Aby ułatwić Użytkownikom Comarch ERP Optima Detal rozliczanie kasjerów pracujących na stanowisku w programie dostępna jest funkcjonalność rejestrowania i rozliczania zmian.

Otwarcie zmiany

Jeśli w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Otwarcie/ zamknięcie zmian, operator logujący się do programu ma prawo do otwarcia zmiany (w Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje pracowników) oraz nie została jeszcze otwarta zmiana, podczas logowania pojawi się okno Otwarcie zmiany.

W oknie wyświetlana jest aktualna kwota na stanowisku (jest to kwota przeniesienia z poprzednio zamkniętej zmiany). Operator otwierający zmianę może dokonać dodatkowej wpłaty gotówki wprowadzając odpowiednią wartość w polu Wpłata początkowa. Na oknie otwarcia zmiany dostępne są przyciski:

Zatwierdź – zmiana jest otwierana zgodnie z wprowadzonymi kwotami (Aktualna kwota na stanowisku + Wpłata początkowa), a operator zostaje zalogowany do okna sprzedaży.

Anuluj – wycofanie się z otwarcia zmiany. Po wybraniu opcji anuluj kasjer zostanie zalogowany do programu, ale nie będzie miał możliwości wystawiania dokumentów.

Utwórz KP – możliwe utworzenie dokumentu KP na kwotę wprowadzoną w polu Wpłata początkowa. Na dokumencie KP utworzonym podczas otwarcia zmiany pojawi się opis Wpłata przy rozpoczęciu zmiany.

Jeżeli dodatkowa wpłata, jaką otrzymał kasjer, została wprowadzona wcześniej w Comarch ERP Optima, wówczas po wpisaniu tej kwoty w pole Wpłata początkowa należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. W przeciwnym wypadku KP zostanie przesłane do systemu Comarch ERP Optima, więc wpłata do kasy będzie zdublowana.

Po otwarciu zmiany można realizować sprzedaż na stanowisku. Wszyscy operatorzy logujący się do programu pracują na tej samej zmianie do momentu jej zamknięcia.

Zamknięcie zmiany

Aby rozliczyć zmianę należy wybrać przycisk , który wywołuje okno podsumowujące aktualną zmianę. Prawo do zamknięcia zmiany mają wyłącznie operatorzy, którym w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników zaznaczono parametr Zamknięcie zmiany.

Okno zamknięcia zmiany zawiera podsumowanie transakcji wykonanych od momentu otwarcia zmiany.

W nagłówku okna widnieje nr kolejny zmiany wraz z datą oraz godziną otwarcia. Okno podzielono na dwie części – Sprzedaż oraz Wpłaty i wypłaty, gdzie:

• Sprzedaż – wartość sprzedaży towarów i usług na Paragonach,
• Kaucje – kwoty przyjęte – wartość kaucji z Paragonów,
• Kaucje – kwoty wydane – wartość kaucji z dokumentów przyjęcia kaucji PKA,
• Kwota z przeniesienia – kwota zamknięcia poprzedniej zmiany,
• Wpłata początkowa – wpłata dokonana podczas otwarcia zmiany,
• Płatności dokumentów – zestawienie płatności wynikające z transakcji PA (paragonów) i  PKA (przyjęcia kaucji) w rozbiciu na formy płatności,
• Wpłaty KP – podsumowanie wartości z dokumentów KP,
• Wypłaty KW – podsumowanie wartości z dokumentów KW,
• Gotówka w kasie – suma gotówki w kasie z uwzględnieniem stanu na otwarcie zmiany, płatności nieodroczonych o typie gotówka, oraz dokumentów KP, KW.

Przykład

Zmiana nr 3/2009 z dnia 21-10-2009 została otwarta ze stanem kasy = 350,00 zł (300,00 zł kwota z przeniesienia + 50,00 zł wpłata początkowa).

W trakcie trwania zmiany zrealizowano sprzedaż towarów, usług i kaucji na łączną kwotę 509,50 zł (sprzedaż 459,50 zł + sprzedaż kaucji 50,00 zł) oraz przyjęto kaucji za kwotę 30,00 zł.

Ostateczny utarg wyniósł zatem = 479,50 zł (509,50 zł – 30,00 zł) – co będzie równe wartości podsumowującej tabelkę płatności  .

Na stanowisku wykorzystywane są 4 różne formy płatności: Gotówka, Przelew, Karta oraz Bon. Z czego: Gotówka, Karta oraz Bon to formy płatności, które (w Comarch ERP Optima Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności) mają ustalony nieodroczony termin płatności (0 dni) oraz typ – gotówka. Formy płatności z terminem nieodroczonym o typie gotówka będą liczone jako gotówka przyjęta/wydana do/z kasy.

W trakcie zmiany 3/2009 przyjęto:
Gotówką 20,00 zł
Przelewem  300,00 zł
Kartą 59,50 zł
Bonem 100,00 zł

Suma płatności to 479,50 zł, ale przelew 300,00 zł jako płatność odroczona nie będzie wliczony w stan gotówki w kasie- stąd otrzymujemy 179,50 zł (479,50 zł – 300,00 zł).

Dodatkowo w trakcie zmiany 3/2009 przyjęto wpłaty na łączną kwotę 50,00 zł, oraz zrealizowano wypłaty z kasy na łączną kwotę 150,00 zł, co w ostatecznym rozrachunku daje wypłatę = 100,00 zł (50,00 zł KP – 150,00 zł KW).

Gotówka w kasie = stan otwarcia zmiany + suma płatności nieodroczonych o typie gotówka +/‑ wpłaty/wypłaty.

Zatem w przykładzie otrzymamy:

Gotówka w kasie = 350,00 zł + 179,50 zł – 100,00 zł (wypłaty)

• Wypłata końcowa – z poziomu okna przed zamknięciem zmiany można wypłacić część lub całość kwoty (Gotówka w kasie) wybierając przycisk Wypłata. Otwierane jest wówczas okno analogiczne jak przy otwarciu zmiany, w którym należy podać wypłacaną kwotę i zatwierdzić wypłatę.

Z poziomu okna możliwe jest również wygenerowanie dokumentu KW na kwotę wprowadzoną w polu Wypłata końcowa z opisem Wypłata przy zakończeniu zmiany.

Po wypłaceniu gotówki okno wypłaty zostanie zamknięte, a na raporcie zmianowym w polu Wypłata końcowa pojawi się odpowiednia wartość.

• Pozostaje – w polu pozostaje pojawia się ostateczny stan kasy, a zatem wartość Gotówki w kasie pomniejszona o wartość Wypłaty końcowej. 

Raport zmianowy można wydrukować wybierając przycisk  na drukarce zwykłej lub fiskalnej (jeżeli w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Drukowanie raportów zmianowych na drukarce fiskalnej).

– po wybraniu przycisku dostępnego w oknie zmiana jest zamykana, po czym następuje wylogowanie operatora z programu. Kwota zamknięcia zostanie wyświetlona jako Aktualny stan kasy podczas otwarcia kolejnej zmiany.

Lista zamkniętych zmian oraz szczegółowe raporty operatorów dostępne są po wybraniu opcji Zestawienia/ Zmiany (co zostało szerzej opisane w rozdziale 6.2.3.  „Zestawienie zmian kasowych”).

 – wybranie opcji Anuluj zamyka okno rozliczenia zmiany. Wszelkie akcje wykonane w celu zamknięcia zmiany (Wypłata końcowa, dokument KW) zostaną anulowane.