Article Category: Bazy danych - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Article Category: Bazy danych - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Bazy danych

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy

Przycisk Dodaj (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.

  1. Informacja o firmie – program pyta o nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych.
  2. Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym ma znajdować się baza danych. Domyślnie proponowana jest nazwa serwera, na którym znajduje się baza konfiguracyjna i w większości przypadków należy tą propozycje zaakceptować. Jeżeli program pracuje w konfiguracji z wieloma serwerami baz, należy wówczas wpisać nazwę odpowiedniego serwera lub wybrać z rozwiniętej listy.
  3. Sprawdzenie danych – program wyświetla zestawienie tych informacji i prosi o ostateczną akceptację przyciskiem , po czym następuje tworzenie bazy danych na serwerze.

Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję.

Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków   oraz .

Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. W przypadku zamknięcia kreatora bez wprowadzenia tych parametrów, można je uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp).

Odłączanie lub kasowanie bazy danych

Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk  Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>).

Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:

  • Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
  • Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.

Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.

Dołączanie istniejącej bazy

Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku  Podłącz istniejącą bazę firmy (lub klawiszami <SHIFT> + <INSERT>). Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych).

Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.

  • Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
  • Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
  • Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
  • Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 

Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Optima i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja.

Wykonywanie kopii bezpieczeństwa

Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk  Utwórz kopię bezpieczeństwa danych (klawisz <F11>). Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.

Uwaga
Wykonywanie kopii bezpieczeństwa należy do obowiązków Użytkownika. W przypadku awarii systemu komputerowego lub uszkodzenia bazy danych kopia bezpieczeństwa może być jedynym źródłem odtworzenia zgromadzonych w programie danych. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa powinna być dostosowana do ilości wprowadzanych w programie danych – tak, aby nakład pracy konieczny do przywrócenia poprawnego stanu w przypadku awarii był jak najmniejszy.

Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:

  • Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
  • Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.

Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAK

Wciskając przycisk Przeglądaj otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa.

  • Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
  • Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa

Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk  Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa (klawisz <CTRL> + <F11>). Po jego wciśnięciu pojawia się formularz służący do określenia miejsca, w którym znajduje się kopia.

  • Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
  • Wciskając przycisk Przeglądaj otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
  • Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa

Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa.

Uwaga
Odtworzenie kopii bazy konfiguracyjnej jest możliwe tylko z okna zmiany bazy konfiguracyjnej. Możliwość ta została opisana poniżej

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej

Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:

  1. Zamknąć i uruchomić ponownie program.
  2. Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem .
  3. Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji .
  4. Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
  5. W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
  6. Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.

Optymalizacja indeksów bazy danych

Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza  znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych.

Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych.

Konwersja bazy danych

Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku . Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.

Uwaga
Konwersja bazy danych może zostać wykonana również automatycznie przez program w przypadku otwarcia tej bazy, po wybraniu jej podczas startu programu.

Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych

Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk  Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „—–”.

Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa.




Edycja informacji o bazie danych

Po wciśnięciu przycisku   Zmień program wyświetla formularz prezentujący informacje o wskazanej bazie danych.

Część informacji na tym formularzu jest niedostępna do edycji, gdyż są związane ze sposobem utworzenia i zarejestrowania bazy danych (są to informacje takie jak np. nazwa serwera czy nazwa bazy danych na serwerze).

Edycja informacji o firmie

Znaczenie kolejnych pól jest następujące:

Nazwa firmy – jest to nazwa firmy zapisana w pliku systemowym bazy danych.

Opis – opis firmy, może być dowolnie modyfikowany przez użytkownika.

Nazwa serwera – nazwa serwera, na którym utworzona została baza danych.

Nazwa bazy – nazwa bazy danych na serwerze. Zazwyczaj jest ona tworzona przez złączenie przedrostka CDN_ i nazwy firmy.

Nieaktywna – znacznik pozwalający na ustawienie statusu nieaktywności bazy danych. Firma oznaczona jako nieaktywna nie zostanie usunięta z serwera ani wyrejestrowana z programu, ale nie będzie możliwości otwarcia danych takiej firmy.

Dostępna w BI Point – parametr umożliwiający udostępnianie danych z bazy w BI Point. Zaznaczenie tego parametru na bazie danych Klienta jest możliwe jeżeli została zdefiniowana baza firmowa Biura Rachunkowego (w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry) oraz w bazie Biura Rachunkowego baza Klienta została powiązana z kontrahentem – wskazana na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe].

Dostępna w Pulpicie Menadżera – Jego zaznaczenie jest wymagane do udostępnienia danej bazy w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Jeżeli dla danej firmy parametr nie jest zaznaczony wówczas baza taka traktowana jest jako nieaktywna i nie jest pobierana na nią licencja.

Na zakładce [Archiwum] znajdują się informacje o wykonanej ostatnio kopii bezpieczeństwa.

Nazwa archiwum – zawiera pełną nazwę pliku zawierającego ostatnią kopię bezpieczeństwa bazy danych.

Data wykonania – określa datę wykonania ostatniej kopii bezpieczeństwa.

Przypominaj o wykonaniu kopii co: … dni – określa okres od czasu wykonania kopii bazy danych do wygenerowania przez program przypomnienia o wykonaniu kopii (w dniach). Zero oznacza brak przypomnienia. Domyślnie ustawiane jest 7 dni. Przypomnienie zależne jest od parametru na karcie Operatora/ zakładka [Ogólne]: Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa.

Czas archiwacji – określa czas trwania wykonywania ostatniej kopii bezpieczeństwa (pozwala on w przybliżeniu określić, jak długo może trwać wykonywanie nowej kopii).