Co może być przyczyną ‘błędu krytycznego’ zgłaszanego podczas importu deklaracji ZUS IWA do programu Płatnik?

Najczęstszą przyczyną ‘błędu krytycznego’ jest brak uzupełnionego rodzaju działalności według PKD. W dokumencie ZUS IWA przesyłanym do najnowszej wersji programu Płatnik w przypadku braku tego numeru, podczas importowania deklaracji program Płatnik zgłasza komunikat ‘Wystąpił błąd krytyczny podczas wykonywania pracy kreatora. Wystąpił błąd podczas parsowania KEDU…’, a w dalszej treści komunikatu występuje ciąg ‘p1’, oznaczający nazwę brakującego pola na importowanej deklaracji.
Brakujący numer PKD należy w programie Comarch ERP Optima uzupełnić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON a następnie ponownie przeliczyć i wyeksportować deklarację IWA. Szczegółowy zakres informacyjny dotyczący dokumentów ZUS oraz opisu poszczególnych nazw pól, które mogą pojawiać się w komunikacie błędu, znajduje się w dokumencie umieszczonym na stronie internetowej ZUS




W jaki sposób zdefiniować kalendarz na cały rok?

Kalendarz dla wszystkich pracowników / grupy pracowników definiujemy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Kalendarze, edytując dany kalendarz i przechodząc na zakładkę 2. Kalendarz.

Definicja kalendarza składa się z trzech kroków:

  1. Wypełnienie kalendarza zdefiniowaną uprzednio serią,
  2. Wprowadzenie na kalendarz niedziel i świąt (nie dotyczy pracy w ruchu ciągłym),
  3. Wprowadzenie na kalendarz lokalnych modyfikacji (np. dodatkowych dni wolnych).

Seria kalendarza to powtarzalny cykl czasu pracy (harmonogram czasu pracy), który możemy seryjnie nanieść na kalendarz, aby nie modyfikować każdego dnia oddzielnie. Serie kalendarzy definiujemy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Serie kalendarzy.

W większości firm cykle pracy powtarzają się co 7 dni i pokrywają się z tygodniem pracy, tj. pięć dni – to dni pracy, szósty dzień – jest dniem wolnym, siódmy – świętem (niedziela). Takie też jest ustawienie standardowej serii ‘Tydzień standard’ – Użytkownik może z niej skorzystać, modyfikując ewentualnie godziny pracy w poszczególnych dniach.

Aby wypełnić kalendarz serią, w prawym dolnym rogu okna wciskamy przycisk ‘Wstawienie serii’.

Na zakładce ‘Ustawienia’ podajemy od jakiego dnia chcemy wprowadzić serię na kalendarz (data ‘Od dnia’) oraz podajemy ilość powtórzeń lub datę ‘Do dnia’.

Uwaga
Wstawienie w/w serii 7-dniowej rozpoczynamy od pierwszego poniedziałku roku, czyli np. w 2018 od dnia 01.01.2018 r. (dni, które nie zostaną zdefiniowane – oznaczone czerwonym krzyżykiem – modyfikujemy ręcznie) lub od ostatniego poniedziałku poprzedniego roku, czyli np. w 2017 od dnia 25.12.2017 r.. Na drugiej zakładce ‘Serie’ należy rozwinąć listę serii dostępną w polu Wykorzystaj serię, wybrać serię i zaakceptować – na liście zostaną wyświetlone pozycje serii. Proces nanoszenia serii na kalendarz kończymy wciskając przycisk ‘Wykonaj’.

W celu wprowadzenia na kalendarz dni świątecznych, w prawym dolnym rogu okna wybieramy przycisk ‘Wstawienie świąt’ – proponowane ustawienia to wprowadzenie świąt na cały rok.

Wszelkie dodatkowe modyfikacje kalendarza, np. wprowadzenie dodatkowych dni wolnych czy skrócenie / wydłużenie godzin pracy w wybranych dniach, wykonujemy edytując dany dzień i wprowadzając stosowne zmiany.

Szczegółowe informacje dotyczące definiowania serii oraz kalendarzy zawarte są w artykułach:

Serie kalendarzy

Kalendarze




Czy istnieje możliwość wydrukowania PIT-4R?

Deklaracja PIT-4R dostępna jest z poziomu Płace i Kadry / Zaliczki na PIT-4R. W oknie ‚Lista zaliczek na PIT-4R’, przy przycisku plusa należy rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać ‘Deklaracja PIT-4R’ w odpowiedniej wersji. Dane do deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie raportów pomocniczych PIT-4. Aby kwoty na wydruku były poprawne, muszą być przeliczone i zapisane deklaracje PIT-4 za poszczególne miesiące danego roku. Po przeliczeniu deklaracji zapisujemy ją za pomocą przycisku dyskietki. Wydruk dostępny jest z poziomu Formularza deklaracji.




Czy można seryjnie wstawić święta w kalendarzach dla wskazanych firm?

Z poziomu modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe można seryjnie wstawić święta we wskazanych firmach. Po zaznaczeniu firm w Operacjach seryjnych w części Płace i Kadry należy wybrać opcję Wstawianie świąt. Użytkownik może zdecydować, czy święta mają być wstawione do wszystkich kalendarzy, czy tylko do kalendarza Standard.




W jaki sposób należy wprowadzić Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (NRS)?

