Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem konta przeciwstawnego na zapisach kasowych/bankowych.

Wykorzystując konto księgowe związane z danym rejestrem kasowym czy bankowym oraz konta przeciwstawne do nich znajdujące się na poszczególnych zapisach kasowych czy bankowych, stworzymy prosty wzorzec, który przeniesie poszczególne dowody KP/KW na odpowiednie konta księgowe.

Budowanie schematu księgowego

Aby zaksięgować raport kasowy na konto przypisane do danej kasy i po przeciwnej stronie na konto wypełnione na dowodzie KP/KW, należy stworzyć następujący schemat:

1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Raporty Kasa/Bank.
2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:

• Symbol: RAPORT_KASA
• Nazwa: Raport kasowy
• Dziennik: KASA
• Księgowanie przez bufor
• Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
• Opis: Nr dokumentu/ Wewnętrzny + Rachunek/ Symbol (@NumerPelny+’ '+@Rachunek)

3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do zaksięgowania wpływu pieniędzy do kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Przychód. W okienku obok pojawia się makro @Przychod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
• pozycję schematu zapisujemy przyciskiem dyskietki.

4. Dodajemy drugą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do księgowania wypłaty pieniędzy z kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Rozchód. W okienku obok pojawia się makro @Rozchod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

5. Pozycję schematu zapisujemy przyciskiem .

6. Schemat zapisujemy przyciskiem .

Zakładając, że dla każdego KP/KW generowany jest jeden dekret – powyższy wzorzec jest wystarczający do zaksięgowania raportu kasowego. W praktyce zdarza się jednak, że np. dowód KW dokumentuje koszt, który dekretowany jest na konto zespołu „4” i równolegle na konta zespołu „5”. Aby w schemacie księgowym automatycznie została uwzględniona również taka sytuacja, można wykorzystać, znane z poprzedniego ćwiczenia, kwoty dodatkowe.

1. Edytujmy więc zapisany schemat: RAPORT_KASA i dodajmy jeszcze jedną pozycję:

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Wn. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatWn
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Ma. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatMa
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwoty i wybieramy Kwoty dodatkowe/Kwota. W okienku obok pojawia się makro @KwotaDodat
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/ Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

2. pozycję schematu, a następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem .

W naszych ćwiczeniach utworzyliśmy osobny dziennik do księgowania raportów kasowych i osobny do księgowania wyciągów bankowych. Raporty księgowane powyższym wzorcem trafią do dziennika: KASA (ponieważ tak ustaliliśmy w nagłówku schematu księgowego). Powyższy schemat jest jednak na tyle uniwersalny, że możemy wykorzystać go do księgowania raportów bankowych:

• na liście schematów dla raportów kasowych/bankowych, podświetlamy schemat o symbolu: RAPORT_KASA,
• kopiujemy schemat naciskając kombinację klawiszy <Ctrl>+<Ins>
• zmieniamy symbol schematu na: RAPORT_BANK i opis na: Raport bankowy
• zmieniamy dziennik do jakiego mają być księgowane raporty bankowe na dziennik BANK
• następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem Zapisz – schemat pojawił się na liście, zamykamy listę schematów księgowych.

Księgowanie raportu kasowego/bankowego

Z menu Kasa/Bank otwieramy Rejestry kasowe/bankowe i edytujemy kolejno rejestry:

• BPH – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-PLN i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• BPHEUR – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-EUR i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• KASA – wpisując w polu Konto księgowe numer konta kasy gotówkowej: 100 i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• PKO – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku PKO: 131-PKO i zapisujemy przyciskiem Zapisz.

Z menu Kasa/Bank otwieramy Zapisy kasowe/bankowe i edytujemy kolejno zapisy dla rejestrów:

1. KASA i raportu: RKB/1/20XX/KASA:

• zapis KW/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,l
• zapis KP/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1, zapis KP/1/20XX/KASA został skompensowany w ćwiczeniu 8.7 z zapisem KW/1/20XX/KASA, w kwotach dodatkowych dodamy dekret odpowiadający tej operacji: przyciskiem Kwoty dodatkowe otwieramy formatkę kwot dodatkowych i dodajemy pierwszą pozycję:
  Wn 201-2-1, kwota 700 i druga pozycja: Ma 202-2-1, kwota 700 i zapisujemy formatkę kwot dodatkowych, a następnie formatkę KW,
• zapisy FZ 2/20XX i FZ 22/20XX – zapłata za fakturę wystawioną przez naszego dostawcę (ćwiczenie), w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę.

