Współpraca z Sendit.pl

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem platformy Sendit.pl. Przesyłki realizowane są przez firmę kurierską DPD. Użytkownik może m.in. złożyć zlecenie nadania paczki, wydrukować list przewozowy oraz śledzić status przesyłki. Funkcjonalność jest dostępna dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.

Konfiguracja

Założenie nowego lub skonfigurowanie już istniejącego konta możliwe jest z poziomu Konfiguracji. Konto do współpracy z Comarch ERP Optima powinno być założone z poziomu programu. Nie ma możliwości współpracy z kontami założonymi poprzez serwis Sendit. Więcej szczegółów opisanych można znaleźć opisanych na zakładce Ogólne i Lista adresów.

Nadanie przesyłki

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.

Lista Przesyłek Kurierskich

Lista zawiera kolumny:

Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Data nadania – data wysłania zlecenia do serwisu Sendit.

Status – status dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym. Dokumenty Anulowane na liście są w kolorze czerwonym

Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.

Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.

Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.

E-Mailadres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.

Telefonnumer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.

Status przesyłki – status przesyłki pobierany z Sendit.pl.

Data statusudata nadania statusu pobierana z Sendit.pl

Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:

Numer protokołu odbioru, Numer zlecenia odbiorunumery dokumentów pobierane są z Sendit.pl po nadaniu przesyłki.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez Sendit.pl.

Po wciśnięciu przycisku plusa zostanie utworzony nowy dokument Zlecenia Nadania Przesyłki

Zakładka [Ogólne]

Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Ogólne

Numer wewnętrzny dokumentu – na nowym dokumencie automatycznie podpowiada się schemat numeracji zdefiniowany w konfiguracji programu. Wybór innego schematu jest dostępny pod przyciskiem Dokument lub z rozwijanej listy.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca, operator może ją zmienić.

Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z konfiguracji programu. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.

Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na dokumencie.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela.

Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.

Opcje – w tym miejscu możliwe jest nadanie przesyłki za pobraniem z określeniem kwoty, jaka ma być pobrana od odbiorcy przez kuriera oraz wpisanie dodatkowych uwag dla kuriera (maksymalnie 40 znaków). Możliwe jest automatyczne wypełnianie kwoty pobrania na podstawie wartości brutto dokumentu (FA, PA, WZ), do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Paczki. Kwota jest uzupełniana po zaznaczeniu parametru Pobranie na Zleceniu.

Następnie należy dodać paczki, jakie będą przesyłane do odbiorcy w ramach tego zlecenia wraz z określeniem:

Wagi (kg) – waga jednej paczki nie może przekraczać 30 kg.

Wysokości, szerokości, długości paczki (cm) – wymiary zapakowanej przesyłki.

Sposobu pakowania – z listy należy wybrać jedną z dostępnych opcji.

Kwoty ubezpieczenia – kwota, na jaką nadawca chce ubezpieczyć przesyłkę. Użytkownik może wprowadzić dowolną kwotę. Jeżeli pozostawi 0, przesyłka będzie ubezpieczona według standardu firmy kurierskiej.

Na jednym zleceniu możliwe jest dodanie maksymalnie 30 paczek. Na formularzu Zlecenia możliwe jest kopiowanie dodanych paczek. Aby skopiować określoną paczkę, należy po ustawieniu się na niej wcisnąć kombinację klawiszy <CTRL> + <INS> lub kliknąć w przycisk plusa z wciśniętym klawiszem <CTRL>.

Na formularzu dostępne są przyciski:

Wyceń zlecenie – po wybraniu tej opcji pojawi się okno przedstawiające wycenę paczek i kosztów dodatkowych.

Zamów kuriera – w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Współpraca z Sendit wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyceny przesyłki z dodatkowym przyciskiem umożliwiającym potwierdzenie chęci zamówienia kuriera lub też zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Po wysłaniu zlecenia, jego edycja nie jest możliwa.

Wysłanie przesyłki nie jest możliwe, gdy nie są zdefiniowane paczki oraz nie uzupełniono wszystkich oznaczonych pól.