Od 1 stycznia 2018 roku płatnik jest zobowiązany wpłacać wszystkie składki jednym przelewem na otrzymany z ZUS numer rachunku składkowego. Wprowadzenie indywidualnego numeru rachunku składkowego ZUS oraz generowanie jednej kwoty płatności jest możliwe od wersji programu 2018.1.1 Comarch ERP Optima.

Z poziomu Ogólne / Inne / Urzędy  na zakładce 2. Urzędy ZUS ikoną  edytujemy Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Domyślnie na formularzu ZUS, na zakładce 2. Rachunki, w sekcji Indywidualne rachunki składkowe, dostępna jest pozycja dotycząca indywidualnego rachunku dla ZUS DRA dla pracowników.

Aby uzupełnić rachunek dla firmy edytujemy pozycję ZUS DRA dla ‘Pracownicy” i uzupełniamy informacje o banku oraz numerze rachunku.

W polu Bank wybieramy bank odpowiedni do opłacania składek ZUS (NBP o numerze rozliczeniowym 60000002). Aby móc wybrać właściwy bank należy dodać go na listę lub pobrać zaktualizowaną listę banków, używając przycisku .

W polu Numer rachunku wprowadzamy otrzymany z ZUS Indywidualny numer rachunku składkowego (NRS).

Całość zapisujemy przyciskiem .

Jeżeli właściciel firmy rozliczany jest na indywidualnej deklaracji ZUS DRA i posiada odrębny numer rachunku składkowego, wówczas w sekcji Indywidualne rachunki składkowe należy ikoną  wprowadzić kolejną pozycję. W obszarze „Składki rozliczane na ZUS DRA”, z Listy właścicieli należy wybrać Właściciela oraz przypisać mu odpowiedni numer rachunku.

Po uzupełnieniu wszystkich danych należy zapisać formularz urzędu – ZUS, a następnie przeliczyć deklaracje ZUS DRA.

Płatności do deklaracji ZUS DRA liczonej z terminem płatności 2018-01-01 lub późniejszym automatycznie są liczone jako jedna zbiorcza płatność na indywidualny rachunek składkowy płatnika odnotowany na formularzu urzędu ZUS.




Jakie ustawienia należy wprowadzić w programie Comarch ERP Optima w celu prawidłowego wysłania e-Deklaracji?

W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można wysyłać drogą elektroniczną deklaracje podatkowe PIT-11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR oraz ich korekty indywidualnie lub seryjnie dla zaznaczonych. Składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

Następnie tak wygenerowany plik Użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów.

Aby wysłać e-Deklaracje z programu Comarch ERP Optima należy: 

  • Dysponować podpisem elektronicznym.
    W przypadku deklaracji płacowych należy posiadać podpis z ważnym upoważnieniem. Wymagane jest zatem złożenie wcześniej, we właściwym urzędzie skarbowym wniosku UPL-1 (upoważnienia do składania deklaracji).
  • Wskazać katalog przechowywania plików xml.
    W menu System / Konfiguracja / Stanowisko / Ogólne / e-Deklaracje w polu: „Katalog przechowywania plików wymiany:” należy wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki xml. Podczas wysyłania e-Deklaracji tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiac deklaracji i w nim są umieszczane pliki z deklaracjami oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
  • Sprawdzić adres usługi Web Service e-Deklaracje.
    Adres usługi serwisu jest zapisany z poziomu System / Konfiguracja / Program / Ogólne / e-Deklaracje, powinien być: https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/
  • Uzupełnić listę Urzędów Skarbowych wraz z kodami urzędów.
    W menu Ogólne / Inne / Urzędy – znajduje się lista urzędów. Na formularzu urzędu skarbowego należy wpisać dane adresowe oraz niezbędny do wysyłania e-Deklaracji kod Urzędu Skarbowego. Lista kodów Urzędów Skarbowych dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod linkiem:
    http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/struktury-dokumentow-xml
  • Poprawnie wypełnić wymagane dane adresowe i identyfikacyjne pracowników oraz firmy (Konfiguracja / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA), wyliczyć i zablokować deklaracje.          

Do systemu e-Deklaracji można wysłać deklaracje, które zostały wcześniej zablokowane przed zmianami i widnieją na liście w kolorze czarnym (w tym celu należy otworzyć formularz deklaracji i zaznaczyć ‘Zablokuj deklaracje’). Aby wysłać zatwierdzoną deklarację należy kliknąć na ikonę  Wyślij deklaracje do systemu e-Deklaracje.
Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO. Jeżeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji , wówczas można cofnąć deklarację do bufora (prawy przycisk myszy – „Odblokuj deklaracje”) i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.
Szczegółowy opis funkcjonalności przedstawiony został w biuletynie technicznym OPT056 – e-Deklaracje

 




Gdzie w programie dostępna jest deklaracja roczna PIT-4R?

Deklaracja PIT-4R dostępna jest z poziomu Płace i Kadry / Zaliczki na PIT-4R. W oknie ‚Lista zaliczek na PIT-4R’, przy przycisku plusa należy rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać ‘Deklaracja PIT-4R’ w odpowiedniej wersji. Dane do deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie raportów pomocniczych PIT-4. Aby kwoty na wydruku były poprawne, muszą być przeliczone i zapisane deklaracje PIT-4 za poszczególne miesiące danego roku. Wydruk PIT-4R jest dostępny z poziomu formularza deklaracji.