Łatwe zakupy

Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel PlusPrzyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca).

Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:

  1. Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
  2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
  3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.

Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony).

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru.

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera.

Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów.

Jeśli obydwa parametry są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Łatwe zakupy

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

 Edytuj kartę – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

 Zamknij – zamyka okno.

 Faktura zakupu,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

 Zamówienie u dostawcy,  Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularza w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy.

Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.

Łatwe zakupy – generowanie dokumentu

Okno to ma dwa przyciski:

 Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje.

 Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formętermin płatności.




Zestawienie wg atrybutów towarów

Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek: 

  • Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
  • Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty] na dokumencie.

Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).

Zestawienie wg atrybutów pozycji

Na zestawieniu dostępne są przyciski:

 Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na  , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia.

 Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).

 Zamknij – zamknięcie okna.

Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania:

Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty.

Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).

Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:

  • jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.

Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:

  • typ dokumentu (FA/ PA/ WZ….)
  • data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
  • dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
  • Kontrahent
  • Magazyn
  • Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
  • Operator – operator wprowadzający dokument

Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

 




Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.

Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).

Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.

Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametr są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

 Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

 Zamknij – zamyka okno

 Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

 Rezerwacja Odbiorcy,   Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.

Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.

 Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.

Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach

 




Sprzedaż dedykowana

Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta.

Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.

W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.

Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:

  • pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
  • druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
  • trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
  • czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
  • piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.

Sprzedaż dedykowana

Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:

 – wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)

 – wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem

 – wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.

Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).

Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:

 – Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

 – Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych).

 – Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży

Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki 

Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:

  • Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
  • Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
  • Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).

Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.

 – z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.

Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.

CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty.

Tylkorealizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane.

Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę.

Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).

Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.

Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.

Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).

Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i  Wydań Zewnętrznych.