Article Category: Ćwiczenia i scenariusze - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Article Category: Ćwiczenia i scenariusze - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu

Scenariusz 1:  Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu

  • Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
  • Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
  • Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
  • Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
    • numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
    • ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
  • Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
  • Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
  • W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
  • Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

  • Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
  • Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
  • Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
  • Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
  • W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
  • Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
  • Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
  • Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
  • Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
    • zaznaczamy je na liście
    • wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
  • Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.




Eksport przelewów do pliku

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów
z wynagrodzeniami dla pracowników.

  • Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
  • W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
  • Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
  • Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
    • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
    • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
    • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
    • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
    • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
    • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
  • Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
  • W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.




Magazyn – najpierw Faktura Zakupu, potem przyjęcie towaru do magazynu

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zarejestrowanie Faktury Zakupu → wprowadzenie towaru do magazynu.

Zarejestrowanie Faktury Zakupu

  • Wprowadzamy do systemu Fakturę Zakupu:
    • kontrahent: MARKUS
    • numer obcy (dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA 123/2013
    • forma i termin płatności pobierane są z karty ewidencyjnej kontrahenta
    • towary (z grupy SPRZĘT):
      • NOŻYCE_EL: 5 szt. w cenie 110 zł (nowa cena zakupu)
    • wartość brutto 676.50 zł
    • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe). Parametr PZ (odpowiedzialny za automatyczne generowanie dokumentu PZ) powinien być odznaczony – dokument PZ utworzymy później.
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – sprzedaży w związku z zakupem towaru w nowej cenie wyliczone zostały nowe ceny. Zatwierdźmy ją.
  • W module Kasa/Bank w Preliminarzu (rejestr PKO) powstaje planowana wypłata związana z fakturą na kwotę 676.50 zł
  • Zajrzyjmy do magazynu: towar nie został jeszcze wprowadzony do magazynu – widoczny jest na razie w kolumnie Zamówienia.

Wprowadzenie towaru do magazynu

Na podstawie zarejestrowanej Faktury Zakupu możemy przygotować dokument PZ, który wprowadzi towar do magazynu. Konwertujemy FZ do dokumentu PZ:

  • Zaznaczamy Fakturę Zakupu na liście.
  • Wciskamy przycisk PZ . Program przeprowadza konwersję. O zakończeniu operacji informuje komunikatem.
    • faktura otrzymuje status PZ, co oznacza, że została już skojarzona z dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego.
  • Na liście dokumentów PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) pojawił się dokument PZ. Dokument jest zatwierdzony na trwałe i nie ma możliwości wprowadzenia na nim żadnych zmian
  • Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): towar został wprowadzony do magazynu. Nie ma już ilości zamówionej, natomiast zakupione 5 szt. zostało dopisane do ilości w magazynie i ilości dostępnej.
  • Otwórzmy kartę ewidencyjną towaru NOŻYCE_EL na zakładce [Zasoby]. Pojawią się tam dwie pozycje:
    • przyjęcie towaru na podstawie dokumentu PZ z poprzedniego ćwiczenia: 20 szt. w cenie 105 zł (wartość zasobu 2 100 zł)
    • przyjęcie towaru na podstawie PZ z bieżącego ćwiczenia: 5 szt. towaru w cenie 110 zł (wartość zasobu 550 zł)




Kilka magazynów w firmie

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z podstawowymi zasadami obsługi kilku magazynów w firmie

Lista magazynów w firmie

  • Listę magazynów ustalamy z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Magazyny
    • na liście wprowadzony jest magazyn główny (MAGAZYN)
    • dopiszmy jeszcze magazyn dodatkowy (MAG_DOD)
  • Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) w Magazynie głównym mamy pewną ilość towaru wynikającą z przeprowadzonych wcześniej ćwiczeń:
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAGAZYN
    • w magazynie jest m.in. 50 szt. towaru CYKLAMEN
  • W utworzonym Magazynie dodatkowym nie ma żadnego towaru
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAG_DOD

Przesunięcie towaru pomiędzy magazynami

  • Aby przesunąć towar pomiędzy magazynami należy wystawić dokument Przesunięcia Międzymagazynowego (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Przesunięcia Międzymagazynowe):
    • dodajemy nowy dokument
    • jako magazyn źródłowy określamy MAGAZYN (magazyn główny)
    • jako magazyn docelowy określamy MAG_DOD (magazyn dodatkowy)
    • wpisujemy towar: CYKLAMEN 30 szt.
  • W wyniku zatwierdzenia dokumentu (na trwałe):
    • z MAGAZYNU zostaje zdjęte 30 szt. towaru (jest 20 szt.)
    • w MAG_DOD pojawia się 30 szt. towaru
    • ilość ogólna towaru (Magazyny: wszystkie) nie ulega zmianie (50 szt.)

