Niewątpliwie jedną z podstawowych operacji wykonywanych w programie jest wprowadzanie pracowników do Kadr.

Aby dodać nowego pracownika wystarczy, że wykonasz następujące kroki:

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Posługując się ikoną  otworzysz nowy Formularz danych kadrowych.
3. Wypełnij wymagane pola na zakładce Ogólne tj.: Akronim, Nazwisko i Imię. Te dane pozwolą Ci
   na zapisanie formularza. Jeżeli posiadasz więcej danych pracownika uzupełnij także pozostałe pola.
4. Zapisz formularz danych pracownika za pomocą ikony .
5. Tak wprowadzona osoba pojawi się na Liście pracowników z ustawionym filtrem Wszyscy lub Bez zatrudnienia.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownika do Listy pracowników:

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.

1. Wejdź w  menu System i  Konfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (01.01.2018r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2018r.).
7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię – wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne
    za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2018 święto wypadające w sobotę mamy 6.01.2018r, należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dzień wolny za to święto.
12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:

Przejdźmy teraz do uzupełnienia informacji o poprzednich miejsach pracy pracownika

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Następnie ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otworzysz do edycji  Formularz danych kadrowych.
3. Przy ikonie Dodatkowe dane kadrowe  rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Historia zatrudnienia.
4. Poprzez ikonę  dodasz nową pozycję określając staż pracy w latach lub wypełniając pole Okres od…do oraz nazwę zakładu pracy.
   Możesz także szybko wprowadzić informację o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia, za pomocą ikony Dodaj zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy  .
5. Zatwierdź Formularz historii zatrudnienia , a następnie Formularz danych kadrowych pracownika .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić historię zatrudnienia pracownika:

Jeśli masz już sprawdzone wszystkie listy płac możesz przejść do zaksięgowania list płac. Poniżej zobaczysz jak w kilku krokach zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Podświetl listę i wybierz ikonę  Księgowanie listy płac.
3. Zaksięgowana lista płac zmieni kolor na niebieski. Pamiętaj, że zaksięgować można tylko zamknięte listy płac.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zaksięgować liste płac do Książki Podatkowej:

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.

 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:

Jeśli odnotowałeś już informację o zatrudnieniu i zgłoszeniu do ubezpieczeń możesz teraz naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA i wyeksportować ją do programu Płatnik.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustaw się na konkretnym pracowniku i przy ikonie Deklaracje pracownika   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
3. W polu Lista wybierz deklarację, którą będziesz generować. W Twoim przypadku będzie to ZUA.
4. Aby dodać deklarację naciśnij ikonę . Otworzy się formularz deklaracji ZUS ZUA  gdzie w polu KEDU powinieneś wskazać  nazwę pliku *.xml, do którego zastanie zapisana deklaracja ZUA. Jeśli chcesz dodać nowy plik KEDU naciśnij   , wpisz nazwę i zapisz . Następnie wybierz ją przyciskiem .
5. W polu Dane aktualne w dniu wskaż datę zgodną z datą zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat) na formularzu danych kadrowych pracownika).
6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz ikoną .
7. Po naliczleniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik   .
8. Wpisz teraz ścieżkę docelową gdzie chcesz zapisać plik z deklaracją. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\ZUA.xml).
9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli zaznaczyłeś parametr Otwórz program Płatnik
   po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować.
10. Pamiętaj, że w deklaracjach ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, ZSWA, RCA, RSA, RZA jako podstawowy identyfikator wykorzystywany jest numer PESEL, a w przypadku jego braku numer i seria paszportu lub dowodu osobistego.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA:

Zamknięcie listy płac oznacza potwierdzenie, że lista jest naliczona, została sprawdzona i nie będą na niej nanoszone żadne zmiany. Jak to zrobić?

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Podświetl listę i posługując się ikoną  wybierz opcję . Zamknięta lista płac zmieni kolor na czarny.
3. Innym sposobem na zmianę statusu listy płac jest podświetlenie listy i pod prawym przyciskiem myszki wybranie z menu kontekstowego opcji Zamknij listę płac.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zamknąć listę płac: