• W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
• Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
• Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.

• Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
• Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
• Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje]. 

• FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
• FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.

Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.

• Dolphin
• BHT
• Cipherlab
• Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.

W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

W przypadku, gdy  kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku  lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

• edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
• podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
• podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).

Kod i Nazwa na dokumentach

Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno:

• dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie, będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN,
• dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.

Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod i Nazwa.

W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków.

Import pozycji dokumentu z pliku

Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo- magazynowych z wykluczeniem korekt, Faktur Zaliczkowych i Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość i cenę.

Do poprawnego importu wymagany jest identyfikator towaru oraz ilość, cena jest opcjonalna.

Na formularzu dokumentu, na zakładce [Ogólne] znajduje się przycisk  Importuj towary, za pomocą, którego należy wskazać plik (z dysku lub z iBard24).

Plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt oraz posiadać strukturę: TOWAR;ILOŚĆ;CENA, gdzie:

Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU. Wartość w pliku jest wymagana.

Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary). Wartość pola jest wymagana. Jeśli nie zostanie uzupełniona, bądź w pliku zostanie wpisane zero, wówczas towar nie zostanie przeniesiony na dokument.

Jeśli w pliku podano kod EAN, na dokumencie ustawi się jednostka miary przypisana do tego kodu. Jeśli w pliku podano kod/nazwę/PLU, na dokument podpowiada się podstawowa jednostka miary towaru.

Cena – pobierana jest z programu lub z pliku (w zależności od wyboru dokonanego w oknie importu), wyjątkiem jest Rozchód Wewnętrzny i Przesunięcie Międzymagazynowe, gdzie ceny podpowiadają się zgodnie z metodą rozliczania magazynu (FIFO/LIFO/AVCO). Jeśli podano cenę z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku, podczas importu zostanie ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

• Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
• Dla cen pobieranych z pliku:
• Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
• Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
• Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.

Jeśli operator ma blokadę zmiany ceny na dokumencie (Konfiguracja programu/Użytkowe/ Operatorzy – karta Operatora, zakładka [Parametry]), sekcja z wyborem ceny w oknie importu nie jest widoczna.

Na dokument importowane są również towary oznaczone, jako nieaktywne.

Wszystkie dodatkowe dane wpisane w pliku po cenie zostaną pominięte podczas importu.

Import listy towarów do Arkuszy Inwentaryzacyjnych

Eksport pozycji dokumentu do pliku

Na dokumentach handlowo – magazynowych (z wyjątkiem korekt, Faktur Zaliczkowych i Bilansu Zamknięcia Magazynu) możliwe jest wyeksportowanie pozycji do pliku. Funkcja jest dostępna na formularzach z poziomu zakładki [Ogólne]:   Eksportuj towary <ALT>+<SHIFT>+<E>.

Wyeksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w iBard24.pl (opcja wymaga założonego konta).

Eksportowany plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt.

Posiada strukturę: Towar; Ilość; Cena

• Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
• Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
• Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).

Przy kilkukrotnym eksportowaniu pozycji do tego samego pliku, dane są zawsze nadpisywane.

Wyeksportowany plik jest zgodny z plikiem wykorzystywanym podczas importu pozycji na dokument, dzięki temu można przyspieszyć wystawianie dokumentów.

Eksport listy towarów z Arkuszy Inwentaryzacyjnych. 

• priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
• ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.

Metoda obliczania upustu:

W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu:

• rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
• rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
• rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
• rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.

Rabat typu stała cena

Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet (szczegółowy opis w artykule Priorytety rabatów) w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.

Szczegóły zostały opisane w artykule Rabat typu stała cena.

Zestawienie rabatów kontrahenta

Obsługa rabatów na dokumencie

Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).

Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):

• podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
• jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.

Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowy upust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.

Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.

