W celu przedłużenia umowy z pracownikiem należy z poziomu listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku – datę podpisana kolejnej umowy (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zawierania kolejnej (przedłużania) umowy o pracę nie zmieniamy daty zatrudnienia. Datę zatrudnienia pozostawiamy z pierwszego zapisu pracownika, ponieważ pracownik został zatrudniony kilka miesięcy wcześniej i nie miał żadnej przerwy w tym zatrudnieniu.

Datę zawarcia kolejnej umowy odnotowujemy w polu „Data zawarcia umowy” – data, z którą podpisano kolejną umowę o pracę. Ponadto zmieniamy datę zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy (w firmie i poza firmą) oraz nauki. Pobierane są informacje o stażu z następujących formularzy kadrowych: historia zatrudnienia, historia wykształcenia i historia etatu. Aby program naliczył limit w wysokości 26 dni należy uzupełnić historię wykształcenia i zatrudnienia, tak aby łączny limit stażu pracy i nauki wynosił co najmniej 10 lat. Jeśli staż wynikający z ukończonej szkoły ma być wliczany do stażu przy wyliczaniu limitu urlopu, na formularzu historii wykształcenia należy zaznaczyć parametr ‘Wliczać do stażu pracy’.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 w historii zatrudnienia dodano możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Na liście historii zatrudnienia pracownika dodano nowy przycisk Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy , który powoduje automatyczne dopisanie pozycji w historii zatrudnienia o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy

W sytuacji kiedy wynagrodzenie pracownika co miesiąc będzie wypłacane częściowo gotówką, a częściowo przelewem (np. 50% z  kasy i reszta czyli 50% plus ewentualne nadwyżki przelewem na konto) : 

W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odebrania nadgodzin w bieżącym i kolejnych miesiącach rozliczeniowych.

Ponowne zatrudnienie osoby, która była już kiedyś pracownikiem naszej firmy, należy w programie odnotować za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Odszukujemy nazwisko osoby na Liście pracowników – Wszyscy, następnie za pomocą przycisku  ‘Aktualizacja zapisu’ odnotowujemy ponowne zatrudnienie, podając w oknie ‘Data aktualizacji’ datę zawarcia aktualnej umowy. Następnie po otwarciu formularza danych kadrowych wprowadzamy dane kadrowe i etatowe dotyczące nowej umowy o pracę, m.in. datę zatrudnienia / zwolnienia, informacje dotyczące stawki zaszeregowania i wymiaru etatu, dane dotyczące ubezpieczeń, itp.

Wprowadzony zapis aktualizacyjny będzie widoczny na ‘Liście zapisów historycznych pracownika’ – po podświetleniu pracownika i wybraniu z menu przycisku .

Czas pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W celu zdefiniowania nowego kalendarza dla takiego pracownika należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą W jaki sposób zdefiniować kalendarz na cały rok?
Dla osób niepełnosprawnych definiujemy nową Serię kalendarza, w której w dniach pracy wprowadzamy po 7 godzin pracy, np. Od godziny 08:00, Do godziny: 15:00.
Następnie w formularzu danych kadrowych pracownika niepełnosprawnego na zakładce Etat należy w polu Kalendarz ustawić nowy 7-godzinny kalendarz. Dodatkowo, w celu poprawnego wyliczenia limitu urlopu wypoczynkowego, w polu Norma do urlopu dla pełnego wymiaru etatu należy wpisać 7:00.

W momencie dodawania nowego pracownika domyślnie jest dla niego przypisywana forma płatności – gotówka.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika w całości ma być przelewane na rachunek bankowy należy:

1. wejść w Schemat płatności dostępny z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika po kliknięciu w ikonę 
2. edytować domyślną płatność – gotówka i wybrać z listy formę płatności – przelew,
3. uzupełnić dodatkowe pola ‘Bank’ oraz ‘Numer rachunku’.
   Uwaga

   UWAGA: Jeżeli zmieniamy schemat płatności na przykład z gotówki na przelew, a są już naliczone wypłaty, to należy wprowadzić taki zapis przez aktualizację danych kadrowych !