• modułu fakturującego. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową – wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona – wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do Preliminarza planowanych płatności.
• Modułów naliczających podatki. Zatwierdzone do realizacji deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT-36 czy CIT-8…) również zapisane zostaną w pierwszej kolejności do Preliminarza płatności, a w chwili ich realizacji przeniesione do zapisów w odpowiednich rejestrach kasowych.
• Modułu płacowego. Zatwierdzone do wypłaty listy płac, najpierw trafią do Preliminarza planowanych płatności, a w chwili ich realizacji zostaną zapisane w odpowiednich rejestrach kasowych/ To samo dotyczy zaliczek na poczet pensji czy wypłat wszelkich dodatkowych świadczeń dla pracowników.

• wszelkie operacje finansowe, które nie są związane z transakcjami wykonywanymi w innych modułach. Np. bezpośrednie wypłaty/wpłaty gotówki do kasy, spłaty rat kredytów czy naliczone odsetki od lokat bankowych, zasilanie rachunków bankowych, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi itd.
• Rozliczenia niezapłaconych transakcji, dokumentów.
• Planowane wydatki i wpływy zapisywane bezpośrednio do Preliminarza planowanych płatności

Jeszcze jednym sposobem wprowadzania danych do tego modułu jest import danych z aplikacji/plików zewnętrznych:

• HOME BANKING, czyli możliwość eksportu przygotowanych przelewów do aplikacji komunikujących się z bankiem i importu wyciągów bankowych.
• Import i aktualizacja listy banków z plików udostępnianych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).

Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi:

• kalendarz planowanych płatności,
• zestawienia dłużników i wierzycieli,
• raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów.

Inicjalizacja zaliczek na dokumentach

Wprowadzając dokument do systemu po wpisaniu kontrahenta na dokument program wyszukuje nierozliczone zapisy kasowe/bankowe dla tego kontrahenta (odpowiednio po stronie należności lub zobowiązań w zależności od dokumentu). W sytuacji, gdy są jakieś zaliczki to ikona plusa dostępna pod tabelą Zaliczki do rozliczenia ma wtedy dodatkowo ikonę wykrzyknika. Istnieje wtedy możliwość rozliczenia zaliczki bezpośrednio z poziomu dokumentu. Dodatkowo, jeśli na dokumencie wybrano pracownika, którego zaliczki powinny być rozliczone – są one dopisywane do listy zaliczek kontrahenta.

Formy płatności

W konfiguracji użytkownik tworzy listę form płatności, które będzie wykorzystywał. Każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym, prowadzonym w PLN.

Dodatkowo, z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

• Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
• Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
• Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych – formy płatności kojarzą tylko z rejestrem złotówkowym. W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu – w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej.

Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Łączenie kart kontrahentów

W programie istnieje możliwość łączenia kart kontrahentów, gdzie jeden zostanie ustawiony jako kontrahent główny, a pozostali jako kontrahenci podrzędni (duplikaty). Aby takie łączenie było możliwe na formularzu operatora (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne], musi być zaznaczony parametr Prawo do łączenia kart kontrahentów.

Funkcja Połącz kontrahentów dostępna jest na liście kontrahentów w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w menu głównym pod ikoną  Połącz kontrahentów.

Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.

Pozostałe elementy współpracy opisane są w poniższych artykułach.

Współpraca z modułem fakturującym

Współpraca z modułem CRM Plus – windykacja

Współpraca z modułami księgowymi

Współpraca z modułem Płace i Kadry