Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

• Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
• Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
• Zatwierdzamy dane
• Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Dodajemy kolejnego kontrahenta:
  • kod: GALERIA
  • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
  • rodzaj: odbiorca
  • NIP: 111-111-11-11
  • nazwa: Galeria Kwiatów
  • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
  • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
• Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
  • bank: BGŻ /KRAKÓW
  • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
  • forma płatności: PRZELEW
  • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
• Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
  • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: przeniesienie wystawionych dokumentów sprzedaży do Rejestrów VAT

• Otwieramy menu Handel/ Faktury.
• Księgujemy faktury:
  • faktury, które mają zostać przeniesione do rejestru VAT zaznaczmy na liście. Zaznaczmy wszystkie faktury.
  • wciskamy przycisk VAT.
  • księgowanie faktur do rejestru VAT – wybieramy rejestr SPRZEDAŻ.
  • wciśnięcie ikony pioruna rozpoczyna księgowanie.
  • po zakończeniu księgowania wyświetlane jest okno z informacją, które faktury zostały przeniesione – należy je zamknąć.
• Faktury na liście otrzymują status V (przeniesione do rejestru VAT). Ponowne przeniesienie nie będzie możliwe.
• Otwieramy menu Rejestry VAT: Rejestry VAT. Wybieramy:
  • zakładka pionową [Rejestry sprzedaży]
  • rejestr: SPRZEDAŻ
  • miesiąc: bieżący
  • na liście pojawiają się wszystkie zaksięgowane faktury
• Wyedytujmy fakturę dla kontrahenta TERRA, gdzie pozycje posiadały różne kategorie:
  • IGLAKI_CYPRYS maja kategorię SPRZED.TOWARÓW
  • PROJ_ZIELENI ma kategorię SPRZED.USŁUG
• Na zapisie w rejestrze VAT widać, że chociaż sprzedaż dotyczyła jednej stawki VAT (23%) to została dodatkowo rozbita na kategorie::
  • w kategorii SPRZED.TOWARÓW: 240 zł (wartość netto IGALKI_CYPRYS)
  • w kategorii SPRZED.USŁUG: 250 zł (wartość netto PROJ_ZIELENI)

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.

Zamówienie towaru u dostawcy

• Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
• Otwarty zostaje formularz zamówienia:
  • kontrahent: AL-KOMP
  • dokument liczony od netto
  • uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
    • NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
    • PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
  • wartość zamówienia: 7 134.00 zł
• Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
• Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
  • ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
  • ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.

Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu

• Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
• Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).

W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:

• Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
• W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
• Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
• Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
  • jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
  • ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
• Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
• Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
• Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
• Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
• Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).

Utworzenie Faktury Zakupu

Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:

• Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
• Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
  • faktura jest w buforze;
  • po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
  • możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
  • należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
  • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
• W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
• W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.

Cel ćwiczenia: utworzenie schematu, na podstawie którego program będzie wyliczał ilość opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji Ogólne/ Inne/ Schematy opakowań

• Otwieramy listę schematów w menu
• Dodajemy nowy schemat (przycisk Dodaj):
  • kod: SO1
  • nazwa: schemat opakowań 1
• Dodajemy pozycje do schematu:
  • przy sprzedaży jednej sztuki towaru handlowego wydawana jest automatycznie 1 butelka; na schemacie dodajemy pozycję: butelka, dla ilości towaru: 1
  • przy sprzedaży 20 sztuk towaru handlowego dodatkowo wydawana jest skrzynka; na schemacie dodajemy drugą pozycję: skrzynka, dla ilości towaru: 20
  • zatwierdzamy wpisany schemat

Faktura Sprzedaży 1

• Wystawiamy Fakturę Sprzedaży:
  • kontrahent: TERRA
  • forma płatności: przelew
  • towar: NAWÓZ w ilości 100 szt. i cenie 10.00 PLN
  • wartość brutto FA: 1 230.00 PLN
• Ustalamy opakowania zwrotne towarzyszące transakcji:
  • przechodzimy na zakładkę [Kaucje]
  • wciskamy ikonę pioruna
  • program wylicza opakowania: 100 butelek i 5 skrzynek
• Kontrahent płaci kaucję za pobrane opakowania:
  • zaznaczamy parametr płatności
  • w tabeli powstaje płatność w kwocie 153.90 PLN
  • ustalamy termin zwrotu opakowań za 5 dni.
• Zatwierdzamy FA z zaznaczonym parametrem WZ. Tworzone są dwa odrębne dokumenty:
  • WZ na towar NAWÓZ
  • WKA na opakowania kaucjonowane
• W Preliminarzu powstają dwie odrębne płatności:
  • związaną z FA na kwotę 1 230.00 PLN
  • związaną z WKA na kwotę 153.90 PLN

