Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie

Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.

Dokument pierwotny

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze.

Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokument pierwotny.

Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce [Płatności] nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek.

Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FA/00001/2008 pierwotna).

Na liście Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe dostępna jest opcja Importu dokumentów w formacie XML, w oknie parametrów importu można zaznaczyć Utwórz dokument pierwotny, wówczas dokument zostanie zaimportowany do programu jako pierwotny.

Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego.

Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów:

jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:

Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

Korekta dokumentu pierwotnego

Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.

Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.

Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Korekta zbiorcza

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie.

Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane (m.in. wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur dotyczących wszystkich magazynów). Następnie po wciśnięciu ikony można wskazać okres sprzedaży, do którego będzie naliczony rabat lub wybrać konkretne dokumenty:

Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:

Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów– po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży z poprzednich okresów,
Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży z wybranego okresu.

Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za pomocą przycisku Wskaż faktury , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone.

Informacja o zakresie dat sprzedaży, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce Płatności, który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie).

Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury.

Na formularzu korekty wykazana jest wartość sprzedaży z podziałem na stawki VAT, wyliczona na podstawie wskazanych dokumentów. Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty.

Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce [Dokumenty]. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka [Dokumenty]). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.

Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego.

Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat.

Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką [Zbiorczo]), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika.

Na wydruku Korekty Zbiorczej można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr Drukuj numery korygowanych faktur, który pojawia się po wybraniu wydruku.

Korekty Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu

Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FWZ generowana jest automatycznie wraz z korektą FWS.

Dla FWS wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące).

W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia:

nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
warunkiem wykonania korekty jest zapis FWS na stałe z wygenerowaną FWZ. FWZ musi być również na stałe.

Uwaga

Jeśli utworzono FWS do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FWS. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FWS. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FWS wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FWS służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FWS i naliczenie VATu na nowo.

W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FWS i FWZ należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FWS. Dokument korygujący FWZ zostanie anulowany automatycznie.

Korekty Faktur RR

Na liście Faktur RR pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy udostępniono możliwość utworzenia korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT.

Domyślnym schematem numeracji dla Korekty do Faktury RR jest FRRK/numer bez zer/rok kalendarzowy. Schemat ten można zmodyfikować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika rycz.

Automatyczne generowanie dokumentów skojarzonych zależy od tego, jakie dokumenty były powiązane bezpośrednio z Fakturą RR w momencie zatwierdzania korekty:

Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.
Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.

Uwaga

Dla Faktur RR powiązanych z Przyjęciem Zewnętrznym wygenerowanie korekty ilościowej „na minus” jest możliwe nawet wówczas, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis dokumentu FRRK, a następnie pojawi się komunikat o niewystarczającej ilości towaru na magazynie. Po uzupełnieniu stanów magazynowych, aby ręcznie wygenerować brakujące dokumenty FZKOR i PZKOR należy wywołać funkcję Przekształcenie do FZ korekta dostępną w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy na dokumencie FRRK (z poziomu listy Faktur RR). Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą.

Uwaga

Ponieważ korekty powiązane do dokumentu FRRK są tworzone w tle, gotówkowy dokument FZKOR trafi do Preliminarza Płatności jako nierozliczony.

Uwaga

Handel Plus. Jeżeli Faktura RR została utworzona z Faktury Zakupu, na której wprowadzono partie dostaw, na korekcie ilościowej „na minus” do Faktury RR nie będzie możliwości wskazania konkretnego zasobu. Zasoby zostaną skorygowane wg kolejności zapisu.

Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK).

Anulowanie korekt

Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.

Zwroty do Paragonów

W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości sprzedanego towaru (zwrotu towaru).

Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w artykule Dokumenty korygujące).

Należy jednak pamiętać, że:

Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.

Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru Zwrot i Pomyłka. W przypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności] użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek.

Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:

Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.

W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.