2. BPH i raportu: RKB/1/20XX/BPH:

• zapis KP/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1,
• zapis KW/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,

Aby zaksięgować poszczególne raporty kasowe/bankowe na konta, z menu Kasa/Bank otwieramy Raporty kasowe/bankowe:

1. Rejestr KASA

• edytujemy raport RKB/1/20XX/KASA i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/KASA i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_KASA i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport kasowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań KASA, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

2. Rejestr BPH:

• edytujemy raport RKB/1/20XX/BPH i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/BPH i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_BANK i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport bankowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań BANK, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

W praktyce może się zdarzyć, że dodając poszczególne dowody KP/KW nie od razu będziemy wypełniać pole Konto przeciwstawne lub nie wszystkie dowody od razu będą predekretowane. Przed przystąpieniem do księgowania warto więc sprawdzić czy wśród zapisów kasowych/bankowych nie ma takiego, któremu nie wypełniliśmy pola Konto przeciwstawne aby później uniknąć błędów w trakcie księgowania schematem. Można do tego celu użyć odpowiedniego filtra – ćwiczenie 10.18

Cel ćwiczenia: w ćwiczeniu określamy konta syntetyczne i analityczne, na które wprowadzane będą zapisy księgowe.

Z menu Księgowość otwieramy Plan kont. W nowej bazie danych, w której użytkownik nie skorzystał z generowania planu kont za pomocą Konfiguratora bazy danych, istnieje możliwość zbudowania własnego planu kont lub wygenerowania wzorcowego planu kont, który można później dowolnie zmodyfikować. Na formatce Plan kont jest wtedy dostępna ikona , za pomocą której można wygenerować wzorcowy plan kont.

W ćwiczeniu 4.2 generowaliśmy wzorcowy plan kont za pomocą Konfiguratora bazy danych. Konfigurator utworzył wzorcowy plan kont. W niniejszym ćwiczeniu zmodyfikujemy ten plan kont.

1. Ustawiamy kursor na dowolnym koncie syntetycznym i klawiszem <Ins> lub ikoną dodajemy konto syntetyczne:
   • Numer konta: 233
   • Nazwa: Rozrachunki ze zleceniobiorcami
   • zaznaczamy parametr: Konto rozrachunkowe
   • Korekta kosztów: pole puste
   • Typ konta: Aktywa-Pasywa
   • Kontrola salda: brak
   • Słownikowe: Pracownicy i wspólnicy
   • zapisujemy formatkę.
2. Do wygenerowanych kont syntetycznych dodajemy konta analityczne:
3. Dodajemy konto analityczne do konta syntetycznego 203 Rozrachunki walutowe:
   

   • aby dodać analitykę do konta 203, w pierwszej kolejności ustawiamy kursor na danym koncie i klikamy w przycisk rozwiń obok ikony plusa.
   • z otwartego menu opcji wybieramy Dodaj konto analityczne. Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy tylko kolejną część numeru konta.
   • Wybieramy kontrahenta z listy kontrahentów AURELIA:
   • Numer konta: początek jest dziedziczony z konta syntetycznego, końcówka pojawi się po uzupełnieniu kontrahenta AURELIA (pełny numer konta to 203-AURELIA)
   • zmieniamy walutę na EUR
   • Nazwa konta: Panorama Aurelia
   • Typ konta: Aktywa-Pasywa
   • Kontrola salda: brak
   • zatwierdzamy dane.
     
4. Dodajemy konto analityczne do konta syntetycznego 330 Towary handlowe:
   

   • aby dodać analitykę do konta 330, w pierwszej kolejności ustawiamy kursor na danym koncie i klikamy w przycisk rozwiń obok ikony plusa.
   • z otwartego menu opcji wybieramy Dodaj konto analityczne. Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy tylko kolejną część numeru konta.

5. Do konta 330-1 dodajemy konto na tym samym poziomie:

W taki sam sposób dodajemy pozostałe konta wymienione w tabeli poniżej. Będą one potrzebne w kolejnych ćwiczeniach. Dodając konto analityczne do konta, które jest zdefiniowane jako słownikowe – należy wybrać ze słownika: kontrahenta/pracownika/towar/środek trwały itp., z którym dane konto będzie powiązane.

