Formularz etapu powiązanego

Symbol i nazwa etapu – pobierana z definicji etapu w konfiguracji programu.

Obowiązkowy – informacja o tym, czy dany etap musi być obowiązkowo wykonany podczas realizacji etapu głównego. Ustawienie jest przenoszone ze schematu. Może być zmienione tylko przez operatora, który w Konfiguracji na karcie ma zaznaczone uprawnienie do modyfikacji procesów.

Operator – operator, który powinien wykonać dany etap powiązany. Operatora może wskazać (zmienić):

operator, który ma przydzielone zadanie główne,
operator, który ma prawo dostępu do skrzynki innych operatorów.

Na liście pojawiają się operatorzy uprawnieni do wykonania danego etapu (na definicji etapu w Konfiguracji programu), z wyjątkiem operatorów, którzy mają zablokowane konto lub mają zablokowany dostęp do danej bazy. Jeśli do etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany, wtedy podczas dopisywania nowego etapu – jest on automatycznie proponowany jako wykonujący.

Opcje Termin wykonania, Rezerwuj czas w terminarzu oraz Przypomnienie działają na podobnych zasadach, jak w przypadku zadań głównych.

Komentarz – pole przeznaczone na wpisanie komentarza przy zaznaczeniu etapu jako wykonanego. To, czy użytkownik musi wypełnić pole, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w System/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy. Domyślnie wypełnienie pola jest wymagane podczas realizacji procesu. Istnieje możliwość edytowanie i zapisywania nowych komentarzy przy cofaniu się do wcześniej wprowadzonych etapów. Wpisany komentarz jest zapamiętywany w historii realizacji procesu.

Uwaga

Na formularzu etapu powiązanego nie ma możliwości wycofania się bez zapisu zmian. Zamknięcie formularza w dowolny sposób powoduje automatyczny zapis.

Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka Dokumenty

Uwaga

Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Dokument w Bibliotece można wiązać z innymi dokumentami, zadaniami i kontaktami CRM oraz transakcjami zarejestrowanymi w programie Comarch ERP Optima. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są tabele: Dokumenty skojarzone, Biblioteka dokumentów, Zadania i kontakty CRM (widoczna w przypadku posiadania licencji na moduł CRM).

Lista Dokumentów skojarzonych obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nowy dokument powiązany. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista dokumentów, na której użytkownik będzie mógł wskazać właściwy dokument. Domyślnie po wciśnięciu „plusa” wyświetlana jest lista dokumentów, z jakiej użytkownik korzystał ostatnio. Typ transakcji, z którym można wiązać dokumenty w Bibliotece, można wybrać z poziomu menu wyświetlanego po wciśnięciu strzałki obok.

Otwórz – podnosi formularz podświetlonego dokumentu

Usuń – usuwa powiązanie z dokumentem

Na liście wyświetlany jest numer oraz typ dokumentu skojarzonego, data wystawienia dokumentu oraz akronim (kod) podmiotu z tego dokumentu.

Uwaga

Wiązanie dokumentu w Bibliotece z transakcją w systemie Comarch ERP Optima jest wykonywane „obustronnie”. Oznacza to, że powiązanie będzie również widoczne z poziomu wybranych transakcji (na przykład Faktury sprzedaży).

Na formularzach transakcji, które mogą być powiązane z dokumentem w Bibliotece, pojawiła się tabela, gdzie widać skojarzone dokumenty. Szczegóły zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Wiązanie dokumentu z innym dokumentem w Bibliotece odbywa się z poziomu dedykowanej tabeli – Biblioteka dokumentów.
W przypadku wiązania dokumentu z zadaniami i kontaktami CRM lub mailami ze skrzynki pocztowej, odbywa się to z poziomu tabeli – Zadania i kontakty CRM.

Uwaga

Jeśli na dokumencie firmowym występuje dokładnie jeden podmiot (przypisany na zakładce [Podmioty]), wówczas Kod/Akronim oraz adres E-mail z karty tego podmiotu są automatycznie przenoszone do pól Podmiot i Adres na formularzu nowo tworzonej wiadomości e-mail, jeśli dodamy powiązanie poprzez opcję „Dodaj nowy e-mail.
Jeśli na dokumencie firmowym przypiszemy więcej niż jeden podmiot, wówczas wiążąc taki dokument z mailem, dane podmiotu nie są przenoszone ze względu na to, że w mailu może być wskazany tylko jeden podmiot

Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Podmioty

Uwaga

Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Na zakładce [Podmioty] użytkownik ma możliwość powiązania dokumentu z kontrahentem, pracownikiem, wspólnikiem, urzędem lub bankiem. Jeden dokument może być powiązany z wieloma podmiotami.

Uwaga

W przypadku wersji programu współpracującej z Comarch ERP XL (sprzedaż) istnieje możliwość wiązania dokumentów wyłącznie z podmiotami typu kontrahent oraz bank.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowego podmiotu na dokument. Wybór typu podmiotu jest możliwy po wciśnięciu przycisku strzałki obok „plusa”.

Otwórz – umożliwia podgląd karty danego kontrahenta/ pracownika/ wspólnika/ urzędu/ banku. Formularz jest podnoszony tylko do odczytu, bez możliwości wprowadzania zmian.

Usuń – umożliwia usuniecie powiązania dokumentu i podmiotu.

Powiązania dokumentu z podmiotem mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki (filtrowanie wg Podmiotu)