Nie ma możliwości modyfikacji istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach. Można natomiast w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel lub odpowiednio inna gałąź np. Magazyn) wskazać typ dokumentu, np. Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem .

Istnieje możliwość użycia takiego samego symbolu, jaki posiada istniejący już schemat, lub dowolnego innego. Następnie określamy poszczególne człony schematu numeracji – np. miesiąc, rok, magazyn itp.

Na formularzu widoczny jest przykładowy numer dla tworzonego schematu numeracji. W powyższym przykładzie jest to FA/001234/01/2017/SERIA.

Jeśli w schemacie numeracji umieścimy człon „miesiąc”, wówczas numeracja będzie ciągła w obrębie miesiąca. Z każdym kolejnym miesiącem numer będzie rozpoczynał się od 1.

Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat:

Jeśli wybierzemy opcję TAK zapiszemy nowy schemat numeracji, a stary o tym samym symbolu zostanie oznaczony jako nieaktywny. Jeśli wybierzemy opcję NIE nowy schemat nie zostanie zapisany. Jeśli wybierzemy opcję ANULUJ powrócimy do okna edycji schematu numeracji.

Jeśli zapiszemy nowy schemat, który posiada taki sam symbol jak dotychczas wykorzystywany schemat numeracji oraz schemat ten był do tej pory schematem domyślnym, to nowo zapisany schemat numeracji będzie automatycznie schematem domyślnym.

Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w menu: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty (lub odpowiednio Magazyn/ Dokumenty) i dla typu np. FA- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji:

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego Schemat numeracji, dostępnego na stronie http://www.erp.comarch.pl/filmy w zakładce Handel lub z poziomu programu Comarch ERP Optima (Pomoc/ Filmy instruktażowe w sekcji Handel)

Przed wykonaniem inwentaryzacji, warto wykonać weryfikację poprawności dokumentów (zagadnienie opisane szczegółowo w dalszej części odpowiedzi), a w szczególności zatwierdzić, bądź usunąć dokumenty, które znajdują się w buforze.

Wykonanie inwentaryzacji zaczynamy od dodania Arkusza Inwentaryzacyjnego.

Poniżej przedstawiono kolejne kroki jakie należy wykonać:

1. Dodanie Arkusza Inwentaryzacyjnego (menu Handel (Magazyn)/ Inne/ Inwentaryzacja).

a) Arkusz pusty

Dodać arkusz możemy ikoną plusa . Wówczas podniesie się formularz AI bez wypełnionych pozycji. Poszczególne pozycje należy wówczas dodać na dokument AI.

W tym przypadku najlepiej wskazać w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Handel/ Parametry):
Dodawanie pozycji na dokumencie wybór wielu towarów:

Umożliwi to zaznaczenie wielu towarów na liście i jednoczesne wprowadzenie ich na arkusz.

b) Arkusz wypełniony

Rozwijając strzałkę obok ikony plusa na liście Arkuszy Inwentaryzacyjnych, oprócz opisanego powyżej arkusza pustego, mamy do wyboru również arkusz wypełniony.

Po wybraniu opcji Arkusz wypełniony, pojawi się okno z parametrami do wyboru:

Należy wskazać datę, z którą arkusz zostanie wygenerowany. Jeśli pole Magazyn zostawimy puste, wygenerowanych zostanie tyle arkuszy, ile mamy magazynów. Jeśli nie wskażemy grupy, wówczas na arkuszu znajdą się wszystkie towary ze wszystkich grup.

Na arkuszu znajduje kolumna Stan bieżący, w której widoczne są ilości wyliczone w programie na podstawie wprowadzonych wcześniej dokumentów dla danego towaru oraz kolumna Ilość wg spisu, w której należy uzupełnić ilości rzeczywiste towaru, znajdujące się fizycznie na magazynach.

Zaznaczając parametr Ilość wg spisu = 0, w kolumnie Ilość wg spisu w wypełnionym arkuszu uzyskamy dla poszczególnych towarów ilość = 0. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, wówczas w kolumnie Ilość wg spisu podpowiedzą się ilości skopiowane z kolumny Stan bieżący.

Zaznaczenie parametru bez atrybutów przyspieszy generowanie arkusza. Zazwyczaj na arkuszu inwentaryzacyjnym atrybuty są zbędne, więc jeśli nie ma potrzeby ich dopisywania, zalecamy zaznaczenie parametru.

