Scenariusze i przykłady
Klient płaci w ratach
- Prowadzimy sprzedaż ratalną. Aby łatwiej rozliczać kolejne raty tworzymy odrębny rejestr bankowy o nazwie np. SPRZEDAŻ_RATALNA.
- Można również utworzyć odrębną formę płatności np. Raty, przelew, związaną z rejestrem bankowym SPRZEDAŻ_RATALNA.
- Teraz klient kupuje u nas towar o wartości 1000 zł. Pierwsze 50% płaci gotówką przy zakupie towaru, kolejne 50% – będzie płacił w pięciu równych miesięcznych ratach.
- Wystawiamy fakturę z formą płatności raty.
- Na zakładce [Rozliczenia] wpisujemy najpierw wpłatę gotówkową 500 zł, a następnie wprowadzamy jeszcze pięć zapisów na kwotę 100 zł, z formą płatności raty i z terminem ustalonym na kolejne miesiące.
- Po zatwierdzeniu faktury w kasie pojawi się zapis kasowy na 500 zł, zaś w Preliminarzu w rejestrze SPRZEDAŻ_RATALNA – pięć kolejnych planowanych wpłat.
- Jeśli na wyciągu z banku otrzymamy potwierdzenie, że kolejna rata została spłacona – wprowadzamy zapis do rejestru bankowego i rozliczamy go ze zdarzeniem w Preliminarzu.
Jeśli do niezapłaconej kwoty doliczamy odsetki, to musimy je ręcznie wprowadzić w Preliminarzu Płatności jako pięć odrębnych zdarzeń (formy i terminy płatności powinny pokrywać się z kolejnymi ratami). Wtedy z banku otrzymujemy potwierdzenie wpłaty kolejnej raty wraz z należnymi odsetkami. Zapis bankowy rozliczamy z dwoma zdarzeniami z Preliminarza: wpłatą raty (związanej z fakturą) oraz spłatą należnych odsetek.
Istnieje tutaj możliwość wykorzystania również funkcji kategorii. Sprzedaż towaru wiążemy z kategorią np. Sprzedaż, natomiast dla spłacanych odsetek tworzymy odrębną kategorię typu przychody (np. Odsetki). Wtedy, w bardzo prosty sposób, korzystając z zakładki [Zapisy kategorii] na Liście zapisów kasowych/ bankowych, możemy otrzymać informację, jaka była łączna kwota odsetek, jakie wpłynęły w związku ze sprzedażą ratalną.
Podział zdarzenia
W tym przykładzie postaram się przybliżyć zasadę działania dwóch funkcji: Podziel (menu kontekstowe na liście zdarzeń w Preliminarzu) i Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów (parametr na zakładce [Rozliczenia] na Formularzu zdarzenia/zapisu).
Załóżmy, że planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 2000 zł. Planowany zakup wprowadziliśmy do Preliminarza Płatności jako jedno zdarzenie na kwotę 2000 zł ze statusem Bufor. Okazało się jednak, że najpierw kupiliśmy tylko część sprzętu za kwotę 900 zł. Wtedy:
- Zdarzenie w Preliminarzu rozbijamy na dwa zdarzenia: jedno na kwotę 900 zł, drugie na pozostałe 1100 zł (przy pomocy funkcji Podziel dostępnej z menu kontekstowego na liście zdarzeń).
- Kiedy uregulujemy zaległość wprowadzamy zapis bankowy na kwotę 900 zł.
- Zdarzenie na kwotę 900 zł rozliczamy całkowicie z zapisem bankowym na 900 zł.
- Pozostaje jeszcze zdarzenie na 1100 zł. Okazuje się jednak, że pozostały sprzęt kupiliśmy nie za 1100 zł (jak planowaliśmy), ale za 1200 zł.
- W chwili uregulowania płatności wprowadzamy zapis bankowy na 1200 zł.
- Otwieramy formularz zdarzenia w Preliminarzu Płatności na kwotę 1100 zł. Na zakładce [Rozliczenia] włączamy parametr Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów.
- Rozliczamy zdarzenie (na kwotę 1100 zł) z zapisem bankowym na kwotę 1200 zł. Wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1200 zł. Zdarzenie i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.
Ten przykład pozwoli wyjaśnić zasadę podziału płatności split payment. W rejestrze VAT prowadzono dokument kosztowy VAT/2018/101 dla kontrahenta o numerze NIP 444-44-44-444. Netto 1000 zł, VAT 230 zł. Kontrahent na formularzu, na drugiej zakładce na zaznaczony parametr Split payment. W preliminarzu płatności powstało zdarzenie KW na kwotę 1230 zł, parametr split payment jest zaznaczony, NIP to 4444444444, Numer dokumentu VAT/2018/101, kwota VAT 230 zł. Korzystając z funkcji Podziel, zdarzenie to podzielimy na 3 płatności: 230 zł, 500 zł i 500 zł. Po podziale otrzymamy trzy zdarzenia:: Zdarzenie nr 1, kwota płatności = 230 zł – kwota VAT = 43,01 zł Zdarzenie nr 2, kwota płatności = 500 zł – kwota VAT = 93,49 zł Zdarzenie nr 3, kwota płatności = 500 zł – kwota VAT = 93,50 zł Łączna wartość płatności to 1230 zł, kwota VAT 230 zł. Na zdarzeniu numer 2 odznaczamy parametr split payment. Na zdarzeniu nr 1 kwotę VAT zwiększamy do 180 zł. Pojawi się komunikat informujący że łączna kwota VAT na płatnościach przekroczyła podatek VAT na dokumencie w rejestrze VAT. Maksymalna kwota jaką możemy wpisać to 136,50 zł (43,01+93,49). Przykład pozwoli wyjaśnić, jak zmiana danych na dokumencie źródłowym wpływa na informacje o split payment na zdarzeniu. W rejestrze VAT mamy dokument kosztowy numer VAT/2018/101, dla kontrahenta o numerze NIP 444-44-44-444 z włączoną metodą split payment na kwotę netto 100 zł + 23 VAT = 123 zł. W preliminarzu płatności mamy zdarzenie, na którym parametr Split payment – zaznaczony, numer dokumentu VAT/2018/101, NIP 4444444444, kwota VAT 23. Tworząc zlecenie przelewów do banku należy wybrać format eksportu dedykowany dla przelewów split payment. W zleceniu takim zapisywana jest informacja o numerze NIP kontrahenta, kwocie VAT i numerze dokumentu. W przypadku przelewów częściowo rozliczonych należy ustalić kwotę podatku VAT, która powinna być zapisana w zleceniu przelewu. W preliminarzu płatności mamy zdarzenie na kwotę 1230 zł, kwota VAT to 230 zł. Zdarzenie to zostało częściowo rozliczone i do zapłaty pozostało 500 zł. Przed wysłaniem przelewu do banku, należy uzgodnić kwotę podatku VAT. Mamy dwie możliwość:Podział zdarzenia split payment
Zmiana danych na dokumencie w rejestrze VAT a płatność split payment
Eksport częściowo rozliczonych przelewów split payment