Po zamówieniu kuriera na formularzu zlecenia powyższe przyciski będą niedostępne, aktywują się przyciski:

 – Pobierz szczegóły zlecenia – aktualizuje informacje widoczne na drugiej zakładce, dotyczące zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.

 – Anuluj zlecenie – Po wybraniu tej opcji do Sendit wysyłane jest żądanie anulowania zlecenia, a przesyłka otrzymuje status Zlecenie oczekuje na anulowanie. Po potwierdzeniu anulowania zlecenia po stronie Sendit zlecenie wyświetli się na liście w kolorze czerwonym – zlecenie otrzyma status Anulowane, a przesyłka – Anulowane przez użytkownika. Jeżeli anulowanie zlecenia nie będzie już możliwe, zostanie przywrócony aktualny status.

Zakładka [Sendit]

Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka Sendit

Na tej zakładce wyświetlane sa dane pobierane z Sendit.pl. Dane te aktualizują się po wysłaniu Zlecenia, podczas każdego wyświetlenia zakładki oraz po wciśnięciu przycisku Pobierz szczegóły zlecenia. Z poziomu listy Zleceń Nadania Paczek możliwa jest seryjna aktualizacja danych pobieranych z serwisu Sendit dla zaznaczonych zleceń.

Data nadania – data zamówienia kuriera.

Nr zlecenia sendit – numer zlecenia pobrany z Sendit.pl.

Planowany przyjazd kuriera – szacunkowe godziny, w jakich nadawca może spodziewać się przyjazdu kuriera.

Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera.

Nr zlecenia odbioru – numer generowany przez kuriera.

W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stonę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

 – podgląd/wydruk Protokołu Odbioru. Drukowany jest w 2 egzemplarzach.

 – podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu.

Status – status przesyłki.

Data zmiany statusu – data i godzina ostatniej zmiany statusu.

Koszt brutto – całkowity koszt nadania przesyłki.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument handlowy, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus na liście Wydań Zewnętrznych. Po ustawieniu się na liście na wybranym dokumencie handlowym i wciśnięciu przycisku , w programie zostanie wygenerowany dokument Zlecenia Nadania Przesyłki powiązany ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej Faktury/ Paragonu/ WZ użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

Rozliczenia za przesyłki

Z poziomu Listy Przesyłek Kurierskich pod przyciskiem Rozliczenia dostępny jest podgląd listy faktur, wystawianych przez Sendit. Na liście znajduje się informacja o numerze faktury, dacie wystawienia i terminie płatności, typie i statusie dokumentu oraz kwoty netto, VAT, brutto.




Moduł Faktury – informacje ogólne

Faktury to jeden z modułów, które mogą wchodzić w skład systemu Comarch ERP Optima. Pomimo tego, że moduł ten można dołączyć do Comarch ERP Optima w dowolnym momencie, po instalacji staje się on w pełni integralną częścią systemu. Oznacza to między innymi, że wszelkie informacje wprowadzone w tym module stają się automatycznie widoczne w całym, funkcjonującym w Państwa firmie systemie.

Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi: 

  • wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych,
  • wystawianie Faktur Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi firm POSNET, ELZAB, INNOVA, NOVITUS, TORELL, EMAR,
  • wystawianie Faktur Korygujących (ilość, wartość, podatek VAT),
  • pełną współpracę z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, Preliminarz Płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie,
  • standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
  • elastyczne możliwości numeracji dokumentów,
  • listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe,
  • obsługę kodów kreskowych,
  • zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu,
  • różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii,
  • współpracę z Comarch ERP Optima Handel, pozwalającą na pełne rozliczenia towarów, dostaw.

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

  • zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
  • informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami,
  • z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami FakturyKasa/Bank:

  • każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
  • każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w Preliminarzu Płatności zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
  • rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
  • każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub Preliminarz Płatności,
  • wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.

Kategorie w module Faktury

Kategorie są w systemie Comarch ERP Optima bardzo istotnym elementem związanym z opisywaniem dokumentów, ich klasyfikacją oraz analizą.

Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie..