2. Zapisanie Arkusza Inwentaryzacyjnego z wypełnioną listą towarów.

Mając przygotowany arkusz z wprowadzonymi towarami, należy w pierwszej kolejności odznaczyć parametr Bufor i zapisać arkusz ikoną dyskietki:

Dopiero wówczas możliwa będzie edycja ilości w kolumnie Ilość wg spisu.

3. Uzupełnienie ilości.

Po zapisie arkusza, edytujemy go ponownie, uzupełniamy ilości wg spisu, zapisujemy ikoną dyskietki.

4. Wykonanie inwentaryzacji.

Wykonujemy inwentaryzację ikoną pioruna , widoczną na liście Arkuszy Inwentaryzacyjnych w lewym dolnym rogu.

Weryfikacja poprawności dokumentów

Podczas wykonywania inwentaryzacji program sprawdza czy wszystkie dokumenty handlowe (PA/FA/FZ) mają powiązane dokumenty magazynowe (WZ/PZ), czy nie ma dokumentów w buforze lub nieprzekształconych dokumentów RO/ZD. Jeśli mamy tego typu dokumenty, wówczas pojawi się komunikat wskazujący dokumenty blokujące inwentaryzację.

Uporządkowanie dokumentów i aktualizacja stanu bieżącego

Jeśli w bazie znajdują się dokumenty blokujące inwentaryzację, należy je uporządkować, czyli PA/FA/FZ przekształcić odpowiednio do WZ/PZ, dokumenty w buforze usunąć, dokumenty RO/ZD przekształcić. Nie ma możliwości zatwierdzenia dokumentów w buforze, jeśli mamy aktywny Arkusz Inwentaryzacyjny. Jeśli chcielibyśmy zatwierdzić dokumenty w buforze, wówczas konieczne jest anulowanie Arkusza Inwentaryzacyjnego, a po zatwierdzeniu dokumentów ponowne jego wygenerowanie. Istnieje możliwość utworzenia kopii anulowanego arkusza – w tym celu należy ustawić się na liście na arkuszu anulowanym i wybrać kombinację klawiszy <CTRL+INS>.

Po uporządkowaniu dokumentów, należy zaktualizować ilości w kolumnie Stan bieżący na arkuszu. W tym celu otwieramy zatwierdzony Arkusz Inwentaryzacyjny i klikamy w ikonę wykrzyknika  Aktualizacja stanu bieżącego. Ilość wg spisu zostanie odświeżona, uwzględniając zmiany spowodowane wystawieniem dokumentów magazynowych.

Po uporządkowaniu dokumentów i zaktualizowaniu stanu bieżącego, możemy wykonać inwentaryzację.

Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów

Na własną odpowiedzialność można wykonać inwentaryzację bez kontroli poprawności dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, dostępny jest parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Po jego zaznaczeniu program nie będzie kontrolował poprawności wystawionych dokumentów. Może to skutkować zaburzeniem stanów wyliczonych w czasie inwentaryzacji, jeśli operacje na dokumentach w buforze lub nieprzekształconych zostaną wykonane już po wykonaniu inwentaryzacji.

5. Weryfikacja/ modyfikacja dokumentów RWAI/PWAI

Po wykonaniu inwentaryzacji, automatycznie utworzone zostaną dokumenty RWAI/PWAI. Istnieje możliwość zapisu tych dokumentów do bufora lub na stałe. Po zapisie do bufora mamy możliwość wskazania dostaw/cech partii oraz modyfikacji cen na PWAI. Za te ustawienia odpowiedzialne są parametry Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora oraz Rozchód inwentaryzacyjny do bufora, dostępne w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry.

Wykonanie inwentaryzacji zostało pokazane w filmie instruktażowym, który dostępny jest na stronie: https://www.youtube.com/watch?v=Ru1n3pbT_pE

W przykładzie wykonano inwentaryzację z użyciem pomocniczych arkuszy inwentaryzacyjnych oraz pokazano sposób konfiguracji programu dla wykonania inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów.

Dodatkowo z każdego miejsca w programie po wciśnięciu klawisza F1 możemy przejść do pomocy. Będąc na liście arkuszy inwentaryzacyjnych włączając pomoc będziemy mieli dostęp do tematów związanych z inwentaryzacją między innymi Inwentaryzacja, w którym dokładnie opisane jest jak przeprowadzić inwentaryzację w programie.