Rabaty na dokumentach skojarzonych

W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:

• jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
• jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%

• Jeżeli dokument jest pusty lub kursor nie jest ustawiony na żadnej pozycji towarowej, po wybraniu przycisku Zestawów Promocyjnych podniesie się lista, która domyślnie będzie wyświetlała wszystkie promocje aktywne w bieżącym momencie. Po zmianie ustawień filtra użytkownik będzie mógł wybrać na dokument Zestaw obowiązujący w dowolnym innym okresie. Zatwierdzenie wyboru spowoduje dodanie na dokument wszystkich elementów Zestawu w ustalonych wcześniej ilościach, jednostkach i cenach.
• Jeżeli kursor jest ustawiony na towarze dodanym na dokument, po wciśnięciu przycisku Zestawów Promocyjnych wyświetli się lista aktualnych promocji zawężona do towaru wskazanego na dokumencie. Po wybraniu Zestawu na dokument pozycja, na której ustawiono kursor zostanie usunięta, a cały zestaw zostanie dodany na końcu listy.

Aby rozpoznać, które towary na formularzu dokumentu zostały dodane jako Zestaw, należy z menu kontekstowego dodać kolumnę Kod zestawu. Dla wszystkich elementów zostanie wyświetlony kod Zestawu Promocyjnego, do którego przynależą, a towar główny zostanie dodatkowo oznaczony symbolem [v].

Edycja zestawu na dokumencie

Po dodaniu Zestawu na dokument jego edycja jest ograniczona. Dla elementów Zestawu możliwa jest edycja kategorii, PKWiU i stawki VAT, a dla towaru głównego dodatkowo można zmienić ilość i magazyn.

Po wprowadzeniu nowej ilości towaru głównego, ilość pozostałych elementów zestawu zostanie przeliczona automatycznie. Zmiana magazynu towaru głównego spowoduje zmianę również dla pozostałych pozycji pakietu promocyjnego – wszystkie elementy Zestawu muszą być pobrane z jednego magazynu.

Nazwę oraz opis każdej pozycji można edytować zgodnie z ustawieniem zaznaczonym na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]).

Rabat wprowadzony w nagłówku dokumentu nie wpływa na cenę zestawu.

Zestawy nie są agregowane. W przypadku, kiedy na dokument zostanie dodany kilkakrotnie ten sam zestaw, po przekształceniu do innego dokumentu każdy zestaw będzie wprowadzany oddzielnie.

Usuwanie zestawu z dokumentu

Aby skasować cały zestaw z dokumentu wystarczy ustawić się na towarze głównym i wcisnąć ikonę kosza. Operacja ta jest niedostępna na pozostałych elementach zestawu. Usuwanie tylko pojedynczych elementów nie jest możliwe.

Kontrola ilości

Jeżeli któryś z elementów zestawu będzie niedostępny na magazynie, wówczas:

• Aby zatwierdzić dokument WZ lub FA/PA z pobraniem, należy usunąć cały zestaw.
• Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – W edycji przed zapisem (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) po zatwierdzeniu wyboru zestawu nie zostanie on dodany. Użytkownik otrzyma komunikat o braku jednego z elementów.
• Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – Przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) po zatwierdzeniu wyboru zestawu pojawi się on na dokumencie wraz z komunikatem o braku jednego z elementów. Jeżeli stany towarowe nie zostaną uzupełnione, zapis dokumentu nie będzie możliwy.
• Przy zaznaczonym parametrze Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FA i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry) cały zestaw nie będzie przeniesiony na dokument docelowy.

Korekta elementów zestawu

Na dokumentach korygujących informacja o towarach pochodzących z zestawu znajduje się w kolumnie Kod zestawu. Elementy Zestawu można korygować na takich samych zasadach jak pozostałe towary.

• wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
• odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
• dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
• wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.

Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.

Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:

• kod EAN zapisane na karcie towaru może mieć 4 znaki
• waga towaru nie może przekraczać 99.9999 kg
• kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN