Ze względu na masowość zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem tej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym.
Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp., ponieważ jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału.
Struktura zestawienia obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald udostępniono z poziomu Księgowość/ Obroty i Salda.
Konta na zestawieniu obrotów i sald prezentowane są wg struktury hierarchicznej, w postaci „drzewa”.
Poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, tzw. „gałęzie główne”. Jeżeli zostaną do nich podpięte konta analityczne, stają się gałęziami rozwijalnymi. Rozwijanie (zwijanie) poszczególnych pozycji zestawienia obrotów i sald odbywa się poprzez naciskanie lewym klawiszem myszy na następujących „węzłach”:
Poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, tzw. „gałęzie główne”. Jeżeli zostaną do nich podpięte konta analityczne, stają się gałęziami rozwijalnymi. Rozwijanie (zwijanie) poszczególnych pozycji zestawienia obrotów i sald odbywa się poprzez naciskanie lewym klawiszem myszy na następujących „węzłach”:
– Rozwinąć
– Zwinąć.
Po wejściu do Zestawienia Obrotów i Sald, ma ono postać „zwiniętego” drzewa tj. widoczne są tylko gałęzie główne (konta syntetyczne).
Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w prawym dolnym rogu 
można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona 
zwija wszystkie gałęzie.
Obsługa okna Obroty i salda
Z poziomu okna Obroty i salda użytkownik programu ma możliwość wyliczania i prezentacji obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentacji sald Bilansu Otwarcia.
Okno Obroty i salda wyświetla konta księgowe posortowane wg symbolu konta wraz z kwotami w poszczególnych kolumnach. Zgodnie z poniższym zestawieniem w oknie Obroty i salda wyświetlanych jest jedenaście kolumn.
| Nazwa kolumny | Opis kolumny |
|---|---|
| Numer | Numer konta (syntetycznego, analitycznego) |
| Nazwa | Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| BO Dt | Stan początkowy Debet |
| BO Ct | Stan początkowy Credit |
| Obroty Dt | Obroty okresu Debet |
| Obroty Ct | Obroty okresu Credit |
| Obroty n. Dt | Obroty łącznie z okresem Debet (od początku okresu obrachunkowego.) |
| Obroty n. Ct | Obroty łącznie z okresem Credit (od początku okresu obrachunkowego) |
| Saldo Dt | Saldo Debet |
| Saldo Ct | Saldo Credit |
| Persaldo | Per saldo (saldo Debet – saldo Credit) |
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Typ konta – pozwala na wyświetlenie obrotów, sald w różnych przekrojach, tj. dla kont:
- Wszystkich,
- Bilansowych,
- Wynikowych,
- Bilansowych i Wynikowych,
- Pozabilansowych,
- Rozrachunkowych
Poziomy – pozwala na wyświetlenie obrotów i sald w różnych przekrojach kont, tj. zawężając listę wyświetlanych kont do jednego, dwóch lub wszystkich poziomów.
Obroty za okres – w postaci dwóch dat Od – Do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald za dowolny okres.]
Maska – pozwala na zdefiniowanie filtrów typu Maska na numer konta, które służą do wyświetlania obrotów na kontach wg kryteriów związanych z numeracją tych kont.
Użytkownik poza możliwością skorzystania z odwołania do Planu Kont, może wykorzystać następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta:
* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo – wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01.
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo – 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4.
Z filtrem typu Maska związane jest inne sumowanie obrotów i sald na kontach syntetycznych – obroty i salda na koncie syntetycznym wynikają wyłącznie z odfiltrowanych kont analitycznych.
Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie obrotówki z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w Masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta jej odpowiadające. Przykładowo – jeśli chcemy, aby na liście pokazały się wszystkie konta oprócz kont 201 i 202, to w polu Maska wpisujemy 20[1‑2], zaznaczamy Bez kont określonych w masce i obliczamy obrotówkę.
Ograniczające listę kont – w postaci dwóch kontrolek Konto od – Konto do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald zawężonej listy wyświetlanych kont do zadanego przedziału. Aby uniknąć braku jednoznaczności w wyświetlaniu kont i sumowaniu obrotów i sald na kontach syntetycznych, ograniczono możliwość wyświetlania kont do należących do jednego poziomu:
- Od konta syntetycznego do konta syntetycznego (np. Z zakresu 400 do 409),
- Od analityki do analityki tego samego konta syntetycznego, a będących na tym samy poziomie (np. od 401-01-1 do 401-01-6).