W przypadku baz z dużą ilością towarów zachęcamy do zapoznania się z instrukcją Jak efektywnie przeprowadzić inwentaryzację w bazach z dużą ilością towarów, która dostępna jest również na Indywidualnych Stronach Klienta.

Dodatkowo w sklepie Google Play dostępna jest do pobrania bezpłatna aplikacja Comarch ERP Inwentaryzacja. Dzięki niej telefon z wbudowanym aparatem może pełnić funkcję przenośnego skanera kodów kreskowych oraz kolektora danych. W efekcie pracy z aplikacją powstają pliki z danymi inwentaryzacyjnymi, które można szybko i wygodnie wgrać na dysk w chmurze (np. iBard24), przesłać na wskazany e-mail lub skopiować na komputer, a następnie zaimportować w programie Comarch ERP Optima na Arkusz Inwentaryzacyjny (AI) lub Arkusz Pomocniczy (AIP).

Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją oraz pobierania aplikacji!

W FAQ znajdziesz również inne pytania z zakresu tematyki Inwentaryzacji:

Od 1 stycznia 2017 r. została wprowadzona obowiązkowa centralizacja rozliczeń w jednostkach samorządu terytorialnego w zakresie podatku VAT. Jednostki budżetowe (typu żłobek, przedszkole, szkoła itp.) nie są samodzielnymi płatnikami VAT i całość podatku rozlicza jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo).

Jednostki budżetowe w roli kupującego

Jeśli faktura, którą wystawiamy dotyczy sprzedaży dla jednostki budżetowej (np. przedszkola), należy ustalić z kupującym, czy istnieje konieczność wskazania jednostki samorządu terytorialnego (np. gminy) jako nabywcy. Dane jednostki budżetowej wówczas mogą znajdować się na fakturze, ale wyłącznie jako dane dodatkowe, np. jako dane odbiorcy.

W zależności od tego, czy historia transakcji ma zostać przypisana do kontrahenta wskazanego na dokumencie jako nabywca lub jako odbiorca, inny jest sposób przypisywania zależności pomiędzy jednostkami.

a) Transakcje zaliczane do historii kontrahenta wskazanego na formularzu dokumentu jako nabywca (jednostka samorządu terytorialnego).

W Comarch ERP Optima na formularzu kontrahenta – nabywcy (jednostki samorządu terytorialnego) na zakładce Dodatkowe możemy dodać w sekcji Odbiorca kontrahentów, będących jednostkami budżetowymi. Jednego z odbiorców można oznaczyć jako odbiorcę domyślnego (za pomocą menu dostępnego pod prawym klawiszem myszki – Ustaw jako domyślny). Dane odbiorcy domyślnego będą proponowały się przy wystawianiu dokumentów handlowych. Do momentu ostatecznego zapisania dokumentu można je modyfikować.

Z poziomu samego dokumentu, na zakładce Kontrahent istnieje możliwość zmiany odbiorcy domyślnego na innego odbiorcę zdefiniowanego na karcie kontrahenta.

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie. Poniżej pola Odbiorca na zakładce Kontrahent znajduje się pole Domyślny płatnik, w którym możemy wskazać kontrahenta, dla którego wygenerowana zostanie płatność. Domyślnie podpowiadany jest kontrahent z pola Nabywca, ale istnieje możliwość zmiany jeśli np. płatnikiem ma być jednostka budżetowa.

b) Transakcje zaliczane do historii kontrahenta wskazanego na formularzu dokumentu jako odbiorca (jednostka budżetowa)

Na karcie kontrahenta PRZEDSZKOLE, na zakładce Ogólne znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym możemy wskazać główną jednostkę samorządową (np. GMINĘ), której podlega kontrahent:

Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:

Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego.

Jednostki budżetowe w roli sprzedawcy

W Konfiguracji Firmy w gałęzi Pieczątka firmy – jednostka samorządowa, znajduje się parametr Jednostka podlega pod. Po jego zaznaczeniu możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON.