Kategorie spełniają w programie następujące funkcje:

  • służą do klasyfikowania dokumentów. Dzięki dwupoziomowej strukturze listy kategorii, analizy przychodów i kosztów bądź płatności prowadzone pod kątem kategorii, pozwalają na wyciągnięcie z programu informacji o przeprowadzonych transakcjach w rozbiciu na różne stopnie szczegółowości.
  • Służą jako słownik pomocniczy opisów zdarzeń gospodarczych. Można więc wykorzystywać je jako listę pomocniczą opisów wprowadzanych na dokumentach rejestrach VAT, zapisach księgowych lub kasowych i bankowych.
  • Służą jako wzorce przy wprowadzaniu dokumentów. Wprowadzając dokumenty do rejestru VAT, kategorie automatycznie ustawiają domyślne wartości stawek VAT, sposobu księgowania dokumentu, sposobu odliczania podatku na deklaracji VAT-7.

W module Faktury kategorie wykorzystywane są w kilku miejscach:

  • Na karcie towaru/usługi.
  • Z każdą pozycją z cennika można skojarzyć kategorię sprzedaży i kategorię zakupu. Podczas wypełniania karty towaru lub usługi wybór kategorii podpowiada nam dla towaru stawkę VAT, przypisaną wybranej kategorii.
  • Na karcie kontrahenta.
  • Z każdym kontrahentem można skojarzyć kategorię sprzedaży/ zakupu. W ten sposób powstaje np. możliwość alternatywnego w stosunku do podziału na grupy, rozróżnienia typów kontrahentów.
  • Na fakturze (Paragonie, Fakturze Zakupu).

Każda wystawiona faktura może być powiązana z kategoriami w dwóch miejscach:

  • w nagłówku W chwili wystawiania dokumentu i podaniu kodu kontrahenta w nagłówku proponowana jest ta sama kategoria, która zapisana jest na karcie ewidencyjnej Nabywcy. Można ją zaakceptować lub zmienić wg własnych potrzeb. Kategorię zapisaną w nagłówku faktury można wykorzystać w konstruowaniu raportów dotyczących sprzedaży. Kategoria ta jest również w chwili księgowania przenoszona do nagłówka zapisu w rejestrze VAT oraz na zapisy lub zdarzenia w rejestrach kasowych i bankowych. Dzięki temu otrzymujemy możliwość np. zbudowania raportów zaległych płatności wg kategorii.
  • na elementach faktury. Każda pozycja faktury również skojarzona jest z jedną z kategorii. Program proponuje tą samą kategorię, która jest wprowadzona na karcie towaru/usługi. Kategoria elementu może być zmieniona w trakcie edycji dokumentu.

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku  Zapisz zmiany.

Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).

Faktury a inne moduły

Menu programu zależy od posiadanych przez Państwa modułów. Jeśli korzystacie Państwo z:

  • Faktur – menu obejmuje funkcje: Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Faktury Pro-Forma oraz Łatwą sprzedażŁatwe zakupy.
  • Faktur i Analiz – menu faktur powiększa się o Rezerwacje odbiorcyZamówienia u Dostawców – z prawem do podglądu wymienionych list. W menu głównym i w pojawia się Magazyn, bez możliwości dopisywania pozycji.
  • Handel – w menu Ogólne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z poziomu modułu Faktury istnieje możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy, Zamówień u dostawców. Menu Magazyn umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów magazynowych (BO, AI, WZ, PZ, RW, PW, PWP, RWS).

 




Moduł Handel – informacje ogólne

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: 

  • Wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych.
  • Wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych.
  • Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi.
  • Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT).
  • Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.
  • Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.
  • Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.
  • Obsługę kodów kreskowych.
  • Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.
  • Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.

Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie.