Wystawienie dokumentu sprzedaży w Magazynie dodatkowym

  • Z poziomu listy Faktur Sprzedaży dodajemy nowy dokument:
    • kontrahent: TERRA (dane dotyczące płatności wypełniają się automatycznie)
    • magazyn: MAG_DOD (zmieniamy z proponowanego domyślnego MAGAZYNU)
    • na fakturze wpisujemy pozycje : 25 szt. towaru CYKLAMEN
    • zatwierdzamy dokument na trwałe (z zaznaczonym parametrem WZ)
  • Zajrzyjmy na listę zasobów (menu Magazyn: Zasoby):
    • na liście wszystkich zasobów (pole Magazyn: wyczyścić) widać 25 szt. towaru (ogólnie faktura zdjęła 25 szt.)
    • na liście zasobów w MAGAZYNIE (Magazyn: MAGAZYN) widać, że nadal jest 20 szt. (bez zmian)
    • na liście zasobów w MAG_DOD (Magazyn: MAG_DOD) widać, że jest tylko 5 szt. towaru (faktura zdjęła z tego magazynu 25 szt. towaru).




Ustalenie kursu waluty obcej

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży w walucie obcej

Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry konieczne jest zaznaczenie parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu.

Wprowadzamy kurs waluty

  • Wprowadzamy typ kursu waluty, który obowiązuje w firmie. Obok kursów predefiniowanych w chwili instalacji programu dodajemy nowy: BPH, związany z bankiem, w którym mamy rachunek:
    • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut
    • znajduje się tutaj typ: BPH (kurs BPH)
  • Ustalamy notowanie na dany dzień wg tabeli kursów BPH:
    • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty
    • wprowadzamy kurs dnia, przycisk Notowanie kursu dnia
    • wybieramy typ kursu: BPH (w dolnej części okna)
    • wprowadzamy ręcznie kurs dla EURO na dzień poprzedni (zmieniając datę widoczną w oknie):
      1 EURO = 3.95 PLN
    • zatwierdzamy okno
    • w analogiczny sposób wprowadzamy kurs dla EURO na dzień bieżący: 1 EURO = 4.00 PLN
    • zatwierdzamy okno
  • Zamykamy konfigurację.

Ustalamy parametry konfiguracyjne

  • W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą.
  • W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych (na dokument pobrany zostanie kurs z poprzedniego dnia roboczego w stosunku do daty wystawienia dokumentu).




Od Rezerwacji odbiorcy do wydania towaru

  • Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
  • Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
  • Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
  • W zależności od ustawień w konfiguracji:
    • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
    • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

  • jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
  • jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie. 




Kod towaru u dostawcy na zamówieniu

Jeśli towar jest kupowany u jednego dostawcy – wtedy można wpisać go bezpośrednio na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]). W menu wydruków dla zamówienia jest dostępna opcja, która umożliwia wydruk zamówienia z kodem u dostawcy. Jednak takiego rozwiązania nie można zastosować w przypadku, gdy towar jest kupowany u różnych dostawców i każdy z nich stosuje inny kod dla towaru. W takim przypadku można posłużyć się funkcją atrybutów. 

  • Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:
    • kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy
    • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)
    • zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)
  • Otwieramy kartę towaru IGLAKI_JAŁOWIEC (menu Handel/ Zasoby), zakładka [Atrybuty]. Dodajemy atrybut:
    • Atrybut: KOD U DOST.
    • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (zgodnie z ustawieniem na definicji)
    • kod atrybutu przed wartością: zaznaczony (dzięki temu opis towaru na zamówieniu będzie bardziej czytelny)
    • zależny od kontrahenta: zaznaczony (u każdego dostawcy ten towar ma nadany inny kod)
  • Uzupełniamy listę kodów dla poszczególnych dostawców:
    • kontrahent: LAS, wartość: IG_J (u dostawcy o kodzie LAS towar ma kod IG_J)
    • kontrahent: MARKUS, wartość: RO789 (u dostawcy o kodzie MARKUS towar ma kod RO789)
  • Zatwierdzamy formularz atrybutu, a następnie formularz towaru.
  • Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta LAS (menu Handel/ Zamówienia u dostawcy):
    • wpisujemy kontrahenta LAS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
    • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
  • Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:
    • wpisujemy kontrahenta MARKUS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
    • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.