Po uzupełnieniu tych danych, pojawią się one na poniższych wydrukach standardowych:

Jednostki budżetowe w roli sprzedawcy, gdy kupującym jest inna jednostka budżetowa

Po dokonanej centralizacji przez Gminę, rozliczenia między jej jednostkami budżetowymi należy traktować jako rozliczenia wewnętrzne i niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W konsekwencji ww. rozliczenia nie powinny być dokumentowane fakturami, a zamiast faktur można dokonywać tych rozliczeń za pomocą np. not księgowych.

Można taki dokument noty wystawić bezpośrednio w menu Rejestr VAT\ Ewidencja dodatkowa. Jeśli chcemy, żeby na nocie księgowej wygenerowanej z tego poziomu znalazła się informacja o towarze lub usłudze, należy ją wprowadzić w opisie kategorii nagłówka lub własnym opisie noty.

Wartość na arkuszu inwentaryzacyjnym (razem netto) wyliczana jest na podstawie ostatnich cen
zakupu, zapisanych na karcie towaru.
Wartość rzeczywistą towaru na magazynie można uzyskać poprzez wydruk Spis z natury/Wzór standard, dostępny z poziomu menu Handel/Zasoby. Wartość na spisie z natury (wartość zakupu PLN) wyliczana jest wg cen rzeczywistych dostaw towarów, które aktualnie znajdują się na magazynie.
Na wydruku standardowym spisu z natury znajduje się kolumna Cena, w której znajduje się orientacyjna wartość ceny wyliczona na podstawie wartości rzeczywistej podzielonej przez ilość towaru w magazynie (cena*ilość nie zawsze jest równa wartości, co wynika z zaokrągleń).

W przypadku arkusza AI zapisanie do bufora umożliwia tylko dodawanie lub usuwanie wybranych towarów z arkusza. Aby można było uzupełnić stany bieżące należy arkusz AI wyciągnąć z bufora (np. otworzyć, odznaczyć parametr bufor i zapisać na trwałe).

W momencie zapisu na trwałe towary znajdujące się na arkuszu AI zostają „zablokowane” – nie można wykonywać transakcji związanych z tymi towarami (znikają z listy zasobów np. przy wystawianiu FA). Aby towary zostały odblokowane należy wykonać inwentaryzację (np. zaznaczyć dany arkusz AI na liście i kliknąć ikonę  w lewym dolnym rogu listy lub kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany arkusz i wybrać pozycję Inwentaryzacja).

Aby przenieść stany magazynowe ze starej bazy należy wykonać import zasobów z menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych. Po wskazaniu odpowiedniej bazy firmowej wykonujemy import Cennika oraz Zasobów – w nowej bazie firmowej zostaje wtedy utworzonych tyle dokumentów Bilans Otwarcia (BO), ile magazynów było w bazie, z której importujemy. Dokumenty BO, na które przenoszone są stany magazynowe ze starej bazy firmowej, widoczne są na liście w menu Handel/ Inne(Magazyn)/ Bilans otwarcia. Pobierana jest wartość z kolumny Ilość na liście zasobów. BO tworzy się do bufora, aby stany magazynowe były dostępne należy zapisać go na trwałe (odznaczyć parametr bufor, w prawym górnym rogu i zapisać zmiany).

Najczęściej przyczyną takiej sytuacji jest fakt, że towary te znajdują się na nieprzekształconym arkuszu inwentaryzacyjnym.
Dlatego w pierwszej kolejności należałoby sprawdzić, czy w menu Handel/Inne/Inwentaryzacja na liście dokumentów AI nie widnieje arkusz inwentaryzacyjny (bez „I” w kolumnie Status) zawierający szukane towary.

Jeżeli tak jest, to należy taką inwentaryzację anulować lub przekształcić (ikoną pioruna ) do dokumentów wynikowych RWAI/PWAI.
Doprowadzenie do końca tego procesu lub jego anulowanie skutkować będzie tym, że towary ponownie pojawią się na liście zasobów.

Dodatkowo na ilość wyświetlanych danych na liście zasobów wpływa zaznaczenie/odznaczenie parametru Zerowe.

Jego odznaczenie ograniczy zasoby do usług i towarów o dodatnim stanie magazynowym, dlatego domyślnie parametr ten powinien być zaznaczony.

Należy zwrócić uwagę na ustawienia konfiguracyjne parametru Nie pozwalaj na wydawanie towaru, gdy występują rezerwacje znajdującego się w menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry: