaległe składki ZUS (finansowane przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną) stanowiły przychód tej osoby z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o pdof. W tej sytuacji płatnik nie ma obowiązku rozliczania składek i poboru zaliczki na podatek dochodowy, a jedynie kwotę zapłaconych za zleceniobiorcę zaległych składek wykazuje w informacji PIT-8C.

Z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat dodajemy nowy typ wypłaty o nazwie np. „Zaległe składki ZUS / PIT-8C/ zlecenie” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

• Rodzaj – Dodatek
• Algorytm 1 – kwota
• Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

• Pozycja na deklaracji – PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy.
• Podatek – nie naliczać
• Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
• Sposób naliczania koszty uzyskania – nie naliczać
• Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
• Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

• Wpływa na kwotę do wypłaty [v] – zaznaczone, ponieważ ten element powinien zbilansować kwotę Spłata korekty netto wypłaty.

Jeżeli osoba nie pracuje w firmie na etacie, ani nie wykonuje na jej rzecz umów cywilnoprawnych, to zalecamy na liście typu „Inne” (za bieżący miesiąc) dodać ręcznie dwa elementy:

• Spłata korekty netto wypłaty w wysokości – 384,93 zł
• Zaległe składki ZUS / PIT-8C / zlecenie w wysokości 384,93 zł.

Te pozycje się zbilansują (kwota do wypłaty 0,00 zł).

W deklaracji PIT-8C za bieżący rok zostanie wykazana kwota sfinansowanych przez płatnika zaległych składek zleceniobiorcy.

4.3 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. 

Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof.

Od tak obliczonej zaliczki na podatek dochodowy zleceniodawca powinien odliczyć niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy, w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki (art. 41 ust. 1a ustawy o pdof).

Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12.2017), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

• Informacja przekazana przez – np. ZUS,
• w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki,
• w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2017.

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

2. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2017, podświetlić wypłatę pracownika i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Anuluj wypłatę.
3. Utworzyć listę płac korygującą (UKOR), do listy zawierającej błędne rozliczenie – zgodnie z pkt. 2.7.
4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 3000 zł) i składki.
5. Na zakładce Podatki należy uruchomić  Kopiowanie zaliczki podatku – zostanie skopiowany podatek z wypłaty anulowanej, jaki został odprowadzony za 12.2017.
6. Na zakładce Ogólne należy w Schemacie płatności zaznaczyć Ręczną korektę płatności w wypłacie, skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty – pojawi się komunikat informujący o wygenerowaniu elementu „Korekta netto wypłaty”. Zatwierdzić komunikat i płatność.
7. Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wysokości -204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Wypłatę korygującą należy zapisać.

Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:

¹⁾ Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

²⁾ Kwota składki zdrowotnej odliczonej, o którą należy pomniejszyć podatek wyliczony od kwoty zwrotu składek społecznych (ER) i wykazać na PIT-11 za bieżący rok.

³⁾ Kwota niedopłaty podatku w wys. 15,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli: 225,20 zł (nadpłata skł.ER) – 45,04 zł (225,20 zł * 20% KUP) = 180,16 zł, po zaokrągleniu 180,00 zł * 18% = 32,40 zł – 17,46 zł (niedopłata składki zdrowotnej odliczonej) = 14,94 zł, po zaokrągleniu 15,00 zł.

Kwota zwrotu składek ER (225,20 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 18% podatek.

W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

• Rodzaj – Dodatek
• Algorytm 1 – kwota
• Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

• Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
• Podatek – „jak dla umów”
• Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
• Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
• Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
• Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

• Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu (pomniejszona o składkę zdrowotna odliczoną) będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 204,94 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (225,20 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (20,26 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (225,20) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

¹⁾ Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

²⁾ Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

³⁾ W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 15,00 zł.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

• Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 225,20 zł
• Koszty uzyskania przychodu w wysokości 45,04 zł
• Zaliczka podatku w wysokości 15,00 zł
• Uwaga: Składkę zdrowotną należy uzupełnić ręcznie w wysokości 17,46 zł