Faktura Sprzedaży 2

• Wystawiamy Fakturę Sprzedaży:
  • kontrahent: TERRA
  • forma płatności: przelew
  • towar: NAWÓZ w ilości 50 szt. i cenie 10.00 PLN
  • wartość brutto FA: 615.00 PLN
• Ustalamy opakowania zwrotne towarzyszące transakcji:
  • przechodzimy na zakładkę [Kaucje]
  • wciskamy ikonę pioruna
  • program wylicza opakowania: 50 butelek i 2 skrzynki
  • załóżmy, że kontrahent rezygnuje ze skrzynek i 20 butelek przynosi „na wymianę”:
    • w pozycji BUTELKA zmieniamy ilość na 30 szt. (różnica pomiędzy wydawanymi a przyjętymi)
    • pozycję SKRZYNKA usuwamy
    • wartość opakowań wydanych kontrahentowi to 23.10
• Kontrahent nie płaci kaucji za pobrane opakowania:
  • parametr Płatności pozostaje niezaznaczony
  • ustalamy termin zwrotu opakowań za 5 dni.
• Zatwierdzamy FA z zaznaczonym parametrem WZ. Tworzone są dwa odrębne dokumenty:
  • WZ na towar NAWÓZ
  • WKA na opakowania kaucjonowane
• W Preliminarzu powstaje tylko jedna płatność związaną z FA na kwotę 615.00 PLN

Cel ćwiczenia: wyliczenie deklaracji Intrastat

Konfiguracja

Aby w programie pojawiły się opcje związane z wyliczaniem deklaracji Intrastat należy uzupełnić informacje w konfiguracji systemu.

• Otwieramy konfigurację programu z menu: System/ Konfiguracja (wcześniej należy zamknąć wszystkie inne okna w programie).
• Wybieramy gałąź Firma/ Dane firmy/ Intrastat

Zaznaczamy parametr Intrastat i uzupełniamy informacje:

• kod identyfikacyjny organu celnego: 350000 (wybieramy z listy)
• wypełniający: Aleksander Olsza, tel. (12) 634-56-09, Kraków
• kurs dla Instrastatu: podstawowy
• Zatwierdzamy ustawienia.
• Zamykamy konfigurację.

Kody CN

Aby wyliczyć deklarację Intrastat należy najpierw uzupełnić listę kodów CN wykorzystywanych w firmie.

• Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Kody CN
• Dodajemy nowy kod CN:
  • kod: 1111 11 11
  • opis: kod testowy
  • jednostka uzupełniająca: pusta
  • masa: zaznaczamy parametr
  • przy tak skonfigurowanym kodzie dla każdego towaru, do którego zostanie przypisany, wymagane będzie podanie masy dla jednej jednostki towaru.
• Zatwierdzamy formularz. Kod zostaje dopisany do listy.

Towary

Dla towarów, które uczestniczą w obrocie z krajami Unii Europejskiej, należy uzupełnić informacje o kodzie CN.

• Otwieramy menu Handel/ Zasoby.
• Wybieramy towar KORA_S80 (podglądamy kartę towaru)
• Na zakładce [Dodatkowe] uzupełniamy informacje związane z kodem CN:
  • kod CN: wpisujemy 1111 11 11 (można wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kod CN ).
  • masa jednostkowa netto: 1 szt. = 50 kg
  • kraj pochodzenia: PL (wykorzystywany na deklaracjach przywozowych).
• Zatwierdzamy kartę towaru.

Kontrahenci

W przypadku deklaracji Intrastat dla każdego dokumentu musi być przypisany kod transakcji. Kod taki można przypisać domyślnie dla kontrahenta na jego karcie – wtedy będzie on przenoszony na wszystkie dokumenty wystawiane dla tego kontrahenta.

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Wybieramy kontrahenta UNIA1 (założonego w poprzednich ćwiczeniach).
• Na zakładce [Handlowe] widoczne jest pole Domyślny kod transakcji. Z rozwijanej listy wybieramy kod 11.
• Zatwierdzamy kartę kontrahenta.

Transakcje

W ćwiczeniu wyliczona zostanie deklaracja wywozowa – dlatego wystawimy dokument rozchodu towaru dla kontrahenta wewnątrzunijnego.

• Otwieramy listę Faktur Sprzedaży (menu Handel/ Faktury).
• Dodajemy nowy dokument:
  • waluta: EURO, kurs BPH 1 EUR=3.95 PLN.
  • kontrahent: UNIA1
  • towary: KORA_S80 400 szt. w cenie 1.50 EUR
  • wartość: 600 EUR (2370 PLN).
• Na zakładce [Dokumenty] proponowane są dane dla Intrastatu:
  • kod transakcji: 11 ( z karty kontrahenta)
  • kod kraju wysyłki: CZ (pobierany zawsze z numeru NIP kontrahenta)
  • data wywozu: pobierana z daty sprzedaży.
• Zatwierdzamy fakturę.