Podstawowe funkcje to:

  • Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Rozchodów Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:
    • wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,
    • z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,
    • wystawiamy dokument FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.
  • Obsługa dokumentów wewnętrznych (PW – Przyjęć Wewnętrznych, RW – Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwe jest korygowanie wartości poszczególnych pozycji wprowadzonych dokumentem BO).
  • Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.
  • Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.
  • Wielomagazynowość – w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.
  • Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:
    • FIFO,
    • LIFO,
    • AVCO (średnie ważone),
    • Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.
  • Faktury Pro Forma – funkcja dostępna jest w menu
  • Rezerwacje Odbiorcy – Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.
  • Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.
  • Sprzedaż dedykowana – okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.
  • Łatwa sprzedaż – podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:
  • zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,
  • wybór dokumentu (Faktura, Paragon),
  • wybór kontrahenta.
  • Łatwe zakupy – funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.
  • Zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

Przepływ informacji w systemie Comarch ERP Optima

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

  • Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.
  • Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami FakturyKasa/Bank:

  • każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
  • każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
  • rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
  • każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,
  • wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Handel/Magazyn.

Zasady działania modułu Handel

Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe.

Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:

  • model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FA/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)
  • model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)
  • model FZ/FA → PZ/WZ – najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).

W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO).

W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:

  • Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,
  • Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,
  • Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.

Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora – dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FA, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu.

Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone.

W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.




Współpraca modułu Faktury i Handel z modułami księgowymi

Proces księgowania dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Księgowanie dokumentów przebiega w przypadku modułu Księga podatkowa dwuetapowo. W pierwszej kolejności użytkownik przenosi dokumenty handlowe (FA, PA, FZ) do odpowiednich rejestrów VAT. Odpowiada za to przycisk . Następnie użytkownik z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów do KPiR.

W przypadku modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus księgowanie może przebiegać jedno- lub dwuetapowo. W pierwszym przypadku użytkownik księguje dokumenty handlowe FA, PA, FZ oraz magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM (aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus) za pomocą predekretacji lub schematów księgowych. Księgowanie możliwe jest po naciśnięciu przycisku  (widoczny na liście FA, PA oraz FZ, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT jest odznaczony).

W drugim przypadku użytkownik przenosi dokumenty handlowe FA, PA, FZ do odpowiednich rejestrów VAT za pomocą przycisku , a następnie z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów na odpowiednie konta księgowe.

 

Zapis w rejestrach VAT

Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:

  • w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT),
  • na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru,
  • w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone,
  • wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu,
  • po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.

Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V.

Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce [Dokumenty] znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT.

Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona.

Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.

Księgowanie wg kategorii 

Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii.

Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.

  • Jeśli pozycje mają różne kategorie – jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT – powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości.
  • Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii– do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT.
  • Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie – dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).

Przyklad
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

NazwaIlośćCena nettoWartość nettoStawka VATKategoria
Towar_1510.00500.22Projekty
Towar_2720.001400.07Projekty
Towar_3250.001000.22Transport
Towar_41100.001000.07Akcesoria
Towar_51200.002000.22Projekty

Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje:

KategoriaStawka VATWartość nettoVATBruttoKolumna
Projekty0.22250.0055.00305.007. Sprzedaż
Projekty0.07140.009.80149.807. Sprzedaż
Transport0.22100.0022.00122.007. Sprzedaż
Akcesoria0.07100.007.00107.007. Sprzedaż

Księgowanie dokumentów korygujących

Podczas przenoszenia korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości.

W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.

Przyklad
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

NazwaIlośćCena nettoWartość nettoStawka VATKategoria
Towar_1510.00500.22Projekty
Towar_2720.001400.07Projekty
Towar_3250.001000.22Transport
Towar_41100.001000.07Akcesoria
Towar_51200.002000.22Projekty

Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco:

KategoriaStawka VATWartość nettoVATBruttoKolumna
Projekty0.22-50-11.00-61.007. Sprzedaż
Projekty0.07503.5053.507. Sprzedaż
Transport0.22-100- 22.00-122.007. Sprzedaż
Transport0.071007.00107.007. Sprzedaż

Księgowanie do księgowości kontowej

Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów.

W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd.

Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka [Predekretacja] umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany.

Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

 




Współpraca modułu Faktury i Handel z modułem Kasa/Bank



Informacje ogólne

Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.

Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:

  • rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,
  • preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.

Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem.

W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.

Przyklad
Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast „wymieniać się” przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. W efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.

Uwaga
Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” lub na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] zaznaczono Nie rozliczaj płatności, wtedy taki zapis otrzyma w Preliminarzu status Nie podlega. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru.

Jeśli płatność za dokument jest odroczona – powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.

Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) – oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.

Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów użytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW.

Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”.

Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:

  • na zakładce [Płatności]wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,
  • najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,
  • podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.

Formy płatności

W programie istnieje pięć domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: gotówka, przelew, kredyt, czek, inna. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe.

Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Kreator konta bankowego

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży użytkownik może w sposób uproszczony dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku  dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:

Dodatkowe akcje przy dodawaniu rejestru K/B

w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).

Płatności do dokumentów w walutach

Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.

Uwaga
Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

  • jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym),
  • jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą,
  • jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Uwaga
Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. I odwrotnie – dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Płatność gotówką

Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:

  • na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka
  • zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.
  • potwierdzamy wpłatę/ wypłatę
  • automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki
  • automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki
  • automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)
  • dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Zmiana kwoty wpłaty

Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się parametr Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

Kasy domyślne dla operatorów

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

Numeracja zapisów kasowych

Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:

  • numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał),
  • numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat.

Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowychKonfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:

  • jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu,
  • jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).

Data automatycznego zapisu kasowego

W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać.

Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:

  • dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży
  • dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży
  • dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu

Płatność kartą kredytową

Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

  • zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.
  • Po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową.
  • Automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.
  • Automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R).
  • Dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Uwaga
Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych:

  • jeśli parametr jest zaznaczony – program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank)
  • jeśli parametr jest odznaczony – program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Płatności odroczone – przelew, kredyt

Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:

  • na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew
  • zatwierdzamy dokument
  • automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)
  • gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)
  • rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).
  • dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Domyślny bank dla operatora

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślny bank.

Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach.

Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.

Domyślny płatnik na dokumentach

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

  • Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce [Kontrahent], w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.
  • Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:

Forma płatności z podpiętym Płatnikiem

Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce [Kontrahent], płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce [Płatności]polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności.

Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce [Płatności], w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub – w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki [Kontrahent].

Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce [Płatności].

Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika.

Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego.

Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).

Płatności a dokumenty w buforze

Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:

  • jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym),
  • ma status N – Nierozliczone,
  • nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem),
  • nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.

Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne.

Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza.

Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:

  • jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.
  • Jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.
  • Jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).

Płatności a dokumenty anulowane

Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank.

Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:

  • jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana,
  • jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
    • rozpięte zostaje rozliczenie,
    • znika płatność z Preliminarza,
    • zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem
  • jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:
    • rozpina rozliczenie,
    • usuwa zdarzenie z Preliminarza,
    • usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty,
    • jeśli raport kasowy został już zamknięty – usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony.

Płatności a dokumenty korygujące

Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.

Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

  • Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA.
  • Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
  • W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
  • Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
  • Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.

Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji  dostępnej w pasku zadań.

Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.

Lista dokumentów rozliczających

Okno jest listą zawierającą informacje:

  • Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające
  • Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.
  • Rozliczono – suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony
  • Pozostaje – różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną
  • Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)
  • Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu
  • Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:

  • Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,
  • Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.

Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych):

Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu,

Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar,

Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ).

Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży,

Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu,

Wartość rozchodu – koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu,

Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu,

Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku,

Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury,

Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.

Uwaga
W przypadku tworzenia FA do PA, w sytuacji przekształcania całościowego jednego lub kilku PA do FA, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA, a w kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość netto całego rozchodu z dokumentu FA. Natomiast w przypadku fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli dokumenty PA pobierają towar na zestawieniu, jako numer dokumentu rozchodu  drukuje się numer FA i numer(y) PA dla pozycji nie ujętych na FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje osobno wartość netto rozchodu dla FA i Wartość netto rozchodu dla PA nie ujętych na fakturze. W sytuacji fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli do PA/FA wystawione są dokumenty WZ, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu  drukuje się tylko numer FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość z całej sprzedaży (czyli wszystkich a nie tylko wybranych pozycji z PA).

W podsumowaniu zestawienia znajduje się:

Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość,

Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu,

W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r.

W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:

  • 30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,
  • 31/91Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.

Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur.