Limit płatności gotówkowych

Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.

Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu:

listy kontrahentów,
formularza kontrahenta,
formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
okna Sprzedaż dedykowana.

Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.

W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.

Zakładka [Rabaty]

Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.

Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.

Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:

kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.

Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:

towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.

Przykład

Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.

Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]

Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci

Zakładka [Stała cena]

Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.

Zakładka [Indywidualny cennik]

Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).

Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.

Agregowanie pozycji na dokumentach

W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych:

Agregacja pozycji dokumentu (FA, PA, WZ)

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ.

Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:

tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały
zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora
brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.

Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię).

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ PZ

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z RO ZD

Parametr znajduje się w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które zostały wygenerowane z dokumentów RO/ZD.

Uwaga

Na dokumentach nie są agregowane pozycje o typie usługa złożona z zaznaczonym parametrem Rozchód składników na FA/PA oraz ich składniki.

Uwaga

Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka

Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży i Dokumentów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.

Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.

Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .

Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.

Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.

Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.

Uwaga

Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch ERP Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:

lub tak:

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.

W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).

W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.

Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:

nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

Aktualizacja ostatniej ceny zakupu na podstawie korekty wartości (ceny)

Korekta wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia oraz Korekty Granicznej do Faktury Zakupu aktualizuje ostatnią cenę zakupu widoczną na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika), na zakładce [Ogólne] w tabeli z cenami.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny). Do wyboru dostępne są dwie opcje:

gdy dotyczy ostatniej dostawy,
wg ustawienia na dokumencie.

Ustawienie opcji Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).

Ustawienie opcji Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).

Cena zakupu widoczna na karcie towaru zostanie zaktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) na stałe.

Aktualizacja ceny zakupu wykonywana jest dla wszystkich korygowanych pozycji dokumentu.
Jeśli korekta dokumentu jest w innej walucie niż waluta ostatniej ceny zakupu na karcie towaru, razem z aktualizacją ceny zakupu zostanie zaktualizowana jej waluta.
Cena zakupu na karcie towaru jest aktualizowana również wtedy, kiedy korekta wartości (ceny) dotyczy części ilości towaru.
Z racji, że Korekta Graniczna jest zawsze wystawiana w walucie PLN, po wykonaniu aktualizacji, ostatnia cena zakupu na karcie towaru będzie wyświetlana w PLN.
Jeśli ten sam towar widnieje na korekcie kilka razy, aktualizacja ceny zakupu na karcie nastąpi w oparciu o pozycję dodaną na korygowany dokument jako ostatnią.

Po zaktualizowaniu ceny zakupu na karcie towaru w oparciu o korektę wartości (ceny), zaktualizowane zostaną również ceny sprzedaży, dla których włączono opcję aktualizacji (wartość TAK w tabeli z cenami, w kolumnie Akt. na karcie towaru, na zakładce [Ogólne]).

Aktualizacja kosztu dla usług

Aktualizacja kosztu dla usług ma zastosowanie tylko wtedy, kiedy na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] jest zaznaczony typ kosztu usługi jako kwotowy. Koszt ten zostanie zaktualizowany po zatwierdzeniu korekty wartości (ceny), na której zaznaczono parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku.

Rozliczanie magazynu metodą AVCO – kontrola chronologii

Jeśli użytkownik wybrał metodę rozliczania magazynu jako AVCO (średnie ważone ceny zakupy) to w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry ma możliwość zaznaczenia parametru Brak kontroli chronologii. Parametr ma znaczenie przy wystawianiu dokumentów z datą wstecz.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż ostatnia dostawa towaru program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu z datą wcześniejszą niż data ostatniej dostawy, pod warunkiem, że w magazynie, na dzień zgodny z datą wydania towaru, była odpowiednia jego ilość (i wartość).

Przykład

PZ1 z datą 01 stycznia: 1 szt. Towaru

PZ2 z datą 03 stycznia: 1 szt. Towaru

WZ1 z datą 02 stycznia: 1 szt. Towaru

Dnia 02 stycznia w magazynie była odpowiednia ilość towaru, jednak data ostatniej modyfikacji zasobu jest późniejsza (03 stycznia):

Jeśli parametr o braku kontroli chronologii nie jest zaznaczony – program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu WZ, ponieważ ostatnia modyfikacja zasobu była z datą późniejszą.

Jeśli parametr o braku kontroli chronologii będzie zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu WZ, ponieważ wystarczy odpowiednia ilość (i wartość) towaru w magazynie na dany dzień.

Ceny sprzedaży

Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:

Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru.
Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.
Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży.
Handel Plus: Wmodule Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.

Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.
Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka [Ogólne], pole Cena domyślna).
Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka [Handlowe]), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.

Uwaga

Cena domyślna dla magazynu oraz Rabaty z menu Ogólne/ Rabaty są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.