Deklaracja Intrastat

Deklaracja Intrastat odrębnie wyliczana jest dla transakcji przywozu towaru, a odrębnie dla transakcji wywozowych. W deklaracji uwzględniane są tylko transakcje, które:

• są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego
• mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju
• uwzględniane są tylko pozycje o statusie towar (pozycje o statusie usługa są pomijane podczas wyliczania deklaracji)
• uwzględniane są towary, które na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN. Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kodu CN – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji

• Otwieramy listę w menu Handel/ Inne (Handel)/ Deklaracje Intrastat, na zakładce [Wywóz].
• Dodajemy nową deklarację:
  • deklaracja za miesiąc: bieżący
  • pozostałe dane (kod organu celnego, osoba wypełniająca) wypełniane są na podstawie danych z konfiguracji
  • ikoną pioruna wyliczamy deklarację
  • spośród typów dokumentów wybieramy typ FA (deklaracja będzie wyliczana na podstawie Faktur Sprzedaży)
  • zatwierdzamy okienko Generuj Intrastat.
• Program wylicza automatycznie pozycje na deklaracji:

Na deklaracji uwzględniona jest Faktura Sprzedaży, którą wystawiliśmy w poprzednim ćwiczeniu. Z faktury program pobiera kod kraju oraz kod transakcji, natomiast z karty towaru – jego kod CN. Wartość towaru zostaje przeliczona na PLN, wg wskazanego kursu, a następnie zaokrąglona do pełnych złotówek:

(600 EUR * 3.95 PLN = 2, 370.00 PLN)

• Podglądnijmy wydruk deklaracji (z menu wyświetlanego pod przyciskiem Wydruk danych wybieramy: Deklaracja Intrastat/ Wzór standard/ Podgląd wydruku).
• Na wydruku oprócz informacji widocznych po przeliczeniu pojawia się informacja o masie towaru (kod CN 111 11 11 ma zadeklarowane dodatkowe wyliczanie masy towaru). Ilość z faktury program mnoży przez przelicznik zadeklarowany dla tego towaru i na tej podstawie wylicza jego masę (na deklaracji wykazywana jest po zaokrągleniu do pełnych kilogramów).

Cel ćwiczenia: zwrot części towaru.

• Należy wystawić Fakturę Sprzedaży:
  • dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
  • płatną przelewem
  • 100 szt. towaru TUJE_3L
  • na kwotę brutto 922.50 zł.
  • Zaznaczony parametr WZ (towar jest zdejmowany z magazynu na podstawie dokumentu WZ)
• Załóżmy, że kontrahent zwraca 20 szt. towaru. Musimy wystawić fakturę korygującą.
  • zaznaczamy na liście fakturę kursorem, a następnie wciskamy przycisk . Pojawia się formularz faktury korygującej
  • na fakturę korygującą przepisane są wszystkie informacje z dokumentu źródłowego: kontrahent i towary
  • forma płatności: PRZELEW
  • program proponuje zwrot całości towaru. Aby uzupełnić zwracaną ilość należy wyedytować formularz pozycji (przycisk lupki) i w pole ilość należy wpisać ilość zwracaną: -20. Zatwierdzamy formularz pozycji.
  • program wylicza wartość brutto faktury korygującej -184.50 zł.
  • zatwierdzamy dokument na trwałe (nie do bufora)
• Na liście pojawia się faktura korygująca. Ma ona status WZ – program automatycznie utworzył dokument WZ, który wprowadził zwracany towar do magazynu.
• Konsekwencje w module Kasa/Bank:
  • w Preliminarzu płatności pojawił się planowany rozchód na kwotę 183.00 zł.
• Dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD istnieją więc następujące nierozliczone płatności:
  • płatność za Fakturę Sprzedaży: 922.50 zł (przychód)
  • płatność za fakturę korygującą: 184.50 zł (rozchód)
• Płatności te możemy ze sobą skompensować. W wyniku kompensaty otrzymamy kwotę jaka pozostaje jeszcze do zapłaty:
  • otwieramy formularz zdarzenia, które odpowiada fakturze źródłowej
  • z poziomu zakładki [Rozliczenia] wciskamy plusa
  • wyświetlona zostaje lista nierozliczonych płatności dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
  • wybieramy zdarzenie związane z fakturą korygującą i zatwierdzamy wybór
  • faktura korygująca pojawia się jako dokument rozliczający
  • zatwierdzamy formularz zdarzenia.
• W efekcie otrzymujemy następującą sytuację
  • faktura źródłowa jest częściowo rozliczona: pozostaje do rozliczenia jeszcze kwota 738 zł
    (wartość brutto 922.50 – skompensowana korekta 184.50 = 738.00 zł)
  • faktura korygująca znika z listy dokumentów nierozliczonych i jest widoczna na liście Rozliczone
  • kompensata jest też widoczna na formularzu faktury: kwota zapłacona to 184.50 (wartość kompensaty 184.50), pozostaje do zapłaty 738.00 zł
  • kompensata jest widoczna na formularzu faktury korygującej: zapłacono 184.50, pozostaje 0.