Cel ćwiczenia: edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu

• Wprowadzamy Fakturę Zakupu zgodnie z podanymi informacjami:
  • numer obcy: 333/2013
  • kontrahent: MARKUS
  • forma płatności: PRZELEW
  • faktura liczona od: netto
  • towary: PIŁA_SPALINOWA 2 szt. w cenie 800 zł
• Program wylicza wartość faktur: netto 1600.00 zł, VAT 368.00 zł, brutto 1968.00 zł.
• Załóżmy jednak, że na fakturze, którą otrzymaliśmy od dostawcy wyliczona wartość VAT to 01 zł, a wartość brutto to 1968.01 zł.
• Do programu powinniśmy wprowadzić Fakturę Zakupu zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy:
  • tabela VAT znajduje się na zakładce [Płatności];
  • w tabeli znajdują się wyliczone przez program wartości;
  • kwota netto nie jest edytowalna (faktura była wystawiana w cenach netto i na tej podstawie została wyliczona wartość netto). Edytowalne są kwoty VAT i brutto;
  • edytujemy pozycję dotyczącą stawki 23% i w pole VAT wpisujemy wartość 368.01;
  • program automatycznie wylicza kwotę brutto 1968.01.
• Zatwierdzamy fakturę (z dokumentem PZ).
• W Kasie/Banku powstała planowana płatność na kwotę 1968.01 (uwzględnia zmiany w tabeli VAT)
• Zaksięgujmy fakturę do Rejestru VAT (rejestr ZAKUP). Zaksięgowane wartości uwzględniają zmiany wprowadzone w tabeli VAT.

Cel: skorygowanie ilości opakowań zwrotnych pobranych przez kontrahenta (kontrahent zwraca część opakowań)

• Otwieramy listę dokumentów WKA (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Wydanie kaucji)
• Ustawiamy kursor na dokumencie WKA/1/2013
• Wciskamy przycisk Wybierz
  • program proponuje zwrot całkowity opakowań związanych z wystawioną FA
  • kontrahent zwraca jedynie 50 butelek, w związku z czym modyfikujemy zwracaną ilość:
    • BUTELKA: – 50 szt.
    • SKRZYNKA: usuwamy
  • ponieważ na FA naliczona była kaucja za opakowania – na zakładce [Płatności] program automatycznie wylicza kwotę kaucji do zwrotu: – 31.30 PLN
• Zatwierdzamy dokument na trwałe:
  • opakowania zostają wprowadzone do magazynu
  • w Preliminarzu płatności po stronie rozchodu widoczna jest płatność na kwotę 31.00 PLN
    • płatność związaną z dokumentem WKA i korektą do WKA można skompensować.

W programie istnieje również możliwość przenoszenia atrybutów i wartości nie tylko w pole opisowe towaru, ale na oddzielną zakładkę. Atrybuty takie są zapisywane w odrębnej tabeli i dzięki temu można je potem wykorzystać podczas analizowania danych.

Załóżmy, że RÓŻA_PN jest dostępna w kilku kolorach. Interesuje nas, jaki kolor jest najbardziej „popularny” wśród jego odbiorców. W związku z tym na wszystkich transakcjach oprócz kodu i nazwy róż powinna być umieszczona informacja o kolorze kwiatu. Ponieważ informacja ta będzie podstawą późniejszej analizy – najlepiej, by atrybut był przepisywany na odrębną zakładkę, by potem ułatwić filtrowanie danych.

• Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
  • Kod i nazwa: KOLOR KWIATU
  • format: lista (wcześniej zdefiniowana jest lista występujących kolorów, a operator wybiera tylko potrzebną wartość na dokumencie)
  • zależny od kontrahenta: nie
  • dokleić do opisu elementu: nie
  • przenosić na transakcję: tak (atrybut będzie wykorzystywany podczas analizy danych)
  • drukować na dokumencie: nie (atrybut służy do analizy wewnętrznej firmy i nie ma potrzeby, by kolor kwiatu był dodatkowo drukowany na dokumentach)
• Na zakładce [Pozycje listy] wpisujemy dostępne kolory kwiatów:
  • biały, różowy, czerwony,
• Przypisujemy atrybut na kartę towaru RÓŻA_PN (Ogólne/ Cennik/ Karta towaru Zakładka [Atrybuty]):
  • atrybut: KOLOR KWIATU, wartość: niewypełniona

W trakcie wystawiania dokumentu po wpisaniu towaru na dokument na zakładkę [Atrybuty] jest automatycznie dopisywany atrybut KOLOR KWIATU, gdzie operator może wybrać wartość z rozwijanej listy.

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.

Zamówienie towaru u dostawcy

• Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
• Otwarty zostaje formularz zamówienia:
  • kontrahent: AL-KOMP
  • dokument liczony od netto
  • uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
    • NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
    • PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
  • wartość zamówienia: 7 134.00 zł
• Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
• Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
  • ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
  • ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.

Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu

• Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
• Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).

W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:

• Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
• W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
• Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
• Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
  • jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
  • ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
• Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
• Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
• Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
• Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
• Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).

Utworzenie Faktury Zakupu

Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:

• Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
• Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
  • faktura jest w buforze;
  • po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
  • możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
  • należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
  • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
• W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
• W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.

Cel ćwiczenia: Wprowadzenie do magazynu towaru handlowego wraz z opakowaniami kaucjonowanymi.

• Wystawiamy Fakturę Zakupu:
  • kontrahent: LAS
  • forma płatności: przelew
  • towar: nawóz 500 szt. w cenie 8.00 PLN
  • wartość brutto towarów handlowych: 4 920.00 PLN
• Ustalamy ilość opakowań zwrotnych towarzyszących transakcji:
  • przechodzimy na zakładkę [Kaucje]
  • wciskamy ikonę pioruna
  • program wylicza opakowania:
    • butelki: 500 szt (dla każdego nawozu naliczana jest jedna butelka)
    • skrzynki: 25 szt. (skrzynka jest naliczana dla każdych zakupionych 20 nawozów)
• Załóżmy, dostawca pobiera kaucję (opłatę) za wydane opakowania zwrotne.
  • zaznaczamy parametr Płatności
  • w tabeli płatności pojawia się kwota 617.50 PLN do zapłaty za opakowania płatna przelewem
• Zatwierdzamy FZ (bez zaznaczonego parametru PZ):
  • w magazynie zarówno ilość towaru jak i opakowań jest widoczna w kolumnie Zamówienia
  • w Preliminarzu płatności powstają dwie odrębne płatności:
    • na 4 920 PLN – związane z zakupem towaru
    • na 617.50 PLN – związane z opłatą kaucyjną
• Wprowadzamy towar i opakowania do magazynu:
  • na liście Faktur Zakupu ustawiamy kursor na wystawionym FZ
  • wciskamy przycisk PZ/K
  • program tworzy dwa odrębne dokumenty:
    • PZ wprowadzający towar
    • PKA wprowadzający opakowania zwrotne

Załóżmy, że na Fakturach Sprzedaży muszą być umieszczone dodatkowo kody towarowe, jakie obowiązują u nabywcy towaru. Równocześnie w firmie nie jest prowadzona żadna analiza danych wg „obcych” kodów towarów. W związku z tym wystarczy, by taki kod był przez program umieszczany w polu opisowym pozycji.

• Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
  • Kod i nazwa: KOD KONTRAHENTA
  • format: tekst
  • zależny od kontrahenta: tak
  • dokleić do opisu elementu: tak
  • przenosić na transakcję: nie (atrybut nie będzie wykorzystywany podczas analizy danych, więc wystarczy, by był drukowany jako opis towaru)
• Przypisujemy atrybut na kartę towaru (zakładka [Atrybuty]):
  • towar: IGLAKI_CYPRYS
  • dodajemy atrybut KOD KONTRAHENTA
  • wybieramy poszczególnych kontrahentów i przypisujemy kody, które u nich obowiązują:
  • podmiot: LAS, wartość: IGL123
  • podmiot: MARKUS, wartość: IG/555
  • dodatkowo zaznaczamy opcję: kod atrybutu przed wartością (dzięki temu na opis będzie kopiowany tekst: KOD KONTRAHENTA, a dopiero potem wartość)

Podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta LAS program będzie w pole opis kopiował wartość IGL123, a dla kontrahenta MARKUS: wartość IG/555.

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu rozliczania zapisów kasowych/ bankowych ze zdarzeniami w Preliminarzu płatności.

• Rozliczamy planowaną wpłatę od kontrahenta ALOZA z wprowadzonym zapisem kasowym potwierdzającym taką wpłatę:
  • otwieramy Preliminarz płatności dla rejestru BPH;
  • otwieramy formularz zdarzenia na zakładce [Rozliczenia];
  • przyciskiem plusa dodajemy rozliczenie. Otwierana jest lista nierozliczonych zapisów kasowych/ bankowych dla kontrahenta ALOZA;
  • wybieramy zapis na kwotę 3450 zł i akceptujemy wybór klawiszem „Wybierz” .
• Na liście pojawia się rozliczenie. Ponieważ kwota na zdarzeniu i zapisie były identyczne – obydwa dokumenty zostają rozliczone całkowicie.
• Zatwierdzamy zdarzenie. Zdarzenie znika z listy dokumentów nierozliczonych, a pojawia się na liście po zaznaczeniu opcji Rozliczone całkowicie.
• Na liście zapisów kasowych/bankowych zapis otrzymuje status R (rozliczony całkowicie).