Symbol konta			Nazwa konta
Syntetyczne	Analityczne I poziom	Analityczne II poziom	Analityczne III poziom
				ZESPÓŁ 1 – ŚRODKI PIENIĘŻNE
131				Rachunek bankowy
	131-BPH			Rachunek bankowy w BPH
		131-BPH-PLN		Rachunek bankowy w BPH (waluta złoty)
		131-BPH-EUR		Rachunek bankowy w BPH (waluta euro)
	131-PKO			Rachunek bankowy w PKO
				ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI
201				Rozrachunki z odbiorcami
	201-2			Pozostałe jednostki
		201-2-1		do 12 miesięcy
			201-2-1-ALOZA	Rozrachunki z ALOZA
			201-2-1-BIUROWIEC	Rozrachunki z BIUROWIEC
			201-2-1-GALERIA	Rozrachunki z GALERIA
			201-2-1-SOFTLAND	Rozrachunki z SOFTLAND
202				Rozrachunki z dostawcami
	202-2			Pozostałe jednostki
		202-2-1		do 12 miesięcy
			202-2-1-BIUROWIEC	Rozrachunki z BIUROWIEC
227				Rozrachunki z ZUS
	227-51			Ubezpieczenie społeczne
	227-52			Ubezpieczenie zdrowotne
	227-53			Fundusz pracy i FGŚP

W tym Ćwiczeniu  podepniemy konta dodane do wzorcowego planu kont do zestawień księgowych. Modyfikując plan kont należy pamiętać o podpięciu nowych kont do zestawień księgowych (zwłaszcza zestawień systemowych, za pomocą których przeliczane są zaliczki na deklaracje PIT-36/PIT-36L i CIT-8).

Cel ćwiczenia: utworzenie filtra przy pomocy Konstruktora filtra.

Aby szybko odnaleźć dokument np. w Rejestrach VAT, Zapisach Kasowych/Bankowych czy Preliminarzu, znając jego numer, wystarczy w polu Filtr wpisać numer faktury (lub jego część)

1. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
2. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Bezpośrednio w polu Filtr można wpisywać również nazwę kontrahenta czy kwotę – program zawęzi listę dokumentów do tych, które spełniają warunek zawarty w filtrze. Przy pomocy Konstruktora filtra , można natomiast tworzyć bardziej zaawansowane zapytania.

Filtr na zapisach kasowych/bankowych

W tym ćwiczeniu zbudowaliśmy schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych, który wykorzystuje konto przeciwstawne na zapisach kasowych/bankowych. Aby mieć pewność, że na każdym zapisie KP/KW, pole Konto przeciwstawne, zostało wypełnione, można użyć odpowiedniego filtra. Filtr będzie zawężał listę zapisów danego raportu do tych, na których pole Konto przeciwstawne jest puste. Aby zbudować taki filtr należy:

1. Wejść do menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, a następnie kliknąć na ikonę Konstruktora filtra,
2. W polu Nazwa wpisać np.: Brak konta przeciwstawnego,
3. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wcisnąć przycisk aby dodać warunek.
4. W warunku kliknąć na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować zapisy,
5. Z listy wybrać: Bzp_KontoPrzeciwstawne – Konto przeciwstawne dla potrzeb prostych księgowań,
6. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy z listy operator: Jest puste,
7. Następnie zatwierdzamy całą formatkę Konstruktor filtra.

Aby wypróbować działanie filtra, w rejestrze PKO i raporcie: RKB/1/20XX/PKO, można dodać dwa dokumenty: w jednym wypełniając pole Konto przeciwstawne, a w drugim nie, a następnie użyć filtra wybierając go z listy rozwijanej dostępnej w polu Filtr. Filtr wyświetli zapis, który nie ma wypełnionego pola Konto przeciwstawne.

Filtr w Rejestrach VAT

Dla firm rozliczających VAT wg struktury zakupów przydatny może być filtr, który wyszuka dokumenty oznaczone jako „Sprzedaż detaliczna”. Dlatego też zdefiniujemy filtr złożony wykorzystując Konstruktor filtra.

1. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT, wybieramy Rejestr sprzedaży, podrejestr SPRZEDAŻ.
2. Klikamy na ikonę Konstruktora filtra .
3. W polu Nazwa wpisujemy: Sprzedaż detaliczna,
4. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wciskamy przycisk aby dodać warunek.
5. W warunku klikamy na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować faktury,
6. Z listy wybieramy VaN_Detal – Transakcja detaliczna,
7. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy Jest równe,
8. Po kliknięciu w polu <wpisz wartość> podajemy wartość 1,
9. Na zakładce Zaawansowane pojawiło się następujące wyrażenie: VaN_Detal=1
10. Zatwierdzamy filtr ikoną . Opcja 1 oznacza, że dana transakcja jest transakcją detaliczną. Wśród wprowadzonych dokumentów w trakcie ćwiczeń nie została zarejestrowana żadna operacja tego typu, stąd po uruchomieniu filtra lista dokumentów w rejestrze jest pusta (dokumenty mają pole VaN_Detal=0).

Cel ćwiczenia: przedstawienie sposobu rozrachowania dekretów oraz zmiany daty rozrachunku.

Rozrachowanie z poziomu dekretu: 

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu tworzenia oraz generowania zestawień księgowych na przykładzie bilansu firmy.

Definiujemy nagłówek zestawienia:

1. Otwieramy menu Księgowość/ Zestawienia księgowe.

Podpinamy definicję do pozycji zestawienia księgowego

1. Za pomocą ikony , lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Urządzenia techniczne i maszyny
2. Wybieramy przycisk  uruchamiający kreator wyrażenia
3. W polu Łącznik akceptujemy znak „+”
4. Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1)
5. Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
6. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
7. Pojawi się plan kont. Podświetlamy właściwe konto księgowe (011-2) i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
8. Aby wyrażenie zostało zapamiętane należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (011-2)
9. W celu odjęcia Salda Ma konta 071-2, w polu łącznik wybieramy znak „-”
10. Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu współczynnik
11. Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
12. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
13. Z planu kont wybieramy konto 071-2, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
14. Przyciskiem  akceptujemy definicję.
15. W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
16. Otrzymujemy następującą definicję wyrażenia @SaldoWn(011-2)-@SaldoMa(071-2)
17. Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony  i powrót do formatki Pozycja zestawienia, którą zatwierdzamy.
18. Przyciskiem  wycofujemy się do formatki z listą zestawień księgowych.

Generujemy zestawienie księgowe

1. Ikoną Przelicz  wybrane zestawienie wywołujemy obliczenie zestawienia i wyniki są prezentowane na ekranie. Z tego poziomu istnieje możliwość wydruku zestawienia lub eksportu do Excela.
2. Wycofujemy się z prezentowanych wyników. Ponownie podglądamy wyniki przeliczonego wcześniej zestawienia (w kolumnie Data obliczenia zestawienia widoczna jest data przeliczenia) przez użycie przycisku Wyniki zestawienia.

Uzupełniamy istniejące zestawienie księgowe w związku modyfikacją wzorcowego planu kont

1. W Ćwiczeniu dodaliśmy do wzorcowego planu kont wygenerowanego przez Konfigurator bazy danych, konto 233 Rozrachunki ze zleceniobiorcami. W związku z tym, że jest to konto, które wchodzi do zestawienia: BILANS FIRMY, należy je dodać w odpowiedniej pozycji. Dodajmy więc saldo Debet tego konta do gałęzi AKTYWÓW B.II.2.c Należności od pozostałych jednostek inne, natomiast Saldo Kredyt do gałęzi PASYWÓW B.III.2.h Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.
2. W menu Księgowość/ Zestawienia księgowe, na zakładce Ogólne podświetlamy zestawienie o symbolu: BILANS FIRMY. Za pomocą  ikony edytujemy zestawienie, ustawiamy kursor na pozycji AKTYWÓW B.II.2.c i edytujemy pozycję za pomocą ikony . Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Wn  i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
3. Ustawiamy kursor na gałęzi PASYWÓW B.III.2.h, edytujemy gałąź. Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Ma i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
4. Za pomocą ikony  wycofujemy się z formularza pozycji zestawienia.
5. W ćwiczeniu dotyczącym modyfikacji planu kont dodaliśmy również konto 227, które należy podpiąć pod odpowiednie gałęzie zestawienia BILANS FIRMY.

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem warunków oraz przeksięgowanie wprowadzonych faktur. 

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań dla faktur walutowych.

Definiujemy nagłówek schematu księgowego