Poprawność zdefiniowanego zakresu Od – Do sprawdzana jest w momencie przeliczenia zestawienia i w razie błędu pojawi się stosowny komunikat.
Określenie Do konta oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.
Tylko bilans otwarcia – parametr ogranicza liczbę kolumn tylko do tych, które są ściśle związane z Bilansem Otwarcia.
| Nazwa kolumny | Opis kolumny |
|---|---|
| Numer | Numer konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| Nazwa | Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| BODt | Stan początkowy Debet |
| BOCt | Stan początkowy Credit |
| Persaldo | Per saldo (BODebet – BOCredyt) |
Ukryj konta o zerowych saldach – w przypadku zaznaczenia tego parametru, program sprawdza salda dla kont analitycznych i ukrywa wszystkie konta analityczne o zerowym saldzie. Zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych saldach powoduje automatyczne zaznaczenie drugiego parametru Ukryj konta o zerowych obrotach, natomiast zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych obrotach nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych zaznaczeń. Zaznaczenie parametru przenosi się również na wydruk obrotów i sald, gdzie w tym przypadku będą ujęte tylko konta o saldach niezerowych.
Ukryj konta o zerowych obrotach – ukrywa nieaktywne (bez obrotów) konta syntetyczne i analityczne.
Uwzględniać zapisy w buforze – przy zaznaczonym parametrze obroty i salda kont księgowych liczone są w oparciu o wszystkie księgowania (wprowadzone na brudno tj. W buforze oraz na czysto).
Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych
Oblicz obroty i salda. Waluta – pole to jest widoczne dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa Plus oraz mających aktywną obsługę kont walutowych. Wybór waluty powoduje, że na zestawieniu pojawiają się tylko konta walutowe z wybraną walutą.
Okno Zestawienie obrotów i sald obsługują następujące przyciski poleceń:
Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.
Oblicz obroty i salda – przelicza obroty i salda za zadeklarowany okres. Uaktywnia wybrane opcje sposobu prezentacji danych.
Podgląd konta – wyświetla formatkę zawierającą szczegółowe informacje o koncie typu: numer, nazwa, typ konta, sposób ustawienia kontroli salda.
Pokazuj wszystkie konta – rozwija strukturę drzewa zestawienia obrotów i sald.
Pokazuj tylko konta syntetyczne – stopień szczegółowości wyświetlanych kont ograniczony tylko do kont syntetycznych.
W górnym menu znajdują się przyciski uruchamiające funkcje ściśle związane z listą obrotów i sald:
Zapisy księgowe na koncie – otwiera listę zapisów księgowych wybranego konta.
Formularz obrotów i sald dla wybranego konta – udostępnia formularz obrotów i sald wybranego konta. Formularz zawiera dwie zakładki [Razem] i [Miesięcznie].
Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to dodatkowo z tego miejsca możliwe jest uzyskanie informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie.
Kontrola sald kont rozrachunkowych
Wydruki
Z poziomu listy Obroty i salda dostępne są następujące wydruki:
- Syntetyka i analityka – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
- Syntetyka i analityka + BO – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
- Syntetyka – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco nie uwzględniają bilansu otwarcia.
- Syntetyka + BO – obroty i salda kont syntetycznych. Obroty liczone narastająco uwzględniają bilans otwarcia.
Syntetyka i analityka, 15 cali – wydruk tekstowy – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych
Z poziomu formularza Obroty i salda dla wybranego konta udostępniono wydruk obrotów i sald wybranego konta w ujęciu miesięcznym.
Wydruki reagują na uaktywnione parametry takie jak:
- Obroty za okres
- Typ kont
- Tylko bilans otwarcia
- Uwzględniać zapisy w buforze
- Ukryj konta o zerowych kwotach
- Pokazuj konta słownikowe
- Poziomy
- Waluta – w przypadku korzystania z modułu Księga Handlowa Plus wszystkie wydruki będą zawierały kwoty w zadeklarowanej walucie.
Po przeliczeniu obrotów i sald, a następnie zmianie jakiegokolwiek parametru na oknie podczas generowania wydruku pojawia się komunikat: Zmieniono parametry obliczeń. Czy przeliczyć listę?, z opcjami do wyboru TAK i NIE. Odpowiedni wybór przez użytkownika decyduje o wpływie zmiany zaznaczonych parametrów na aktualny wydruk.